醫(yī)院物資管理系統(tǒng)和院內(nèi)物流的構(gòu)建與實(shí)踐

朱建成，夏　新，李朋海

1同濟(jì)大學(xué)附屬東方醫(yī)院（上海市東方醫(yī)院）信息中心，上海 200123；2上海延華智能科技（集團(tuán)）股份有限公司醫(yī)療事業(yè)部，上海 200060

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醫(yī)院物資管理系統(tǒng)和院內(nèi)物流的構(gòu)建與實(shí)踐

朱建成1，夏新1，李朋海2

1同濟(jì)大學(xué)附屬東方醫(yī)院（上海市東方醫(yī)院）信息中心，上海 200123；
2上海延華智能科技（集團(tuán)）股份有限公司醫(yī)療事業(yè)部，上海 200060

醫(yī)院物資供應(yīng)作為醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，隨著全成本核算和精細(xì)化管理要求，對(duì)信息化支持的要求越來越高。在缺少信息系統(tǒng)支持的前提下，醫(yī)院物資管理部門只能通過傳統(tǒng)的手工出入庫、記賬和盤點(diǎn)方式每月結(jié)算，導(dǎo)致管理效率低下，難以跟上醫(yī)院和科室發(fā)展需求。文章在調(diào)研物資管理部門需求基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)手段，通過構(gòu)建一套實(shí)用的醫(yī)院物資管理系統(tǒng)，并與院內(nèi)物流有效結(jié)合，來降低物資庫存，提高物資配送效率及醫(yī)院競爭力。

物資管理；院內(nèi)物流；醫(yī)院信息系統(tǒng)；成本核算

醫(yī)院信息化經(jīng)過30多年的發(fā)展，隨著醫(yī)保、醫(yī)改政策的大力支持，正朝著數(shù)字化、智能化、虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化方向前進(jìn)。系統(tǒng)模塊方面從早期的基礎(chǔ)HIS掛號(hào)收費(fèi)到CIS/LIS/RIS/PACS等臨床醫(yī)技系統(tǒng)，已深入到醫(yī)院各個(gè)科室管理日常業(yè)務(wù)。然而，物資作為醫(yī)院運(yùn)行重要的組成部分，一些醫(yī)院物資部門依然延用傳統(tǒng)的手工出入庫、記賬和盤點(diǎn)方式每月結(jié)算，導(dǎo)致管理效率低下，難以跟上醫(yī)院和科室發(fā)展需求。該文擬設(shè)計(jì)的物資管理系統(tǒng)，在結(jié)合科室需求基礎(chǔ)上，從業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)規(guī)范方面進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)采購—入庫—出庫全流程管理、實(shí)時(shí)庫存查詢、多形式統(tǒng)計(jì)分析等功能，從而提高醫(yī)院整體物資運(yùn)營效率［1］。

1　需求分析

1.1醫(yī)院信息化發(fā)展趨勢(shì)

經(jīng)過30多年的發(fā)展，醫(yī)院信息化從最初的掛號(hào)收費(fèi)到門診住院醫(yī)師站及電子病歷、臨床路徑系統(tǒng)的實(shí)施，加上各個(gè)管理部門的需求不斷提升，特別是最近幾年來，國家醫(yī)保醫(yī)改政策對(duì)信息化的投入，使醫(yī)療信息化建設(shè)得到進(jìn)一步的升華［2］。物資管理部門作為醫(yī)院綜合運(yùn)營的職能部門，信息化建設(shè)程度有些遲滯，急切需要構(gòu)建一套功能強(qiáng)大的系統(tǒng)進(jìn)行支撐。

1.2庫存管理需求

傳統(tǒng)的物資管理流程是，根據(jù)不同的庫房管理方式，臨床各科室領(lǐng)用物資方式有所差別，大部分都是提交手工申請(qǐng)單，或者電話聯(lián)系，到庫房拿到物資后在紙質(zhì)申請(qǐng)單上進(jìn)行簽字，此后庫房管理員進(jìn)行記賬。而每個(gè)月的盤點(diǎn)工作對(duì)庫房管理造成極大的壓力，如經(jīng)常需要停止申領(lǐng)兩天，然后加班加點(diǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，同時(shí)很難實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的成本核算。導(dǎo)致成本核算滯后，無法及時(shí)反饋科室工作量與收入管理，還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致科室之間糾紛。

2　系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是基于調(diào)研物資管理部門實(shí)際業(yè)務(wù)流程和管理思想，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和再造，既簡化各業(yè)務(wù)部門申領(lǐng)物資流程，也提高物資管理效率，為每個(gè)科室物資成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)［3］。

2.1業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

物資管理部門根據(jù)科室需求和采購計(jì)劃將新進(jìn)物資進(jìn)行分類，維護(hù)相應(yīng)的基本信息；如果是可收費(fèi)耗材，財(cái)務(wù)部門將根據(jù)物價(jià)藍(lán)本要求，審批三證后維護(hù)并進(jìn)行對(duì)照；然后由醫(yī)保部門對(duì)醫(yī)保注冊(cè)證號(hào)、有效期、醫(yī)保編碼等進(jìn)行審核并對(duì)照；上述流程完成后，物資管理員對(duì)新進(jìn)物資辦理入庫手續(xù)。臨床和醫(yī)技科室在系統(tǒng)中提交物資申領(lǐng)單，物資管理員審批同意后，系統(tǒng)提醒申領(lǐng)者可以到庫房去領(lǐng)取實(shí)物，經(jīng)簽名和系統(tǒng)確認(rèn)后進(jìn)行實(shí)物領(lǐng)用。系統(tǒng)每月可以自動(dòng)進(jìn)行盤點(diǎn)，生成各類報(bào)表，物資部門和財(cái)務(wù)部門核對(duì)物資使用和發(fā)票情況，并按科室申領(lǐng)和使用情況扣除相應(yīng)成本，系統(tǒng)主要流程設(shè)計(jì)如圖1所示。

圖1　物資管理出入庫流程

由于上級(jí)醫(yī)療行政主管部門對(duì)高值、植入性耗材有嚴(yán)格管理要求，這類耗材除了滿足上面操作流程外，還需通過醫(yī)院信息集成平臺(tái)與紅會(huì)系統(tǒng)和HIS進(jìn)行集成，手術(shù)室掃描計(jì)費(fèi)后能自動(dòng)生成新的申領(lǐng)單，減少一線操作員多次錄入，提高工作效率。高值、植入性耗材通過物資項(xiàng)目與HIS收費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行逐項(xiàng)對(duì)應(yīng)，方便核算該項(xiàng)目的實(shí)際收入與成本，能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)科室成本核銷，具體流程設(shè)計(jì)如圖2所示。

圖2　植入性耗材各系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

2.2技術(shù)實(shí)現(xiàn)方式

該系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境為:服務(wù)器IBM X3850，服務(wù)端操作系統(tǒng)Windows2008，數(shù)據(jù)庫Oracle11g，開發(fā)語言Power Builder 9.0，客戶端操作系統(tǒng)為Windows XP/7，用戶操作界面方便靈活［4］。該系統(tǒng)與醫(yī)院其他系統(tǒng)接口主要使用視圖和Web Service方式，實(shí)現(xiàn)效率比較高。

2.3系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

根據(jù)衛(wèi)生部語言信息系統(tǒng)功能規(guī)范和三級(jí)等級(jí)保護(hù)要求，該系統(tǒng)對(duì)用戶權(quán)限采取分級(jí)式管理，級(jí)別不同的用戶具有不同的權(quán)限［5］。首先，每個(gè)用戶以實(shí)名身份和密碼登陸，用戶可以自由設(shè)定登錄口令；其次，普通用戶查詢到數(shù)據(jù)后僅有瀏覽權(quán)限，需經(jīng)過申請(qǐng)審批，簽署數(shù)據(jù)使用承諾后才能導(dǎo)出數(shù)據(jù)；最后，各科室物資申領(lǐng)與出入庫信息是分不同的模塊，能單獨(dú)進(jìn)行授權(quán)，分別給予不同角色進(jìn)行管理。同時(shí)，系統(tǒng)充分利用oracle數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性及安全性高等特性，為系統(tǒng)安全及可靠性提供基礎(chǔ)。

2.4系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)采用C/S模式（即客戶機(jī)/服務(wù)器）分為客戶機(jī)和服務(wù)器兩層［6］。主要有:信息維護(hù)、入庫管理、出庫管理、庫房管理、查詢、系統(tǒng)設(shè)置等模塊，具體功能框架如圖3所示。

2.4.1信息維護(hù)模塊 物資管理員根據(jù)采購計(jì)劃在物資管理系統(tǒng)中對(duì)物資的基本信息維護(hù)，主要包括物品類別、基本屬性、價(jià)格，等，為后續(xù)的出入庫管理和相應(yīng)報(bào)表提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2.4.2入庫管理模塊 該模板主要包括:入庫單、保管入庫、會(huì)計(jì)記賬、對(duì)銷入庫、供應(yīng)商采購記錄、發(fā)票管理、付款審核。入庫單中包含新建入庫單及入庫單據(jù)的管理；保管入庫是物品暫時(shí)入庫后，審核未經(jīng)財(cái)務(wù)記賬的環(huán)節(jié)；會(huì)計(jì)記賬是單據(jù)輸入完成、審核完成后由財(cái)務(wù)進(jìn)行操作；對(duì)銷入庫是在特殊物品特殊情況下，由操作人完成入庫、保管、記賬等一系列操作的快捷方式，一次性完成所有流程；供應(yīng)商采購記錄和發(fā)票管理主要查詢核對(duì)采購入庫單據(jù)等信息，如圖4所示。

圖3　物資管理系統(tǒng)功能框架

圖4　入庫管理及入庫單

2.4.3出庫管理模塊 出庫管理模塊與入庫管理模塊相對(duì)應(yīng)，主要是針對(duì)科室申領(lǐng)、物品出庫等流程作詳細(xì)記錄，包括出庫、保管出庫、會(huì)計(jì)記賬等基本流程，還有對(duì)出庫單據(jù)進(jìn)行記錄查詢分析。

2.4.4庫房管理模塊 該模塊包括物品調(diào)價(jià)、庫存盤點(diǎn)、采購計(jì)劃、月終結(jié)賬。物品調(diào)價(jià)是針對(duì)物品在一定時(shí)期之后發(fā)生的價(jià)格變化而做出調(diào)整，讓價(jià)格可實(shí)時(shí)變化；庫存盤點(diǎn)是在需要對(duì)系統(tǒng)中物品庫存進(jìn)行查詢核實(shí)時(shí)，系統(tǒng)可調(diào)出所有庫存量以方便與實(shí)物進(jìn)行對(duì)比；采購計(jì)劃是醫(yī)院確定對(duì)某個(gè)物品的需求后作出的需求計(jì)劃單；月終結(jié)賬是為了能夠更好地管理物品庫存，在每個(gè)月結(jié)束時(shí)對(duì)系統(tǒng)中物品庫存進(jìn)行記錄保存，以方便查詢。

2.4.5查詢模塊 該模塊包括物品庫存查詢、物品采購情況查詢、科室領(lǐng)用情況、進(jìn)銷存月報(bào)、月結(jié)報(bào)表、入庫明細(xì)、出庫明細(xì)。各個(gè)菜單均為各種情況需求的查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以方便管理庫存及對(duì)醫(yī)院物品使用情況進(jìn)行查詢分析，如圖5所示。

圖5　物品庫存查詢

2.4.6系統(tǒng)設(shè)置模塊 該模板主要包括系統(tǒng)參數(shù)的詳細(xì)說明及參數(shù)值的設(shè)置；用戶密碼的修改；用戶庫房權(quán)限的維護(hù)，等，平時(shí)主要由管理員進(jìn)行專項(xiàng)維護(hù)。

3　應(yīng)用效果分析

該系統(tǒng)已在該院上線使用兩年多，系統(tǒng)滿足了醫(yī)院管理部門對(duì)物資庫房、出入庫、物資實(shí)時(shí)庫存管理要求。系統(tǒng)上線前，物資管理部門每年需要根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)來制定采購計(jì)劃，計(jì)劃準(zhǔn)確性無法保證?，F(xiàn)在可以通過對(duì)前一年歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，適當(dāng)考慮醫(yī)療業(yè)務(wù)增長率，可以制定出比較科學(xué)的采購計(jì)劃。同時(shí)，通過該系統(tǒng)，能對(duì)物資出入庫進(jìn)行有效管理，完全替代了原來手工統(tǒng)計(jì)方式，每月能按照績效考核要求統(tǒng)計(jì)各科室物資消耗情況，方便與收入進(jìn)行比對(duì)和扣減。通過信息化的管理，提高物流效率，為醫(yī)院減少物資的不必要消耗，從而達(dá)到降低醫(yī)院庫存和管理成本。

該文設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的醫(yī)院物資管理系統(tǒng)是信息技術(shù)和大型數(shù)據(jù)庫在醫(yī)院管理領(lǐng)域的實(shí)際應(yīng)用，它達(dá)到了理論與實(shí)踐的和諧統(tǒng)一，展現(xiàn)了理論指導(dǎo)下的信息化實(shí)踐所具有的良好前景。從醫(yī)院的全成本核算和精細(xì)化管理發(fā)展來看，物資管理信息化是衡量醫(yī)院后勤信息化管理水平的重要手段，越來越受到管理者的重視，也為醫(yī)院的成本核算系統(tǒng)提供精確的數(shù)據(jù)。

［1］郭補(bǔ)軍.倉庫管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.山西焦煤科技，2010（7）：100-102

［2］徐偉星.全程化醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)與應(yīng)用［J］.中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2009（3）：62-64

［3］李朋海，劉博，夏新.醫(yī)院信息科管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.中國醫(yī)學(xué)教育技術(shù)，2014，28（5）：530-533

［4］陳雪.我院物資管理系統(tǒng)與物流集成化管理模式探討［J］.中國醫(yī)療設(shè)備，2014，29（2）：96-99

［5］唐寧，陳凱.醫(yī)院物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用探討［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2014，10（9）：2121-2122

［6］劉博，夏新，陳彥東.基于信息集成平臺(tái)的業(yè)務(wù)整合與數(shù)據(jù)共享方案［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（7）：46-48

Construction and practice of hospital suppliesmanagem ent system and hospital logistics

Zhu Jiancheng1，Xia Xin1，Li Penghai21Departmentof Information Technology，Shanghai East Hospital of Tongji University School of Medicine，Shanghai200123；2Department of Health Care，Shanghai Yanhua Smartech Technology（Group）Co.Ltd.，Shanghai200060，China

Hospital supplies provision，an important part of hospital operation，has increasingly high requirements for information support with the full cost accounting and fine management requirements.Without information system support，the hospital suppliesmanagement department can only settle accountsmonthly by using the traditionalmanual in and out of stock checking，keeping accounts and inventory methods，resulting in low efficiency of management and difficulty in keeping up with the development needs of hospitals and departments.By researching needs of the suppliesmanagement department and using information technology，in this paper we introduce our practice of constructing a practical hospital suppliesmanagement system and effective combination with internal logistics to reduce supplies inventory，improve supplies distribution efficiency，and enhance the competitiveness of the hospital.

suppliesmanagement；hospital logistics；hospital information system；costaccounting

R-058

A

1004-5287（2016）03-0326-03

10.13566/j.cnki.cmet.cn61-1317/g4.201603025

2015-08-17

朱建成（1990-），男，江蘇沭陽人，助理工程師，本科，學(xué)士，主要研究方向:計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、醫(yī)院信息化。

夏新（1984-），男，湖南益陽人，工程師（高級(jí)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師），碩士，主要研究方向:生物醫(yī)學(xué)工程、醫(yī)院信息化集成及應(yīng)用。電話:15921521181；E-mail:xinye_000@163.com