現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題與對策

張小藝

摘要：不論是企業(yè)還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案都是重要的人才信息載體，是選拔任用人才的重要信息來源和參考依據(jù)。隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題日益突出，影響著我國現(xiàn)代人事檔案管理的正常有序開展，降低了人事檔案管理的辦事效率，進(jìn)一步影響了單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文從現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題和不足出發(fā)，研究解決問題的對策和措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事檔案 管理 問題 對策

人事檔案管理是人事管理活動(dòng)的重要組成部分，記載了個(gè)人在各方面的表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組織整理起來的，是考核個(gè)人工作狀況、學(xué)習(xí)狀況、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、思想品質(zhì)等情況的原始記錄。人事檔案管理是在收集、整理、保管人才檔案后進(jìn)行的管理活動(dòng)，對開發(fā)人才具有重要作用。

一、人事檔案的作用

在現(xiàn)代人事管理活動(dòng)中，人事檔案的作用主要有兩方面的表現(xiàn)：

對員工而言，檔案具有的真實(shí)性和可靠性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其它任何資料，它的法律效力非常強(qiáng)，其它資料無法與其相比。無論是考試、就業(yè)、出國，還是辦理社會保險(xiǎn)、離職、退休等手續(xù)以及開具證明材料等，都需要檔案材料為依據(jù)。

對用人單位而言，人事檔案承載著重要的人才信息，是單位了解人才的最基本和最主要途徑。通過利用檔案信息，單位可以清楚準(zhǔn)確地了解員工以前的精力，考察其思想品德、工作能力等各方面，全面地了解一個(gè)人的基本信息情況和綜合素質(zhì)，是選拔任用人才的重要手段和工具，對培養(yǎng)和開發(fā)人才具有重要價(jià)值和意義。

二、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題和不足

1. 對現(xiàn)代人事檔案管理的認(rèn)識比較薄弱

人事檔案管理工作，與其它工作不同。不同于業(yè)務(wù)管理工作，直接影響單位效益和業(yè)績發(fā)展；不同于技術(shù)管理工作，為單位的發(fā)展提供技術(shù)支持。它只是在默默地工作，不容易引起人們的重視和注意，也不容易引起單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，甚至有些人片面地認(rèn)為人事檔案管理工作是簡單的文書工作，只要保管、整理、分類好各種檔案，保證檔案信息不泄露，應(yīng)付好上級或外界的查檔、外調(diào)就可以了。這種對人事檔案管理工作的認(rèn)識是不正確的，非常的薄弱，且存在誤區(qū)。

2. 現(xiàn)代人事檔案管理手段較落后

從當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，很多單位的人事檔案管理人員并沒有具備相應(yīng)的專業(yè)知識和專業(yè)技能，也沒有得到專業(yè)的人事檔案管理培訓(xùn)，不是太了解人事檔案管理的基本業(yè)務(wù)操作，甚至有些人事檔案管理人員是兼職的，因此投入在其中的精力肯定是有限的，不能很好地推動(dòng)現(xiàn)代人事制度改革的深入和落實(shí)，也很難從容地應(yīng)對單位內(nèi)部對人事調(diào)整、崗位變動(dòng)等引起的檔案管理工作。另外，在人事檔案的管理設(shè)備上，也存在著一定的問題，相對來說，比較簡陋和落后。沒有很好地將檔案保存在單獨(dú)的房間里，缺乏基本的管理和保管措施，甚至沒有防火、防潮、防盜等保護(hù)手段，停留在較低的管理水平上。

3. 現(xiàn)代人事檔案內(nèi)容質(zhì)量較低

人事檔案是每個(gè)人基本信息的說明書和記錄儀，應(yīng)該能比較全面地反映一個(gè)人的基本情況，達(dá)到“見檔如見人”的效果。但現(xiàn)實(shí)情況卻不盡如此，很多人的人事檔案內(nèi)容較少，信息量不足，個(gè)性特征信息不足等，可利用價(jià)值較低。即使在檔案里含有考核評價(jià)材料和鑒定資料等，但往往千篇一律，沒有獨(dú)特之處，內(nèi)容和形式雷同，不能真實(shí)地反映一個(gè)人的情況。人事檔案在觀念上存在著一定的偏差，比較重視政治表現(xiàn)、家庭狀況、社會關(guān)系等，對一個(gè)人工作情況的信息記錄相對來說欠缺，比如管理能力、心理素質(zhì)、技術(shù)特長等方面的情況，記錄內(nèi)容比較有限，需要補(bǔ)充。

4. 人事檔案信息開發(fā)力度不夠

從目前情況來看，人事檔案開發(fā)利用工作是比較被動(dòng)的，只有當(dāng)相關(guān)人員主動(dòng)要求進(jìn)行查閱時(shí)，才提供，缺少主動(dòng)服務(wù)的意識，開發(fā)動(dòng)力不足。有時(shí)候即便有查閱行為，也是提供黨團(tuán)信息、簡歷職稱等比較表面的工作。在真正開發(fā)利用人才、選拔培養(yǎng)人才上等預(yù)測能力較弱。這些行為嚴(yán)重影響和弱化了單位挖掘內(nèi)部人才的能力，忽視了人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用。由于人事檔案存在著一定的保密性，查閱審批流程比較復(fù)雜嚴(yán)格，限制也較多。因此人事檔案除了在提供職稱鑒定、崗位晉升等方面的利用價(jià)值外，大部分時(shí)間是長期沉睡的。

三、解決現(xiàn)代人事檔案管理問題的對策

1. 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理人員應(yīng)緊密結(jié)合工作需要，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，不斷地充實(shí)和提高自己，努力掌握和學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作知識，熟悉網(wǎng)絡(luò)和多媒體等新技術(shù)操作和應(yīng)用，參加形式多樣的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，了解先進(jìn)的管理技術(shù)，提高自身使用現(xiàn)代工具和應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的能力。積極學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的專業(yè)知識和專業(yè)技能，熟悉不同業(yè)務(wù)的要求，提高崗位應(yīng)用和管理技能。只有不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)知識和技術(shù)，借鑒成功的管理經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸成為具有較強(qiáng)管理能力和實(shí)際操作能力的人，才能更好地勝任人事檔案管理工作，也才能更好地開發(fā)利用好單位的人才，使其充分發(fā)揮工作能力，為單位做貢獻(xiàn)。

2. 完善人事檔案管理工作制度

人事檔案管理工作比較復(fù)雜繁瑣，需要有一定的規(guī)章制度來約束和規(guī)范，否則就會無章可循，比較混亂。加大宣傳《檔案法》的力度，增強(qiáng)民眾對檔案基本法律法規(guī)的了解，檔案管理人員也必須要知法、守法，自覺宣傳《檔案法》。另外，國家也要盡快抓緊落實(shí)《人事檔案管理法》，不斷地促使人事檔案管理工作走進(jìn)法制化、正規(guī)化的軌道，朝著程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向前進(jìn)。單位在收集檔案信息時(shí)，要嚴(yán)格要求檔案材料的歸檔、轉(zhuǎn)入、調(diào)出等程序，避免管理上出現(xiàn)漏洞，對檔案造假、涂改者依法處置，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理規(guī)章制度，堅(jiān)決追究人事檔案管理人員的職責(zé)，杜絕違法亂紀(jì)的現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)懲不貸。

3. 建立信息化的現(xiàn)代人事檔案管理系統(tǒng)

為了能方便快捷地管理單位內(nèi)部的人事檔案，單位應(yīng)根據(jù)需要建立一套適合自身的、完善的、人性的人事檔案管理系統(tǒng)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入其中，提高人事檔案的可查閱性、連續(xù)性，拓寬人事檔案的使用范圍。沿用科學(xué)化、信息化的檔案管理模式，方便檔案管理人員能夠及時(shí)地錄入檔案系統(tǒng)，更新、補(bǔ)充檔案信息，提高人事檔案管理的實(shí)效性。

4. 加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案管理

在流動(dòng)人員的檔案管理問題上，單位應(yīng)完善規(guī)章制度，明確各項(xiàng)要求，制定應(yīng)對流動(dòng)人員人事檔案管理工作的方案，建立健全收集流動(dòng)人員檔案信息的途徑和方式，確保收集到的資料及時(shí)歸檔和更新。嚴(yán)格管理檔案信息的查閱、傳遞、檢查等，做好流動(dòng)人員檔案信息的及時(shí)補(bǔ)充和更新，對其檔案信息應(yīng)遵守相應(yīng)的保密制度，不外泄。充分尊重流動(dòng)工作人員的個(gè)人隱私，對其信息的收集、整理，不得拖延，應(yīng)與其他員工一樣，享受同樣的對待。單位在對流動(dòng)人員的檔案管理上，應(yīng)做到一視同仁，利用好人事檔案信息，挖掘不同人才的潛力，讓其為單位更好地做出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

我國目前人事檔案管理模式還存在著一些問題和不足，對單位來說，人事檔案管理工作相當(dāng)重要，應(yīng)充分認(rèn)識到其對單位發(fā)展的重要作用和價(jià)值。隨著社會的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理方式和手段都需要不斷地做出調(diào)整，確保人事檔案管理工作達(dá)到一個(gè)新的高度，利用好現(xiàn)代科技手段，完善管理方法和管理手段，更新管理模式，從而更好地提高人事檔案管理的工作效率。

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