基于科研管理需求的跨部門財務信息化研究
——以S大學財務信息化建設為例

林學延

（華南師范大學財務處，廣州510631）

基于科研管理需求的跨部門財務信息化研究
——以S大學財務信息化建設為例

林學延

（華南師范大學財務處，廣州510631）

當前高校的財務信息化主要是財務部門的信息化，但缺乏與校內(nèi)其他職能部門的信息化建設協(xié)同發(fā)展。本文以S大學為例，從科研管理需求的角度，翔實地剖析和研究了高?？蒲薪?jīng)費跨部門財務信息化建設中的一些難點問題，并提出了對策，有助于提高高校財務信息化水平。

高校；財務信息化；跨部門；協(xié)同發(fā)展

1　前言

自20世紀90年代開始，在國家財政和教育部門的指導和推動下，許多高校財務部門開始安裝和運用會計電算化軟件。在隨后的二十多年里，高校財務部門在財務信息化方面又做了大量的工作，付出了不懈的努力，大大提高了管理效率，向上級部門和學校管理者提供了大量的財務信息輔助決策。但是我們也要看到，目前很多高校的財務信息化主要還是財務部門的信息化，缺乏與學校其他職能部門的信息化建設相互協(xié)同發(fā)展，因此還遠遠無法滿足學校教學科研事業(yè)快速發(fā)展的管理需要。協(xié)同性不足近年來在科研經(jīng)費管理方面尤顯突出。隨著高校承擔科研項目數(shù)和科研經(jīng)費總量急劇增長，而且經(jīng)費來源復雜，項目管理與財務管理脫節(jié)問題日益嚴重，跨部門信息化需求越來越大，各部門也都有協(xié)同發(fā)展的主動意愿。因此財務信息化可以由此入手，推動跨部門信息化建設的相互協(xié)同發(fā)展。在此，本文以S大學為例，力求翔實地剖析和研究高?？蒲薪?jīng)費跨部門管理信息化建設中的一些難點問題，為高校財務信息化的規(guī)劃和實施提供參考依據(jù)。

2　 S大學科研經(jīng)費管理體制及財務信息化需求

2.1S大學科研經(jīng)費管理體制

高校科研經(jīng)費管理體制決定了科研經(jīng)費管理信息化建設的方式，科研經(jīng)費管理信息化既是整個財務信息化建設中重要的一部分又涉及跨部門信息化建設協(xié)調(diào)，因此財務信息化建設應考慮高?？蒲薪?jīng)費管理體制的特點，滿足其信息化需求。S大學實行的是“統(tǒng)一領導、分級管理、責任到人”的科研經(jīng)費管理體制，即全校統(tǒng)一科研經(jīng)費財經(jīng)政策、財務制度和財務收支管理。項目負責人對科研經(jīng)費使用承擔直接責任，校長對學?？蒲薪?jīng)費管理承擔領導責任，并通過分級授權管理，由科研、財務、人事、資產(chǎn)、審計監(jiān)察等管理部門承擔相應的管理權限和責任，由實施科研活動的校內(nèi)研究機構對本單位科研經(jīng)費使用承擔監(jiān)管責任。責任落實到人，構建多層次經(jīng)濟責任管理體系。

2.2財務信息化需求

根據(jù)S大學“統(tǒng)一領導、分級管理、責任到人”的科研經(jīng)費管理體制的特點，對科研經(jīng)費管理的財務信息化需求分析主要從兩個角度來考慮，一個是科研經(jīng)費信息綜合查詢和跨部門科研經(jīng)費管理流程優(yōu)化，一個涉及科研經(jīng)費使用和管理的項目負責人、職能部門和院系等。

2.2.1科研經(jīng)費信息多元化需求

在“統(tǒng)一領導、分級管理、責任到人”的科研經(jīng)費管理體制下，有關科研經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的大量原始數(shù)據(jù)會流向各個職能部門。因此，從校領導到中層的科研、資產(chǎn)、審計監(jiān)察等管理部門，乃至院系，學校各個管理層支持科研決策所需的許多數(shù)據(jù)也必然來自于不同職能部門，比如科研項目數(shù)量和層級、科研合同、學校資產(chǎn)設備存量和使用狀況、科研人員信息、科研經(jīng)費總量、不同渠道獲取的科研經(jīng)費數(shù)量、人均科研經(jīng)費、不同院系的科研經(jīng)費總量和比重、預算執(zhí)行進度、經(jīng)費使用情況等等。信息需求多元化，不管是哪個職能部門都沒辦法單獨提供。

2.2.2科研經(jīng)費信息查詢效率要求

從數(shù)據(jù)支持決策的角度來看，學校不同管理層和項目組對科研經(jīng)費相關數(shù)據(jù)的獲取往往要求全面、準確，而且要快速、便捷。如果在學校的財務信息化建設中不能積極響應這種實時、網(wǎng)絡化、分層級的信息綜合查詢需求，提供綜合查詢平臺，那么這些數(shù)據(jù)的獲得必然需要進行大量的人工歸集和整理，從而會給財務、科研等職能部門帶來長期的、繁重的工作負擔，大大降低科研經(jīng)費管理效率。

2.2.3跨部門科研經(jīng)費管理流程優(yōu)化需求

S大學科研經(jīng)費使用和管理的全部業(yè)務流程包括科研經(jīng)費立項和合同管理、經(jīng)費到賬和預算管理、經(jīng)費使用過程控制、項目結(jié)項、經(jīng)費結(jié)余管理等幾個階段。在分級管理體制下，科研業(yè)務流程中的不同階段往往會涉及不同的職能部門，形成一個個局部流程。例如，在科研經(jīng)費立項和合同管理、經(jīng)費到賬和預算管理這兩個階段主要涉及科研部門和財務部門，同一批立項材料及合同既要交科研部門又要交財務部門備案，分別用于辦理科研經(jīng)費立項及經(jīng)費入賬手續(xù)。

因此，為了最大程度地改善科研經(jīng)費管理水平、提高工作效率，必須使一個個局部流程連貫起來，消除業(yè)務流程中一切無效作業(yè)與重復作業(yè)，實現(xiàn)全流程信息化管理。

3　目前S大學財務信息化建設面臨的基本問題

3.1財務管理信息系統(tǒng)日益龐大、復雜

隨著S大學教學科研規(guī)模的快速增長，財務管理職能不斷豐富，財務管理信息系統(tǒng)日益龐大、復雜。目前S大學已實現(xiàn)了在財務專用的局域網(wǎng)內(nèi)運行財務管理系統(tǒng)的信息化管理，而且依托數(shù)字化校園網(wǎng)建成了網(wǎng)上財務管理平臺。

S大學使用的是天財高校財務軟件和網(wǎng)上財務管理平臺。天財高校財務軟件包括賬務管理、科研財務、學生收費管理、工資管理、預算管理、報表分析等系統(tǒng)模塊。網(wǎng)上財務管理平臺包括個人收入申報系統(tǒng)、銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)、網(wǎng)上財務查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上科研申報系統(tǒng)等模塊。個人收入申報系統(tǒng)和銀校互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)無現(xiàn)金報賬，網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)實現(xiàn)不等候報賬，網(wǎng)上財務查詢系統(tǒng)面向項目負責人提供科研經(jīng)費項目信息的網(wǎng)上查詢功能，網(wǎng)上科研申報系統(tǒng)提供了收入撥款管理、項目立項、預算管理、發(fā)票管理、費用管理、項目執(zhí)行、項目決算、專項立項等多個功能，覆蓋了從來款到?jīng)Q算的科研經(jīng)費財務管理全過程。

3.2財務部門獨立建設、自主管理模式遭遇瓶頸

出于管理的需要和信息安全的考慮，S大學財務部門擁有獨立的機房，配備多個專用服務器分別用于存放財務管理系統(tǒng)、財務軟件數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)上管理平臺數(shù)據(jù)庫等，而且內(nèi)部還設立了專門機構、配備專門人員來保障財務管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)上管理平臺的安穩(wěn)運行。但是，面對日益龐大、復雜的財務信息化建設任務，財務部門這種獨立建設、自主管理的模式卻面臨經(jīng)費投入不足、復合型人才儲備不夠的困境。

一般在信息化建設初期或新增系統(tǒng)模塊時，信息化建設資金投入會比較大，在系統(tǒng)使用期間投入會比較小。但是，從實際工作情況來看，系統(tǒng)使用期間往往也需大量的分析維護經(jīng)費。因為S大學使用的是外購的財務管理信息系統(tǒng)，存在因?qū)W校財務個性化需求而功能擴展、二次開發(fā)的需求，所以需要持續(xù)追加經(jīng)費投入以獲得軟件供應商的后續(xù)服務，或者通過自已的人才隊伍解決二次開發(fā)問題。但是目前S大學中既懂財務管理知識又對系統(tǒng)應用和開發(fā)比較精通的復合型人才儲備非常缺乏，而復合型人才儲備其實主要還是歸結(jié)為人才引進和人才培養(yǎng)問題，這也需要經(jīng)費投入和學校在人員編制上的支持。

3.3財務管理系統(tǒng)與其他職能部門應用系統(tǒng)不對接

按照S大學“統(tǒng)一領導、分級管理、責任到人”的財務管理體制，學校信息化建設應反映這種體制要求。但是在實際運作中，由于財務、科研、資產(chǎn)、人事、審計紀檢等部門分屬不同校領導，因此分級管理有之，而統(tǒng)一領導卻難以做得到。這一點在學?？蒲薪?jīng)費管理跨部門信息化建設中顯得尤其突出。

從S大學的財務信息化建設情況來看，財務部門的硬件、軟件、技術人員配備和信息安全維護都自成體系，形成一個獨立建設、自主管理的信息化閉環(huán)，但是未能與其他職能部門的信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)跨系統(tǒng)交互對接。例如，財務部門與資產(chǎn)管理部門的設備實物數(shù)據(jù)傳遞以及與科研部門的科研項目信息的傳遞，主要還是依靠紙質(zhì)憑證和人工錄入，結(jié)果既重復存儲了這些職能部門信息系統(tǒng)已經(jīng)存儲過的數(shù)據(jù)，而且還可能因手工重復錄入導致數(shù)據(jù)不一致。同理，其他職能部門的信息化建設也是如此。因此，分級管理實際上變成了管理分散，財務、科研、資產(chǎn)、人事、審計紀檢等信息管理系統(tǒng)建設各自為政，缺乏統(tǒng)一領導，缺乏必要的協(xié)同和集中管理，從而更談不上信息化建設規(guī)劃和數(shù)據(jù)標準的統(tǒng)一。由此，各部門的不同信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)也就難以實現(xiàn)跨部門交互和共享，“信息孤島”也成必然。

4　基于科研管理需求實現(xiàn)跨部門財務信息化的對策

4.1建立統(tǒng)一領導的財務信息化建設協(xié)同機制

由于科研經(jīng)費管理涉及財務部門、科研管理部門、資產(chǎn)部門和項目組等多方關系，而且科研經(jīng)費管理信息化需求又不斷變化和發(fā)展，因此，首先，財務部門就要改變獨立建設、自主管理的信息化建設觀念，以科研經(jīng)費管理為切入口，以積極、開放的心態(tài)推動學校財務信息化建設跨部門協(xié)同機制的建立。其次，由于學校層面的財務信息化會涉及業(yè)務流程和部門權責的重新分配，因此財務信息化建設跨部門協(xié)同機制必須獲得高校領導層的重視和支持，并在校級層面建立由校領導主持、各職能部門負責人參與的統(tǒng)一領導機構。為了提高領導機構的工作效率，可在領導機構下設專門的信息化辦公室具體負責牽頭協(xié)調(diào)各部門信息管理系統(tǒng)的對接與整合，財務、科研管理等其他職能部門積極參與、配合。在此基礎上，信息化辦公室為領導機構統(tǒng)籌規(guī)劃財務信息化建設提供建議。

4.2構建財務信息化建設協(xié)同管理團隊

在跨部門財務信息化建設中，財務部門要直接參與規(guī)劃、設計，便需要既懂財務業(yè)務又懂信息技術的復合型人才，而且這種人才還要有較強的協(xié)調(diào)能力、學習能力和執(zhí)行力，可以說這種復合型人才是決定財務信息化建設效果的關鍵因素。同時，由于科研經(jīng)費管理工作比較具體、涉及的信息系統(tǒng)和業(yè)務流程比較多，而且科研經(jīng)費管理信息化需求又不斷變化和發(fā)展，因此，財務部門還要有意識地增加復合型人才儲備，構建一支財務信息化建設協(xié)同管理團隊。人才儲備可以通過人才引進和內(nèi)部培養(yǎng)來完成，主要靠內(nèi)部人才培養(yǎng)。

4.3優(yōu)化科研經(jīng)費全過程管理流程

科研經(jīng)費全過程管理流程既包括財務部門與其他職能部門之間的跨部門業(yè)務流程，也包括財務部門內(nèi)部的業(yè)務流程。從學?？绮块T財務信息化的的角度看，必須將學校各種分散于各職能部門之間及各部門內(nèi)部不同崗位的、與科研業(yè)務相關的管理活動看作一個整體，實現(xiàn)科研經(jīng)費全過程管理流程的一體化?？蒲薪?jīng)費全過程管理流程的一體化將促使各職能部門內(nèi)部結(jié)構甚至學校層面職能部門結(jié)構的扁平化，減少傳統(tǒng)的業(yè)務崗位和資料的重復提交，提高崗位分工的信息技術含量，達到業(yè)務流程優(yōu)化的目的?？蒲薪?jīng)費全過程管理流程如圖1所示。

圖1　科研經(jīng)費全過程管理流程

4.4整合各部門應用系統(tǒng)和信息資源，規(guī)劃信息化平臺總體功能框架

跨部門財務信息化的基本要求就是要實現(xiàn)各部門信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通。只有制定統(tǒng)一、規(guī)范的信息化建設標準，才能順利實現(xiàn)各部門信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，從而實現(xiàn)各部門信息資源的交互與共享。在此基礎上，從科研經(jīng)費全過程管理一體化的高度，以業(yè)務流程為主線，整合各部門應用系統(tǒng)和信息資源，建設科研經(jīng)費管理信息化平臺。通過信息化平臺對科研經(jīng)費的申報、合同簽訂、校內(nèi)科研立項、預算審核、經(jīng)費到賬認領、經(jīng)費使用、結(jié)題及結(jié)余經(jīng)費實行全過程管理，防止各部門重復建設信息管理系統(tǒng)、不同崗位重復錄入數(shù)據(jù)，確?？蒲薪?jīng)費數(shù)據(jù)獲取的實時性和準確性。信息化平臺總體功能架構示意圖如圖2所示。

圖2　科研經(jīng)費管理信息化平臺總體功能架構示意圖

主要參考文獻

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2016-03-28