高校人事管理信息化建設如何跳出效率“天花板”

范明++陳佳秀++鄭琎

摘 要：在信息化大數(shù)據(jù)的背景下，高校人事管理信息化建設想要跳出效率“天花板”，需要著重關注流程再造、數(shù)據(jù)集成和系統(tǒng)優(yōu)化，致力于教職工體驗、構建校院兩級人事系統(tǒng)鏈接、統(tǒng)籌規(guī)劃頂層設計等高校事務管理的改善。

關鍵詞：高校人事管理；信息化；系統(tǒng)優(yōu)化

“效率”只是人事管理信息化的初級目標

1.初始階段—人事檔案電子化、數(shù)據(jù)化階段，能夠提供基本的查詢和統(tǒng)計功能

在人事管理工作中，高校教師專業(yè)技術職務評聘、工資變動等工作需要大量的信息存儲和統(tǒng)計。在此背景下，高校人事管理工作的特點催生了人事管理信息化建設的開端，旨在將繁雜的人事檔案電子化、數(shù)據(jù)化，初步形成可以提供基本查詢和統(tǒng)計功能的數(shù)據(jù)庫。雖然，通過數(shù)據(jù)庫的建立可以簡化人工查找信息的工作量，實現(xiàn)了高校人事專員的第一次解放。但在這一階段，人事管理的信息化還停留在信息的數(shù)據(jù)化，人員管理系統(tǒng)化還是一個模糊的概念，在人事管理的分析決策方面還是要依靠人事專員，數(shù)據(jù)庫只起到輔助查詢的作用。

2.發(fā)展階段—過程管理規(guī)范化、流程化階段，能夠提供輔助決策功能

這一階段的管理工作逐步趨向于過程管理，流程化的特點能夠在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)高效率的管理，使原本依靠人事專員的管理工作更加簡便、可操作，并且能夠提供輔助領導層決策的功能。它最明顯的特征是人事管理系統(tǒng)的建立在很大程度上規(guī)避了原來由特定人員管理的效率低、易出錯的問題，大幅度提高了人事管理工作的效率。目前，我國高校人事管理信息化大多停留在這一階段，有的高校甚至還處于初始階段。

3.成熟階段—融入教育管理服務平臺建設階段，為管理和決策提供媒介功能

在這一階段，信息管理的系統(tǒng)化能夠輔助教師解決常規(guī)事務，從根本上實現(xiàn)從初始信息化向大數(shù)據(jù)功能的轉變。提高效率的同時，高校的人事管理工作還應進一步思考信息化的根本目的，即作為一種手段輔助高校的人事管理和決策，所以信息化建設不能僅停留在建立管理系統(tǒng)的階段，數(shù)據(jù)信息還可以在管理系統(tǒng)中發(fā)揮更深遠的作用。信息內(nèi)容固然重要，但更重要的是通過信息載體所傳達出的決策信號，在這個過程中，信息管理系統(tǒng)就成為輔助管理者決策的重要支撐。

在人事管理信息化建設的過程中，由于可能存在人為因素或信息化建設平臺維護因素等，從而暴露出一些影響流程管理和協(xié)調發(fā)展的瓶頸問題。例如：在實際操作中存在人事專員對信息化系統(tǒng)建設認識不足、學習和執(zhí)行不到位；業(yè)務跨部門合作不暢，信息共享受到阻礙，管理流程有序性不能充分發(fā)揮；系統(tǒng)管理或流程優(yōu)化不能及時跟進業(yè)務發(fā)生改變的現(xiàn)狀等問題，這些對人力和物力資源管理來說都是一種拖延和浪費。

人事管理需求導向設計和信息化建設難點尚需突破

1.人事管理工作特點的多元導向性作用給信息化建設帶來一定難度

高校人事管理業(yè)務具有特殊性、復雜性、動態(tài)性特征，學科領域差異明顯、教職工個性化需求多樣、成果業(yè)績體現(xiàn)多元，很難形成標準化的衡量體系。人事管理工作由管理者主導轉向真正意義上的制度化規(guī)范運行還有一個調適的過程，相對靈活的政策設定、人才特區(qū)服務決策等，在一定程度上打破了傳統(tǒng)人事政策框架，形成了人事常規(guī)業(yè)務轉型升級，對于信息化系統(tǒng)建設整體性和穩(wěn)定性來說是一大挑戰(zhàn)?？梢?，高校人事管理工作的特殊性不僅體現(xiàn)在工作人員對技術操作的熟練程度上，更應體現(xiàn)在把握人事工作系統(tǒng)化整體管理的意識上。

2.人事工作精細化管理要求信息化建設由粗放式向集約式轉型

隨著高校人事工作綜合改革不斷深入，管理者逐漸認識到分類管理和精細化管理的重要性，高校的人事管理也逐漸完成了從“管人”向“管事”的過渡，越來越多的事務性工作可以借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)簡化和有序管理。分類管理注重的是有序的分類化，精細化管理則是在分類管理的基礎上，更加注重個體間的差異、更加注重細節(jié)和溝通。例如：高校人事管理信息化建設中引入師資評價模塊，從分類管理的角度側重于評價對象的崗位類型劃分，從精細化管理的角度側重于成果評價的手段和標準，從而更易于體現(xiàn)發(fā)展性評價效果。

3.業(yè)務能手和技術行家存在需求—研發(fā)工作壁壘

目前，一些具體人事工作業(yè)務標準與信息化技術銜接不暢的問題仍然存在。高校作為一種相對特殊的組織，人事管理的標準、手段和方法不能完全套用企業(yè)人力資源管理模式，高校間同一項業(yè)務的差異性也非常明顯，存在信息技術人員不了解人事工作、人事專員不了解技術的問題，所以基于用戶個性化需求的信息系統(tǒng)研發(fā)工作就會存在較大的難度，推行進程相對緩慢?？梢?，技術問題是高校人事管理信息化工作的一個壁壘，想要緩解這個問題，需要提高人事專員的系統(tǒng)學習和運用能力，同時也要完善與技術研發(fā)人員的溝通工作流程。

4.注重交互和用戶體驗是信息化管理和使用的發(fā)展趨勢

計算機科學領域的迅速發(fā)展使信息化的含義早已不再是單純將數(shù)據(jù)的分析處理自動化，發(fā)展方向和趨勢將更加注重人與系統(tǒng)之間的交互和用戶體驗。高校人事管理信息化建設的最終目的是通過應用現(xiàn)代的信息化管理工具，實現(xiàn)高校人事人才管理的進一步優(yōu)化，從而更好地服務于高校發(fā)展?，F(xiàn)有的人事管理系統(tǒng)能夠完成教職工信息的查詢、整合、統(tǒng)計，但在信息的實際應用、信息交互與共享等方面，還有很大的發(fā)展空間。

立足頂層設計拓展人事管理信息化建設內(nèi)涵

1.以信息技術手段應對業(yè)務和功能擴展

構建信息化管理系統(tǒng)的目的是運用信息技術手段輔助支持業(yè)務管理工作，可以實現(xiàn)：一是優(yōu)化業(yè)務流程，明確業(yè)務端口的權責，同時增設預警提示功能，面對繁雜的人事工作，提高工作效率和降低出錯率，同時降低由于工作人員崗位變動對工作質量的影響；二是發(fā)現(xiàn)管理不規(guī)范、業(yè)務連接不緊密的問題，使信息達到有序化、透明化、可操作化、有參考性；三是為業(yè)務和功能擴展預留可持續(xù)發(fā)展的空間，在過程管理中能夠及時修正，滿足業(yè)務發(fā)展的需要。

2.以校院兩級管理模式實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息交互使用

20世紀90年代以來，隨著國內(nèi)高校合并重組和逐年擴招，高校資源規(guī)模和招生、人員錄用規(guī)模逐漸擴大，在一定程度上給高校內(nèi)部管理增加了難度。規(guī)模擴大后，管理環(huán)節(jié)會增多，溝通及協(xié)調困難加大，對信息處理和流程優(yōu)化造成一定影響。從目前國內(nèi)高校內(nèi)部管理方式和內(nèi)容來看，校、院兩級管理的目的是幫助高校管理者較好地細分和區(qū)別對待管理對象，采用不同的管理手段，有針對性地提高優(yōu)化配置資源的效果。人事信息管理與使用的校院兩級管理模式可以通過分類管理和精細化管理，進一步將管理權限細化分工和下放，員工自助、院級常規(guī)業(yè)務提交審核、校級審核和增值業(yè)務辦理形成流轉閉環(huán)，更全面服務于教職工需求。

3.以信息化建設頂層設計統(tǒng)籌優(yōu)化人事業(yè)務管理

人事管理信息化建設服務于學校總體戰(zhàn)略發(fā)展目標。信息化建設是人事管理的手段，不是最終目的，而是借助于信息化技術完成人事業(yè)務優(yōu)化和流程再造，優(yōu)化傳統(tǒng)業(yè)務形成的條塊分割、各自為政、重復建設、信息孤島、應用水平低等問題。人事業(yè)務的更新、增減和業(yè)務范圍的拓展，必然會形成大量相關信息的組合和聚集，這些信息通過信息系統(tǒng)平臺與業(yè)務部門鏈接，構成更大范圍服務教職工校內(nèi)流動、職務晉升、考核測評、工資待遇、增值服務等業(yè)務辦理。通過網(wǎng)絡的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)集成、信息訪問以及業(yè)務管理上支持跨部門協(xié)同，根本目的是為了不斷增強電子化、信息化業(yè)務的實用性，通過技術應用實現(xiàn)制度和管理的創(chuàng)新。所以，信息化建設并不是萬能的，單憑信息技術解決不了業(yè)務的本質問題，加強業(yè)務管理規(guī)范和制度化建設是關鍵，同時還要注意加強信息化建設的安全性。

本文系北京市社會科學基金研究基地（首都工程教育發(fā)展研究基地）項目“首都高校工科教師專業(yè)化發(fā)展績效評價體系構建研究”（項目編號：15JDJGB013）階段性成果

（作者單位：北京工業(yè)大學人事處）

[責任編輯：陳 栓]endprint