企業(yè)會(huì)計(jì)電算化與內(nèi)部控制問題研究

藺潔

摘 要：本文分析了會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制存在的主要問題，闡述了提升會(huì)計(jì)電算化和內(nèi)部控制契合度的主要路徑。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制

一、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化與內(nèi)部控制管理過程中存在的主要問題

首先，會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行過程中職責(zé)劃分不清。企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化條件下的職責(zé)分工沿用傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作環(huán)境下的職責(zé)分工，沒有針對(duì)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)進(jìn)行職能劃分，這就使得內(nèi)部控制管理制度和會(huì)計(jì)電算化管理需求出現(xiàn)脫節(jié)和脫軌的情況，職責(zé)劃分不清已經(jīng)成為顯著問題之一。會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用，使財(cái)務(wù)人員從繁雜的傳統(tǒng)手工制作中脫離出來(lái)，無(wú)紙化辦公和數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)應(yīng)用個(gè)有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)的快速檢索和分析。但同時(shí)，電子信息的可修改性和修改后無(wú)痕跡性的弱點(diǎn)，造成會(huì)計(jì)人員超越自身權(quán)限進(jìn)行操作，實(shí)際工作中，無(wú)權(quán)操作和頂替操作的現(xiàn)象比比皆是，這都是權(quán)責(zé)劃分不清的直接體現(xiàn)。

其次，會(huì)計(jì)電算化的維護(hù)環(huán)節(jié)漏洞頗多。會(huì)計(jì)電算化下的日常維護(hù)僅僅停留在計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)和硬件維護(hù)的層面上，而這對(duì)于維護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足的。當(dāng)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員大多會(huì)求助于計(jì)算機(jī)維護(hù)人員，而這種請(qǐng)求大多是沒有經(jīng)過正式的管理制度和操作渠道來(lái)進(jìn)行正規(guī)的申報(bào)和記錄，這使得會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)遭受風(fēng)險(xiǎn)的可能性大大增加，企業(yè)管理離正規(guī)化和規(guī)范化的道路漸行漸遠(yuǎn)。

再次，會(huì)計(jì)電算化背景下檔案保管存在問題。企業(yè)在實(shí)施電算化之后信息安全問題成為最重要的一個(gè)問題，而電子信息的檔案保管直接關(guān)系到信息安全和穩(wěn)定。但是很多企業(yè)在檔案管理上表現(xiàn)出較多的問題，其中最為主要的就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化檔案管理的重視程度不足，缺乏足夠的應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，很少有企業(yè)委派專門的工作人員來(lái)對(duì)電算化檔案實(shí)施專門的管理，這就導(dǎo)致差錯(cuò)出現(xiàn)的時(shí)候很難問清責(zé)任。有些企業(yè)不能及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，導(dǎo)致了備份不及時(shí)和備份出現(xiàn)疏漏的情況時(shí)有發(fā)生，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，企業(yè)可能就面臨著數(shù)據(jù)全部丟失的風(fēng)險(xiǎn)。另外，一些企業(yè)沒有購(gòu)買相應(yīng)的殺毒軟件，數(shù)據(jù)庫(kù)受到入侵和毀損的機(jī)會(huì)大大增加。

第四，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，與其他部門管理之間相互脫節(jié)。因?yàn)樨?cái)務(wù)軟件和其他管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)的不兼容，造成很多數(shù)據(jù)尚需工作人員逐步導(dǎo)入，或者還是保持傳統(tǒng)的手工操作。如人力資源的工資核算、各部門的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、計(jì)劃部門的計(jì)劃管理等工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)鏈接，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息處理流程的優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)。目前的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)尚不具備自動(dòng)完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、形成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的能力，使得會(huì)計(jì)人員的數(shù)據(jù)輸入工作量大大增加，工作負(fù)荷不減反增，人工的核算和收入使得一些簡(jiǎn)單的計(jì)算錯(cuò)誤和邏輯錯(cuò)誤頻發(fā)，會(huì)計(jì)電算化中的內(nèi)部控制難以發(fā)揮應(yīng)有效用

第五，會(huì)計(jì)電算化缺乏基本的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部控制一個(gè)重要環(huán)節(jié)就在于會(huì)計(jì)電算化中的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)該在會(huì)計(jì)電算化的審核、監(jiān)督和指正工作中承擔(dān)主要責(zé)任、發(fā)揮主要作用。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理和控制需要內(nèi)部審計(jì)人員的全程參與，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)該具有獨(dú)立性，對(duì)會(huì)計(jì)電算化薄弱的地方進(jìn)行指正，提出自己的修改意見，讓電算化的控制和管理逐步走上正軌。但是目前會(huì)計(jì)電算化中的審計(jì)監(jiān)督工作落實(shí)情況較差，監(jiān)督的不到位使得內(nèi)部控制管理水準(zhǔn)一直得不到提升。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制制度的措施

第一，企業(yè)要建立和會(huì)計(jì)電算化環(huán)境想適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。首先，會(huì)計(jì)電算化人員應(yīng)該嚴(yán)格地按照相關(guān)的操作規(guī)范和內(nèi)容進(jìn)行操作，切忌無(wú)權(quán)操作和越級(jí)操作，系統(tǒng)軟件的相關(guān)密碼要嚴(yán)格地保管并定期予以更換，避免可能得操作風(fēng)險(xiǎn)。其次，操作人員應(yīng)該注意機(jī)房安全的維護(hù)，不能在計(jì)算機(jī)開機(jī)的情況下就擅自離開機(jī)房，如果相應(yīng)的工作人員要離開機(jī)房，就必須鎖好房門和機(jī)器，不可心存僥幸，給不法分子可乘之機(jī)。再者，在計(jì)算機(jī)軟件和硬件需要維修的時(shí)候，會(huì)計(jì)電算化人員必須現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，不能全權(quán)讓計(jì)算機(jī)維修人員代勞，維修人員來(lái)檢測(cè)的時(shí)候必須將證件攜帶齊全，不可含混而過。最后，會(huì)計(jì)電算化的操作記錄需指定專人進(jìn)行進(jìn)行記錄，對(duì)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)規(guī)章和維修的情況也要進(jìn)行記錄，保證會(huì)計(jì)電算化操作、修改和維修的時(shí)間、人員都能得到及時(shí)的記錄。

第二，要選擇正確的會(huì)計(jì)電算化軟件。在信息時(shí)代和技術(shù)時(shí)代的大背景之下，企業(yè)會(huì)計(jì)核算工作的好壞受到會(huì)計(jì)軟件優(yōu)劣的直接影響，所以會(huì)計(jì)軟件的選擇成為企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。企業(yè)要想建立完善的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)，首先需要選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)軟件。在選擇會(huì)計(jì)軟件的時(shí)候應(yīng)該著重考慮其安全性、穩(wěn)定性和實(shí)用性，切不可因貪圖短期的利益而選擇那些質(zhì)量很差的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件，在選擇電算化軟件的時(shí)候應(yīng)該將國(guó)家的相關(guān)要求考慮在其中，如果是外資企業(yè)就更加要做好和我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件的接軌，避免在管理過程中不必要的一些麻煩。

第三，應(yīng)該明確會(huì)計(jì)電算化操作中的權(quán)責(zé)關(guān)系。在設(shè)置會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度時(shí)應(yīng)該建立有效的管理制度，保證合理的權(quán)責(zé)分配。這樣企業(yè)內(nèi)部控制制度和環(huán)境能夠得到很大程度的改善，會(huì)計(jì)工作才能做到崗位明確。企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之后會(huì)計(jì)崗位就劃分為傳統(tǒng)基本會(huì)計(jì)崗位和電算化崗位兩個(gè)部分，要在二者之間做好分工并實(shí)施有效的結(jié)合。會(huì)計(jì)主管、出納和核算、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)管理屬于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)崗位范疇，電算化系統(tǒng)的操作、維護(hù)、審核和主管工作屬于電算化會(huì)計(jì)崗位的范疇，做好分工和明確的權(quán)責(zé)劃分是十分必要的。

第四，要做好會(huì)計(jì)電算化的監(jiān)督工作。會(huì)計(jì)電算化審計(jì)監(jiān)督工作是會(huì)計(jì)電算化監(jiān)督的重要組成部分，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)該成為企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)的重要手段，會(huì)計(jì)監(jiān)督應(yīng)該以此作為突破口，企業(yè)需要定期對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行審查，遵守相應(yīng)的法律法規(guī)，使得會(huì)計(jì)信息真實(shí)合法。最后，企業(yè)還可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)審計(jì)，這樣需要運(yùn)作時(shí)在審計(jì)部門進(jìn)行檢測(cè)機(jī)的安裝，然后采用審計(jì)程序進(jìn)行專業(yè)檢測(cè)，審計(jì)人員可以通過相關(guān)的操作就可以對(duì)財(cái)務(wù)部門的計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢測(cè)，并及時(shí)的進(jìn)行審計(jì)。

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