淺析企業(yè)CIS在對外接待工作中的可行性研究

劉何萍 張丹 陳筠 黃嘉佳

摘要：對外接待工作是企業(yè)行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要組成部分，本文以企業(yè)CIS理念在對外接待工作中的可行性研究為出發(fā)點，通過導(dǎo)入接待理念，規(guī)范行為，視覺符號等進行對外接待工作創(chuàng)新研究，提出適合Z企業(yè)接待工作改進辦法，以期不斷強化企業(yè)的對外接待形象設(shè)計和推廣，有助于企業(yè)獲得社會公眾的信任和支持，促進企業(yè)經(jīng)營業(yè)績長足增長。

關(guān)鍵詞：企業(yè)CIS 對外接待 可行性研究

一、緒論

隨著企業(yè)的飛速發(fā)展，企業(yè)對外接待工作任務(wù)也日益增多。這不僅是企業(yè)信息交流與對外聯(lián)絡(luò)的重要途徑，是服務(wù)公司發(fā)展大局的基礎(chǔ)性工作，也是展示企業(yè)形象的窗口工程，更是打造企業(yè)軟環(huán)境建設(shè)的重要組成部分。在“十三五”開局之年，提升企業(yè)對外接待工作，也已成為企業(yè)接待部門研究的一項重要課題。近年來，企業(yè)識別系統(tǒng)已經(jīng)被引入一些成熟企業(yè)的文化建設(shè)中，并取得了顯著的效果。比如，海爾集團多年形成的“真誠到永遠”、“客戶滿意”等文化，儼然成為海爾核心競爭力的重要組成部分。強化企業(yè)的對外接待設(shè)計和推廣，可強化企業(yè)形象，突出企業(yè)個性，更有利于企業(yè)在激烈的市場競爭中搶得先機。

Z企業(yè)是國有控股上市公司，從事多領(lǐng)域產(chǎn)品的研制開發(fā)、生產(chǎn)、銷售和服務(wù)，有明確的經(jīng)營理念和企業(yè)使命。本文通過研究Z企業(yè)接待工作現(xiàn)狀，調(diào)研發(fā)現(xiàn)該企業(yè)曾投入重金用于對外接待工作中展廳、咖啡廳等硬件設(shè)施打造，缺乏系統(tǒng)完善的對外接待工作理念和流程，適合通過導(dǎo)入企業(yè)識別系統(tǒng)，提升Z企業(yè)整體接待工作水平。

二、基于企業(yè)CIS的對外接待概念

企業(yè)識別系統(tǒng)Corporate Identity System，簡稱CIS，主要由MI（Mind Identity）理念識別、BI（Behavior Identity）行為識別和VI（Visual Identity）視覺識別三方面組成，是為塑造企業(yè)醒目統(tǒng)一的組織形象而策劃的識別系統(tǒng)。而企業(yè)對外接待工作則是指對來訪企業(yè)從事視察調(diào)研、檢查指導(dǎo)、洽談項目、參觀交流等公務(wù)事由的各級領(lǐng)導(dǎo)、專家、同行或高校學(xué)生的接待與服務(wù)性工作。因此，對外接待工作必須融入企業(yè)CIS，才能使企業(yè)獲得更加廣闊的發(fā)展空間、延續(xù)更強的生命力與產(chǎn)品行銷力。

首先接待服務(wù)工作理念MI的建立應(yīng)是對外接待工作的主導(dǎo)內(nèi)容，決定著對外接待的定位和風(fēng)格，可準確指導(dǎo)企業(yè)對外接待工作的發(fā)展方向。其次是強化接待服務(wù)過程中的企業(yè)規(guī)范性準則，形成企業(yè)上下一致的日常行為BI，企業(yè)對外接待理念才能落實到實處，推動接待工作良性發(fā)展。再次是接待活動中所使用的向外界傳達全部視覺形象的符號VI，能及時地、鮮明地向來賓傳達企業(yè)的信息，以此塑造企業(yè)良好形象，體現(xiàn)企業(yè)個性風(fēng)格，令來賓印象深刻。

三、企業(yè)CIS在對外接待工作中的可行性研究

將企業(yè)CIS理論引入到對外接待工作中，有利于主動適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展進步，在激烈的市場競爭中，從內(nèi)到外、從思想到行動等多因素促進企業(yè)的良性發(fā)展。

1. MI可行性分析

接待工作中的理念打造主要是指在充分理解企業(yè)使命、愿景和戰(zhàn)略目標(biāo)的前提下，結(jié)合企業(yè)自身的文化特色，將接待MI作為接待工作的內(nèi)在紐帶，聯(lián)系著接待全過程，為接待工作注入思想，提升檔次，打造品牌。據(jù)研究分析，Z企業(yè)絕大部分創(chuàng)新源自于用戶，一直秉承“用戶第一”原則，因此對接待MI打造應(yīng)符合公司的核心價值觀，可從樹立企業(yè)文化理念、精益管理理念、全局統(tǒng)籌理念、以人為本理念、敬業(yè)奉獻理念等入手，如樹立“為來賓提供高附加值的接待服務(wù)”為出發(fā)點，提倡信息化管理、特色化定位、精益化流程、有序化運作、個性化服務(wù)、精心化完成，將企業(yè)精神潛移默化的融入企業(yè)對外接待中，從而使來賓接受并認同企業(yè)的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營思想和經(jīng)營策略。

2. BI可行性分析

將企業(yè)接待MI物化在相應(yīng)的BI方式上，通過接待規(guī)章制度、行為規(guī)范、管理方式等體現(xiàn)出來，從而獲得來賓的識別和認同。

首先，接待工作需要擁有系統(tǒng)的申請、批準、落實以及反饋流程。一項接待工作的順利完成需要有大量的輔助性工作，需要不斷提升和激勵業(yè)務(wù)經(jīng)驗。企業(yè)可依托信息化平臺，建立來賓接待管理流程。Z企業(yè)早在2010年時引入了辦公自動化軟件（OA），最初希望能節(jié)省行政審批時間，提升員工公務(wù)辦公效率。借助該已成熟的信息化平臺，增加設(shè)計接待流程流轉(zhuǎn)單，順利完成接待工作信息化打造。一個表單的流轉(zhuǎn)，便可完成數(shù)項基礎(chǔ)性工作，大大減輕了申請報批、填單統(tǒng)計、記錄歸檔等工作，更是方便了各部門溝通順暢，極大地提高了工作效率。信息化平臺的構(gòu)建，對優(yōu)化資源配置起到了有力的推動作用，可為接待部門和申請部門帶來了雙贏的結(jié)果。

其次，接待工作中，來訪人員首先接觸的是接待人員，接觸最多的也是接待人員，往往來賓會通過接待部門這個“窗口”來了解企業(yè)、認識企業(yè)，因此接待部門的建設(shè)和培養(yǎng)非常關(guān)鍵。Z企業(yè)在打造“學(xué)習(xí)型團隊”建設(shè)方面有著多年培訓(xùn)經(jīng)驗，借助已有的培訓(xùn)模式，有針對性的發(fā)揮管理部門和基層單位的行政職能，推選出一批具有一定接待業(yè)務(wù)能力的兼職工作人員參與企業(yè)接待工作，定期開展專業(yè)知識學(xué)習(xí)、禮儀規(guī)范培訓(xùn)、參觀路線訓(xùn)練、外出學(xué)習(xí)考察、接待行為考核等方式，建立接待工作檔案，納入企業(yè)接待工作的統(tǒng)一管理中。

3. VI可行性分析

VI是具體化、視覺化的傳達形式，在企業(yè)對外接待中，將接待理念、服務(wù)制度、接待規(guī)范等抽象語意，轉(zhuǎn)換為具體符號概念，通過個性化的企業(yè)識別符號來展示企業(yè)對外接待工作的獨特與精致。

如在對外接待用禮品設(shè)計方面可體現(xiàn)企業(yè)文化特色。禮品贈送在一定程度上拉近人與人之間的關(guān)系，是企業(yè)形象的代言人。但各企業(yè)應(yīng)遵循一個共同的特點，即對外接待用禮品應(yīng)突出企業(yè)特色。優(yōu)秀的視覺設(shè)計禮品，可使來賓產(chǎn)生正向暈輪效應(yīng)，憑借良好視覺形象使得來賓對企業(yè)產(chǎn)生良好的印象，聯(lián)想企業(yè)的各項實際突出優(yōu)勢，從而對企業(yè)全面肯定。Z企業(yè)是制造型企業(yè)，精致的縮小版產(chǎn)品模型或擁有企業(yè)LOGO標(biāo)示的實用小物件就可作為其企業(yè)亮麗的名片，為雙方的后續(xù)交往打下良好基礎(chǔ)。因此公務(wù)接待禮品更多體現(xiàn)交際、展現(xiàn)禮儀、傳達企業(yè)厚重的文化底蘊。

再次，在參觀、餐飲、住宿等方面精心設(shè)計，更多選擇應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化特色。如Z企業(yè)在設(shè)計來賓參觀路線時，可立足企業(yè)特點，充分展現(xiàn)企業(yè)快速發(fā)展的最新成果，盡可能多的安排突出企業(yè)特色的參觀線路；在宣傳資料等方面，Z企業(yè)可借助新媒體和傳統(tǒng)媒體平臺，從企業(yè)歷史、企業(yè)產(chǎn)業(yè)布局、企業(yè)文化等角度入手，圖文并茂的展示企業(yè)最有特色的亮點和優(yōu)勢；在餐飲方面，Z企業(yè)應(yīng)更多地利用企業(yè)食堂，挖掘地方菜肴，以適度原則為宜；在住宿方面，Z企業(yè)可選擇交通便利、整潔舒適的住地，為來賓營造看的用心、吃的放心、住的溫馨的良好氛圍。

四、結(jié)論

對接待工作的認識，遠不止簡單的迎來送往與食宿安排，從理念上、行為上、視覺上系統(tǒng)全面地提出適合Z企業(yè)接待工作改進辦法，從實際出發(fā)，不斷研究和探索做好對外接待工作的新方法、新途徑，豐富內(nèi)涵，開拓思路，才能有望推進企業(yè)對外接待工作不斷創(chuàng)新。

參考文獻

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