小額貸款中心檔案管理的問題及對策

摘 要：檔案管理是小額貸款貸后管理業(yè)務(wù)類型中的一種，但是檔案管理工作卻貫穿小額貸款業(yè)務(wù)始終，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，具有非常重要的作用，因?yàn)樗軌虮ＷC保證信貸業(yè)務(wù)制度化、規(guī)范化以及信貸資產(chǎn)的安全性。如何在實(shí)務(wù)中加強(qiáng)小額貸款檔案管理業(yè)務(wù)，做到妥善歸檔，資料完整，完善信貸業(yè)務(wù)流程，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮小額貸款檔案管理的信息效用，本文將針對這些問題展開討論，并提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：小額貸款 檔案管理 貸款

小額貸款（Micro Credit）在中國主要是服務(wù)于三農(nóng)和中小企業(yè)。小額貸款中心的成立，主要也是將民間資金集中起來，合理利用，規(guī)范了民間借貸市場，同時(shí)也有效地解決了三農(nóng)和中小企業(yè)融資難的問題。小額貸款具有貸款范圍較廣、營銷模式靈活等特點(diǎn)。雖然只是小額貸款，但是它也有非常規(guī)范的流程，其中貸后的管理中，一項(xiàng)非常重要的業(yè)務(wù)類型就是檔案管理，它貫穿了整個貸款業(yè)務(wù)的始終。信貸檔案指本公司在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評價(jià)、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價(jià)值及查考利用價(jià)值的資料，檔案資料有紙質(zhì)、實(shí)物、圖文印象等多樣化存在，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍。信貸檔案主要分為法律要件檔案和業(yè)務(wù)管理檔案兩方面。其中法律檔案是指約定雙方權(quán)利義務(wù)的各類合約和收執(zhí)以備主張權(quán)利所需的各種憑證依據(jù)。主要是合同書、重要物權(quán)和權(quán)利憑證、證明書、通知書、申請書、承諾書 等。業(yè)務(wù)管理檔案是記錄反映業(yè)務(wù)過程的各種報(bào)告、記錄、說明、表格等圖文資料。包括調(diào)查報(bào)告、評估報(bào)告、檢查報(bào)告，統(tǒng)計(jì)、記錄、情況說明等。不過在實(shí)際操作過程中，由于一些原因，這些檔案未必能夠按照規(guī)定流程收集、保存、歸檔，使得小額貸款檔案管理無法達(dá)到制度化、規(guī)范化，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

一、小額貸款檔案管理存在的問題

由于小額貸款業(yè)務(wù)是一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)，單筆金額小，客戶數(shù)量多，造成小額貸款中心的檔案管理難度加大，由此會出現(xiàn)不容忽視的問題

1.重視業(yè)務(wù)的開發(fā)，忽略檔案的管理。檔案管理一般都有一定的流程（如圖1），是小額信貸中心每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的真實(shí)反映，是維護(hù)信貸中心權(quán)益的重要依據(jù)，如果某一環(huán)節(jié)的檔案信息資料出現(xiàn)丟失、差錯、泄露等，都會給使小額信貸中心的信譽(yù)受損，同樣會帶來經(jīng)濟(jì)損失。然而在實(shí)際操作過程中，小額貸款中心的工作人員只重視業(yè)務(wù)的開發(fā)，而忽略了檔案的管理。因?yàn)樾☆~貸款每筆金額比較小，但是數(shù)量比較多，而中心的檔案管理人員數(shù)量有限，人員配備不到位，根本沒法按照檔案管理的流程一步一步做到位，能拖就拖，檔案沒法及時(shí)歸檔，導(dǎo)致業(yè)務(wù)開發(fā)和檔案管理無法有機(jī)結(jié)合。

2.信貸檔案資料積累不齊全。小額貸款檔案管理遵循的一個原則之一就是檔案的完整性原則。然而在實(shí)際工作中，由于時(shí)間緊任務(wù)重，加上小額貸款的特殊性，另外小額信貸中心也為了拉業(yè)務(wù)拼服務(wù)，在貸款時(shí)也提供上門服務(wù)，導(dǎo)致日常的信貸資料積累不及時(shí)，一些基本資料不完整不齊全。

3.信貸檔案資料搜集填寫不重視，不規(guī)范，不嚴(yán)謹(jǐn)。信貸檔案是對貸款業(yè)務(wù)的真實(shí)反映，是客觀的，實(shí)實(shí)在在的。然而在實(shí)務(wù)中，由于部分工作人員的對檔案重要性的認(rèn)識不足，出現(xiàn)了檔案資料搜集整理不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象。例如貸款申請書、調(diào)查審批表中缺失內(nèi)容等。

二、對策解析

1.從思想上重視小額貸款檔案管理。提高對信貸檔案管理工作的認(rèn)識。首先要提高相關(guān)工作人員對信貸檔案管理重要性的認(rèn)識，規(guī)范相關(guān)人員的檔案管理操作，提高法律意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，主動的做好信貸檔案管理工作。采用崗位責(zé)任制度，根據(jù)實(shí)際的擔(dān)保工作，不同類型貸款的擔(dān)保分配不同的信貸檔案管理人員，做好擔(dān)保前的調(diào)查和擔(dān)保后跟蹤工作，監(jiān)測擔(dān)保風(fēng)險(xiǎn)。

2.配備充足的檔案管理人員。由于小額貸款的特殊性，金額小數(shù)量多，很多時(shí)候，小額信貸中心的檔案工作堆積如山，檔案資料無法及時(shí)整理，編目不細(xì)、查詢不便、歸檔移交手續(xù)不清、責(zé)任不明等問題出現(xiàn)。加強(qiáng)后備力量，使我們的檔案管理工作真正能夠做到完整、規(guī)范、及時(shí)。不僅能從數(shù)量上要保證檔案的齊全，也要從從質(zhì)量上維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系。表1是某小額信貸中心信貸檔案目錄表。

3.加強(qiáng)檔案管理人素質(zhì)的培養(yǎng)。

3.1加強(qiáng)對小額信貸中心檔案管理人員的培養(yǎng)。小額信貸中心要加強(qiáng)對小額信貸中心檔案管理人員的培養(yǎng)，可以采取短期培訓(xùn)和相互觀摩交流等方式進(jìn)行培訓(xùn)，并且不能對檔案人員的工作不聞不問，中心領(lǐng)導(dǎo)要不定期地對他們的工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督、輔導(dǎo)，是管理人員盡快熟悉業(yè)務(wù)，提高和加強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)水平。另外，對于培訓(xùn)的內(nèi)容，一般涉及到檔案管理的原則，檔案的規(guī)范化操作和流程，檔案管理人員的法律意識和法律知識，更新觀念，提高管理人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)素質(zhì)，落實(shí)崗位責(zé)任制度。

三、結(jié)語

總之，信貸檔案是小額信貸中心與客戶間債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的憑證，是保全小額信貸中心資產(chǎn)的重要的法律依據(jù)。無論是工作人員還是客戶都要足夠重視檔案的重要性，不能為了業(yè)務(wù)關(guān)系而使得檔案不規(guī)范、不完整。加強(qiáng)信貸檔案管理，做到妥善歸檔、資料完整，可以有效防范信貸風(fēng)險(xiǎn)。

作者簡介：李延興 男 科員 初級職稱 研究方向?yàn)闄n案管理。