淺談醫(yī)院機(jī)要文件管理水平的提高

舒浩

摘 要：醫(yī)院機(jī)要文件管理工作不僅要遵循自身相關(guān)特點(diǎn)以及制度，做到嚴(yán)格保密，還應(yīng)該遵循醫(yī)院工作體系特點(diǎn)，當(dāng)前，如何做好醫(yī)院機(jī)要文件管理工作，提高相關(guān)人員管理水平與綜合素質(zhì)是當(dāng)前醫(yī)院機(jī)要文件管理工作的重中之重。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；機(jī)要文件；管理水平；提高

機(jī)要文件作為黨中央向各級政府部門、黨組織、事業(yè)單位以及企業(yè)傳達(dá)相關(guān)政策方針的紅色通道，不僅是內(nèi)外部聯(lián)系的重要渠道，也是內(nèi)部上下溝通的重要紐帶。當(dāng)下，隨著社會以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸普及到各個(gè)領(lǐng)域，在提高數(shù)據(jù)處理效率的同時(shí)也存在著安全隱患，網(wǎng)絡(luò)入侵、泄密事件層出不窮，醫(yī)院機(jī)要文件主要包括上級機(jī)關(guān)、兄弟單位等相關(guān)機(jī)關(guān)之間的來往函件、醫(yī)院內(nèi)部資料、醫(yī)院各類公章等法律文件，格式多樣，機(jī)要文件管理人員要確保穩(wěn)健得到妥善傳閱的同時(shí)，又要嚴(yán)格跟蹤過程，避免延傳、漏傳、誤傳。機(jī)要文件管理與醫(yī)院各部門工作相關(guān)，滲透到醫(yī)院各環(huán)節(jié)，醫(yī)院機(jī)要秘書的素質(zhì)直接關(guān)系著機(jī)要工作能否服務(wù)于廣大人民群眾的根本利益，關(guān)系著能否為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。本文將簡單分析如何提升醫(yī)院機(jī)要文件管理水平。

一、新時(shí)期醫(yī)院機(jī)要文件管理的重要意義

醫(yī)院的機(jī)要文件不僅是政府、相關(guān)單位向其傳達(dá)信息的重要途徑，也是醫(yī)院自身知識水平、經(jīng)驗(yàn)等資源的長期積累，包含了大量信息，另一方面，機(jī)要文件不僅要做好信息傳遞工作，做到及時(shí)準(zhǔn)確文件發(fā)放與管控，因?yàn)獒t(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)提供場所，時(shí)間就是生命，像是SARS肆虐階段，相關(guān)文件的上傳下達(dá)工作必須做到及時(shí)準(zhǔn)確，否則將為醫(yī)院以及社會帶來大量的損失與風(fēng)險(xiǎn)。另外，還要做好保密工作，協(xié)調(diào)好相關(guān)部門間的關(guān)系，避免信息泄露影響醫(yī)院日常工作與發(fā)展，是醫(yī)院日常工作的指導(dǎo)文件以及各環(huán)節(jié)管理基礎(chǔ)，是新時(shí)期醫(yī)院不斷發(fā)展進(jìn)步的重要資源。

二、醫(yī)院機(jī)要文件管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院機(jī)要文件管理人員觀念陳舊

隨著計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行業(yè)的普及，為各行各業(yè)工作帶來了便利，提高了工作效率，但也同樣為不法分子所用，運(yùn)用高科技手段獲取有價(jià)值文件。但目前醫(yī)院在機(jī)要文件管理上風(fēng)險(xiǎn)意識依舊薄弱，觀念陳舊，比較側(cè)重于文件上傳下達(dá)工作，缺乏過程保密意識，沒有在機(jī)要文件管理的各環(huán)節(jié)加強(qiáng)防范，或者使用的保密方法比較陳舊，對現(xiàn)下的文件傳輸無異議，存在機(jī)要文件泄露隱患。

（二）醫(yī)院機(jī)要文件保密難度加大

我國已經(jīng)逐漸步入信息化時(shí)代，醫(yī)院機(jī)要文件傳輸也實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化、信息化，但當(dāng)今社會網(wǎng)絡(luò)入侵也越來越嚴(yán)重，不斷更新的高科技手段網(wǎng)絡(luò)入侵讓醫(yī)院機(jī)要文件管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，機(jī)要文件在傳遞以及存儲狀態(tài)下，都有可能被盜取信息，很多時(shí)候信息已經(jīng)被盜取，醫(yī)院機(jī)要管理人員都未曾及時(shí)察覺。醫(yī)院必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全建設(shè)，設(shè)置好防火墻，隨時(shí)觀察機(jī)要文件信息動(dòng)態(tài)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度和防范措施，保密工作就一定能夠做好。

（三）醫(yī)院機(jī)要文件管理工作要求更高

醫(yī)院的機(jī)要文件關(guān)系到醫(yī)院的核心技術(shù)、相關(guān)規(guī)章制度等等，一旦泄露會引發(fā)醫(yī)患糾紛、社會恐慌等社會問題，比如說，SARS病毒期間，機(jī)密文件的傳輸與儲存一旦泄露，定會引起社會恐慌，影響社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展，尤其是當(dāng)下信息時(shí)代的發(fā)展來臨，信息傳播很快，同樣也很危險(xiǎn)，醫(yī)院信息的傳輸都會導(dǎo)致泄密，醫(yī)院機(jī)要文件管理工作面臨著更高要求。

三、如何提高醫(yī)院機(jī)要文件管理水平

（一）醫(yī)院管理層提高機(jī)要文件管理意識

近年來，人們生活水平提高，對于醫(yī)療要求也逐漸提升，醫(yī)院之間也逐漸形成了競爭態(tài)勢，醫(yī)院作為社會提供醫(yī)療服務(wù)的場所，關(guān)系到人們生命安全與社會穩(wěn)定，機(jī)要文件作為醫(yī)院的重要資源與指導(dǎo)文件，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到其對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，提高機(jī)要文件管理意識，不定期進(jìn)行機(jī)要文件管理工作考核，確保醫(yī)院所有機(jī)要文件都及時(shí)、安全、有效傳遞。

（二）構(gòu)建完善的醫(yī)院機(jī)要文件管理制度

醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建完善的機(jī)要文件管理制度，需要涉及到機(jī)要文件的各環(huán)節(jié)，包括接收、發(fā)放、傳遞、歸檔都應(yīng)該涉及，首先，應(yīng)該規(guī)定機(jī)要文件編號，根據(jù)文件接收單位、內(nèi)容、時(shí)間編制好文件編號，方便文件的追蹤、歸檔；其次，施行文件登記制度，要求文件的各環(huán)節(jié)傳遞都應(yīng)該登記，確保文件不丟失，可查詢追蹤；另外明確職責(zé)到個(gè)人，包括機(jī)要文件接收、發(fā)放、傳遞、監(jiān)督管理等人員都應(yīng)該明確職責(zé)，督促機(jī)要管理相關(guān)人員做好管理、保密工作，確保工作及時(shí)、有效進(jìn)行，同時(shí)也可以避免文件泄露后出現(xiàn)互相推脫責(zé)任的現(xiàn)象；還要包含機(jī)要文件管理工作考核制度，管理層定期、不定期檢查機(jī)要人員工作狀態(tài)、文件動(dòng)態(tài)，確保機(jī)要文件安全，發(fā)現(xiàn)漏洞可以及時(shí)妥善處理，避免問題帶來不利影響；最后，機(jī)要文件的安全管理相關(guān)系統(tǒng)需要定期更新、檢查，確保安全。

（三）提高機(jī)要文件管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院管理層應(yīng)該重視機(jī)要文件管理人員的管理與提升，在人員錄用時(shí)就要進(jìn)行全面考核，不僅要考核人員的業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)該注重職業(yè)道德考核，因?yàn)闄C(jī)要文件涉及到保密工作，招錄人員必須具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，高超的職業(yè)素養(yǎng)以及正確的人生觀、價(jià)值觀。定期進(jìn)行人員培訓(xùn)工作，主要包括相關(guān)政策法律法規(guī)學(xué)習(xí)、技能提升培訓(xùn)、與時(shí)俱進(jìn)的機(jī)要文件管理與安全防范措施培訓(xùn)等，以順應(yīng)醫(yī)院機(jī)要文件管理工作的需求。加強(qiáng)人員監(jiān)管與考核，因?yàn)闄C(jī)要文件管理關(guān)系到醫(yī)院正常發(fā)展運(yùn)行，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層又必須對相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)管，包括其工作動(dòng)態(tài)以及相關(guān)信息，比如說經(jīng)濟(jì)狀態(tài)、生活困難等，都需要進(jìn)行了解，及時(shí)為機(jī)要文件管理人員提供幫助或心理疏導(dǎo)，定期的考核工作，包括工作是否及時(shí)、有效、安全等，可以發(fā)現(xiàn)文件管理過程中的不足，并及時(shí)提出整改措施，不斷提升文件管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）構(gòu)建長期有效的機(jī)要文件保密體系

隨著新時(shí)代發(fā)展，保密體系的構(gòu)建是當(dāng)前醫(yī)院機(jī)要文件管理的當(dāng)務(wù)之急，首先，所有機(jī)要文件管理人員以及相關(guān)部門應(yīng)該具備較強(qiáng)的保密意識，在涉及到機(jī)要文件時(shí)都應(yīng)該做好保密工作，要求涉及到的相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議。其次，文件的各渠道傳播都應(yīng)該做好保密措施，比如說電子文件傳輸從文件到途徑都應(yīng)該進(jìn)行加密處理，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全信息管理工作，對醫(yī)院機(jī)要文件涉及到的相關(guān)軟件都要進(jìn)行加密處理，機(jī)要文件管理部門的電腦不可以聯(lián)網(wǎng)，定期進(jìn)行殺毒處理，醫(yī)院必須配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)工程師，不定期對各部門進(jìn)行機(jī)要文件傳輸、儲存等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，避免不法分子入侵網(wǎng)絡(luò)竊取信息。所有文件必須進(jìn)行備份，避免文件丟失，所有使用的硬盤、U盤都要經(jīng)過加密處理，以免遺失后信息被盜，如果發(fā)現(xiàn)文件泄露，及時(shí)做好預(yù)警工作，相關(guān)部門作出工作調(diào)整，盡量減少損失。

四、結(jié)束語

醫(yī)院機(jī)要文件加強(qiáng)保密意識，提高機(jī)要文件管理水平，是順應(yīng)新形勢醫(yī)院發(fā)展的需求，也是保護(hù)國家利益以及醫(yī)院利益的要求。我們要做好新時(shí)期的機(jī)要文件保密工作，完善機(jī)要文件管理制度建設(shè)，是確保機(jī)要文件保密安全的重要屏障。提高機(jī)要人員素質(zhì)，增強(qiáng)職責(zé)意識，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，正確的人生觀、價(jià)值觀。要加強(qiáng)機(jī)要文件的保密工作，樹立全員保密意識，提高思想覺悟，將保密意識落實(shí)到具體工作中去，對機(jī)要文件要嚴(yán)把關(guān)口，防止漏洞，建立保密工作長效機(jī)制，促進(jìn)機(jī)要文件管理水平提高。

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