藍圖檔案管理方法探討

趙媛媛

摘 要：文章從藍圖歸檔、檔案管理人員體系建設、藍圖檔案庫房管理及利用方法等幾方面對藍圖檔案管理的方法進行了探討。

關鍵詞：藍圖；檔案；管理；利用

藍圖檔案是設計人員的勞動成果的直接表現(xiàn)形式，一本藍圖檔案蘊含著多個人的智慧結晶，屬于企業(yè)核心機密。在油田開發(fā)建設的過程中，只有管理好藍圖檔案，才能使之更好地被利用，更好地服務于油田的發(fā)展。我公司現(xiàn)有藍圖檔案21萬余冊，在保證信息共享、運行穩(wěn)定的同時，還要考慮信息的保護與隔離，嚴格防止非授權用戶的侵入和信息的泄漏。怎樣管理好，利用好這些檔案，是本文將要探討的問題。

我公司檔案管理中心藍圖組承擔著公司的施工圖藍圖、初設圖紙、地質資料、可研報告及預算資料的存檔，同時也負責藍圖的借閱工作。有5名同志分專業(yè)和類別共同進行這些工作。藍圖庫房占地面積約900平米，庫內安裝密集架，藍圖檔案按項目號順序及專業(yè)順序豎直擺放于密集架上。庫內安裝有空調，加濕器，除濕機，溫濕度記錄儀，消防報警系統(tǒng)等。

一、藍圖檔案一體化平臺管理

嚴格執(zhí)行公司項目一體化平臺應用，設計文件的校審、存檔、出版均通過一體化平臺運行。藍圖組的藍圖檔案歸檔在一體化平臺應用時，必須注意以下幾個環(huán)節(jié)：

（一）紙質藍圖驗收，確定項目號、文件號、版次是否正確，簽署是否齊全，圖面有無掉字、掉頁現(xiàn)象，文件號與目錄內容是否相符等，并確定文件與底圖的文件號、內容一致。

（二）對歸檔藍圖實物相對應的平臺電子文件進行核對并歸檔。

（三）對歸檔藍圖打印條形碼，并粘貼在相應紙質藍圖左上角，不串不漏。

（四）按項目號編寫歸檔藍圖目錄，目錄按文件號排序，內容與實物內容相符，不串不漏。

（五）按照項目號、專業(yè)、文件號的排序方式，將藍圖檔案入庫。

藍圖檔案電子文件與紙質文件必須共同存檔，兩者缺一不可。紙質藍圖檔案為設計人員利用藍圖查詢資料提供了便利，而歸檔電子文件可以方便設計人員在一體化平臺上查詢檢索，也可以制成光盤進行長久保存。

二、加強藍圖檔案管理人員素質培訓

藍圖檔案管理是一項科學而嚴謹?shù)墓ぷ?，檔案管理人員負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，不僅需要定期進行工作職責和體系培訓，也需要加強檔案管理基本素質教育：

（一）耐心檢驗

紙質藍圖往往成批的送來，聞著刺鼻的氨水味，對紙質藍圖一頁一頁的檢驗，變成一個巨大的工作量，看似簡單，卻要具有極大的耐心。耐心是做好藍圖歸檔工作的保障。

（二）細心把關

紙質藍圖有時會出現(xiàn)串頁，缺頁等裝訂問題，也有時會出現(xiàn)文件號或版次有誤等問題，把問題斬斷在存檔之前，確保藍圖檔案的準確性，這需要工作人員眼明心細。細心是做好藍圖歸檔工作的基礎。

（三）落實責任

當遇到紙質藍圖有問題，或紙質藍圖與平臺電子文件不一致時，需要工作人員及時地與出版人員或設計人員聯(lián)系溝通，解決問題，這需要工作人員具有高度的責任心。責任心是做好藍圖歸檔工作的前提。

三、藍圖檔案庫房管理方法

設計圖紙的參考套用頻繁，這需要我們檔案工作者根據(jù)本單位的實際情況和庫房管理條件分析研究，采取相應的保護措施進行科學的管理。檔案庫房技術管理應貫徹“以防為主，防治結合”的原則，達到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防有害生物及氣體、防塵、防污染、防磁等目的，確保檔案安全存放。

（一）防光、防塵

每周對藍圖庫房進行一次大掃除，清理地面臺面灰塵；密集架盡量靠攏；窗簾拉緊，防止陽光直射；對新來的藍圖盡快整編入庫，盡量減少藍圖檔案在庫外堆積的時間，柜內要放置防蟲劑。

（二）防潮、防高溫

加強庫內溫、濕度監(jiān)控，及時進行調整，達到適宜的溫、濕度。利用庫房內空調、除濕機、加濕器等設備，將庫房的溫度控制在14℃-24℃；濕度控制在45%-60%；根據(jù)天氣情況，定期對藍圖庫房進行通風；每周更換溫度濕度記錄儀紙，記錄每天的溫度濕度情況。

（三）防火

藍圖庫房內安裝有七氟丙烷滅火系統(tǒng)，定期對七氟丙烷滅火系統(tǒng)探頭進行檢測，每天對七氟丙烷控制系統(tǒng)進行檢查記錄。

四、藍圖檔案利用方法及現(xiàn)狀

（一）藍圖檔案檢索方法

對于一體化平臺應用之后的藍圖檔案，可直接進入平臺的“圖檔管理”里面的“藍圖檔案”進行檢索，可對項目編號、項目名稱、專業(yè)等進行組合檢索；對于一體化平臺應用之前的藍圖檔案，我公司有專門的藍圖檔案管理系統(tǒng)，利用其中的網(wǎng)絡檢索系統(tǒng)，設計人員可利用網(wǎng)絡遠程檢索藍圖信息，可對檔案號、項目號、項目名稱、類別、存檔日期等多字段進行組合檢索，也可對單個字段進行多關鍵詞檢索。

（二）藍圖檔案利用方法

設計人員根據(jù)自己需要的藍圖檔案，填寫藍圖借閱審批單，相關人員簽署后，在檔案管理中心藍圖組進行藍圖借閱，工作人員對借閱的藍圖檔案進行借閱錄入，藍圖檔案編號采用條形碼掃描錄入，提高準確性和操作效率。電子文件由其他班組負責，并對檔案管理權限嚴格要求，分角色設定權限。

（三）藍圖檔案利用現(xiàn)狀

目前，藍圖檔案主要是用于設計人員項目運行時的參考用圖，同時，也用于公司每年項目審查時的用圖，以及公司壓力容器設計資質換證及壓力管道資質換證審查時的用圖。2015年全年藍圖檔案利用量約6000冊。

保存檔案的目的是為了滿足現(xiàn)實利用需求和社會長遠利用需要，因此檔案利用服務工作體現(xiàn)著檔案工作的根本目的。檔案部門只有首先管理好檔案，才能更好地做好檔案利用工作，為企業(yè)發(fā)展服務。