高職院校青年教師電子化培訓(xùn)檔案管理研究

樂永孝

摘 要：隨著高職院校規(guī)模及學(xué)生招生規(guī)模的擴(kuò)大，青年教師在高職院校教師隊伍中所占的比例越來越高，已經(jīng)成為高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，更是高職院校發(fā)展?jié)摿λ?。在青年教師培養(yǎng)過程中，為了提高其教學(xué)能力和教學(xué)水平就要進(jìn)行多種多樣的培訓(xùn)，而建立電子化培訓(xùn)檔案對于教師個人和高職院校來說都有積極的意義。

關(guān)鍵字：高職院校；青年教師；培訓(xùn)檔案；電子化

中圖分類號：G434 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2016）11-0065-02

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域。同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與多媒體技術(shù)不斷地融合于教學(xué)、培訓(xùn)領(lǐng)域，使建立青年教師電子化培訓(xùn)檔案成為時代發(fā)展的必然趨勢。

一、電子化培訓(xùn)檔案的概念

電子化培訓(xùn)檔案是指管理人員利用計算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)手段，對培訓(xùn)過程中所涉及的信息進(jìn)行電子化整理的過程。建立青年教師培訓(xùn)檔案，并對其進(jìn)行電子化管理是大數(shù)據(jù)時代各高職院校青年教師培訓(xùn)檔案管理的趨勢。

二、建立電子化培訓(xùn)檔案的意義

1.便于信息分享，有利于提高檔案利用率

目前，高職院校的教師培訓(xùn)檔案利用率不高或者基本沒有利用。利用電子化培訓(xùn)檔案，可以記錄與收集青年教師在培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息和培訓(xùn)資源。并利用計算機(jī)軟件建立青年教師培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)[1]。就可以對相關(guān)培訓(xùn)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，同時把培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的有價值的信息與其他青年教師交流和分享，為青年教師自身學(xué)習(xí)反思提供幫助。

2.加強(qiáng)過程管理，有利于提高培訓(xùn)效率

高職院校青年教師參與的很多培訓(xùn)項目，培訓(xùn)過程中存在著嚴(yán)重的形式主義。有些青年教師在參加培訓(xùn)的時候只是去簽個到，只關(guān)心培訓(xùn)證書而不注重培訓(xùn)過程中真正有價值的東西。實行培訓(xùn)檔案電子化后，通過對培訓(xùn)過程中的音頻、視頻、圖像等進(jìn)行整理和收集，實現(xiàn)對培訓(xùn)人員的有效監(jiān)管。可以防止培訓(xùn)過程中出現(xiàn)形式主義問題，從而提高培訓(xùn)效率。

3.倡導(dǎo)低碳環(huán)保，有利于節(jié)約資源

電子化培訓(xùn)檔案可以實現(xiàn)一次整理，多次產(chǎn)出，還能有效的減少印刷、筆墨等辦公費(fèi)用，實現(xiàn)了資源的節(jié)約。在傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案管理方式中，青年教師查閱相關(guān)培訓(xùn)資料時需要大量的時間去分頁查找，對自己有用的資料還要去記錄和復(fù)印。而建立電子化培訓(xùn)檔案后，查閱相關(guān)資料時可利用檢索功能在很短的時間內(nèi)找到自己需要的資料，而且可以將對自己有用的資料用U盤等移動存儲工具直接復(fù)制，方便快捷又節(jié)省紙張。

4.加強(qiáng)資源整合，有利于評價的開展

目前高職院校青年教師培訓(xùn)檔案的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的要求[2]。隨著信息化程度的不斷提高，慕課、網(wǎng)校等新的教育培訓(xùn)形式的出現(xiàn)，讓原有的紙質(zhì)化培訓(xùn)檔案管理方式變的沒有效率。對培訓(xùn)檔案進(jìn)行電子化管理后，可以實現(xiàn)培訓(xùn)中資金、時間、結(jié)果等內(nèi)容的橫向和縱向?qū)Ρ?。為實現(xiàn)對青年教師培訓(xùn)效果進(jìn)行系統(tǒng)化的考核評價提供了良好的基礎(chǔ)。通過數(shù)據(jù)分析，便于青年教師找出自己的優(yōu)勢和劣勢，同時有利于高職院校集中優(yōu)勢資源重點(diǎn)培養(yǎng)培訓(xùn)效率高的青年教師快速成長為骨干教師。

5.有利于學(xué)員養(yǎng)成反思的意識和能力

培訓(xùn)對大部分青年教師來說，當(dāng)時會感覺很有幫助、很有啟發(fā)也很有想法，但是經(jīng)過一段時間的冷卻，這樣的啟發(fā)隨時會煙消云散，最終也對其產(chǎn)生不了什么影響。有的青年教師當(dāng)時感觸很深，培訓(xùn)后寫了心得體會和總結(jié)交給管理部門，但是自己卻沒有存檔，遺失了有價值的東西。目前，高職院校組織青年教師參加的培訓(xùn)不少，但是往往培訓(xùn)效果不佳，在一定程度上是因為他們沒有恰當(dāng)?shù)姆此?，也沒有合適的機(jī)會或者渠道進(jìn)行反思。建立電子化培訓(xùn)檔案后，青年教師可以隨時對培訓(xùn)中的隨筆、學(xué)后心得體會、學(xué)習(xí)日記等進(jìn)行記錄與長期存儲，將培訓(xùn)中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴、所感所想、思維的火花記錄下來，通過“實踐-反思-實踐”的過程逐漸提升自己的教學(xué)能力和教學(xué)水平。

三、建立電子化培訓(xùn)檔案存在的問題

1.青年教師培訓(xùn)檔案管理混亂

目前，大部分高職院校沒有建立培訓(xùn)檔案制度，多是參加完培訓(xùn)就完事，缺乏對培訓(xùn)資料的收集整理和效果考核。在日常的培訓(xùn)檔案管理中沒有實現(xiàn)培訓(xùn)檔案的分類管理，資料丟失問題嚴(yán)重。培訓(xùn)過程中也存在因培訓(xùn)而培訓(xùn)，目的性、針對性不強(qiáng)，浪費(fèi)資源等問題[3]。

2.電子化過程中真實性難以保障

在對青年教師培訓(xùn)檔案進(jìn)行電子化的過程中，由于參與人員自身水平和能力的限制，建立的電子檔案內(nèi)容可能和實際檔案存在差異。另外，由于電子化文件具有易于刪改的特點(diǎn)，且修改后的痕跡不易被發(fā)現(xiàn)，篡改一旦發(fā)生，往往難以查證，可能會給單位和個人帶來損失。

3.缺乏規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)

對培訓(xùn)檔案進(jìn)行電子化要做很多基礎(chǔ)性的工作，最主要的是要建立一套規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。信息化時代存在多種多樣的管理軟件，加上各地區(qū)、學(xué)校之間實際情況的不同，建立起來的電子檔案無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，需要浪費(fèi)大量的人力進(jìn)行比對、核實鑒定。

4.電子化培訓(xùn)檔案的安全問題

建立電子化培訓(xùn)檔案要面對各種層次的安全問題，如信息安全、設(shè)備安全、人為因素等。無論哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或重要信息泄露，這將給單位和個人產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

5.檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

實施青年教師培訓(xùn)檔案電子化，管理人員的素質(zhì)和能力很關(guān)鍵[4]。電子化檔案管理需要管理人員具有較高的計算機(jī)水平，能將紙質(zhì)材料熟練的轉(zhuǎn)化為電子文檔，能對電子文檔進(jìn)行編目，能對電子化檔案的信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。目前，高職院校中，大部分檔案管理人員計算機(jī)水平偏低，雖然引進(jìn)了現(xiàn)代化的管理工具，但是仍不能發(fā)揮其作用。這嚴(yán)重影響著電子化檔案建設(shè)進(jìn)程。

四、電子化培訓(xùn)檔案的實施與建議：

1.開發(fā)青年教師電子化檔案管理系統(tǒng)

要實現(xiàn)培訓(xùn)檔案電子化首先要有建立一個培訓(xùn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的功能包括：青年教師的基本信息，每年的培訓(xùn)項目、天數(shù)、資金投入情況，培訓(xùn)效果的考核評價情況等，要能實現(xiàn)本院校青年教師的橫向?qū)Ρ?，如同職稱對比、同專業(yè)對比等。根據(jù)每個人的資金時間投入產(chǎn)出效果可以適當(dāng)調(diào)整培訓(xùn)方案，提高培訓(xùn)效率。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的培養(yǎng)

要實現(xiàn)培訓(xùn)檔案的科學(xué)化、電子化管理，檔案管理人員的素質(zhì)提升是關(guān)鍵。電子化檔案的實施是以現(xiàn)代化和信息化手段為前提的，檔案管理人員需要利用現(xiàn)代化手段對培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理和數(shù)據(jù)分析。檔案管理人員要有現(xiàn)代化的管理理念和管理手段。讓其學(xué)會利用培訓(xùn)管理系統(tǒng)來處理和分析培訓(xùn)中的各種數(shù)據(jù)。因此提升培訓(xùn)檔案管理人員的素質(zhì)，是進(jìn)行培訓(xùn)檔案電子化的關(guān)鍵。

3.做好原始資料的收集和整理

培訓(xùn)檔案的電子化過程是將大量的紙質(zhì)的原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)的過程。為了提高工作效率，應(yīng)該做好原始資料的歸類和整理。對培訓(xùn)過程進(jìn)行規(guī)范化管理，注意收集培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，如培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)天數(shù)、資金利用、培訓(xùn)總結(jié)和考核情況。

4.要建立統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

目前各高職院校使用的管理系統(tǒng)五花八門，各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源不一，格式不同[5]。為確保電子化培訓(xùn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，相關(guān)部門應(yīng)該積極建設(shè)和完善相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，建立切實可行的管理辦法。對培訓(xùn)檔案進(jìn)行電子化管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要做到對檔案資料的高效使用必須依賴一個規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，既要滿足相應(yīng)的技術(shù)條件，也要滿足高職院校的發(fā)展要求。

五、總結(jié)

盡管檔案信息化建設(shè)存在著許多難題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發(fā)展方向。進(jìn)行電子化培訓(xùn)檔案管理符合當(dāng)前高職院校發(fā)展趨勢，對高職院校的發(fā)展有著及其重要的現(xiàn)實意義。其應(yīng)用必然會越來越深入和普及，必能大力促進(jìn)高職院校教育培訓(xùn)工作信息化的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李英.高校教育干部培訓(xùn)電子檔案管理淺析[J].河南教育（高校版），2011（12）.

[2]王青.論信息環(huán)境下的高職院校檔案管理[J].職業(yè)時空，2012（9）.

[3]李虹.對干部培訓(xùn)質(zhì)量管理體系建設(shè)的初步研究[J].管理觀察，2013（23）.

[4]張巖.淺談高校檔案管理人員的素質(zhì)及其提高對策[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2015（1）

[5]易著梁.論高職院校教學(xué)檔案電子化過程的質(zhì)量監(jiān)控[J].教育與職業(yè)，2015（15）.

（編輯：王曉明）