基于ERP的全面預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計與實施

裴　奇，陸海龍

（浙江中煙工業(yè)有限責任公司信息中心，杭州310009）

基于ERP的全面預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計與實施

裴奇，陸海龍

（浙江中煙工業(yè)有限責任公司信息中心，杭州310009）

傳統(tǒng)預(yù)算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)脫節(jié)，存在信息傳遞滯后、執(zhí)行不力、反饋遲緩等缺陷，難以真正發(fā)揮預(yù)算管理有效配置企業(yè)資源、確保企業(yè)經(jīng)營目標的作用。為此以浙江中煙工業(yè)有限責任公司為例介紹了煙草工業(yè)企業(yè)基于ERP平臺的全面預(yù)算管理系統(tǒng)的設(shè)計和實施。系統(tǒng)運行后，通過全面預(yù)算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，大大提高了預(yù)算編制和調(diào)整的效率，實現(xiàn)了預(yù)算實時靈活控制和多角度執(zhí)行分析，為企業(yè)經(jīng)營決策提供了有力支持。

ERP；全面預(yù)算管理系統(tǒng)；設(shè)計；實施；集成

0　引言

全面預(yù)算管理在企業(yè)戰(zhàn)略目標的指導(dǎo)下對公司內(nèi)部各種資源進行分配、控制、考核，有效調(diào)整企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，確保企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。傳統(tǒng)預(yù)算系統(tǒng)作為一個獨立系統(tǒng)，與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)，導(dǎo)致執(zhí)行力度不夠、預(yù)算反饋滯后，對企業(yè)業(yè)務(wù)缺乏指導(dǎo)性和約束力，預(yù)算管理的效果不能真正發(fā)揮。為此，在研究煙草工業(yè)企業(yè)預(yù)算管理特點的基礎(chǔ)上，結(jié)合ERP系統(tǒng)設(shè)計并實施了全面預(yù)算管理系統(tǒng)，通過全面預(yù)算管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)的全面集成，解決了預(yù)算管理實踐中普遍的效率低、成本高、效果差等問題，為全面預(yù)算管理的實踐提供參考實例。

1　基于ERP的全面預(yù)算管理系統(tǒng)的設(shè)計

1.1建立多維的預(yù)算指標體系

與傳統(tǒng)的二維預(yù)算表格模式相比，多維的預(yù)算體系模型能夠滿足全面預(yù)算系統(tǒng)面向分析與決策的需求，并更好地與核算信息和業(yè)務(wù)信息集成。多維的預(yù)算體系模型由預(yù)算指標和維度組成，預(yù)算指標是指預(yù)算管理所關(guān)注的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)產(chǎn)生的資源消耗和產(chǎn)出的量化指標，如銷售收入、物資采購支付金額、費用金額等，維度是分析預(yù)算指標的不同角度。從多個維度對預(yù)算指標進行描述和分析，便于多角度、動態(tài)的查詢和分析。根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的業(yè)務(wù)特征和管理要求，建立了銷售與生產(chǎn)、物資采購、費用三個子模型，共同構(gòu)成完整的多維預(yù)算指標體系。圖1是銷售與生產(chǎn)預(yù)算指標體系。

圖1　銷售與生產(chǎn)多維預(yù)算指標體系

預(yù)算維度的各個特征與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一致或者有對應(yīng)關(guān)系的，如組織維度、客戶維度、物料維度、單位維度下各個特征完全是共享了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，而在預(yù)算結(jié)構(gòu)維度中業(yè)務(wù)計劃與核算科目是多對一的對應(yīng)關(guān)系，總賬科目、功能范圍、成本組件等也是與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完全一致。只有在數(shù)據(jù)一致的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)預(yù)算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的緊密集成和大量數(shù)據(jù)傳輸，為預(yù)算控制和預(yù)算分析鋪墊良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.2預(yù)算編制

1.2.1以企業(yè)經(jīng)營目標為起點、稅利測算為終點、業(yè)務(wù)邏輯貫穿始終的預(yù)算編制模型

企業(yè)不同的價值活動之間存在著一定的業(yè)務(wù)邏輯，對業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系之間“強關(guān)聯(lián)”如銷售、生產(chǎn)、物資采購等各項業(yè)務(wù)之間具有的較強關(guān)聯(lián)關(guān)系，通過信息化技術(shù)手段將其固化，使下游業(yè)務(wù)能夠自動利用上游業(yè)務(wù)的預(yù)算數(shù)據(jù)，通過內(nèi)在的業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系自動計算出相關(guān)數(shù)據(jù)，使預(yù)算編制的科學(xué)性、準確性和效率都大大提高。

以企業(yè)經(jīng)營目標為起點，將經(jīng)營目標體現(xiàn)在銷售預(yù)算中，結(jié)合銷售預(yù)算、庫存預(yù)測和產(chǎn)品單位制造成本預(yù)算，生產(chǎn)預(yù)算、采購預(yù)算編制緊接其后。隨后在業(yè)務(wù)預(yù)算的指導(dǎo)下，進行投資預(yù)算和財務(wù)預(yù)算。出于企業(yè)對稅利的關(guān)注，最后根據(jù)各項相關(guān)預(yù)算對稅利進行測算。業(yè)務(wù)預(yù)算過程中盡可能對資金預(yù)算做出合理的評估與預(yù)測，保持業(yè)務(wù)流和資金流的一致。圖2為預(yù)算編制模型及勾稽關(guān)系示意。

圖2　預(yù)算編制模型勾稽關(guān)系圖

1.2.2“全員”的預(yù)算責任主體

預(yù)算實施范圍和責任主體擴大到所有部門及其下設(shè)科室，真正體現(xiàn)了全面預(yù)算的“全員參與”性。預(yù)算責任主體與公司組織結(jié)構(gòu)中的部門和科室一一對應(yīng)，按照業(yè)務(wù)流程與部門職責劃分，每一個具體的預(yù)算都有明確的編制和審核責任主體。除此之外，還增加了虛擬的調(diào)劑部門和每個部門下的調(diào)劑科室，用于上級調(diào)整下級上報的費用預(yù)算。

1.2.3可定制的多級審批流程

按照公司的4級審批層級（即科室、部門、歸口職能部門、即預(yù)算管理辦公室）設(shè)計了4種預(yù)算審批流程：①部門—公司；②科室—部門—公司；③部門—歸口職能部門—公司；④科室—部門—歸口職能部門—公司。不同類型的預(yù)算根據(jù)實際管理需求選擇相應(yīng)的審批流程，統(tǒng)一預(yù)算類型年度與月度審批流程也有可能不同。隨著管理要求的變化，如果某一類型預(yù)算的審批方式發(fā)生了變化，也可以進行調(diào)整，或為其定制所需要的審批流程。系統(tǒng)通過固化審批流程，實現(xiàn)預(yù)算編制從上到下下達、從下到上匯總、預(yù)算編制在行業(yè)內(nèi)“兩上三下”的管理程序。

1.3預(yù)算執(zhí)行

1.3.1實時傳輸實時控制

全面預(yù)算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)雖然都屬于ERP的不同模塊，但部署在兩臺不同的服務(wù)器上，是兩個相對獨立的系統(tǒng)。全面預(yù)算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以實時傳輸?shù)綐I(yè)務(wù)系統(tǒng)中，為預(yù)算控制提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

1.3.2剛性控制與柔性控制相結(jié)合

預(yù)算數(shù)據(jù)一旦確定后，在企業(yè)內(nèi)部就具有高度權(quán)威性，各個業(yè)務(wù)部門在各項業(yè)務(wù)活動中都要嚴格遵守，以維護預(yù)算的權(quán)威性和執(zhí)行力；另外，全面預(yù)算是基于一系列假設(shè)上對企業(yè)經(jīng)濟行為的科學(xué)量化預(yù)測，業(yè)務(wù)活動不可避免會與預(yù)算有偏差，為了快速適應(yīng)企業(yè)外部經(jīng)濟環(huán)境和內(nèi)部經(jīng)營狀況的變化，避免預(yù)算成為業(yè)務(wù)活動的約束，允許在一定范圍內(nèi)企業(yè)經(jīng)濟活動的靈活調(diào)整。因此采用了剛性控制與柔性控制相結(jié)合的方式，隨著公司對資本性支出不斷加大控制力度，在采購訂單環(huán)境對固定資產(chǎn)采購數(shù)量和在財務(wù)憑證環(huán)節(jié)對資本性支出投資總額上采用了剛性控制，固定資產(chǎn)采購數(shù)量不能超過預(yù)算數(shù)量，資本性支出投資累計執(zhí)行總額不能超過預(yù)算投資總額10%。借助ERP系統(tǒng)這一信息化技術(shù)手段，嚴格保證預(yù)算控制強有力執(zhí)行。除了資本性支出借助系統(tǒng)進行強控制外，其他的業(yè)務(wù)采用柔性方式，各個業(yè)務(wù)部門通過報表不斷實時監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行狀態(tài)，調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營活動。同時公司建立有一套科學(xué)的預(yù)算執(zhí)行考核體系，依托全面預(yù)算系統(tǒng)中的各項預(yù)算執(zhí)行報表為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，來實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行的約束和激勵。

1.3.3靈活選擇預(yù)算控制點

對于采取了剛性控制的資本性支出，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特點，各類業(yè)務(wù)的控制點也有所區(qū)別。對固定資產(chǎn)而言，系統(tǒng)在采購申請單環(huán)節(jié)嚴格控制固定資產(chǎn)數(shù)量不超過預(yù)算數(shù)量，控制點處于業(yè)務(wù)發(fā)生的源頭，真正做到了事前控制。對其他資本性支出而言，在財務(wù)憑證保存環(huán)節(jié)對累計投資總額進行校驗，使業(yè)務(wù)具有一定的靈活性。

1.4預(yù)算分析

1.4.1預(yù)算報表體系

在分析業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上設(shè)計了三大類型報表，共同構(gòu)成全面預(yù)算系統(tǒng)的完整報表體系，滿足公司內(nèi)部和上級單位的各類管理需求：①預(yù)算報表：包括年度預(yù)算各類報表、月度預(yù)算各類報表、預(yù)算調(diào)整各類報表以及其他上級管理單位要求的格式化報表等；②核算報表：包括年度、月度的核算三大報表、產(chǎn)成品庫存報表、生產(chǎn)成本相關(guān)報表、銷售成本相關(guān)報表等。主要為月度稅金預(yù)算、生產(chǎn)成本預(yù)算等預(yù)算編制時提供參考數(shù)據(jù)；③預(yù)算執(zhí)行對比分析報表：包括費用、資本性支出、原料與主要材料收付存、成本、稅利等各類執(zhí)行對比報表，分為年度執(zhí)行進度報表和月度執(zhí)行報表。

1.4.2預(yù)算分析方法

各類報表可以實時刷新數(shù)據(jù)，并根據(jù)打開報表的用戶權(quán)限展現(xiàn)不同的數(shù)據(jù)。每個業(yè)務(wù)部門預(yù)算員都可以看到本部門到昨天為止的預(yù)算數(shù)據(jù)和執(zhí)行情況，超越一定閾值可以進行預(yù)警。全面預(yù)算管理系統(tǒng)提供了靈活的預(yù)算分析方式，提供拖拽、過濾、鉆取、公式制作等多種數(shù)據(jù)處理和分析功能，可以實現(xiàn)多個角度的分析。有電腦基礎(chǔ)的財務(wù)人員還可以自己動手修改報表格式或制作新的報表，滿足業(yè)務(wù)需求變化時新的分析需求。

2　基于ERP的全面預(yù)算管理系統(tǒng)的實施

2.1系統(tǒng)架構(gòu)

全面預(yù)算管理系統(tǒng)是部署在BW（Business Infotmation Watehouse，商務(wù)信息倉庫）系統(tǒng)上、基于數(shù)據(jù)倉庫的。數(shù)據(jù)倉庫的特點決定了全面預(yù)算系統(tǒng)具有處理海量數(shù)據(jù)、面向分析的能力。全面預(yù)算系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)間之間采用了自有的數(shù)據(jù)集成機制，摒棄了中間件或接口的集成方式，數(shù)據(jù)傳輸處理效率大大提高，真正實現(xiàn)了無縫集成。通過全面預(yù)算系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的無縫集成，可以實現(xiàn)：①預(yù)算指標與業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)數(shù)出一門，保持一致；②預(yù)算數(shù)據(jù)實時下發(fā)，實時控制；③預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)實時收集，實時反映預(yù)算執(zhí)行情況。圖3為全面預(yù)算管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)模塊的關(guān)系示意圖。

圖3　ERP中全面預(yù)算管理系統(tǒng)與其他模塊之間的關(guān)系

2.2技術(shù)工具

本次全面預(yù)算管理系統(tǒng)的實施采用了SAP公司的BW（Business InfotmationWatehouse，商務(wù)信息倉庫）為軟件工具。BW是SAP公司的一個數(shù)據(jù)倉庫軟件，它從SAP的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)、非SAP的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)、本地文件或者其他數(shù)據(jù)倉庫軟件抽取數(shù)據(jù)上載到數(shù)據(jù)倉庫中，用Exce1、網(wǎng)頁等各種方式進行展現(xiàn)。BW由多個組件組成，本次全面預(yù)算系統(tǒng)用到了BW的下列工具。

2.2.1BW-DataWatehousing（DW，數(shù)據(jù)倉庫）

DW提供了數(shù)據(jù)抽取、清洗、轉(zhuǎn)換、加載、數(shù)據(jù)建模、數(shù)據(jù)管理等功能。全面預(yù)算系統(tǒng)中的多維度預(yù)算指標體系的建立，從ERP系統(tǒng)中抽取主數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，下發(fā)預(yù)算等都通過DW來實現(xiàn)。

2.2.2BW-Business P1an and Simu1ation（BW-BPS，業(yè)務(wù)計劃模擬）

BPS是BW系統(tǒng)提供的一個全面預(yù)算管理工具，它提供了計劃、預(yù)算、預(yù)測、監(jiān)控、報表和分析等多種功能，用戶可以用它建立預(yù)算模型，實現(xiàn)自上而下的計劃和自下而上的匯總，在過程中提供了匯總、攤銷、重估、復(fù)制、自定義公式等一系列功能，同時也可以自定義個性化的各種功能，上文提到的多層級的審批流程，就是通過自定義而實現(xiàn)的。

2.2.3BW-Business Exp1otet（BW-BEx，業(yè)務(wù)瀏覽器）

BW-BEx是BW的一個組件，提供了一系列報表工具對數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)進行靈活的查詢、展示和分析?？梢曰诰W(wǎng)絡(luò)或Exce1方式展現(xiàn)各種查詢和報告，能夠通過拖拽、過濾、鉆取、公式制作等多種數(shù)據(jù)處理和分析方法實現(xiàn)多層次、多角度的數(shù)據(jù)查詢和分析。借助BW-BEx，可以實現(xiàn)多維度的預(yù)算分析。

3　結(jié)語

基于ERP系統(tǒng)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)實施后，預(yù)算編制周期縮短，預(yù)算編制精細化水平得到提高，預(yù)算執(zhí)行的實時控制、事前控制得以實現(xiàn)，各類預(yù)算報表自動生成，實現(xiàn)了預(yù)算多角度分析，預(yù)算分析的及時性、準確性、全面性大大提高，真正做到全面、全員的預(yù)算管理，確保了預(yù)算執(zhí)行力和約束性。企業(yè)由做報表轉(zhuǎn)換到分析報表，獲得業(yè)務(wù)重點的轉(zhuǎn)換和管理上的提升，使公司管理層能夠及時監(jiān)督業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)行偏差并進行調(diào)整，促進企業(yè)資源的合理分配，確保企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.031

F275；TP311.52

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1673-0194（2016）13-0060-05

2016-03-26

裴奇（1981-），女，江蘇人，碩士，浙江中煙工業(yè)有限責任公司信息中心工程師，主要研究方向：信息化項目建設(shè)、信息化技術(shù)應(yīng)用。