信息化視閾下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

王曉燕　王新華

摘要 隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，信息化水平逐漸提升，對(duì)于高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)提出了更高的要求，同時(shí)也是高校檔案管理工作中不可或缺的組成部分，在信息化視閾下強(qiáng)化教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，不僅能夠有效提升教學(xué)管理水平，同時(shí)有助于檔案管理的創(chuàng)新、開(kāi)發(fā)和利用，最大程度發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。由此，本文主要就信息化視閾下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際情況，明晰信息化時(shí)代背景下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變形式，并就其中存在的問(wèn)題，提出合理的改善措施，以求更好地推動(dòng)我國(guó)高校教學(xué)檔案管理方式的創(chuàng)新改進(jìn)。

關(guān)鍵詞 信息化視閾 高校教學(xué)檔案 管理方式 多樣化

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.02.005

1 高校教學(xué)檔案信息化管理概述

1.1 高校教學(xué)檔案信息化管理特點(diǎn)

教學(xué)檔案主要是對(duì)校內(nèi)各項(xiàng)教學(xué)工作和管理工作的真實(shí)記錄，其中包含的內(nèi)容過(guò)于紛雜，不僅有教學(xué)相關(guān)的管理工作，還包括教學(xué)管理制度和條款等，分類(lèi)較多，涉及內(nèi)容多，所以在管理中任務(wù)量較繁重；教學(xué)檔案在管理上具有顯著的動(dòng)態(tài)性，無(wú)論是對(duì)課程安排還是教學(xué)計(jì)劃都是按學(xué)期進(jìn)行編制的，對(duì)師生的考評(píng)是按照學(xué)年進(jìn)行評(píng)價(jià)的，學(xué)生相關(guān)文件材料是從入學(xué)到畢業(yè)才能形成的材料，這些材料需要保持連貫性，無(wú)法按照學(xué)年或者學(xué)期分開(kāi)記載；教學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，在人才培養(yǎng)過(guò)程中，需要有針對(duì)性地按照不同專(zhuān)業(yè)開(kāi)展教學(xué)任務(wù)，學(xué)科之間存在顯著的差異，所以，針對(duì)不同學(xué)科教學(xué)檔案的整理需要具備較強(qiáng)的學(xué)科專(zhuān)業(yè)性；教學(xué)檔案資料形式逐漸趨于多樣化，其中包括課堂教學(xué)、課外教學(xué)、校外實(shí)習(xí)、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)以及社會(huì)調(diào)研等，不同的教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的教學(xué)材料形式有所不同，呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)，這些材料檔案有光盤(pán)、照片以及標(biāo)本等多樣形式，能夠更為客觀真實(shí)地反映教學(xué)活動(dòng)面貌，發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。①

1.2 信息化對(duì)高校教學(xué)檔案管理積的極作用

隨著社會(huì)信息化發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的強(qiáng)勢(shì)動(dòng)力，在高校教學(xué)檔案管理中必將隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用逐漸朝著電子檔案管理方向發(fā)展。②傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，教學(xué)檔案管理理念和管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)代教學(xué)檔案管理工作需求，迫切需要進(jìn)行創(chuàng)新和改革。

（1）提升高校教學(xué)檔案管理工作效率。在高校教學(xué)檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)教學(xué)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間去收集和整理檔案資料，并按照檔案內(nèi)容進(jìn)行具體分類(lèi)，在需要查詢檔案資料時(shí)提供服務(wù)。但是，如果將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到高校教學(xué)檔案管理工作中，工作人員可以運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)直接對(duì)檔案管理進(jìn)行管理，無(wú)論是將檔案立卷還是對(duì)檔案信息的檢索等，均可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理和查詢，相較于傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理，能夠有效提升高校教學(xué)檔案管理工作成效。③

（2）保護(hù)紙質(zhì)檔案資料。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在查閱中需要到相關(guān)檔案管理部門(mén)或者檔案館進(jìn)行查詢，從檔案中獲取所需要的信息，但是由于高校各個(gè)部門(mén)職能存在明顯差異，尤其是在每一學(xué)年的教學(xué)評(píng)估階段，需要對(duì)檔案進(jìn)行反復(fù)查詢。這種查詢方式不僅需要人工操作，浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，還不利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，加深了紙質(zhì)檔案的磨損率。就紙質(zhì)檔案本質(zhì)而言，它是檔案資料最原始的數(shù)據(jù)和材料，有著電子檔案無(wú)法媲美的地位，所以加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)是十分有必要的。④將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段應(yīng)用在教學(xué)檔案管理中，對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的存儲(chǔ)和查詢，在需要查詢相關(guān)教學(xué)資料時(shí)可以避免工作人員同紙質(zhì)檔案的接觸，最大程度降低檔案的磨損。

（3）強(qiáng)化了檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在教學(xué)檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，不僅能夠減少紙質(zhì)檔案的磨損，提高檔案利用效率，同時(shí)能將檔案管理人員從繁忙的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，促使檔案管理人員不用花費(fèi)大量的時(shí)間停留在檔案館中，能夠擁有更多課余時(shí)間去鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，來(lái)完善自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，為教學(xué)檔案管理做出更大的貢獻(xiàn)。

2 高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

就當(dāng)前我國(guó)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀而言，總體成效較好，經(jīng)過(guò)不斷的創(chuàng)新和完善，現(xiàn)代信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在教學(xué)檔案管理中，逐步摒棄傳統(tǒng)手工檔案管理方式，朝著現(xiàn)代化檔案管理方式發(fā)展。⑤但盡管我國(guó)教學(xué)檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展取得了較為可觀的成果，信息化教學(xué)檔案管理仍然處于初級(jí)階段，尚未能充分發(fā)揮現(xiàn)代信息化技術(shù)，更好地提升管理效率。

（1）高校教學(xué)檔案管理工作不夠規(guī)范。高校檔案信息化管理工作的突出特點(diǎn)是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是由于歷史殘留原因影響，檔案資料之間的兼容性較差，致使當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無(wú)論是檔案資料的收集還是整理，成效都不高。這些因素的存在，嚴(yán)重制約了我國(guó)高校教學(xué)檔案管理自動(dòng)化發(fā)展。隨著今后越來(lái)越多的檔案資料需要以電子文件形式存儲(chǔ)，需要檔案管理人員具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，能夠嚴(yán)格遵循檔案管理程序標(biāo)準(zhǔn)，勝任現(xiàn)代信息化教學(xué)檔案管理工作，由此需要對(duì)高校教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步規(guī)范。

（2）傳統(tǒng)思想觀念的束縛。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們開(kāi)始注重檔案信息資源利用重要性，但是在實(shí)際工作中由于受到傳統(tǒng)思想觀念的束縛，導(dǎo)致在高校教學(xué)檔案信息化管理中認(rèn)知程度較低。發(fā)生這種現(xiàn)象的主要原因是高校領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于教學(xué)檔案管理的重視程度較低，甚至有部分高校教學(xué)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員不了解檔案管理這個(gè)專(zhuān)業(yè)，各個(gè)部門(mén)的檔案由部門(mén)本身進(jìn)行管理，并不需要專(zhuān)門(mén)的檔案管理人才，即使是臨時(shí)工作人員同樣能夠勝任這項(xiàng)工作。由此不難想象，領(lǐng)導(dǎo)干部有這樣的思想觀念，又如何談得上高校教學(xué)檔案信息化管理。

（3）技術(shù)服務(wù)力度不足。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，多數(shù)高校已經(jīng)在各個(gè)部門(mén)中配備了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，但是相應(yīng)管理人員自身技術(shù)水平卻沒(méi)有得到同步發(fā)展，仍然處于較低水平，只能簡(jiǎn)單地處理辦公室文字打印等，對(duì)于教學(xué)檔案信息的錄入和存儲(chǔ)仍然采用手工操作，由相關(guān)人員進(jìn)行手工管理。⑥故此，高校缺乏對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)的運(yùn)用，致使教學(xué)檔案信息資源的利用效率較低，成為困擾當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息利用的主要問(wèn)題，迫切需要引進(jìn)更為前沿的現(xiàn)代信息技術(shù)，應(yīng)用到實(shí)際工作開(kāi)展中。

3 高校教學(xué)檔案信息化管理的改善措施

3.1 提升領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度

摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，促使高校教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是必然選擇，在這個(gè)過(guò)程中，最主要的前提是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部自身的重視程度和現(xiàn)代化管理理念的認(rèn)知水平。眾所周知，運(yùn)用一項(xiàng)現(xiàn)代化信息技術(shù)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，同時(shí)也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要相應(yīng)的現(xiàn)代化管理理念支撐，所以，在高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中，摒棄傳統(tǒng)管理思想，引進(jìn)現(xiàn)代管理理念是十分有必要的。

3.2 高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

首先，應(yīng)將高校教學(xué)檔案管理工作納入到檔案事業(yè)系統(tǒng)中，嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)原則。推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，主要是指檔案管理無(wú)論是在收集資料還是歸檔過(guò)程中，嚴(yán)格遵循相關(guān)政策和原則，檔案信息化管理中需要時(shí)刻遵守規(guī)則，否則就不能保證檔案信息在管理系統(tǒng)中的安全運(yùn)行。此外，在教學(xué)檔案信息化管理中，首先應(yīng)統(tǒng)一檔案信息的輸入格式、輸入代碼以及輸入項(xiàng)目，以此來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。只有在更高層次上制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能促使高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)更為廣泛的共享。

3.3 強(qiáng)化電子檔案的管理

強(qiáng)化電子檔案的管理是現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的必然趨勢(shì)，一方面有助于辦公自動(dòng)化同國(guó)家接軌，提供更加有效的服務(wù)，另一方面有助于電子政務(wù)平臺(tái)推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，真正的將檔案管理引入現(xiàn)代信息化管理中。⑦采用電子檔案管理，能夠減少對(duì)紙質(zhì)檔案的接觸，防止人為化的磨損加劇，以紙質(zhì)檔案管理為主體，電子檔案為輔，全面實(shí)現(xiàn)電子文件的管理。

為了更好地實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，可以分階段地進(jìn)行控制管理，在前端控制管理中，在源頭來(lái)控制檔案資料，確保檔案文件管理成效和質(zhì)量，確保所獲得的成果能夠被后續(xù)檔案管理工作使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的自動(dòng)化管理。諸如預(yù)先確定文件歸檔時(shí)間和范圍等，能夠更有效地保管電子檔案資料，預(yù)先確定歸檔范圍，確定檔案采集時(shí)間和方式，哪些文件需要備份或需要保存檔案“草稿”，對(duì)檔案文件的準(zhǔn)確和完整有著深遠(yuǎn)的影響。

4 結(jié)論

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理摒棄傳統(tǒng)管理理念和模式，朝著現(xiàn)代信息化的發(fā)展是必然趨勢(shì)，但是由于這個(gè)過(guò)程是一項(xiàng)漫長(zhǎng)而又復(fù)雜的工程項(xiàng)目，首先需要提升檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度，保持足夠的耐心，實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。與此同時(shí)，構(gòu)建高校教學(xué)檔案信息化管理體系，層層遞進(jìn)，逐步完善，最終以更好的形態(tài)迎合時(shí)代需要，為高校教學(xué)乃至社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

注釋

① 劉芳，周晉陽(yáng).對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學(xué)報(bào)，2012（3）：69-71.

② 張黎，劉藝.信息化環(huán)境下高校院系級(jí)教學(xué)檔案管理對(duì)策探討[J].重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013（4）：115-117.

③ 呂滋建.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐[J].中國(guó)管理信息化，2011（6）：33-35.

④ 劉俊.高校教學(xué)檔案管理和利用策略[J].北京教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（3）：53-57.

⑤ 孟霞光.淺議高校教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].天津市教科院學(xué)報(bào)，2013（5）：51-53.

⑥ 李欣佳.社會(huì)信息化視閾下檔案管理轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵與實(shí)施原則[J].黑龍江檔案，2013（1）：22-23.

⑦ 張金來(lái).淺談高校教學(xué)檔案管理的信息化[J].中國(guó)電力教育，2014（23）：202-203.