文書檔案整理的要點

◎孫合元

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文書檔案整理的要點

◎孫合元

文書檔案指的是各個部門及單位在進行其職能活動后，所保留下來可以供保存，有參考價值的文件類材料，也就是行政類文件和法規(guī)性的文件。本文總結了常用的文書類檔案規(guī)范化管理的基本步驟及其基本要求，并對整理工作中的重點問題進行歸納分析。這項工作對后期檔案的利用及保管有很大的幫助。

基本概念

文書檔案多指的是行政類文件和法規(guī)性的文件。其中行政類文件說的是該部門單位為了落實執(zhí)行法律規(guī)定，在平常的政治事務活動中所總結形成的一類文件。法規(guī)性文件則大多數都為各單位部門自己頒布及制定的存底文件?，F如今我國各個部門機關所形成及使用的文件類型主要由指令、通告、請示、函、決議等組成，也就是我們平常所說的紅頭文件及白頭文件。

歸檔文件：歸檔是需保存的文件變成檔案的一種標志，歸檔文件則是由建立檔案文件的部門及單位在進行其職能活動后，可供以后參考研究、建立檔案的紙質類文件。

文書檔案規(guī)范化整理的方法步驟

收集文件材料。把在歸檔范圍內的應該整理的文件材料進行完整、齊全的收集。收集齊全不單單是把文章信息收集完全，還要把編著了文號的文件，沒有編著文號的文件，會議記錄文件統(tǒng)統(tǒng)收集整理出來。文件材料的完整也就是指要將每一份文件的正附件、簽發(fā)單、底稿、領導的批示全都收集完整。

在平時的收集工作中要做到嚴格的登記、及時整理、仔細檢查、妥善保存。當第二年再整理檔案的時候，要對各個部門內部組織相對應的歸檔文件進行全面并且集中的收集。

裝訂。裝訂具體分為兩大步驟，一是文件的修整，二是文件的裝訂工作。修整所要做的主要工作就是拆除塑料外殼及金屬物，對破損的文件進行重新修裱，常見的修整工作還有復制傳真類文件字跡不清晰處或者對易發(fā)生褪色現象的文字進行修整。裝訂我們一般采用線裝與袋裝相結合的方式，若是文件較厚，就需要先進行三孔一線的線裝工作，之后再封入斜口袋中。單純的袋裝就是把文件的金屬進行摘除后，再封入到斜口袋內即可。

文件分類。文件的分類要嚴格的遵照文件的時間、形式特點、來源、類型的共同點及不同點來對其進行逐層區(qū)分，以此構建出有框架關系的整理體系。普通的機關單位應按照“年份—類型—保存年限”三級來進行分類，需要歸檔的文件較少的事業(yè)單位可以按照二級分類。最低的為一級分類，定期可以分10年期限或30年期限，也可以永久保存。

歸檔文件排列。盒內歸檔文件排列。在相同的保管期內，按照時間先后順序的排列，使用一些輔助的軟件，例如用電腦進行歸檔，并且要隨時辦理隨時歸檔。一些成套性的文件需要集中排列。文件的排列順序為發(fā)問文在前，定稿在后。收文處理簽放在文件的前面。批復放在請示的前面。轉發(fā)件放在被轉發(fā)件的前面。復制件放在原件的前面。無定稿的發(fā)文放在簽發(fā)單前面。檔案盒上架排列，一定要記住一個原則就是“從上到下，從左到右”。按照年份的大小，保管期限進行分類。

文檔的編號。編號是由全宗號、一年度號、一類別號、一保管期限、一件號等組成。編制檔號，注意以下幾點：全宗號指的是區(qū)檔案館給每個單位用的代號；年度號就是檔案進行歸類的時候文件所形成的年度；類別號就是用大寫的拼音字母以及阿拉伯數字混合編制而成的；文檔的保存年限要按照10年期限、30年期限、永久期限來編制；按照規(guī)定，件號要用三個阿拉伯數字來進行標注。其編制要用同一個保存年限中來編制流水號這種方式來進行。也可以說在相同的保存年限中，文件的編號都要從“1”逐漸往下編排。

編制歸檔文件目錄。首先我們要明確目錄都由什么組成，其項目應當有：文檔號、文件名、責任人、件號、日期、頁數等等。根據永久、30年以及十年這三種情況，把每一種文件的責任者、題目、日期以及頁書等記錄在計算機上。記錄完之后，必須及時的復印出關于永久、30年以及10年這幾種檔案的相關文件目錄，在歸納目錄前添加關于內部組織機構以及幾類問題編制的相關的索引。不一樣類型的文檔為了區(qū)分查找方便，還要制作封面。

裝盒。在進行裝盒時，首先要將整理完畢的歸檔文件按照同一類別、同一保存年限這種規(guī)律按照建號一一按順序裝盒存放，若一個盒子裝不下可以放入下一個盒中，再羅列在一起。每盒文件材料里，都應在最后放入一張備考表，表格中應該填入檢查人、整理時間以及整理人，以便后日需要時方便查詢。之后在進行檔案盒封面的填寫時，只需要寫出部門單位的名稱就可以。最后再將檔案盒脊背部分的各個欄目逐一填寫上就好。

歸檔文件整理的基本要求

歸檔文件的整理是整個檔案管理體系中的重中之重，是非常重要的、有連接作用的工作，這項工作完成的好壞會影響到檔案最終的利用及保存。整個整理過程需要符合《歸檔文件整理規(guī)則》，在專用檔案管理軟件以及計算機的輔助幫助下完成歸檔，應該遵守文件的成型規(guī)則，使文件之間在保存固有聯系的基礎上區(qū)分出其不同的價值，用以方便移交或保存到國家的綜合檔案管理處。除此之外，文件的歸檔工作應該依照國家對業(yè)務的“雙軌制”管理要求，把電子歸檔文件和紙質歸檔文件進行同步的檔案管理。

綜上所述，文書檔案的整理工作，它具有服務性、管理性、技術性。文書檔案的整理是一個企業(yè)發(fā)展的關鍵與基礎。一定要注重文書檔案整理體系的完善，并且要做進一步的改善。提高文書整理工作人員的綜合素質，增強整理文書檔案的硬件設施，為文書檔案整理工作創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。這樣能夠促進文書檔案整理有序并且有效地進行和企業(yè)運行的正常發(fā)展。

（山東省濟寧市任城區(qū)人才服務中心）