減少電子文件丟失量

張鈺

隨著近年來辦公數(shù)字化、智能化程度的不斷深入，公司的電子文件量飛速上升，充斥公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的各個(gè)方面，其總數(shù)量十分驚人。因而如何保證這些電子文件的安全性就成了一個(gè)亟待解決的課題。

所謂電子文件，其實(shí)指的就是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸，并存儲(chǔ)在個(gè)人辦公計(jì)算機(jī)上的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。那么電子文件丟失量指的就是電子文件因設(shè)備、環(huán)境、人員等各種因素遺失或損壞，且不能從公司信息內(nèi)、外網(wǎng)及相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中找回的數(shù)量。

一、現(xiàn)狀分析

2015年3月，小組為掌握公司當(dāng)前電子文件丟失的具體情況，針對公司機(jī)關(guān)及各部門班組的重要崗位設(shè)計(jì)了調(diào)查問卷，從電子文件的丟失量、丟失類型、丟失原因等多個(gè)角度展開了詳細(xì)的調(diào)研，并對回收的數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)、分析和處理，調(diào)查問卷的具體格式內(nèi)容如下：

1.1 電子文件丟失情況

首先就2014年8月至2015年1月的電子文件丟失量進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)。結(jié)果顯示，公司各部門都發(fā)生過電子文件丟失，各個(gè)月份電子文件丟失量從52個(gè)至152個(gè)不等，丟失量不穩(wěn)定。平均電子文件丟失量為119個(gè)/月。

1.2電子文件丟失類型

根據(jù)問卷調(diào)查結(jié)果，并按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出歷史文件、應(yīng)用程序日志文件、技術(shù)管理文件、個(gè)人信息文件和其他文件五個(gè)丟失的文件類型進(jìn)行了分類統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)后發(fā)現(xiàn)，各丟失類型在電子文件的丟失量中占的比例不盡相同，技術(shù)管理文件的丟失量為90個(gè)/月，數(shù)量上占絕大多數(shù)，丟失情況最嚴(yán)重，占總丟失量的75.6%，是影響電子文件丟失量的主要問題。

根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)公式：

活動(dòng)目標(biāo)=現(xiàn)有水平（電子文件丟失量）-潛力（電子文件丟失量×主要問題所占的累計(jì)百分比×預(yù)計(jì)可解決主要問題的百分率）

故若能將技術(shù)管理文件丟失量下降80%，則可以得到：活動(dòng)目標(biāo)=119-119×75.6%×80% =47個(gè)/月，且2014年10月電子文件丟失量曾達(dá)到過52個(gè)/月，故課題組認(rèn)為將目標(biāo)值設(shè)定在47個(gè)/月是切實(shí)可行的。

二、方法及實(shí)現(xiàn)

2.1“云存儲(chǔ)”硬件環(huán)境搭建

課題組于2015年8月開始收集相關(guān)資料和意見，利用退役的磁盤陳列等存儲(chǔ)介質(zhì)，根據(jù) “云存儲(chǔ)”的物理架構(gòu)和邏輯架構(gòu)，利用已退役的信息主機(jī)設(shè)備的存儲(chǔ)介質(zhì)，整理出2TB的磁盤硬件存儲(chǔ)空間，將磁盤存儲(chǔ)介質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)口與“局大樓13F”接入交換機(jī)相連，以此為接入點(diǎn)，并入公司信息通信網(wǎng)絡(luò)，后硬件連接示意圖，如圖1所示。

2.2“云存儲(chǔ)”軟件需求分析

課題組成員仔細(xì)查閱了當(dāng)前已有的云存儲(chǔ)管理平臺(tái)，進(jìn)行了功能、性能的綜合比較，選擇了具有影響力的聯(lián)想云存儲(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行了合作，并針對電力企業(yè)的實(shí)際需求進(jìn)行了個(gè)性化定制。

通過對云存儲(chǔ)平臺(tái)的整體測試，發(fā)現(xiàn)聯(lián)想的云存儲(chǔ)平臺(tái)在部門劃分、部門共享以方面十分方便，但在文件在線互動(dòng)編輯方面相對功能較弱，因而提出了如下的設(shè)計(jì)改進(jìn)思路：

易用性。云存儲(chǔ)平臺(tái)面向全部科室及一線班組，考慮到用戶水平參差不齊，因而改進(jìn)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意易用性，最好以簡單的客戶端程序或虛擬盤符的形式體現(xiàn)，簡單易學(xué)。

互動(dòng)性。新的存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)能方便的進(jìn)行技術(shù)管理文件共享和歸檔，重點(diǎn)解決傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式存在的大文件共享困難等問題。

課題組成員與聯(lián)想技術(shù)開發(fā)人員一道，對提出的個(gè)性化要求進(jìn)行了整合，并對整個(gè)的軟件功能架構(gòu)進(jìn)行劃分和調(diào)整，并對整體功能進(jìn)行了梳理，確立了整體框架。

2.3“云存儲(chǔ)”桌面?zhèn)€人終端接入

步驟一：升級(jí)安全策略

本次“云存儲(chǔ)”采用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的方式，故保證技術(shù)管理文件在網(wǎng)絡(luò)中的安全性就成了一個(gè)至關(guān)重要的工作。因而，在實(shí)施過程中采用了AES-256算法等高強(qiáng)度加密和嚴(yán)格的權(quán)限管理。對FTP、Samba等以明文進(jìn)行文件管理的網(wǎng)絡(luò)共享方式，進(jìn)行了安全方面有針對性的改進(jìn)。

使用 128、192 或 256 位密鑰，并且用 128 位數(shù)據(jù)塊分組對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和解密，極大程度上提高了技術(shù)管理文件網(wǎng)絡(luò)共享存儲(chǔ)的安全性和可靠性。

步驟二：桌面客戶端接入

根據(jù)軟件整體架構(gòu)，完成桌面客戶端軟件編寫和測試，經(jīng)公司運(yùn)檢部審批通過，向公司的相關(guān)崗位進(jìn)行推廣，指定管理員進(jìn)行存儲(chǔ)空間和權(quán)限管理，對試運(yùn)行期間發(fā)現(xiàn)的問題和不足進(jìn)行反饋。

“云存儲(chǔ)”可以十分便捷地對個(gè)人和公共存儲(chǔ)界面進(jìn)行訪問。菜單欄上有一系列的上傳、下載、分享、新建等按鈕，方便用戶對相關(guān)文件進(jìn)行一鍵式操作。

2.4設(shè)置同步和備份

步驟一：備份準(zhǔn)備

在“云存儲(chǔ)”桌面客戶端上和計(jì)算機(jī)本機(jī)上各新建一個(gè)文件夾，分別命名為“云端文件夾”和“本地文件夾”（可自定義），將需要備份的技術(shù)管理文件放置在計(jì)算機(jī)本機(jī)上的“本地文件夾”中。

步驟二：同步綁定

打開“云存儲(chǔ)”桌面客戶端進(jìn)行同步綁定，將桌面客戶端上和計(jì)算機(jī)本機(jī)上的“云端文件夾”和“本地文件夾”兩者進(jìn)行關(guān)聯(lián)，互作備份使用，其設(shè)置界面如下：

同時(shí)還可以按需求對備份的方式進(jìn)行選擇?！半p向同步”為“云存儲(chǔ)”與計(jì)算機(jī)的實(shí)時(shí)文件同步；“單向上傳”為“云存儲(chǔ)”向計(jì)算機(jī)取數(shù)據(jù)；“單向下載”為計(jì)算機(jī)向“云存儲(chǔ)”取數(shù)據(jù)；其舉例如下：

步驟三：備份設(shè)置

綁定完成后，在“本地同步”界面中還可對“云端文件夾”進(jìn)行設(shè)置?？梢詫浞莸臅r(shí)間進(jìn)行選擇，也可以就指定技術(shù)管理文件類型，如word、Excel、PowerPoint等，其中的一種或幾種格式進(jìn)行定向備份。

計(jì)算機(jī)終端用戶通過合理的使用“云存儲(chǔ)”進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)定期備份，有效的避免了因計(jì)算機(jī)本地存儲(chǔ)介質(zhì)故障造成的辦公重要文件丟失。

2.5班組部門技術(shù)管理文件實(shí)時(shí)共享

“云存儲(chǔ)”為個(gè)人提供16GB的存儲(chǔ)空間，同時(shí)根據(jù)公司組織機(jī)構(gòu)圖，為各個(gè)部門班組提供了32G的共享存儲(chǔ)空間，方便員工之間的技術(shù)管理文件交流、交互，形成技術(shù)管理資源共享存儲(chǔ)。

在共享平臺(tái)上，可以存放員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料、專業(yè)要求標(biāo)準(zhǔn)、安全工作規(guī)范、歸檔案例資料等技術(shù)管理文件。優(yōu)化了公共文件存儲(chǔ)機(jī)制，使新員工可以快速適應(yīng)崗位，也可以讓老員工進(jìn)一步溫故知新，提升素質(zhì)素養(yǎng)，形成開放、共享、互通的工作氛圍。

2.6 技術(shù)管理文件在線互動(dòng)修改

用戶可以在“云存儲(chǔ)”平臺(tái)上，對班組專業(yè)基礎(chǔ)臺(tái)賬進(jìn)行實(shí)時(shí)更新修改，解決技術(shù)管理文件本地存儲(chǔ)時(shí)可能出現(xiàn)的“人人都有帳，帳同數(shù)不同”尷尬問題，并對技術(shù)管理文件修改的歷史版本及其相應(yīng)的編輯人和編輯時(shí)間進(jìn)行記錄，保障技術(shù)管理文件的可追溯性。

同時(shí)考慮到技術(shù)管理文件維護(hù)可能需要多位成員共同完成，“云存儲(chǔ)”為多人次的協(xié)同文件處理提供了平臺(tái)。

在文件處理中如果遇到困難，可以附上相應(yīng)的文字說明，將文件鏈接分享給某個(gè)人或某幾個(gè)人一起協(xié)作處理，且可以對鏈接文件進(jìn)行相應(yīng)的訪問權(quán)限、保護(hù)密碼和有效期等安全設(shè)置，提高技術(shù)管理文件的安全性，增強(qiáng)辦公信息的互動(dòng)性，提升辦公的智能化水平。

三、結(jié)果及其分析

2015年9月至2015年10月課題組檢查了實(shí)施后的效果，對電子文件丟失量進(jìn)行了回訪調(diào)查，結(jié)果如下：

表1 電子文件丟失量調(diào)查表

制表人：韋方正 制表日期：2015年10月30日

由調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)可以發(fā)現(xiàn)，2015年9月電子文件丟失量為16個(gè)/月，2015年10月電子文件丟失量為14個(gè)/月。平均電子文件丟失量為15個(gè)/月，電子文件丟失情況大有好轉(zhuǎn)。

若按照電子文件的丟失的類型進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，可以發(fā)現(xiàn)技術(shù)管理文件丟失量為0個(gè)/月，有效地解決了公司電子文件丟失量大的主要問題，達(dá)到了47個(gè)/月的既定目標(biāo)，對比之前的119個(gè)/月，有了明顯的減少。

經(jīng)濟(jì)效益：

2015年9月至2015年10月，公司IT服務(wù)管理系統(tǒng)中關(guān)于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞造成電子文件丟失的月工單數(shù)量從原先的9條下降為0條，顯著減少了信息運(yùn)維專業(yè)工作量。

存儲(chǔ)介質(zhì)損壞造成的數(shù)據(jù)恢復(fù)需尋求專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助，數(shù)據(jù)恢復(fù)費(fèi)用約為4000元/次，費(fèi)用高、耗時(shí)久且存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。通過本次課題活動(dòng)，不僅節(jié)約了不菲的維修費(fèi)，更確保了企業(yè)信息安全。

無形成果：

1、安全效益

本次課題成果填補(bǔ)了公司在電子文件存儲(chǔ)方面的管理空白，將原本零散存儲(chǔ)在個(gè)人計(jì)算機(jī)的電子文件集中起來，匯聚成了公司電子文件的“保險(xiǎn)庫”，大大提升了數(shù)據(jù)安全性和可靠性。在“大數(shù)據(jù)”背景下，數(shù)據(jù)就是財(cái)富的概念已深入人心，企業(yè)中長期以來積累的班組管理、技術(shù)資料等辦公數(shù)據(jù)也是我們企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和持續(xù)生產(chǎn)發(fā)展的重要財(cái)富

2、精細(xì)化管理

實(shí)現(xiàn)的電子文件共享存儲(chǔ)、在線修改等功能為提高了辦公效率、提升了精細(xì)化管理水平，為班組管理、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方面提供了有力的技術(shù)支持，增強(qiáng)了企業(yè)學(xué)習(xí)氛圍。

四、結(jié)束語

本次課題組成員來自通信運(yùn)維、信息運(yùn)維、行政管理三個(gè)不同的專業(yè)領(lǐng)域，不同的觀點(diǎn)想法相互碰撞激發(fā)，大家精益求精、通力合作，達(dá)到的效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了預(yù)期。課題組將繼續(xù)觀察本次課題對公司信息桌面運(yùn)維帶來的積極作用和后續(xù)影響，對于其確有成效的一面，我們將積極推廣；對于其中還存在的缺陷，我們將會(huì)持續(xù)地改進(jìn)和關(guān)注，進(jìn)一步提高其可靠性和可用性；同時(shí)，不斷鉆研和發(fā)現(xiàn)信息桌面終端運(yùn)維中任何一個(gè)值得進(jìn)行研究的部分和問題，不斷完善網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架，加強(qiáng)其的功能性和可操作性，更好和更有效地為公司的信息數(shù)據(jù)工作服務(wù)。