智慧檔案館體系構(gòu)建初探

馮　珂（南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210023）

智慧檔案館體系構(gòu)建初探

馮珂
（南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210023）

智慧檔案館是隨著智慧城市而提出的一個(gè)概念，是對(duì)數(shù)字檔案館內(nèi)涵的豐富和提升。智慧城市建設(shè)對(duì)檔案部門來說是一次極好的機(jī)遇，同時(shí)也是從未有過的挑戰(zhàn)。近兩年，智慧檔案館已成為檔案學(xué)界的研究熱點(diǎn)，智慧檔案館概念及建設(shè)方法等都已有了一些研究，但是智慧檔案館體系的研究還不多見。文章研究了智慧檔案館的概念和特點(diǎn)，并就大數(shù)據(jù)時(shí)代如何充分利用物聯(lián)網(wǎng)和各類新技術(shù)構(gòu)建智慧檔案館體系，科學(xué)管理和開發(fā)利用檔案進(jìn)行了初步的探索。

智慧城市智慧檔案館檔案管理物聯(lián)網(wǎng)體系構(gòu)建

智慧檔案館是隨著智慧城市而提出的一個(gè)概念。智慧城市建設(shè)對(duì)檔案部門來說是一次極好的機(jī)遇，同時(shí)也是從未有過的挑戰(zhàn)，檔案館建設(shè)必須適應(yīng)智慧城市建設(shè)的需要，建設(shè)智慧檔案館就成為檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)。

從江蘇省綜合檔案館發(fā)展現(xiàn)狀來看，通過不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，有不少檔案館已經(jīng)建成了數(shù)字檔案館。截至2014年底，全省已有5A級(jí)數(shù)字檔案館9個(gè),4A級(jí)數(shù)字檔案館8個(gè)，3A級(jí)數(shù)字檔案館1個(gè)。在數(shù)字檔案館理論和實(shí)踐已基本成熟的基礎(chǔ)上，部分檔案館積極開展了智慧檔案館的研究和實(shí)踐。2011年南京市檔案局（館）根據(jù)智慧城市的要求提出了《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》，要求基于物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)搭建智慧檔案體系；2014年張家港市檔案（局）館啟動(dòng)“智慧檔案館”項(xiàng)目建設(shè)，通過“智慧檔案館”項(xiàng)目一期工程初步建立了智慧檔案館系統(tǒng)，同時(shí)應(yīng)用射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案的智慧管理；2015年江蘇省檔案局（館）研究并提出了智慧檔案館工程（一期）建設(shè)方案，方案要求實(shí)現(xiàn)檔案館庫智慧管理。

通過對(duì)江蘇省綜合檔案館現(xiàn)狀的分析，筆者認(rèn)為一些發(fā)達(dá)地區(qū)，特別是已經(jīng)實(shí)施智慧城市建設(shè)的地區(qū)，已不滿足于檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，開始探索更高階段的檔案館形態(tài)，經(jīng)過多年的實(shí)踐，取得了許多成果，比如應(yīng)用射頻識(shí)別技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智能化管理，檔案館庫的智能化等等，雖然這些創(chuàng)新成果比較零散，不成體系，偏重于減少檔案管理的人為干預(yù)，實(shí)現(xiàn)智能化，但是已經(jīng)在走向智慧檔案館的路上邁出了堅(jiān)實(shí)的步伐。

近兩年，智慧檔案館已成為檔案學(xué)界的研究熱點(diǎn)，智慧檔案館概念及建設(shè)方法等領(lǐng)域都已有了一些研究，但這些研究還有一些局限，研究成果沒有完全形成系統(tǒng)，文獻(xiàn)數(shù)量較少，內(nèi)容大多趨于雷同，智慧檔案館至今沒有一個(gè)權(quán)威的概念，也沒有形成一個(gè)具有實(shí)踐指導(dǎo)意義的智慧檔案館建設(shè)體系。本文嘗試對(duì)智慧檔案館進(jìn)行定義，并研究了其應(yīng)具有的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了智慧檔案館建設(shè)體系的構(gòu)建。

1　智慧檔案館的定義

要構(gòu)建智慧檔案館建設(shè)體系，首先必須明確智慧檔案館是什么。然而智慧檔案館目前還沒有權(quán)威的定義，筆者根據(jù)研究和實(shí)踐認(rèn)為可以將智慧檔案館的定義概括為“以人為本、綠色節(jié)能、數(shù)字智能、安全可靠”的檔案館。

具體來說：智慧檔案館（Smart A rchives）就是在數(shù)字檔案館建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)上，以公眾服務(wù)為導(dǎo)向，以深度利用、加強(qiáng)服務(wù)為核心，以資源建設(shè)、館際互聯(lián)、共建共享為主線，以建設(shè)集成智能的館庫管理和實(shí)體檔案管理、檔案大數(shù)據(jù)整合和服務(wù)平臺(tái)為重點(diǎn)，基于互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)構(gòu)建的可以智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的新型檔案館。

2　智慧檔案館應(yīng)具有的特征

相較智慧檔案館而言，數(shù)字檔案館更注重館藏檔案資源的數(shù)字化和電子檔案的移交和接收，重點(diǎn)為數(shù)字檔案資源的整合和開發(fā)利用服務(wù)，是實(shí)體檔案邁上信息化、現(xiàn)代化之路的自身革命。智慧檔案館的產(chǎn)生，是時(shí)代發(fā)展到更高階段的產(chǎn)物，它不滿足于海量數(shù)據(jù)的生成和存儲(chǔ)，更多的是要賦予實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館以生命，使得檔案融合為智慧城市的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，圍繞社會(huì)組織和公民的感知、感受開展資源匯集和信息服務(wù)，一般應(yīng)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）無所不在的感知。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是智慧檔案館的核心,智慧檔案館通過物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部信息交換，構(gòu)成一個(gè)智慧通信系統(tǒng)，使檔案館中各部分之間實(shí)現(xiàn)相互感知，這些部分包括檔案、檔案館建設(shè)、設(shè)備、用戶、工作人員等等。從而實(shí)現(xiàn)用戶、檔案、設(shè)備之間快捷、無障礙的對(duì)接［1］。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也是智慧檔案館建設(shè)的核心技術(shù),通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，我們可以在互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)上建設(shè)智慧檔案館，不管是檔案工作人員、政府工作人員，還是普通百姓都能最大范圍的獲取檔案。

（2）資源管理智慧化。檔案館的基礎(chǔ)就是檔案資源，如今的檔案資源早已不再局限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案館早已經(jīng)要求檔案館接收電子檔案。智慧檔案館的資源是館藏的一切類型的檔案，智慧檔案館可以通過智慧檔案系統(tǒng)管理所有的電子檔案資源，也可以通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理所有的實(shí)體檔案資源。智慧檔案館同時(shí)在政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)上也建立起集中式的智慧檔案管理系統(tǒng)，以此實(shí)現(xiàn)公眾信息的共享和發(fā)布、部門之間的信息共享、檔案館之間的共享管理。

（3）建筑設(shè)施智慧化。樓宇建筑設(shè)施的智能化是智慧檔案館的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)以人為本、綠色節(jié)能、數(shù)字智能、安全可靠的智慧檔案館要求，要對(duì)檔案館內(nèi)部的各種設(shè)備實(shí)行智慧化管理，構(gòu)成智慧樓宇系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、照明系統(tǒng)的自動(dòng)調(diào)節(jié)，實(shí)現(xiàn)安防系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、公共廣播系統(tǒng)等的自動(dòng)控制。保證檔案建筑內(nèi)的各項(xiàng)設(shè)備合理、穩(wěn)定的運(yùn)行，通過各個(gè)系統(tǒng)的集成管理減少人力物力投入，有效降低檔案館運(yùn)行成本。建筑設(shè)置的智能化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，使我們的檔案館更加的以人為本，在各方面都可以為檔案工作人員和檔案用戶提供便利。

（4）檔案服務(wù)智慧化。為公眾服務(wù)，發(fā)揮檔案館公共文化設(shè)施的作用是對(duì)智慧檔案館的必然要求。智慧檔案館通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享和交換，通過大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析用戶的需求，從而構(gòu)建一個(gè)有豐富的資源基礎(chǔ)，具有分析、處理、管理和決策能力的智慧服務(wù)系統(tǒng)。智慧檔案館以互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及全新的智能館庫與先進(jìn)的設(shè)備為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了各種不同類型的檔案都可以通過互聯(lián)網(wǎng)開展不受時(shí)空限制的檢索和利用。智慧檔案館還可以運(yùn)用各種新媒體開展信息服務(wù)，為利用者提供了豐富多彩的新體驗(yàn)，構(gòu)成了檔案服務(wù)的新形態(tài)。

3　智慧檔案館體系的構(gòu)建

綜合國內(nèi)智慧檔案館研究與實(shí)踐，筆者認(rèn)為智慧檔案館體系至少應(yīng)由三部分構(gòu)成，如圖1所示分別是智慧檔案體系、智慧物聯(lián)體系和智慧通信體系。

（1）智慧檔案體系是智慧檔案館的血肉，基礎(chǔ)之基礎(chǔ)，由三個(gè)部分組成。

一是覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系。主要內(nèi)容包括以數(shù)字化和收集移交為基礎(chǔ)的智慧檔案館的資源建設(shè)，側(cè)重檔案資源本身的收、存、管、用。資源是檔案館的基礎(chǔ)，智慧檔案館也不例外。擁有了數(shù)字檔案資源，才可能實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)、利用等工作的智慧化。

二是以云存儲(chǔ)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的智慧檔案管理和服務(wù)體系。實(shí)現(xiàn)智慧檔案管理必須具備一個(gè)完善的、智能化的檔案管理系統(tǒng)，筆者認(rèn)為現(xiàn)階段智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)以O(shè)AIS模型（Open Archival Information System，即開放檔案信息系統(tǒng)）為基礎(chǔ)，充分利用各類信息技術(shù)，具有智能化的收集、管理、長期保存和利用等功能。構(gòu)建智慧檔案服務(wù)體系則應(yīng)運(yùn)用云技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案云存儲(chǔ)、云查詢，建立民生檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案最廣泛的查詢利用。

三是以存儲(chǔ)安全技術(shù)為基礎(chǔ)的智慧檔案安全體系。智慧檔案安全體系首先要求改變傳統(tǒng)的身份認(rèn)證體系。智慧檔案館可以考慮在檔案系統(tǒng)中引入更先進(jìn)、更智能的認(rèn)證方式，比如CA認(rèn)證、指紋認(rèn)證、筆跡認(rèn)證甚至虹膜認(rèn)證等方式，也可以將幾種認(rèn)證方式組合使用。智慧檔案館應(yīng)具有智能的檔案備份體系，完善的檔案備份體系應(yīng)是離線和在線、本地和異地以及多種備份策略的結(jié)合。智慧檔案館還應(yīng)具有網(wǎng)絡(luò)安全體系，保證智慧檔案館涉及到的內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和外網(wǎng)的訪問都能得到有效控制。

（2）智慧物聯(lián)體系是智慧檔案館的骨骼，可以盤活檔案館庫和檔案實(shí)體。其由三個(gè)部分構(gòu)成：

一是智能樓宇管理體系。智慧樓宇主要是指整個(gè)檔案館建筑的智能化，智能建筑系統(tǒng)是指利用系統(tǒng)集成方法，將智能計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)與建筑藝術(shù)有機(jī)結(jié)合，通過對(duì)設(shè)備的自動(dòng)監(jiān)控，對(duì)信息資源的管理和對(duì)使用者的信息服務(wù)及其與建筑的優(yōu)化組合［2］，所獲得的投資合理，適合信息社會(huì)需要，并且具有安全、高效、舒適、便利和靈活特點(diǎn)的建筑物。檔案館的建筑智能化應(yīng)實(shí)現(xiàn)樓宇的自動(dòng)控制，擁有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、綜合布線系統(tǒng)、系統(tǒng)集成中心［3］。

二是智慧庫房管理體系。通過無線傳感技術(shù)和RFID超高頻射頻技術(shù)，結(jié)合智慧物聯(lián)檔案庫房管理建設(shè)的目標(biāo)以及檔案庫房的實(shí)際情況，智慧庫房應(yīng)在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，以無線傳感技術(shù)為依托，建立一個(gè)檔案庫房溫濕度無線感知系統(tǒng)，基于傳感器技術(shù)的檔案庫房的恒溫恒濕的自動(dòng)控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房溫濕度遠(yuǎn)程監(jiān)測控制報(bào)警聯(lián)動(dòng)功能，應(yīng)用RFID超高頻技術(shù)，研制開發(fā)超小型手持超高頻讀卡設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案庫房的超高頻標(biāo)簽管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案庫房安全監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案庫房管理的桌面設(shè)備和手持設(shè)備的雙重管理。

智慧庫房的構(gòu)成主要應(yīng)包括庫房物聯(lián)溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)；RFID超高頻檔案庫房門禁安全系統(tǒng)；移動(dòng)便攜的超高頻智能上架系統(tǒng)；取歸檔管理系統(tǒng)；日常庫房檔案手持終端抽檢系統(tǒng)；便攜智能手持終端的在線閱檔系統(tǒng)；超高頻智能手持終端盤庫系統(tǒng)［4］；庫房檔案精確定位系統(tǒng)；卷宗檔案的RFID超高頻標(biāo)簽預(yù)處理系統(tǒng)。

三是智慧機(jī)房管理體系。智慧機(jī)房實(shí)現(xiàn)了對(duì)機(jī)房內(nèi)環(huán)境的溫度、濕度、潔凈度、設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、供電的電壓、電流、頻率、功率、配電系統(tǒng)的開關(guān)狀態(tài)、測漏系統(tǒng)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控并記錄歷史數(shù)據(jù)，同時(shí)對(duì)機(jī)房設(shè)備的工作狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)的視頻監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)房的遙控管理功能［5］，使機(jī)房監(jiān)控不再需要人員值守，減輕了機(jī)房維護(hù)人員的負(fù)擔(dān)，提高了系統(tǒng)的可靠性，滿足了集中監(jiān)控、維護(hù)和管理的機(jī)房維保要求，具有設(shè)備狀態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控、記錄和處理設(shè)備運(yùn)行信息、故障預(yù)警及智能排除、各類設(shè)備綜合管理等多重功能，為機(jī)房科學(xué)高效的管理和安全運(yùn)營提供有力的保證。

圖1　智慧檔案館體系架構(gòu)圖

（3）智慧互通體系是智慧檔案館的心臟和靈魂，可以實(shí)現(xiàn)智慧檔案館共建共享共用。主要內(nèi)容有：

一是通過檔案專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)館際交互。檔案館之間一般來說沒有安全的網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)直接互聯(lián)，現(xiàn)有的研究一般是通過VPN技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)上建立虛擬專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案館之間的互聯(lián)，但是基于互聯(lián)網(wǎng)還是存在一定的不安全性和不穩(wěn)定性。各級(jí)檔案館可以通過租用專門網(wǎng)絡(luò)線路實(shí)現(xiàn)智慧檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)及檔案信息資源合作共享，進(jìn)一步拓展社會(huì)服務(wù)空間及優(yōu)質(zhì)、高效的社會(huì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案專網(wǎng)首先可以實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)不同級(jí)別檔案館之間的互聯(lián)互通，組成本地區(qū)的檔案館集群，然后可以實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域內(nèi)的同級(jí)別檔案館集群之間的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)更廣大范圍的檔案信息資源共享。

二是通過政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案館、室之間交互。檔案館和檔案室之間一般有各地政府建立的政務(wù)網(wǎng)相連，智慧檔案館應(yīng)充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)條件，利用政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案館、室的交互。實(shí)現(xiàn)檔案室檔案員實(shí)時(shí)在線咨詢、檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過檔案館、室系統(tǒng)的互聯(lián)實(shí)現(xiàn)檔案室檔案的定時(shí)在線移交，檔案室在線查詢檔案館所存檔案。

三是通過各種方法實(shí)現(xiàn)檔案館與利用者的交互。通過構(gòu)建服務(wù)云平臺(tái)，分層分眾的推送，并通過提供各種檔案大數(shù)據(jù)，方便各類利用者通過互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和專網(wǎng)、VPN、微博、微信和檔案APP等定制、檢索和獲取檔案資源，滿足社會(huì)公眾利用檔案的需求，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。還可以根據(jù)利用者興趣，定期在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布形式多樣的電子檔案展覽。

4　結(jié)語

智慧檔案館是一個(gè)全新的概念，是檔案館事業(yè)發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。智慧檔案館不是一個(gè)狹義的概念，應(yīng)該是一個(gè)完整體系。構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、合理的智慧檔案館建設(shè)體系對(duì)檔案部門促進(jìn)智慧檔案館建設(shè)有著重要的指導(dǎo)意義。文中構(gòu)建的智慧檔案館體系是根據(jù)現(xiàn)有的理論研究、工作實(shí)踐及筆者本人的研究所得，還沒有經(jīng)過實(shí)證研究，因此還存在許多不足，將在今后的工作實(shí)踐和研究中加以完善。

［1］張瑞武.智能建筑［M］.北京:清華大學(xué)出版社.1996.

［2］王用倫等.智能樓宇技術(shù)［M］.人民郵電出版社.2014.

［3］劉玉剛.電力通信機(jī)房設(shè)備網(wǎng)絡(luò)化集中監(jiān)控系統(tǒng)［J］.電力系統(tǒng)通信.2009（3）.

［4］畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探［J］.北京檔案.2013（2）.

［5］劉镕暢等.檔案RFID管理的標(biāo)簽EPC數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)編碼方法及應(yīng)用［J］.檔案與建設(shè).2013(11).

馮珂，江蘇省檔案局科技處主任科員，南京大學(xué)信息管理學(xué)院研究生。主要研究方向?yàn)閿?shù)字檔案館，智慧檔案館建設(shè)。

Research on the Construction of SmartArchives System

Feng Ke
（Feng Ke,Academy of informationmanagementof Nanjing university,Nanjing,Jiangsu,210023）

Smart Archives is a concept put forward w ith the Smart City,and it enriches and enhances the contents of the Digital Archives,Smart City construction is a greatopportunity for the archives,butalso is a huge challenge have nevermet,The conceptof smartarchives,as a research focus in the field of archival science in recent years,has been studied by the academia from various aspects such as its theory and construction.However,research focusing on the way of building a Smart Archives system is still limited.This paper first discusses the concept and characteristics of SmartArchives,and then discusses on big data era,how tomake fulluse of the Internetof thingsand allkindsof new technology to build a Smart Archives system whichmanagesand develops Archives scientifically.

Smart City;SmartArchives;Archives Management；The Internetof Things；System Construction

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