談?wù)勑聲r期全區(qū)國土資源檔案管理工作

裴蘭英

摘要：國土資源檔案是國土資源行政管理工作的重要組成部分，是一項基礎(chǔ)性工作。做好新時期的檔案工作，充分發(fā)揮其作用，更好地服務(wù)于國土資源行政管理、服務(wù)于全區(qū)經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展有著特別重要的意義。本文通過對全區(qū)國土資源系統(tǒng)基層檔案工作的調(diào)研，從“十二五”末期檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，針對基層檔案管理工作中存在的一些問題，提出“十三五”全區(qū)國土資源檔案工作的建議和對策。

檔案是歷史的真實記錄，所提供的各種歷史資料、數(shù)據(jù)，對揭開歷史、解決遺留問題起了很大的作用。國土資源檔案詳細記錄了國土資源行政管理的全過程，是地籍管理、建設(shè)用地、土地規(guī)劃、耕地保護、專業(yè)測繪、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)管理、執(zhí)法監(jiān)察等國土資源工作的科學(xué)依據(jù)，與上自政府工作、下至百姓生活息息相關(guān)。因此，如何做好新時期國土資源檔案工作，對全區(qū)國土資源管理工作及經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展有著特別重要的意義。

一、當前國土資源檔案管理現(xiàn)狀

近年來，面對當前的新形勢和新任務(wù)，國家和自治區(qū)相繼出臺了一系列針對檔案工作的新標準、新要求。為了適應(yīng)新形勢，做好新時期的國土資源檔案管理工作，自治區(qū)國土資源信息院受國土資源廳委托，開展了對全區(qū)12個盟市和2個計劃單列市國土資源局，以及15個廳屬單位的檔案管理的實地調(diào)研工作。筆者從2001年起，擔任自治區(qū)國土資源信息院副院長，長期以來一直分管檔案管理工作，國土資源信息院下設(shè)地質(zhì)資料館和土地檔案館，肩負著全區(qū)地質(zhì)資料、土地檔案及國土資源廳機關(guān)的綜合檔案管理工作。此次調(diào)研結(jié)果顯示，自2000年國土資源系統(tǒng)成立以來，本系統(tǒng)所屬單位全面投入到國土資源政務(wù)、業(yè)務(wù)工作中，檔案工作的開展較其他中心工作相對滯后。一些單位到目前為止才開始著手建立綜合檔案室，接近半數(shù)單位的檔案還沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。不過廳系統(tǒng)及所屬單位檔案工作也不乏亮點，一些單位的檔案工作甚至走在了全區(qū)前列。如烏蘭察布市和鄂爾多斯市國土資源局及廳信息院先后在2012年～2014年經(jīng)自治區(qū)檔案局測評，晉升為機關(guān)檔案測評“自治區(qū)一級”單位。特別信息院成為廳屬單位中第一個也是唯一一個獲此稱號的單位。

1.檔案工作機構(gòu)與人員設(shè)置

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，全區(qū)各國土資源局對檔案工作的重視程度相對較高。各盟市局機關(guān)都設(shè)置了綜合檔案室，明確了一名機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，基本建立了以局檔案室為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，各科室設(shè)有兼職檔案工作人員，檔案室對各科室歸檔工作也能夠進行有效的監(jiān)督與指導(dǎo)。然而廳屬各單位檔案工作相對盟市國土資源局而言起步較晚，檔案工作整體水平相對薄弱。

2.檔案室的設(shè)施與設(shè)備

在檔案室設(shè)施、設(shè)備方面，部分單位能夠做到辦公、閱覽、庫房三室分開，還有一部分成礦單位由于辦公條件限制，難以設(shè)置閱覽室。檔案庫房的條件各單位差距較大，條件好的單位庫房堅固、安全，面積達標，密集架、圖紙柜、防磁柜、消毒柜等設(shè)施、設(shè)備齊全，排列合理有序，檔案裝具符合國家和自治區(qū)行業(yè)標準，也能夠適應(yīng)本單位工作需要。條件較差的單位則庫房空間狹小局促，檔案設(shè)施、設(shè)備陳舊簡陋，檔案裝具也不符合相關(guān)標準。還有一些單位因辦公場所不足或檔案存量較大，采取借用或租用檔案庫房的方式保管檔案，在安全方面難以保障。

3.檔案工作規(guī)章制度的制定與執(zhí)行

經(jīng)調(diào)研，廳系統(tǒng)所屬單位基本建立了完善的檔案體制機制，形成了以綜合檔案室為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，做到了分工明確、各司其職，各部門能夠密切配合、形成合力，促進本單位檔案工作順利開展。但在檔案工作規(guī)章制度制定方面，大多數(shù)單位不夠完善，表現(xiàn)在文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案兩個方面。如有單位還沒有制定；有的單位雖然制定了，但尚未取得檔案行政管理部門的審核；還有的單位仍在使用原土地管理局印發(fā)的標準，與當前的實際工作情況不符。這兩項制度是開展檔案工作的根本依據(jù)和實施準則，只有完善了這兩項制度，才有可能較好地推動檔案工作的順利開展。如土地整治中心和國土資源儲備交易登記中心兩個單位的檔案工作全面開展和系統(tǒng)推進的時間并不長，但做到了“制度先行”。一方面重視建章立制，一方面狠抓落實，通過一系列既符合國家和自治區(qū)相關(guān)規(guī)范要求，又適應(yīng)本單位實際需求的檔案管理制度，規(guī)范檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，起到了事半功倍的效果。

4.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)情況

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案管理的根基。其根本任務(wù)是通過整合本單位檔案資源，實現(xiàn)各類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，通過積極收集、整理、搶救和保護具有重要價值或涉及民生的檔案資料，豐富本單位綜合檔案室檔案內(nèi)容，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用。調(diào)研發(fā)現(xiàn)內(nèi)蒙古地礦局、巴彥淖爾市國土資源局、地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院等單位檔案資源存量豐富，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作也做的比較扎實。如地礦局綜合檔案室規(guī)模較大，總面積約400平方米，室藏文書檔案21000余卷（件），地質(zhì)資料3800余檔，其他門類檔案3500余卷。檔案整理工作能夠確保案卷組織的合理性和檔案分類的科學(xué)性，能夠準確把握檔案的保管期限，有利于檔案的保管和利用。然而有些單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中存在問題，集中表現(xiàn)在檔案分散管理和檔案門類不全等方面。另一些單位沒有采取集中統(tǒng)一管理的模式，而是由檔案形成部門各自管理。

5.檔案資源開發(fā)利用情況

國土資源檔案具有重大的戰(zhàn)略意義，具有重要的經(jīng)濟價值，能產(chǎn)生深遠的民生影響。每一份國土資源檔案背后都可能存在龐大的資金投入，是極其珍貴的資源。然而，利用是我們管理檔案的目的。各單位近年來將較多精力投入到“收”和“管”上，而對“用”的投入和重視程度不夠，不能有效地發(fā)揮檔案的價值。如何利用檔案？這個問題的解應(yīng)當落在“信息化”上。用先進的科技手段拓寬檔案利用服務(wù)渠道，為國土資源政務(wù)服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)，是我們國土資源檔案工作者的奮斗目標。如何開發(fā)利用這種資源，也是擺在我們國土資源部門面前的一個歷史課題。如地質(zhì)調(diào)查院作為承擔基礎(chǔ)性、公益性地質(zhì)調(diào)查和戰(zhàn)略性礦產(chǎn)資源勘查工作，為政府提供決策依據(jù)，為礦政管理提供技術(shù)支撐的單位，形成了大量的地質(zhì)資料。該院對這些重要生產(chǎn)科研成果進行系統(tǒng)整理并提供綜合利用，近五年向省內(nèi)外地勘單位提供檔案利用服務(wù)1971次，對自治區(qū)經(jīng)濟發(fā)展起到了積極的促進作用。

6.檔案信息化建設(shè)情況

在新時期、新形勢下，“信息化”一詞已經(jīng)不是什么新鮮術(shù)語，而是老生常談。國家檔案局、自治區(qū)檔案局也就檔案信息化以及數(shù)字檔案室建設(shè)出臺了大量標準和要求。但在實際操作中，各單位檔案信息化程度可謂參差不齊，能夠達到機關(guān)檔案測評信息化建設(shè)基本指標的單位不多，與數(shù)字檔案室的建設(shè)標準更是相去甚遠。本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)包頭市、呼和浩特市國土資源局、土地調(diào)查規(guī)劃院、有色地質(zhì)勘查局信息化程度比較高。尤其包頭市國土資源局從2013年開始建設(shè)與“一張圖”及電子政務(wù)信息化工程緊密結(jié)合的檔案管理信息系統(tǒng)，并對全部室藏檔案進行數(shù)字化和信息提取，建立目錄、全文和圖形數(shù)據(jù)庫，將成果廣泛應(yīng)用于各項業(yè)務(wù)工作，實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)間的關(guān)聯(lián)查詢、分析和帶圖審批。同時，應(yīng)用金土工程網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)了檔案實時在線調(diào)閱和圖檔互查。業(yè)務(wù)科室查詢本部門檔案實現(xiàn)了24小時“一鍵式”查詢，調(diào)閱接口和土地登記、預(yù)審、報批等業(yè)務(wù)無縫集成，在辦理業(yè)務(wù)時可實時關(guān)聯(lián)檔案。增量檔案由大廳接件人員數(shù)字化，歸檔時自動分類編排，形成電子檔案，進入“一張圖”核心數(shù)據(jù)庫。該局在檔案信息化建設(shè)上投入較大，起點較高，是最接近數(shù)字檔案室建設(shè)標準的單位之一。

二、做好新時期國土資源檔案管理工作建議

1.強化檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與保障力度

按照國家和自治區(qū)檔案局的要求，各盟市國土資源局和廳屬各單位應(yīng)指定專人分管檔案工作，切實把檔案工作列入本單位年度工作計劃與中長期發(fā)展規(guī)劃中，作為重要的基礎(chǔ)性工作開展。廳機關(guān)應(yīng)認真履行對系統(tǒng)內(nèi)所屬單位檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)職責，定期聽取檔案工作匯報與督促檢查，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的困難和問題；將檔案工作列入各單位年度考核檢查的內(nèi)容，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面的保障，推動國土資源檔案事業(yè)發(fā)展同國土資源中心工作的開展相協(xié)調(diào)。同時各單位要按年度通報歸檔情況，確保文件材料及時歸檔；在設(shè)立重大活動組織協(xié)調(diào)機構(gòu)時，應(yīng)根據(jù)需要安排檔案部門參與，做到工作開展與檔案建立同步，確保檔案齊全完整。

2.完善檔案機構(gòu)運行機制，不斷提高人員素質(zhì)

堅持廳機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，檔案部門負責，各部門共同參與的工作體制，推動本系統(tǒng)及所屬單位建立綜合檔案室。各單位綜合檔案室至少設(shè)一名專職檔案人員，各部門設(shè)兼職檔案人員，形成各門類檔案集中統(tǒng)一由綜合檔案室管理的工作格局。督導(dǎo)各單位建立健全以綜合檔案室為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，落實各環(huán)節(jié)責任，確保分工明確、各司其職，促進國土資源檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。定期開展本系統(tǒng)及所屬單位檔案工作人員業(yè)務(wù)橫向交流，促進檔案工作發(fā)展；定期或不定期對本系統(tǒng)和所屬單位專、兼職檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)能力。引進和培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，提高國土資源檔案工作隊伍整體水平。

3.建立健全檔案工作制度，規(guī)范檔案管理行為

各單位應(yīng)按照廳機關(guān)已印發(fā)的《內(nèi)蒙古自治區(qū)國土資源廳文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》文本，結(jié)合本單位實際情況，制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表及適應(yīng)本單位實際需求的檔案分類方案。依據(jù)《檔案法》、《自治區(qū)檔案條例》等相關(guān)法律、法規(guī)，制定出本單位檔案管理辦法，制定檔案歸檔、保管、利用、保密、鑒定銷毀等管理制度，制定各門類檔案整理規(guī)范，用制度規(guī)范約束檔案管理行為，推動檔案工作順利開展。廳機關(guān)對本系統(tǒng)及所屬單位上述各項制度規(guī)范執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，各單位在具體執(zhí)行過程中也應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督體系，對違反制度規(guī)范的現(xiàn)象和行為有預(yù)防措施和處罰機制。

4.加大檔案工作投入力度，不斷完善檔案設(shè)施

全區(qū)各級國土資源行政管理部門和廳屬各單位應(yīng)進一步加大檔案工作經(jīng)費投入，按照預(yù)算編制和管理有關(guān)規(guī)定，科學(xué)合理地核定檔案工作經(jīng)費，將綜合檔案室在檔案收集整理、搶救保護、提供利用、編研、信息化、安全保密、陳列展覽及設(shè)備購置、維護等方面的經(jīng)費列入財政預(yù)算。廳機關(guān)應(yīng)進一步加強對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化建設(shè)和檔案工作人員教育培訓(xùn)工作的支持，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實施。各單位綜合檔案室應(yīng)實現(xiàn)辦公、閱覽、庫房三室分開，檔案庫房建設(shè)要符合檔案保管和保護的條件，面積達標，配備檔案專用的計算機、掃描儀、刻錄機、復(fù)印機、消毒柜、防磁柜和“八防”設(shè)施、設(shè)備，配備符合國家和自治區(qū)行業(yè)標準并適應(yīng)工作需要的檔案裝具，保障檔案的實體安全。在檔案信息化建設(shè)工作中，各單位應(yīng)采取妥善措施，建立檔案安全保密防護體系，有條件的單位，應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)進行異地、異質(zhì)備份，保障檔案的信息安全。

5.開展檔案信息化建設(shè)，拓寬利用服務(wù)渠道

按照“存量數(shù)字化、增量電子化、利用信息化”的建設(shè)理念，各單位應(yīng)加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程，加快辦公自動化進程，加快檔案信息共享進程。對永久保存的文書檔案和具有重要價值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)實現(xiàn)檔案存量數(shù)字化，建成目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。可借鑒包頭市國土資源局檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗，把廳機關(guān)研發(fā)辦公自動化系統(tǒng)和檔案綜合管理系統(tǒng)取得的成果向本系統(tǒng)及所屬單位推廣，做到無紙化辦公、電子文件自動歸檔，實現(xiàn)檔案增量電子化。充分利用國土資源信息傳輸和網(wǎng)絡(luò)平臺推進檔案信息共享，在保證信息安全的前提下，開展遠程利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案利用信息化。統(tǒng)籌規(guī)劃，打破部門和條塊分割，整合系統(tǒng)內(nèi)不同單位，同一單位內(nèi)不同部門的檔案信息資源，逐步形成共用一個平臺，數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，信息資源共享的國土資源檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，為各級政府決策提供參考和依據(jù)，為各級國土資源行政管理部門開展政務(wù)工作提供數(shù)據(jù)支撐，為社會各界人民群眾提供便捷、高效的檔案服務(wù)，全面實現(xiàn)國土資源檔案資源的科學(xué)配置和高效利用。