信息系統(tǒng)編碼原則研究及在藥廠系統(tǒng)中的應(yīng)用*

劉　勇　牛繼來(lái)

(1.泰山護(hù)理職業(yè)學(xué)院　泰安　271000)(2.泰安市人民防空辦公室　泰安　271000)

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信息系統(tǒng)編碼原則研究及在藥廠系統(tǒng)中的應(yīng)用*

劉勇1牛繼來(lái)2

(1.泰山護(hù)理職業(yè)學(xué)院泰安271000)(2.泰安市人民防空辦公室泰安271000)

摘要編碼原則是信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)和使用的基礎(chǔ)，良好的編碼原則是確保系統(tǒng)開發(fā)效率的關(guān)鍵。文中介紹了編碼的目的、原則和規(guī)劃，并結(jié)合藥廠的實(shí)際應(yīng)用介紹了編碼的設(shè)計(jì)方法，對(duì)理解編碼在信息系統(tǒng)中的作用及如何進(jìn)行編碼設(shè)計(jì)有較好的幫助。

關(guān)鍵詞信息系統(tǒng)； 編碼目的； 編碼原則； 編碼設(shè)計(jì)

Class NumberTP302.1

1　引言

信息系統(tǒng)是當(dāng)前各類企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理、生產(chǎn)、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)網(wǎng)絡(luò)化、智能化的主要方式，是簡(jiǎn)化人工操作，提升管理質(zhì)量和管理效率，提高經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑，已得到了廣泛應(yīng)用。為使信息系統(tǒng)能能夠科學(xué)有效地反映本企業(yè)的需求，增強(qiáng)系統(tǒng)在日常應(yīng)用中的水平和能力，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效共享，制定規(guī)范合理的編碼原則是重要基礎(chǔ)和保障[1～2]。

2　編碼原則研究

編碼原則是實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)，也是一個(gè)復(fù)雜嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^程。所謂編碼就是指用代碼表示特定對(duì)象的過程，編碼應(yīng)該反應(yīng)數(shù)據(jù)的分類，體現(xiàn)順行性、層次性和科學(xué)性，編碼長(zhǎng)度既要最短又要夠用，變動(dòng)屬性不應(yīng)納入編碼[3～4]。

1) 編碼目的

編碼就是為各種原料、產(chǎn)品、批號(hào)等命名，實(shí)現(xiàn)彼此區(qū)分，同時(shí)便于錄入和維護(hù)[5]。在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，可根據(jù)實(shí)際需要靈活定制編碼方案，采用編碼可達(dá)到以下目的：

(1)方便數(shù)據(jù)辨認(rèn)。在數(shù)據(jù)數(shù)量龐大時(shí)，如客戶、商品、員工等容易發(fā)生名稱重復(fù)或雷同的可能，而導(dǎo)致數(shù)據(jù)張冠李戴的現(xiàn)象，因此必須對(duì)于每一筆數(shù)據(jù)賦予唯一的代號(hào)作為指認(rèn)數(shù)據(jù)的唯一方式，不致有混淆的困擾。

(2)提高作業(yè)效率。以名稱來(lái)代表一項(xiàng)數(shù)據(jù)時(shí)，由于名稱往往過于冗長(zhǎng)，在閱讀、書寫、輸入上均造成不便且容易出錯(cuò)。因此以簡(jiǎn)短的代號(hào)為之，將使作業(yè)獲得較高的效率。

(3)方便資料整理。排序是信息系統(tǒng)的主要功能之一，當(dāng)數(shù)據(jù)以名稱為鍵值進(jìn)行查詢時(shí)，會(huì)因?yàn)槊Q不能反映良好的順序關(guān)系，而讓報(bào)表呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)順序毫無(wú)體系，難以閱讀，因此必須采用科學(xué)的設(shè)計(jì)代號(hào)作為排序的依據(jù)。

2) 編碼原則

編碼是一項(xiàng)非常專業(yè)和困難的工作，如果編碼不當(dāng)不但影響整個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)進(jìn)度，更會(huì)影響系統(tǒng)的運(yùn)行效率，甚至因無(wú)法運(yùn)行而從頭返工[6～7]。下面介紹一些編碼的基本原則，這些原則有些是容易理解的，有些則與日常習(xí)慣正好相悖，但它們的確是很多國(guó)內(nèi)外企業(yè)從失敗的痛苦經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)出來(lái)的結(jié)論[8]。

編碼過程中，應(yīng)盡量避免采用有意義的符號(hào)[9]。很多系統(tǒng)在設(shè)計(jì)編碼時(shí)有意讓編碼反映某些意義，目的是使編碼容易記憶或者可以“望符生義”，因此以英文單詞前綴碼或縮寫字母冠于編碼上。在編制料號(hào)時(shí)則喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號(hào)中。在數(shù)據(jù)信息少時(shí)，的確可以獲得一些方便，但當(dāng)數(shù)據(jù)龐大時(shí)，此方法事實(shí)上已收不到易記的效果，反而使分類性、順序性、彈性及唯一性等更重要的編碼原則難以兼顧，結(jié)果只是徒增編碼工作的復(fù)雜性而已，因此，采用無(wú)含義的編碼規(guī)則，更適合于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。當(dāng)然，純粹的有含義和無(wú)含義在使用中都有一定的局限性，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況靈活選取。

編碼體系的建立應(yīng)遵循的六大設(shè)計(jì)原則[10]：

(1)唯一性：保證編碼的唯一性，是編碼的根本原則；

(2)規(guī)則性：根據(jù)實(shí)際需要，遵循一定的原則和規(guī)律編制；

(3)擴(kuò)展性：便于追加，追加后不引起體系混亂；

(4)效率性：適宜計(jì)算機(jī)處理、適宜快速錄入、適宜辨認(rèn)；

(5)兼容性：企業(yè)各個(gè)部門要頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一規(guī)劃，避免沖突；

(6)穩(wěn)定性：一旦制定完畢，不得隨意更改，影響系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)。

編碼中易犯的錯(cuò)誤如下，在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)盡量避免：

(1)同物異碼，異碼同物，不唯一現(xiàn)象；

(2)總是想將信息的各種屬性都在編碼中體現(xiàn)；

(3)將編碼設(shè)計(jì)的過長(zhǎng)，應(yīng)在6～20之間。

3　編碼的規(guī)劃設(shè)計(jì)

為進(jìn)行科學(xué)高效的編碼，對(duì)所需物品進(jìn)行合理規(guī)劃是關(guān)鍵，應(yīng)該遵循由上到下、由高到低、由大到小、由簡(jiǎn)到繁的原則進(jìn)行劃分，將現(xiàn)實(shí)中的應(yīng)用場(chǎng)景用編碼來(lái)表示和實(shí)現(xiàn)，同時(shí)編碼應(yīng)該體現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類性和順序性[11]。為便于理解，本文結(jié)合在藥廠系統(tǒng)中的應(yīng)用為例進(jìn)行描述。從軟件系統(tǒng)使用者的角度看，編碼就是對(duì)企業(yè)內(nèi)的原輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品及成品等相關(guān)成分進(jìn)行合理有效的分類，該系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際需要可分為物料類與產(chǎn)品類兩大基礎(chǔ)類，如圖1所示，圖中部分細(xì)類未標(biāo)出。每一基礎(chǔ)類下面又進(jìn)行了詳細(xì)、唯一、獨(dú)立的劃分，使其符合編碼的基本原則，同時(shí)適合企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求。當(dāng)具體類分完后，即可采用十進(jìn)制形式對(duì)每類進(jìn)行編碼。

圖1　編碼原則分類結(jié)構(gòu)

通過圖1可知，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的編碼大類主要包含兩部分，即物料類與產(chǎn)品類，每一類下面又進(jìn)行了細(xì)分。在編碼設(shè)計(jì)時(shí)，需要根據(jù)實(shí)際類別，并結(jié)合編碼原則進(jìn)行編排。

4　系統(tǒng)編碼設(shè)計(jì)

根據(jù)上述分類，結(jié)合藥廠本身的需要，某一物料或產(chǎn)品采用七位數(shù)字即可滿足需要。首先按類別編碼，七位編碼中的最高位為大類別，大類號(hào)“1”表示物料類，中類號(hào)“11”表示原物料類，其中，小類號(hào)的“111”、“112”、“113”、“114”分別用于表示原輔料類中的西藥原料，中藥原料、輔料、工藝用水，后面的四位流水號(hào)用于對(duì)具體類別的物料進(jìn)行依序編碼，如圖2所示。

中類號(hào)為“2”表示物料類中的專屬包材類，為該類進(jìn)行編碼時(shí)，根據(jù)其特點(diǎn)與實(shí)際需要，小類號(hào)“1”～“9”分別表示專屬包材類中的大箱、中盒、商標(biāo)盒、標(biāo)簽、說明書、鋁箔、復(fù)合膜、包裝袋、塑料袋，后四位流水號(hào)用于專屬包材類中各小類品種編排，如圖3所示。

圖2　原輔料類編碼

圖3　專屬包材類編碼

中類號(hào)為“3”表示通用包材類，由于該類比較單一，后五位均作為流水號(hào)進(jìn)行編排，如圖4所示。

圖4　通用包材類編碼

大類號(hào)為“2”表示產(chǎn)品類，中類號(hào)為“1”表示產(chǎn)品類中的西藥類，其中，小類號(hào)“1”～“6”分別表示西藥類中的西藥注射液、片劑、膠囊劑、顆粒劑、口服劑和糖漿劑，后四位作為產(chǎn)品流水號(hào)，如圖5所示。

圖5　西藥類編碼

中類號(hào)為“2”表示是產(chǎn)品類中的中藥類，其中，小類號(hào)“1”～“6”分別表示中藥類中的中藥注射液、片劑、膠囊劑、顆粒劑、口服劑和糖漿劑，后四位作為產(chǎn)品流水號(hào)；中類號(hào)為“3”表示產(chǎn)品類中的保健食品類，其中小類號(hào)“1”～“6”分別表示保健食品類中的注射液、片劑、膠囊劑、顆粒劑、口服液、糖漿劑，后四位作為產(chǎn)品流水號(hào)；中類號(hào)為“4”表示產(chǎn)品類中的飲品類，其中小類號(hào)“1”～“4”分別表示飲品類中的純凈水、茶飲料、果汁飲料、其它飲料，后四位作為產(chǎn)品流水號(hào)；中類號(hào)為“5”表示產(chǎn)品類中的中間體，其中后五位表示流水號(hào)，對(duì)于中間體類，四位流水號(hào)足夠使用，但為保持編碼長(zhǎng)度一致，仍采用五位，其中最高位流水號(hào)可置為“0”；大類號(hào)為“3”表示其它類，中類號(hào)為“1”表示該類中的潔凈室監(jiān)測(cè)，上述編碼圖示不再贅舉。除了上述物料類與產(chǎn)品類編碼外，還需要為供應(yīng)商、職工、部門、客戶等進(jìn)行編碼，這些內(nèi)容設(shè)計(jì)范圍小、數(shù)量少，設(shè)計(jì)較為簡(jiǎn)單。

5　結(jié)語(yǔ)

科學(xué)的編碼規(guī)則是保障系統(tǒng)良好運(yùn)行的前提和關(guān)鍵，也是后期維護(hù)中一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容。通過文中關(guān)于編碼的基本概念、目的、原則和設(shè)計(jì)方式的介紹，有利于對(duì)編碼的進(jìn)一步理解，有助于軟件信息的后續(xù)開發(fā)。在具體運(yùn)用過程中，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，按照有關(guān)編碼原則及注意事項(xiàng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，確保為信息系統(tǒng)提供一套準(zhǔn)確、有效、可行的編碼方案。

參 考 文 獻(xiàn)

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收稿日期:2015年10月12日,修回日期:2015年11月27日

作者簡(jiǎn)介:劉勇，女，碩士，講師，研究方向：計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。牛繼來(lái)，男，碩士，研究方向：計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)。

中圖分類號(hào)TP302.1

DOI:10.3969/j.issn.1672-9722.2016.04.048

Information System of Encoding Principle and Application in Pharmaceutical System

LIU Yong1NIU Jilai2

(1. Taishan Vocational College of Nursing, Tai’an271000)(2. Tai’an Municipal People’s Air Defense Office, Tai’an271000)

AbstractEncoding principle is the basis for the design, development and usage of the information system, and good encoding principle is the key to ensure the efficiency of the system development. This paper introduces the code of the purposes, principles and planning. Combined with the pharmaceutical application the code design is introduced, which is good for understanding the coding in the information system and how to design and code.

Key Wordsinformation system, encoding purpose, encoding principle, encoding design