知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理的四大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變

王巍

知識經(jīng)濟是以智力資源的占有、配置為基礎，以科學技術(shù)為主的知識的生產(chǎn)、分配、傳播和使用（消費）為支柱，以創(chuàng)造性的人力資源為依托的經(jīng)濟形態(tài)。知識經(jīng)濟的到來將極大地改變?nèi)祟惿鐣漠a(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和人們的生產(chǎn)、生活及思維方式。在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案將面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和極為難得的發(fā)展機遇。與此同時，新的時代也必將給企業(yè)檔案管理帶來許多新的理念和新的課題。

一、由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變

所謂實體管理，就是圍繞檔案實體所進行的一系列管理行為；而人力資本管理則是以人力資源為管理對象的管理行為。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實體為中心的管理模式，它在一定程度上忽視了對人的心理和行為規(guī)律性的研究和人力資源的開發(fā)及利用。然而，歷史和現(xiàn)實的經(jīng)驗都表明，人力資本是事業(yè)發(fā)展的根本動力和關鍵因素，只有首先把管“物”的人管好，才可能真正把“物”管理好。沒有一批思想素質(zhì)好、業(yè)務水平精的高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理干部隊伍，我們在知識經(jīng)濟時代就缺乏檔案工作改革和發(fā)展的最重要的推動力，我們的所謂管理科學就會落伍于知識經(jīng)濟時代，我們就會失去知識經(jīng)濟帶來的良好發(fā)展機遇。

二、由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變

長期以來，我們已習慣于用“館藏檔案的數(shù)量、提供利用的人次、編印檢索工具和添置設備的種類”等等這樣一些硬性的指標來衡量一個檔案館（室）的情況。不容否認，在特定的歷史條件下，這種管理方法是積極的、有效的。它不僅極大地豐富了我國各級各類企業(yè)檔案館（室）的館藏，而且?guī)恿似髽I(yè)檔案工作各個方面的發(fā)展，使我國的企業(yè)檔案工作有了今天的發(fā)展成就。然而，知識經(jīng)濟時代是一個不同于以往的時代。在這樣一個時代，知識、技術(shù)的含量及其所產(chǎn)生的效益才是衡量事業(yè)發(fā)展的重要標尺。要使企業(yè)檔案信息資源在知識經(jīng)濟時代發(fā)揮它應有的作用，我們必須也應該強化對檔案信息資源的科學管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理為現(xiàn)代的知識管理；變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識含量、價值含量、提供利用所產(chǎn)生的社會和經(jīng)濟效益來衡量企業(yè)館（室）藏檔案的情況，從而使企業(yè)檔案信息資源不斷適應市場經(jīng)濟的要求，適應企業(yè)對檔案利用的需求。

神州國華徐州發(fā)電有限公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務，取得了顯著的成績。近年來，公司累計利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。①開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟效益。公司#7鍋爐長期排煙溫度高，低負荷時再熱汽溫低，鍋爐效率大大降低。公司工程技術(shù)人員從2001年開始到綜合檔案室調(diào)閱大量的科技檔案，對該問題進行研究論證。最后形成了#7爐降低排煙溫度、增加再熱汽溫的改造方案，把原光管省煤器改造為螺旋鰭片管省煤器并增加了受熱面積，低溫再熱器進行了改造，在水平煙道增加了再熱器管束。同時把再熱器爐頂聯(lián)箱進行了更換。通過改造達到了預期的目的，使排煙溫度和再熱汽溫均達到了設計值，年經(jīng)濟效益顯著。②發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)

濟和社會效益。例如國華徐州發(fā)電有限公司為響應國家“上大壓小、節(jié)能減排”產(chǎn)業(yè)政策，促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，適應國民經(jīng)濟快速發(fā)展的需要。決定關停小機組、“上大壓小”建設兩臺100萬千瓦超超臨界發(fā)電機組，兩臺100萬機組分別于2011年12月20日、12月31日投產(chǎn)發(fā)電。在公司2臺100萬千瓦機組擴建工程實施中，檔案工作人員信息服務，堅持各種資料隨要隨到，立等可取。公司工程籌建處、生產(chǎn)技術(shù)部等單位的工程技術(shù)人員到公司檔案室查閱了大量的老廠#1-#8機組原始基建竣工檔案、設備檔案等科技檔案，為擴建工程的順利實施奠定了基礎，檔案在機組擴建工程中起到了很重要的作用。③提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟案件、慣標認定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如2002年12月發(fā)電廠朱廠長借閱徐州發(fā)電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準通知書及協(xié)議書等（0300-8030-1、8、9），為領導關于公司機組擴建提供了參考。④圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《生產(chǎn)經(jīng)濟統(tǒng)計指標分析》、《科研成果匯編》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導作用。如《電氣設備銘牌手冊》、《征地文件匯編》、《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術(shù)人員的歡迎。

三、由紙質(zhì)管理向網(wǎng)絡化管理轉(zhuǎn)變

檔案部門的主要優(yōu)勢是收藏了大量的原始檔案。它作為企業(yè)的重要信息資源，加速其開發(fā)利用勢在必行。利用網(wǎng)絡發(fā)展和現(xiàn)代通訊技術(shù)的成就，使企業(yè)員工通過上網(wǎng)全息查詢，能及時、有效地獲得所需的檔案信息，從而實現(xiàn)大范圍的檔案信息資源共享。

公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現(xiàn)計算機對信息管理的網(wǎng)絡化。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應，網(wǎng)絡用戶在WINDOWS環(huán)境下，應用瀏覽器方便靈活的實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，公司圖形信息系統(tǒng)已上線運行，包括設備圖紙、技術(shù)手冊、參數(shù)報表、設備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機組檔案的電子文件。

四、由信息資源管理向創(chuàng)新型管理轉(zhuǎn)變

在新環(huán)境、新形勢、新要求下，企業(yè)檔案工作不論從觀念、思維、方式、方法，還是從整個企業(yè)內(nèi)外環(huán)境形勢，都要求創(chuàng)造性地開展工作，跳出傳統(tǒng)的思維束縛，迎合企業(yè)檔案工作新局面。企業(yè)檔案面臨一個新的發(fā)展機遇，要創(chuàng)新檔案運行機制，創(chuàng)新檔案利用與服務，創(chuàng)新檔案隊伍建設，創(chuàng)新檔案工作環(huán)境。

例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設2臺1000MW超超臨界機組。目前，關停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發(fā)電設備出售同時移交，能為購買企業(yè)今后設備的安裝、運行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號機組設備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關鍵的作用。否則，1—6號機組設備只能作為廢鐵或報廢設備處理。檔案價值的發(fā)揮，使機組設備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟效益。

為爭創(chuàng)國家級優(yōu)質(zhì)工程金獎，公司邀請中電建協(xié)專家組對我公司百萬機組進行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機、綜合指標、檔案六個專業(yè)組分別進行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎評選辦法（2013版）最新標準，對現(xiàn)場實際和檔案資料進行抽查和現(xiàn)場檢查，相關參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協(xié)會專家組來公司進行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復查。國優(yōu)現(xiàn)場復查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了公司2×1000MW機組（上大壓?。┙ㄔO工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認為公司2×1000MW機組（上大壓?。┙ㄔO工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場復查重點部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復查中，公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設三公司、天津電力建設公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復查工作中起到了關鍵的作用。

（作者單位：神州國華徐州發(fā)電有限公司）