表格數(shù)據(jù) Word“自提”有術(shù)

王志軍

我們經(jīng)常會遇到一些表格與文字的混合型文檔，其中表格中的數(shù)據(jù)常常來自于數(shù)據(jù)庫，如圖1所示。有時，需要對其中的數(shù)據(jù)進行還原，也就是將這些表格中的信息還原回數(shù)據(jù)庫形式的表格。由于文檔中表格多，表格間含有許多文字，拖拽滾動條很難定位。在不借助其他程序（如Excel）的前提下，利用Word本身的功能，其實也可實現(xiàn)上述數(shù)據(jù)還原的要求。

一、常規(guī)的逆序處理法

1. 獲得純表格

按下Ctrl+H組合鍵，打開“查找和替換”對話框，切換到“查找”選項卡，查找“[一-龥]*冊^13”，這里的“[一-龥]”表示所有中文漢字（注：“龥”五筆編碼wglm，拼音yue），在“閱讀突出顯示”列表下選擇“全部突出顯示”，這樣就可突出顯示所有查找到的內(nèi)容，關(guān)閉查找對話框，按下Delete鍵，執(zhí)行之后即可刪除表格之外的所有內(nèi)容。此時你會發(fā)現(xiàn)每兩個表格之間還存在一個多余的段落標(biāo)記，選擇任意一個表格間的段落標(biāo)記，在“編輯”功能組依次選擇“選擇→選擇格式相似的文本”即可選中所有表格間的段落標(biāo)記，按下Delete鍵刪除即可。效果如圖2所示，此時看到的就只是一個合并在一起的表格。

2. 獲得無格式文本

按下Ctrl+A組合鍵全選所有內(nèi)容，剪切之后選擇“選擇性粘貼→無格式文本”，當(dāng)然也可以打開一個新建文檔窗口進行操作。

3. 表格與文本的多次轉(zhuǎn)換

按下Ctrl+A組合鍵全選所有內(nèi)容，切換到“插入”選項卡，在“表格”功能組依次選擇“表格→文本轉(zhuǎn)換成表格”，列數(shù)設(shè)置為“1”，文字分隔位置選擇“制表符”，此時可以獲得1列形式的一個表格。切換到“布局”選項卡，在“數(shù)據(jù)”功能組選擇“轉(zhuǎn)換為文本”，文字分隔符選擇“段落標(biāo)記”，執(zhí)行之后可以得到如圖3所示的文本效果。

4. 刪除奇數(shù)行

很顯然，上述文本存在許多重復(fù)的內(nèi)容，需要將其刪除。切換到“替換”選項卡，查找“（^13）（^13）”，替換為“＼3^p”，表示刪除奇數(shù)行，保留偶數(shù)行。效果如圖4所示，這就是我們所需要的內(nèi)容。

完成上述步驟之后，接下來的步驟就簡單多了。切換到“插入”選項卡，選擇“表格→文本轉(zhuǎn)換成表格”，選擇“12”列，這樣就可以得到所有的數(shù)據(jù)。為了保證顯示的效果，建議將紙張方向設(shè)置為“橫向”并作適當(dāng)調(diào)整。當(dāng)然此時我們得到的是一個沒有表頭的表格，此時請手工添加表頭，最終效果如圖5所示。

二、利用VBA正序處理

如果使用的是Word 2007或更高版本，也可以利用簡單的VBA代碼進行處理，這里以Word 2016版本為例進行說明。

按下Alt+F11組合鍵，打開VBA編輯器窗口，依次選擇“插入→模塊”，在右側(cè)窗格插入一個空白模塊，粘貼簡短代碼，如圖6所示（相關(guān)代碼可從http：//pan.baidu.com/s/1jI97J3w下載）。“test”表示代碼名稱，可以任意設(shè)置。檢查無誤之后，依次選擇“文件→關(guān)閉并返回到Microsoft Word”命令，返回Word主界面，按下Alt+F8組合鍵，選擇并運行宏，很快就可以將文檔中的表格全部選中。

打開一個新建文檔，選擇“選擇性粘貼→無格式文本”，此時可以看到如圖7所示的效果，接下來的處理步驟與方法一完全相同。