論如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

文/浙江中國科技五金城集團(tuán)有限公司 胡美維

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，作為企業(yè)重要基礎(chǔ)工作的檔案管理工作，越來越受到人們的重視，如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，成為企業(yè)檔案管理工作者最關(guān)心的話題。

一、轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作地位的認(rèn)知

（一）企業(yè)檔案作為企業(yè)可挖掘利用的資源。在企業(yè)發(fā)展中企業(yè)檔案作為企業(yè)的發(fā)展運(yùn)用中產(chǎn)生的具備一定利用價(jià)值的文件材料，積累了企業(yè)發(fā)展中的多方面經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，提供相應(yīng)的決策型依據(jù)，更為企業(yè)的市場(chǎng)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)提供一定支持。企業(yè)在實(shí)現(xiàn)深入變革、轉(zhuǎn)變發(fā)展機(jī)制決策實(shí)施過程中，都勢(shì)必需要以企業(yè)的發(fā)展歷史情況及現(xiàn)狀加以綜合分析，從而對(duì)未來作出全面性預(yù)測(cè)。而企業(yè)檔案在此種情況下，則能夠作為科學(xué)化研究、分析預(yù)測(cè)，同時(shí)作為不可缺失的最為真實(shí)關(guān)鍵的依據(jù)。由此企業(yè)檔案管理工作更應(yīng)當(dāng)服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展變革的工作據(jù)點(diǎn)，提供更多可利用的資源。

（二）企業(yè)檔案作為企業(yè)獨(dú)有的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案本身具備了深層次的無形潛在性價(jià)值，尤其在企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營、技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)備更換、經(jīng)營合同等層面，此種潛在化價(jià)值通常需要借助人們對(duì)其合理運(yùn)用才能夠得以體現(xiàn)。檔案針對(duì)企業(yè)的運(yùn)營過程中，主要在企業(yè)管理者使用企業(yè)檔案，能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息運(yùn)用至企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中。由此企業(yè)檔案更是企業(yè)的無形資產(chǎn)，而同時(shí)此種資產(chǎn)的價(jià)值也是獨(dú)有的，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)其充分開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展運(yùn)營中的價(jià)值最大化。

二、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。企業(yè)檔案的歸檔質(zhì)量不高，很多是由于企業(yè)的基礎(chǔ)檔案建設(shè)不足，對(duì)此企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)對(duì)原本的檔案管理理念加以轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的需求。在信息化的今天，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作不僅繁瑣、工作量巨大，并且信息保存完整度以及便利程度都無法達(dá)到如今的需求，企業(yè)應(yīng)盡快引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，建設(shè)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)電子檔案及時(shí)歸檔，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成豐富的數(shù)字化信息資源及具有企業(yè)特色的知識(shí)儲(chǔ)備，使檔案信息資源得以充分開發(fā)和利用。

（二）提高企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平高，直接對(duì)企業(yè)檔案管理工作開展質(zhì)量造成影響。特別是信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理的今天，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)是否足夠了解，作為開展企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵。對(duì)此為了能夠確保企業(yè)檔案管理工作可以順利開展，企業(yè)檔案管理工作者需要具備良好的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，從多個(gè)方面提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)該加大對(duì)人才的培養(yǎng)工作，在企業(yè)檔案管理工作人員的日常工作中，建立良好的學(xué)習(xí)機(jī)制和培育機(jī)制，對(duì)人才的知識(shí)能力提出要求，讓企業(yè)檔案管理工作人員能在學(xué)習(xí)中進(jìn)行工作，工作中進(jìn)行學(xué)習(xí)。從而運(yùn)用自己的專業(yè)知識(shí)來做好企業(yè)檔案管理工作。其次，應(yīng)該讓企業(yè)檔案管理工作人員樹立良好的服務(wù)意識(shí)，提高企業(yè)檔案管理工作人員的入職要求，讓企業(yè)檔案管理工作人員的全面素養(yǎng)得到提高，以促進(jìn)信息化背景下企業(yè)檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）建立健全有效的信息化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作是建立在健全的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)之上的，然而隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全的問題開始引起我們的思考。例如病毒入侵、信息失竊、系統(tǒng)崩潰以及黑客入侵等情況的發(fā)生，將會(huì)對(duì)現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理工作造成毀滅性的打擊。因此，提高信息化企業(yè)檔案管理的安全保證系統(tǒng)是十分必要的。首先在信息化企業(yè)檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該建立健全的檔案信息儲(chǔ)存安全，在儲(chǔ)存信息上，盡可能地使用內(nèi)網(wǎng)，并且搭配相應(yīng)的殺毒軟件和防護(hù)技術(shù)。同時(shí)為了保證信息化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用安全，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中使用必要的殺毒軟件，并且對(duì)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定時(shí)的備份和維護(hù)，加大用戶訪問的安全驗(yàn)證，以此來保證信息化企業(yè)檔案管理的安全。

（四）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的重視程度。企業(yè)檔案管理工作建立健全的機(jī)制需要一定的資金投入，如果企業(yè)檔案管理部門經(jīng)費(fèi)緊缺，無法采購相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，對(duì)于檔案收集、整理和保管利用都會(huì)有一定程度的影響。為了企業(yè)檔案管理能夠更好地發(fā)展，需要企業(yè)對(duì)檔案管理工作有一定的重視程度。同時(shí)，企業(yè)上下各級(jí)都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，做好宣傳工作，規(guī)范上下級(jí)責(zé)任感。