干部人事檔案管理中存在的問題及對策

王家龍

干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，是維護干部合法權(quán)益的重要憑證。同時，干部人事檔案對干部人事工作有較好的規(guī)范和監(jiān)督作用，也是研究組織干部工作規(guī)律的重要史料。近年來，按照科學(xué)管理、制度管理、規(guī)范管理要求，各地都在規(guī)范干部人事檔案管理，提高檔案管理水平，維護檔案的真實、完整和安全，干部人事檔案管理已初步達到“妥善保管、有序存放、安全運行”的科學(xué)管理方式。但在當(dāng)前自上而下的干部人事檔案審查過程中，也暴露出了干部人事檔案管理中的一些問題，急需解決和完善。本文試就干部人事檔案管理的有利因素、存在的問題及對策，結(jié)合檔案工作的實際，進行闡述和探討。

一、干部人事檔案管理的有利因素

1.有較為成熟的人事檔案管理體系。中央組織部和國家人事部門，以及地方各級各系統(tǒng)組織、人事部門大都統(tǒng)一管理人事檔案，有專門的檔案室，并按規(guī)定配備有專職或兼職檔案管理人員，自上而下形成較為成熟的檔案管理體系。

2.有完善的管理制度和實施細則。為使人事檔案管理有章可循，中組部、原人事部相繼制定頒布了一系列檔案管理的條文款項，各地區(qū)結(jié)合實際出臺了相應(yīng)的實施細則，使檔案管理更系統(tǒng)化、規(guī)范化。

3.有統(tǒng)一的細化分類標(biāo)準(zhǔn)。全國范圍內(nèi)的干部人事檔案基本按照統(tǒng)一的十大類進行分類，上下一致，便于整理審查，這說明我國在人事檔案的案卷質(zhì)量、鑒定、保管等方面，較之以前有較大進步。

4.有可靠的人員隊伍保障。建立了檔案工作人員管理培訓(xùn)制度，定期開展檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高了干部人事檔案管理人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，使干部人事檔案管理有了可靠的人員隊伍保障。

二、干部人事檔案管理存在的問題及原因

1.檔案材料內(nèi)容不完善，前后記載不一致。人事檔案的履歷表和各類任免表、登記表中的家庭成員欄內(nèi)，家庭成員填寫不完整；有些姓名前后不一致或?qū)懛ú灰恢拢霈F(xiàn)同音不同字的現(xiàn)象；有些人事檔案沒有及時歸檔，材料不齊全；有的缺少年度考核表；有的工資變動材料不連貫；有的職務(wù)任免材料不完善，也有學(xué)歷學(xué)位存疑、黨員身份存疑、學(xué)歷造假等嚴(yán)肅問題；干部三齡兩歷不準(zhǔn)確的現(xiàn)象也較為普遍。這些問題，都直接影響了人事檔案的利用。

2.檔案發(fā)揮效用水平低。一是有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”“同出一轍”的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況，極大削弱的干部檔案的參考價值。二是干部人事檔案在干部人事的任免、調(diào)動、晉升中的影響力和執(zhí)行力不夠， 沒有充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的考察依據(jù)的功效。三是過分將重點放在了人事檔案的保存、存檔功能上，“檔案”被當(dāng)作堆積的非必需品，忽略了對它的開發(fā)利用，缺少靈活性和前瞻性。究其原因主要是缺乏檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運作機制，使檔案信息資源在社會發(fā)展中的作用沒有很好地凸顯出來，沒有實現(xiàn)干部人事檔案在改革實踐中的最大社會效益。

3.領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識不強。第一，認為每個人檔案存放的資料都大同小異，考察干部通過平常表現(xiàn)及業(yè)績即可，人事檔案沒有多大存在意義，未在檔案管理上給予資金支持。這是一種誤區(qū)，也體現(xiàn)出干部檔案材料內(nèi)容的單一、參考價值不高等問題。二是認為干部人事檔案是一項簡單收存材料的工作，只要保證檔案不丟失、不泄密，能夠及時給檔案使用者提供相關(guān)的資料就可以，無需費太多心神。三是檔案的利用率不高。雖然口頭上強調(diào)干部人事檔案工作的重要性，但在實際工作中并未給予足夠重視，認為干部人事檔案只要能應(yīng)付外調(diào)、上級檢查就不算重大工作，因此不到上級工作任務(wù)下達便不過問干部人事檔案管理部門工作狀況，不布置任務(wù)，不進行工作規(guī)劃，對檔案工作現(xiàn)狀不了解，不關(guān)心，不督促部門檔案工作人員提高效率，不能合理配置資源，致使檔案工作人員消極怠慢，檔案管理工作進展遲緩。

4.檔案工作人員工作不主動，存在應(yīng)付心理，缺乏干勁，對更新和豐富檔案的意識不強。第一，表現(xiàn)在認為缺材料、信息填報錯誤等問題都能通過之后的檔案審理一一解決，因此把關(guān)不嚴(yán)，把工作拖到日后，事倍功半，效率低下。第二，在補充材料時審核不過關(guān)，給部分干部檔案造假提供了便利條件。第三，人事單位存在的普遍的現(xiàn)狀是幾個人管理幾千本檔案，且與外界接觸較少，思想較為禁錮。許多人事檔案工作人員認為人事檔案工作是既瑣碎又沒有技術(shù)含量的工作，檔案的收發(fā)、取放、裝補、審查，常年如一日，于是安于現(xiàn)狀、墨守成規(guī)，缺乏定期計劃，不能對在實踐中發(fā)現(xiàn)的過時的和不適應(yīng)目前信息化檔案管理的舊思想、舊制度提出最直觀最合理的建設(shè)性意見，因此干部檔案管理同社會發(fā)展的新形勢產(chǎn)生距離。

5.干部本人無檔案意識，對組織上索要個人檔案材料時不配合。一是有些干部填寫自傳、政審材料、個人表現(xiàn)等材料時，濫用不符規(guī)格或易破損紙質(zhì)；簽字或填寫個人檔案材料時，不用藍黑墨水或碳素筆書寫，而是隨意使用純藍墨水或圓珠筆書寫。二是個別干部出于個人利益的驅(qū)動，在填寫表格、材料時，出于各種目的，故意歪曲事實，弄虛作假，人為造成個人檔案的失真失實，埋下產(chǎn)生歷史遺留問題的隱患。三是對個人檔案材料不負責(zé)任，不及時送交干部人事檔案管理部門存檔，私自保管；對組織上索要個人檔案材料，不配合或不提供線索。

三、解決問題的對策

1.干部人事檔案材料的收集要及時、主動、準(zhǔn)確。收集工作要有時間觀念，工作不能拖拉，材料不能堆積，要采取一切措施，盡快地將所形成的、新接收的人事檔案材料收集整理起來。干部人事檔案內(nèi)容每年都會有新內(nèi)容的增加，如干部年度考核、干部學(xué)歷的變化、職務(wù)和職稱的晉升、工資晉升與調(diào)整以及獎勵處分等等，不斷充實檔案內(nèi)容。及時收集檔案相關(guān)材料，是貫穿于干部人事檔案工作始終的一項經(jīng)常性工作。對于不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料退回形成材料的部門進行補辦，或者由干部本人補全應(yīng)填寫信息，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證干部人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

2.創(chuàng)新管理觀念，強化規(guī)范管理。在創(chuàng)新檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變思想是非常重要的一環(huán)。只有轉(zhuǎn)變觀念、實現(xiàn)了觀念的創(chuàng)新，才有利于推進檔案管理工作的創(chuàng)新，管理工作才能實現(xiàn)創(chuàng)新。當(dāng)下各級組織人社部門都在積極對干部人事檔案進行進一步的整理和認定，對涉及到干部本人的出生年月、參加工作時間、連續(xù)工齡、年終考核、工資調(diào)整晉升、學(xué)歷、黨團員登記表等主要資料，有異議和前后記載不一致或者矛盾的，要重新提供原始的以及連續(xù)的充分的彩色圖片及影視材料。借助當(dāng)前現(xiàn)代化電子化的設(shè)備使檔案資料的記載更加豐富多彩，使檔案管理不再黑白單調(diào)。因此當(dāng)前急需創(chuàng)新管理內(nèi)容，不能滿足于當(dāng)前保存的資料，而應(yīng)該有目的、有計劃地搜集檔案資源， 檔案資源才能做到實時、豐富、高質(zhì)量，做到這些，檔案室才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.加強信息資源建設(shè)，開展資源整合。傳統(tǒng)檔案管理工作較多應(yīng)用手工完成，隨著我國進入信息化時代，社會也得到了較快發(fā)展，如果依然應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式則會與當(dāng)前社會脫節(jié)。我們要加大檔案管理資金投入，重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用， 利用自動化系統(tǒng)展示自己的要求和意見，發(fā)揮新時期計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，保證管理手段逐步實現(xiàn)社會化、多元化與優(yōu)質(zhì)化。

4.要強化檔案意識，增強檔案管理人員的責(zé)任心。堅持高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范運行是檔案事業(yè)健康發(fā)展的必然途徑，然而檔案工作質(zhì)量的保證在于人。一方面要加強對檔案管理人員檔案理論知識和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，鼓勵其參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類繼續(xù)教育培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)研討會，通過加強相關(guān)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流，使檔案工作人員能不斷掌握新知識，拓展新視野，促進檔案工作水平的再提高。另一方面，要加強檔案工管理人員職業(yè)道德教育。檔案管理人員要具有對單位的責(zé)任感和愛崗敬業(yè)的奉獻精神，面對較難收集的材料，要主動出擊，積極想辦法，盡可能使檔案材料齊全、完整。

5.引進以人為本的管理理念。在檔案管理工作中要切實做到以人為本，管理人員在管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，工作人員的積極性和主動性是做好管理工作的根本。要考慮到檔案管理人員的發(fā)展?jié)摿?，關(guān)心每一個工作人員的需求，激發(fā)工作熱情，鼓勵工作創(chuàng)新，使檔案管理工作上檔升級。

綜上所述，干部人事檔案管理工作的強化是人力資源管理社會價值的重要體現(xiàn)，也是機關(guān)事業(yè)單位深化人力資源改革的重要保證，因此加強我國干部人事檔案管理工作是十分必要和迫切。