財務共享模式下“會計工廠”探索研究
—以某大型國有企業(yè)財務共享中心為例

■　侯增周（中國石化財務共享服務中心東營分中心 山東東營 257000）

財務共享模式下“會計工廠”探索研究
—以某大型國有企業(yè)財務共享中心為例

■侯增周（中國石化財務共享服務中心東營分中心 山東東營 257000）

隨著企業(yè)組織越發(fā)復雜和財務信息化進程加快，財務共享服務模式應運而生，然而該模式的運行受多種因素的影響，制約其效率和服務質(zhì)量的提升。本文通過對某大型國有企業(yè)財務共享中心試運行的分析，提出了在財務共享模式下推行“會計工廠”的理念，并設計了會計工廠的運行流程和保障措施。

財務共享 會計工廠 模式

從財務共享服務到“會計工廠”的提出

財務共享服務源于公司國際化、信息化發(fā)展和經(jīng)營規(guī)模高速增長。20世紀80年代初，福特公司在歐洲成立了世界上第一家財務共享服務中心，時至今日，世界《財富》500強企業(yè)50%及100強企業(yè)80%實施了財務共享服務，國際大石油公司殼牌、英國石油、康菲石油等都已經(jīng)建立了全球財務共享服務中心。某大型國有企業(yè)是一家定位國際化，力爭世界一流的特大型石油石化企業(yè)集團。公司業(yè)務鏈長，涉及能源化工上中下游，包括石油勘探與開發(fā)、石油工程技術(shù)、煉油化工生產(chǎn)、煉化工程技術(shù)、產(chǎn)品銷售以及各類專業(yè)公司等；公司業(yè)務分布廣，公司與全球60多個國家有業(yè)務往來，全國32省市均有業(yè)務分布；公司管理層級多、人員多，全集團共有200多家分（子）公司，90多萬員工，2萬多財務人員。近年來，公司國際化步伐加快，業(yè)務轉(zhuǎn)型擴張加速，財務分散管理模式的弊端凸顯，財務管理已不能適應公司快速發(fā)展的步伐，亟需通過管理創(chuàng)新進一步挖掘自身潛力，發(fā)揮整體優(yōu)勢，支撐公司發(fā)展戰(zhàn)略。

（一）財務共享服務模式存在的主要問題及表現(xiàn)

人員分工及業(yè)務處理方式未能充分發(fā)揮生產(chǎn)效率。一是貫穿全過程的會計核算方式降低了業(yè)務處理效率。共享服務中心的工作人員在進行賬務處理時，首先要審核發(fā)票效力、判斷發(fā)票類型、記錄發(fā)票金額，然后判斷合同履行是否符合合同規(guī)定、履行信息填列是否準確，最后核對發(fā)票金額與合同履行結(jié)算報告單本次結(jié)算金額是否一致。大量的關注點不僅需要工作人員具備強烈的責任心和謹慎性，更需要具備較高的業(yè)務素質(zhì)；對于標準化的業(yè)務也耗費了操作人員大量時間，影響了工作效率。二是大量輔助核算信息的維護，增加了業(yè)務處理的復雜程度?；谄髽I(yè)管理的內(nèi)在需要，同類業(yè)務在不同公司之間、同一公司的不同業(yè)務之間處理存在大量個性化需求，共享服務中心的工作人員在保證核算科目與入賬金額正確的同時，還需要維護大量輔助核算信息。

業(yè)務處理標準與核算規(guī)范有待進一步統(tǒng)一。由于不同分（子）公司的核算規(guī)范和業(yè)務處理要求不一致，共享服務中心的工作人員需要對不同企業(yè)進行區(qū)別核算，不僅影響了共享服務效率，還影響了業(yè)務處理的準確性和規(guī)范性。

人為差錯影響核算準確性。人為差錯是指由于記賬人員本人的原因所造成的賬務處理差錯，如工作疏忽、責任心不強、會計法規(guī)不熟練等。

（二）建設“會計工廠”理念提出的意義

為財務戰(zhàn)略目標提供支持與保障。“會計工廠”模式的研究，有助于從另一個角度重新認識財務核算，建立標準化操作流程，為企業(yè)決策和管理提供標準化的、科學的、可對比的依據(jù)，提高企業(yè)對激烈市場競爭的反應能力和適應能力。實現(xiàn)不同分（子）公司、不同周期的成本管理對比，全面提高企業(yè)經(jīng)濟效益，保障戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

有利于完善財務管理機制。“會計工廠”引入標準化核算模式，建立以標準化為基礎、以實現(xiàn)戰(zhàn)略為目標的管理體系，在明晰各分（子）公司業(yè)務流程的基礎上，對企業(yè)業(yè)務進行正確客觀的財務反映。這有利于企業(yè)建立客觀公正的激勵與約束相結(jié)合的財務管理機制，有利于促進生產(chǎn)流程的改進、作業(yè)質(zhì)量和效率的提高，有利于促進企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的不斷改善和經(jīng)營機制的完善。

為財務共享服務全面推廣奠定基礎。隨著企業(yè)不斷的上線，業(yè)務處理的效率瓶頸日益凸顯，而憑證模板化處理模式能夠高效準確的進行賬務處理，降低賬務處理差錯率，提升管理效益，保證資源的合理有效利用和管理決策的科學可靠性。

“會計工廠”模式構(gòu)建

（一）“會計工廠”的內(nèi)涵

“會計工廠”是在財務核算流程標準化和信息化的基礎上，將標準化的會計核算內(nèi)容按照規(guī)則拆分為數(shù)個自然語言描述的信息歸集單元，通過信息轉(zhuǎn)換機制將一般自然語言轉(zhuǎn)化為會計語言的信息系統(tǒng)。具體來說，就是將一項會計核算服務拆解為憑證日期收集、摘要填寫、發(fā)票信息收集、金額填寫、數(shù)據(jù)校驗、信息審核、憑證生成等無數(shù)個細小動作，每一項細小動作都能夠清晰地被標準化，實現(xiàn)會計核算的標準化、智能化、集成化，形成“工廠化”的流水線作業(yè)模式制作會計憑證。

（二）會計工廠體系構(gòu)建

縱向上，“會計工廠”體系由不同“標準化模板”構(gòu)成，每一個標準化模板對應一類會計業(yè)務，標準化模板作為會計工廠的憑證生產(chǎn)流水線，依據(jù)會計準則按照一定轉(zhuǎn)換邏輯將經(jīng)濟語言翻譯為統(tǒng)一、標準的會計語言，生成會計記賬憑證。

橫向上，系統(tǒng)流程設計上，“會計工廠”模式打破目前一筆會計業(yè)務由單人處理的現(xiàn)狀，將一項會計核算業(yè)務拆解為數(shù)個細小動作，在標準化的基礎上將業(yè)務處理過程劃分為“業(yè)務分類”、“信息收集”、“預制審核”三個流程處理節(jié)點。其中，“業(yè)務分類”流程是判斷業(yè)務核算性質(zhì)，確定憑證標準化模板；“信息收集”流程是進行基礎經(jīng)濟信息采集；“預制審核”流程是對模擬記賬憑證進行審核。在全部三個處理流程中，“業(yè)務分類”、“預制審核”兩個流程對人員業(yè)務素質(zhì)要求較高，由具備較高業(yè)務素質(zhì)的專業(yè)會計人員處理；“信息收集”流程對人員業(yè)務素質(zhì)要求較低，不具有會計專業(yè)背景的人員也能夠勝任，同時還保證了業(yè)務處理質(zhì)量，從根本上解決了日益增長的業(yè)務量和業(yè)務處理效率瓶頸之間的矛盾。

第一，制定“標準化模板”，實現(xiàn)核算標準化。其一，會計準則是保障核算質(zhì)量的根本。在“會計工廠”模式下，通過制定標準化模板，將會計準則嵌入標準化模板中，通過規(guī)范的業(yè)務流程、系統(tǒng)流程，生成統(tǒng)一會計記賬憑證，保證核算質(zhì)量。其二，業(yè)務梳理是保障模板質(zhì)量的前提。共享中心各運營部骨干用戶對全部應收、應付、成本、資金、資產(chǎn)、總賬業(yè)務進行梳理，以提高業(yè)務操作規(guī)范化程度、自動化程度，減少人為主觀判斷，以改進和提高勞動生產(chǎn)率和工作效率為原則，篩選出重復性高、業(yè)務量大、標準化程度高的業(yè)務，確定可適用會計工廠化操作的憑證標準化業(yè)務，約占全部手工憑證量的70%以上。其三，做好模板審核校驗，把好模板出口關。各類模板制定后，經(jīng)共享中心專家組審核，由總部有關部門、會計師事務所審定后執(zhí)行，確保股份公司內(nèi)部核算的標準、規(guī)范、統(tǒng)一，為出具高質(zhì)量的財務報告提供保障。

第二，業(yè)務流程發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，實現(xiàn)智能化。其一，將憑證記賬工作流程固化到系統(tǒng)中，實現(xiàn)流水線工作方式。按照“會計工廠”業(yè)務處理模式，將憑證記賬處理過程劃分為“業(yè)務分類”、“信息收集”、“預制審核”三個處理流程，并將三個業(yè)務處理流程固化到系統(tǒng)中，通過工作流引擎實現(xiàn)工作流程的自動驅(qū)動，一項工作流程處理完后，系統(tǒng)自動觸發(fā)下一工作流程，并以“待辦清單”的方式展示在下一流程處理界面，使業(yè)務相關環(huán)節(jié)和相關人協(xié)同工作，實現(xiàn)工作的流程化、專業(yè)化、智能化處理方式；同時系統(tǒng)對每一工作流程的操作設置不同權(quán)限級別，分別由不同崗位人員處理，實現(xiàn)工作的專業(yè)化分工。其二，引入新手段、新技術(shù)，提高系統(tǒng)處理效率。一是在系統(tǒng)中引入影像識別（OCR）技術(shù)，實現(xiàn)增值稅發(fā)票信息自動采集；二是與中石化合同管理系統(tǒng)（CMIS）進行集成，實現(xiàn)合同信息的自動采集，優(yōu)化提升了處理效率。其三，與財務共享服務自助平臺（以下簡稱FSS）相集成，方便企業(yè)實時了解核算進度。將FSS系統(tǒng)與“會計工廠”記賬系統(tǒng)相集成，把憑證記賬過程轉(zhuǎn)化為清晰的、方便查詢的進度信息，并按照要求實時呈現(xiàn)在企業(yè)面前，方便企業(yè)查詢核算進度，滿足管理需求。

第三，制定基礎信息集成規(guī)則，支撐自動生成憑證，實現(xiàn)集成化。其一，對生成記賬憑證的信息進行梳理，為實現(xiàn)經(jīng)濟信息向會計信息轉(zhuǎn)換提供數(shù)據(jù)基礎。為實現(xiàn)“會計工廠”記賬流程，將合同、發(fā)票、申請單、輔助核算資料中的一般語言信息（金額、稅額、供應商、質(zhì)保金等）轉(zhuǎn)化為會計語言信息，對生成會計記賬憑證的借方、貸方全部字段信息進行收集分析，按照信息來源共分為三類，其中：第一類來源于系統(tǒng)的基本信息，包括憑證日期、記賬日期、憑證類型信息、記賬本位幣等；第二類來源于FSS系統(tǒng)中企業(yè)申請單、附件清單中的輔助核算信息，包括附件張數(shù)、WBS元素號、網(wǎng)絡作業(yè)號、訂單信息、成本中心等信息；第三類來源于發(fā)票、合同的經(jīng)濟信息，包括發(fā)票金額、發(fā)票號、稅額、稅率、保證金等信息。其二，按照生成記賬憑證的信息來源，在系統(tǒng)中定制不同集成邏輯。第一類基本信息通過系統(tǒng)自動生成和模板中定制固定字符的方式進行集成。其中包括：日期信息根據(jù)PC服務器日期自動生成；憑證類型、記賬本位幣等信息直接定制在系統(tǒng)中。第二類輔助核算信息通過系統(tǒng)自動采集和手工錄入的方式進行集成。其中包括：附件張數(shù)、單項WBS元素號、單項訂單等信息通過從FSS系統(tǒng)中企業(yè)申請單自動采集；成本中心、網(wǎng)絡作業(yè)號等通過手工錄入方式進行集成。第三類經(jīng)濟信息通過OCR發(fā)票影像識別、CMIS系統(tǒng)采集和手工錄入的方式進行集成。其中包括：增值稅發(fā)票信息（包括供應商、金額、稅額、發(fā)票號等7項內(nèi)容）通過OCR影像識別技術(shù)自動識別提取發(fā)票內(nèi)容進行集成；合同信息（包括供應商信息、合同履行金額、審批記錄、付款申請金額和質(zhì)保金金額等），通過與CMIS系統(tǒng)接口進行自動采集；其它普通發(fā)票信息、代扣稅信息等通過手工錄入方式集成。其三，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務核算特點，在系統(tǒng)中定制不同基礎信息錄入界面。通過對形成記賬憑證的基礎信息中手工采集部分進行梳理，按照來源在系統(tǒng)中定制不同信息錄入界面，包括“基本信息收集界面”、“發(fā)票信息收集界面”、“工程結(jié)算審查表信息收集界面”、“代扣稅信息收集界面”、“CO分配規(guī)則錄入界面”等，分別由不同崗位人員進行信息手工采集。同時，在信息收集界面中，根據(jù)信息采集特點，定制了自動記憶、快速復制粘貼、數(shù)據(jù)模板批量上載、合計金額（稅額）的自動計算等功能，提高手工信息采集效率。其四，定制信息轉(zhuǎn)換邏輯，將經(jīng)濟信息轉(zhuǎn)換為記賬信息，實現(xiàn)憑證自動集成。應收、應付、資金、資產(chǎn)、成本等不同類型經(jīng)濟業(yè)務記賬在系統(tǒng)中是通過不同事物代碼實現(xiàn)的，按照實際業(yè)務記賬方式，針對每一個憑證模板在系統(tǒng)中定制不同事物代碼接口和憑證類型，確定信息傳輸接口；同時，將系統(tǒng)收集到的基礎信息與形成記賬憑證的字段信息進行逐一對應，定制系統(tǒng)的信息轉(zhuǎn)換邏輯，完成經(jīng)濟信息向憑證信息的轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)憑證自動集成。

表1 <外委修理>基本信息收集界面

表2 <外委修理>發(fā)票信息收集界面

表3 <外委修理>合同履行信息收集界面

第四，定義嚴謹校驗規(guī)則，保障核算信息質(zhì)量。根據(jù)不同業(yè)務的實際情況，在系統(tǒng)中定義不同界面校驗規(guī)則，對各類數(shù)據(jù)信息分別進行隸屬校驗、界面校驗和整體校驗，保證核算信息質(zhì)量。其一，隸屬校驗。包括成本中心隸屬申請利潤中心校驗、WBS元素隸屬申請利潤中心校驗、網(wǎng)絡作業(yè)號隸屬WBS元素、對使用單位隸屬成本中心校驗等。其二，界面校驗。包括字段必輸項校驗、字段長度校驗、漢字/數(shù)字/字母等標準化字符校驗、金額、稅率、稅額間的校驗、摘要自動形成和長度校驗等。其三，整體校驗。包括合同履行金額、發(fā)票金額、本次付款金額、稅率、稅額、質(zhì)保金額間相互校驗等。

（三）“會計工廠”處理流程

本文以“外委修理費”業(yè)務為例，對財務共享模式下“會計工廠”業(yè)務處理流程進行介紹：

企業(yè)業(yè)務人員在FSS平臺提交業(yè)務申請，并將業(yè)務申請單、發(fā)票、合同、輔助核算資料等附件寄送到共享中心憑證檔案運營部，憑證檔案運營部人員對原始資料進行掃描、質(zhì)檢等操作，并將該筆業(yè)務派工到應付核算運營部。

“業(yè)務分類”處理流程。應付運營部會計人員根據(jù)影像資料審核業(yè)務的發(fā)票、合同等附件內(nèi)容是否符合要求，輔助核算信息是否提交完整、準確，完成業(yè)務單據(jù)的初審；同時，會計人員根據(jù)發(fā)票、合同等經(jīng)濟內(nèi)容判斷業(yè)務核算分類，將該筆業(yè)務分派到“外委修理費”憑證標準化模板。

“信息收集”處理流程。系統(tǒng)根據(jù)前端分派結(jié)果自動調(diào)用“外委修理費”憑證標準化模板，生成基本信息、發(fā)票信息、合同信息收集界面，由基礎數(shù)據(jù)采集人員根據(jù)影像資料完成數(shù)據(jù)錄入工作。其中包括：基本信息收集，按照申請單附件內(nèi)容錄入“費用項目”、“成本中心”、“WBS元素”、“訂單”、“金額”、“附件數(shù)量”等信息，如表1所示；發(fā)票信息收集，增值稅發(fā)票信息由影像識別（OCR）系統(tǒng)進行自動識別，自動提取發(fā)票信息（供應商、金額、稅額等7項內(nèi)容），人工審核結(jié)果無誤后確認完成發(fā)票信息收集，如表2所示；合同信息收集，通過與CMIS系統(tǒng)接口，按照申請中的合同序號或合同編號在CMIS系統(tǒng)中自動獲取相關供應商信息、合同履行金額、審批記錄、付款申請金額和質(zhì)保金金額等核算信息，如表3所示。

“預制審核”處理流程。系統(tǒng)根據(jù)后臺配置分配轉(zhuǎn)換規(guī)則，自動將基礎信息轉(zhuǎn)換為會計信息，生成預制會計憑證；同時，系統(tǒng)根據(jù)配置的校驗邏輯對業(yè)務基礎信息進行校驗，生成校驗結(jié)果；憑證審核人員在確認系統(tǒng)校驗結(jié)果無誤后，對照影像資料審核預制憑證，審核憑證的記賬科目、成本中心、金額、稅額、供應商、質(zhì)保金等信息是否正確，審核通過后進行確認，系統(tǒng)自動通過接口寫入ERP（或AIC）系統(tǒng)生成正式記賬憑證，并將記賬憑證號回寫至FSO系統(tǒng)中對應的服務請求，結(jié)束該筆業(yè)務。

“會計工廠”的優(yōu)勢

財務共享實施后，我們在試運行階段對全部業(yè)務流程進行再改造，建立了標準化、規(guī)范化會計產(chǎn)品的輸出工廠，與傳統(tǒng)的財務信息系統(tǒng)相比，會計工廠的優(yōu)勢有以下幾點：

（一）提高了核算準確性，降低核算風險

會計工廠模式下，不同企業(yè)的輔助核算差異配置在憑證模板中，核算人員不再需要考慮企業(yè)個性化核算需求，僅需按照流程節(jié)點進行標準化操作，即可完成不同企業(yè)、不同類型憑證制作，保障了核算的準確性。憑證模板設計時還充分考慮了流程規(guī)范、崗位設置、制度制定方面內(nèi)部控制的要求，依托系統(tǒng)固化了財務管理和風險控制的要求，從源頭上加強了系統(tǒng)的嚴謹性、安全性和合規(guī)性，使會計核算風險得到有效降低，為決策者提供的財務數(shù)據(jù)質(zhì)量更高。

（二）靈活模板配置，滿足不同企業(yè)核算需求

會計工廠模式下，在標準的會計模板中定制了靈活、可變的客制化字段信息，可以根據(jù)不同企業(yè)核算要求、核算特點設定不同會計模板內(nèi)容，滿足不同企業(yè)區(qū)域化、個性化核算需求。

（三）規(guī)范統(tǒng)一會計核算流程，為公司統(tǒng)一財務核算標準的貫徹執(zhí)行提供保證

會計工廠模式下，所有經(jīng)濟業(yè)務都將嚴格按照核算的標準流程進行業(yè)務處理，將統(tǒng)一的會計制度、核算方法和標準編碼貫穿到系統(tǒng)中去，標準化的過程能夠使各分公司和子公司將各具差異的業(yè)務用統(tǒng)一的標準處理，為公司統(tǒng)一財務核算標準的貫徹執(zhí)行提供保證。

（四）降低運營成本，提高工作效率

會計工廠模式下，財務共享中心對業(yè)務流程和規(guī)則進行了標準化管理，從而優(yōu)化消除了多余的協(xié)調(diào)以及重復的、非增值的作業(yè)，同時專業(yè)化分工的實現(xiàn)最終將使從事該項工作的員工技能要求降低，從而能夠?qū)⒏咚刭|(zhì)財務人員置換為更低成本的人員，以達到降低財務共享成本的目的。另外，將分散的會計業(yè)務集中在“會計工廠”處理，把復雜的工作變得更簡單、更標準，更明細，有利于會計工作質(zhì)量和效率的提高。

研究方向

（一）構(gòu)建風險控制點，加強風險管理

系統(tǒng)風險點控制。一是源頭上加強系統(tǒng)訪問權(quán)限控制，通過用戶權(quán)限管理，來確定各企業(yè)用戶可以使用的功能權(quán)限，記錄用戶操作的日志，以備跟蹤；建立數(shù)據(jù)備份策略，當數(shù)據(jù)庫出問題時，保證企業(yè)管理信息數(shù)據(jù)盡可能得以恢復。二是加強系統(tǒng)運行安全控制，安裝入侵偵測設備，隨時檢測企業(yè)網(wǎng)絡中的數(shù)據(jù)，檢查是否是攻擊的數(shù)據(jù)包，然后報警或停止對方的訪問請求，從而保護系統(tǒng)不受攻擊；同時通過安全掃描軟件，定時對企業(yè)信息管理系統(tǒng)進行掃描，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全漏洞。

業(yè)務風險點控制。一是在系統(tǒng)中增加自動校驗邏輯，對供應商、發(fā)票金額、稅額、稅率等信息建立多維度的校驗邏輯，確保錄入信息準確性。二是在系統(tǒng)中增加人工審核節(jié)點，對會計模板的準確性、會計產(chǎn)品的正確性進行審核，確保系統(tǒng)安全運行。

（二）豐富會計產(chǎn)品內(nèi)容，提供多樣化服務

一是根據(jù)企業(yè)管理需求定制個性化的會計模板，豐富會計核算內(nèi)容。二是在系統(tǒng)內(nèi)建立多種類型的經(jīng)濟活動分析模板，比較業(yè)務收入與各種費用之間的收支差額，繪制數(shù)據(jù)曲線，分析問題，查明原因。三是拓寬分析角度，統(tǒng)計包括物料管理、價格趨勢等多元化信息，做好生產(chǎn)經(jīng)營預算、分析、風險管控等價值管理工作。

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▲中石化招標課題“石油工程公司科研項目經(jīng)濟效益評價研究”（批準號：SG14-13K）

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