淺析企業(yè)網(wǎng)上采購過程中的審計監(jiān)督和管理

徐苗青

(寶鋼發(fā)展有限公司,上海　201999)

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淺析企業(yè)網(wǎng)上采購過程中的審計監(jiān)督和管理

徐苗青

(寶鋼發(fā)展有限公司,上海201999)

[摘要]越來越多的企業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為媒介,通過以特制研發(fā)的采購商的買方交易系統(tǒng)為基礎(chǔ),或者第三方的交易平臺完成采購行為。不同于傳統(tǒng)采購方式,網(wǎng)上采購提高了采購效率,降低了采購成本,有效地保證了采購質(zhì)量,并在一定程度上減少了人為干擾因素。網(wǎng)上采購審計是對網(wǎng)上采購行為的真實性、合法性和效益性進行全過程監(jiān)督,目的是保證企業(yè)采用網(wǎng)上交易行為,以最優(yōu)性價比采購到符合需求的物資。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)上采購審計；傳統(tǒng)采購；管理審計；過程監(jiān)督

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.057

1引言

20世紀(jì)90年代末以來,企業(yè)逐漸嘗試到互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用帶來的效率增加和成本的極大降低,紛紛建立網(wǎng)站或涉足在線交易活動。據(jù)不完全統(tǒng)計,大企業(yè)因在采購環(huán)節(jié)的成本支出巨大,采購費用高昂,往往通過增強ERP管理和網(wǎng)上采購節(jié)約較多的采購成本和費用,而且很多大企業(yè)以前已經(jīng)建立了ERP管理系統(tǒng),在此基礎(chǔ)上更容易向網(wǎng)上采購?fù)卣?。為?企業(yè)非常關(guān)注通過網(wǎng)上采購后采購價格的變動,因而網(wǎng)上采購價格審計作為內(nèi)部管理審計的重要組成部分,在企業(yè)經(jīng)營中顯得越來越重要。

2網(wǎng)上采購的優(yōu)勢和瓶頸問題

2.1網(wǎng)上采購的分類

網(wǎng)上采購一般分為招標(biāo)采購、競價采購、談判采購和直接采購等。

招標(biāo)采購又分為公開招標(biāo)采購和邀請招標(biāo)采購。①公開招標(biāo)采購是指采購單位在網(wǎng)上公開發(fā)布招標(biāo)公告,邀請非確定的供應(yīng)商參加網(wǎng)上投標(biāo)的采購方式；②邀請招標(biāo)采購是指采購單位發(fā)送投標(biāo)邀請書,邀請三個以上特定的供應(yīng)商參加網(wǎng)上投標(biāo)的采購方式。競價采購,又稱“逆向拍賣采購”,是把招標(biāo)采購和網(wǎng)上競價相結(jié)合的一種的采購方式,它通過供應(yīng)商在線降價競爭,使采購商獲得一個最優(yōu)惠的價格,大幅度降低采購成本。

網(wǎng)上競價采購廣泛運用于工業(yè)品采購等領(lǐng)域。辦公用品等間接生產(chǎn)材料的采購一般選用競價或直接采購；戰(zhàn)略資源、重要的直接生產(chǎn)材料的采購一般選用招標(biāo)或談判采購；采購量較小的維修、服務(wù)資料的采購一般選用直接采購；技術(shù)性較復(fù)雜、非標(biāo)準(zhǔn)型產(chǎn)品或采購金額較大的材料一般選用招標(biāo)或談判采購。

2.2網(wǎng)上采購的優(yōu)點

(1)對于有采購需求的企業(yè),與傳統(tǒng)采購方式相比,網(wǎng)上采購具有以下優(yōu)點：

①企業(yè)在網(wǎng)上可以找到更多的供應(yīng)商。選擇范圍大幅增加。

②企業(yè)可以得到一個最優(yōu)惠的價格,降低了采購成本；

③線上交易把交易變得更加透明,減少暗箱操作的可能性。

(2)網(wǎng)上采購對供應(yīng)商也有好處。首先,公平競爭排除了原有供應(yīng)商享有的一些優(yōu)勢。其次,合格的供應(yīng)商將會被邀請參加他們當(dāng)前的顧客所發(fā)起的網(wǎng)上采購,另外他們也有更多機會贏得來自新顧客的業(yè)務(wù)。再次,參加網(wǎng)上采購的供應(yīng)商能看到市場價格并驗證自身的競爭能力。最后,中標(biāo)的供應(yīng)商贏得的是已經(jīng)按零件或流程系列組織好的物料訂單,這使供應(yīng)商能集中他們的核心能力進行生產(chǎn)。

2.3網(wǎng)上采購面臨的瓶頸

首先，部分企業(yè)沒有及時建立和完善內(nèi)部的“網(wǎng)上交易規(guī)則”,可能導(dǎo)致在具體執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中,無法有效地選擇合適或合規(guī)的網(wǎng)上采購方式。特別是對價格最低、緊急采購流程及適用情況、采購時間周期等問題,均存在不統(tǒng)一的理解。

其次,采購信息傳遞不暢,導(dǎo)致網(wǎng)上采購效率不高。對目前的工業(yè)品網(wǎng)上采購信息發(fā)布,經(jīng)梳理發(fā)現(xiàn)多為文字表述,導(dǎo)致部分物資采購信息的發(fā)布,必須網(wǎng)上公布和網(wǎng)下電話同時進行跟蹤和確認,影響了采購速度。此外,鑒于網(wǎng)上采購響應(yīng)速度不及時,可能導(dǎo)致需求單位緊急采購事件的頻發(fā)。

最后,核心供應(yīng)商的培育仍比較滯后。現(xiàn)階段,大部分企業(yè)引進供應(yīng)商的工作,仍停留在依靠需求單位的階段,未充分發(fā)揮內(nèi)部采購平臺功能,且往往下屬基層單位各自為政,供應(yīng)商資源也未實現(xiàn)互通互享。

3網(wǎng)上采購審計監(jiān)督和管理策略

3.1網(wǎng)上采購流程及關(guān)鍵控制點

目前,網(wǎng)上采購流程一般為需求單位上報計劃,采購部門整理匯總,內(nèi)部網(wǎng)上平臺競價比選。部分單位若采取談判采購方式,還需要對比選價格進行最后核定,之后進入合同簽訂及供應(yīng)商送貨結(jié)算等流程。圖示如下。

常規(guī)采購流程

3.2網(wǎng)上交易制度

清晰的網(wǎng)上采購交易規(guī)則是做好網(wǎng)上采購工作的基礎(chǔ)。不同基層單位對網(wǎng)上采購方式的理解和應(yīng)用不同,執(zhí)行的采購策略及制定的采購制度也各有不同,決定了必須在更高的層面,從制度角度出發(fā)確定網(wǎng)上采購行為的統(tǒng)一性。因此,從審計角度而言,督促上級公司加強制度的建立和完善,同時做好宣貫和指導(dǎo),努力使規(guī)范網(wǎng)上采購成為基層單位的自覺行為。

3.3采購計劃

翔實的采購準(zhǔn)備工作是做好網(wǎng)上采購工作的前提。審計監(jiān)督內(nèi)容包括：網(wǎng)上采購計劃的可行性、必要性以及采購審批等手續(xù)的合規(guī)性、齊全性；采購方式選擇的合理性,是否符合采購物資性質(zhì)和相關(guān)制度要求等。同時,加大事前監(jiān)督力度,避免由于庫存管理粗放,或采購計劃安排不合理、編制不準(zhǔn)確,從而造成采購不需用的物資、超量采購或積壓庫存的情況發(fā)生,致使企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。

3.4網(wǎng)上采購的質(zhì)量和效率

充分的網(wǎng)上采購競爭是實現(xiàn)網(wǎng)上采購根本目標(biāo)的關(guān)鍵。首先,要密切關(guān)注網(wǎng)上采購過程中供應(yīng)商的競價活躍度。對長期競價參與客戶少于兩家,且金額占比較高的采購行為進行重點分析和研判,指導(dǎo)和督促被審計單位拿出解決措施,確保網(wǎng)上采購的競爭性；其次,對網(wǎng)上定向采購行為進行適度監(jiān)督。雖然采取定向方式主要從采購效率提升方面考慮,但從價格發(fā)現(xiàn)角度來講,仍有改善空間。特別是對單一來源采購進行重點甄別,包括單一采購來源是否審批或備案等。最后,要對各環(huán)節(jié)采購效率提升進行關(guān)注。一方面,督促使用單位加強與內(nèi)部網(wǎng)上交易平臺維護部門溝通,嘗試開發(fā)圖

片發(fā)布功能；另一方面,加強對可能存在的緊急采購行為管控。加強急件率的考核,同時,也適度給予生產(chǎn)現(xiàn)場少量金額的采購權(quán)限,使得緊急采購情況真正發(fā)生時,能在最短時間內(nèi)滿足生產(chǎn)需求。

3.5供應(yīng)商動態(tài)考核機制

要建立和完善供應(yīng)商準(zhǔn)入、淘汰機制。加強對供應(yīng)商準(zhǔn)入、日?？己艘约巴顺龉芾?培育有競爭力的供應(yīng)商隊伍。積極發(fā)揮網(wǎng)上采購平臺的作用,引入更多資質(zhì)齊全的供應(yīng)商,形成良性競爭的態(tài)勢。同時,供應(yīng)商的報價誠信度也應(yīng)被列入?yún)⒖贾笖?shù),引導(dǎo)供應(yīng)商對其報價進行合理的控制,使不守信用的供應(yīng)商得到相應(yīng)的制裁。

3.6采購審計長效機制

首先,要對采購報價的原始資料加以規(guī)范。應(yīng)制定專門的報價表,包括供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、計量單位、年供應(yīng)量等最基本的信息。此外,更重要的是對于報價構(gòu)成要進行詳細的填報,包括直接材料、直接人工成本、制造費用等信息。而且,還應(yīng)該要求供應(yīng)商提供直接材料同期進貨的真實有效的發(fā)票和采購合同。其次,對于價格信息資料,還應(yīng)該建立專門的資料庫。該價格資料庫的數(shù)據(jù)必須根據(jù)市場的真實情況實時更新。最后,還應(yīng)該完善相應(yīng)的網(wǎng)上采購審計管理制度。明確內(nèi)部審計機構(gòu)以及物資采購管理部門等職能部門的職責(zé)和權(quán)限,以增強采購方式計劃申報和審批的合理性。

4結(jié)論

網(wǎng)上采購審計是采購環(huán)節(jié)的一個重要環(huán)節(jié),通過定期開展相關(guān)審計工作,可以發(fā)現(xiàn)網(wǎng)上采購行為中潛在的體系性和結(jié)構(gòu)性問題,并及時督促管理部門和業(yè)務(wù)部門按照制度要求,減少不規(guī)范的交易行為,最大限度地發(fā)揮網(wǎng)上采購的優(yōu)勢,確保采購質(zhì)量,提升采購效率和降低采購成本。

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