建設項目檔案的精細化管理研究

曾秋

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）06-000-02

摘要建設項目檔案是一個項目結(jié)束后，各方需要對接和交底的檔案資料總稱。按規(guī)定，建設項目檔案，多數(shù)屬于長期存檔的檔案內(nèi)容。做好建設項目檔案管理工作的價值與意義不言而喻。在建設項目總量持續(xù)攀升的環(huán)境背景下，落實精細化管理有助于建設項目檔案管理工作的持續(xù)有序開展?？傮w來看，展開相關研究具有一定實效性和必要性。

關鍵詞建設項目檔案精細化管理創(chuàng)新

城市發(fā)展速度日益加快，對城市建設項目檔案實現(xiàn)精細化管理符合當前發(fā)展現(xiàn)實要求，有利于后續(xù)城市檔案體系的構建和完善，同時有助于對建設項目進行追溯，進而提升項目管理的規(guī)范性和實效性。精細化管理是提升管理效能和質(zhì)量的關鍵所在，通過落實精細化管理能夠確保各項管理措施和辦法取得必要突破，進而提升城市建設水平，確保建設項目整體質(zhì)量和安全性。

一、建設項目檔案精細化管理必要性分析

建設項目檔案精細化管理是必然之舉和關鍵措施。通過建設項目檔案精細化管理能夠使檔案管理的專業(yè)水平得到持續(xù)提升，確保檔案的價值與作用得到發(fā)揮，同時保證檔案應用的專業(yè)化水平。

（一）檔案精細化管理有助于提升建設項目檔案管理效率

落實精細化管理有助于全面提升檔案管理的效率，使檔案管理能夠通過信息和數(shù)字技術的導入，不斷提升管理水平， 將檔案管理功能的標準一致化、措施創(chuàng)新化，確保檔案管理保持常態(tài)和長效。建設項目檔案總量大，管理必然有一定難度，需要管理方通過精細化管理使管理事項更加清晰和簡潔，確保檔案可利用性和實際價值性得到體現(xiàn)。

（二）檔案精細化管理有利于建設項目檔案管理價值的挖掘

檔案是歷史的記憶，同時也是經(jīng)驗的總結(jié)。對城市建設項目檔案進行必要收集整理，有助于先進經(jīng)驗的傳遞和傳導，使檔案管理經(jīng)驗和辦法得到更為廣泛地應用，深度挖掘現(xiàn)有建設項目檔案管理價值。精細化管理在現(xiàn)有檔案分類管理的基礎上，通過現(xiàn)代化管理措施和方式，使檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)管理和長效管理，檔案管理工作不斷取得突破和創(chuàng)新成果。

（三）檔案精細化管理有助于后期建設項目的高效管理

建設項目的各類基礎性檔案是后期實現(xiàn)項目管理的必要依據(jù)和支撐。檔案精細化管理有助于后期建設項目的高效管理，能夠切實提升項目管理水平，使建設項目保持管理的規(guī)范化和常態(tài)化。通過檔案精細化管理，各類檔案信息資料在建設過程中就得到有效收集整理。在項目交底后，承建方和使用方都能拿到準確完整的建設檔案，進而確保建設檔案發(fā)揮應有的作用。總體來看，只有檔案保持完整，后續(xù)各類管理才能符合實際要求，繼而取得預期的管理效果。

二、建設項目檔案精細化管理存在問題

目前建設項目檔案精細化管理過程中依然存在種種問題，影響著精細化管理工作，且對相關工作的持續(xù)、有效開展造成了一定影響。

（一）管理創(chuàng)新性不強

精細化管理要求管理必須具備一定創(chuàng)新性，通過持續(xù)有效創(chuàng)新提升管理效能和水平。管理創(chuàng)新性不強是目前建設項目檔案精細化管理落實過程中存在的突出問題之一。創(chuàng)新性具體體現(xiàn)在檔案管理理念、措施和辦法等各方面，如果檔案管理中沒有創(chuàng)新的體現(xiàn)，那么管理就是無本之源，無法取得長效，進而建設項目檔案管理也就只能限于低效管理狀態(tài)下。

（二）管理實效性不強

在建設項目檔案的精細化管理過程中可見信息化技術應用和數(shù)字化技術應用上尚存在明顯不足之處，進而導致管理實效性不強。檔案管理只有確保管理措施和方法有針對性，才能取得預期管理實效，進而使檔案管理不斷取得突破。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，缺乏檔案管理的針對性，使得建設項目檔案管理失去實效。

（三）管理規(guī)范性不強

傳統(tǒng)的檔案管理方式規(guī)范性不強，如部分建設單位和參建單位未能認真履行主管部門制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等相關規(guī)定，導致建設項目的檔案管理粗放式管理態(tài)勢，在施工各個階段都存在檔案管理不到位，竣工資料存在殘缺、破損、雜亂無章等問題；另外還有部分項目資料檔案管理人員崗位職責規(guī)定不明確，崗位調(diào)動隨意性較大等問題，嚴重影響了檔案管理質(zhì)量。

三、建設項目檔案精細化管理措施

建設項目檔案精細化管理要從落實具體管理措施入手，通過不斷優(yōu)化管理措施的方式，提升項目檔案精細化管理水平和質(zhì)量，確保檔案管理取得預期效果。

（一）明確管理責任 確保規(guī)章制度有操作性

在現(xiàn)有的規(guī)定中明確要求，建設單位、承包單位及設計單位要明確專人負責建設項目檔案的管理工作，同時建立相應的檔案管理機制，完善管理制度，實現(xiàn)有效、統(tǒng)一的檔案管理。這一規(guī)定對建設項目的檔案管理規(guī)范化和操作性提出了具體要求，進而使檔案管理事項落實到每一個單位和具體人。為進一步提升建設項目檔案管理水平，應當通過精細化管理理念的落實和技術的運用，明確檔案管理責任，同制定更為嚴格和標準化的檔案管理制度體系，以實現(xiàn)建設項目檔案的分類和分項管理，使檔案管理保持常態(tài)。

（二）圍繞精細化管理推動檔案管理工作

建設項目檔案管理工作由多個業(yè)務環(huán)節(jié)組成，檔案資料的收集和整理匯總是檔案管理工作的核心所在。圍繞精細化管理推動檔案管理工作的開展具有積極的現(xiàn)實意義。精細化管理要體現(xiàn)在管理標準細化上，首先要明確檔案文件資料的歸檔范圍、保管期限、案卷組卷和卷內(nèi)文件排序等相關標準，其次則要重點做好分類、分層管理，確保檔案管理層次清晰，歸檔資料覆蓋范圍準確，歸檔文件卷宗編目與裝訂規(guī)范，相應的檢索工具齊全。通過精細化管理原則的落實，能夠切實提升檔案管理的實效性和專業(yè)化水平。

（三）積極利用信息化技術 提升建設項目檔案管理專業(yè)化水平

建設項目檔案涉及內(nèi)容多，利用信息化技術和數(shù)字化技術能夠有效提升檔案水平的效能，同時提升檔案管理的精確性和實效性。推廣和普及信息化檔案管理符合當前互聯(lián)網(wǎng)技術應用的整體趨勢和現(xiàn)實情況，信息平臺和軟件的運用，能夠使建設項目檔案精細化管理得到保證，有利于更大范圍和幅度的檔案信息收集和匯總，突出檔案管理工作重點。數(shù)字化檔案收集匯總和管理也是精細化檔案管理的重要任務之一，大量現(xiàn)場的影像資料和圖紙資料制作成光盤進行存檔，這種存檔形式效率更高，能夠滿足于大容量存檔工作的實際需要?？傮w上通過積極利用信息化技術，能夠強化建設項目檔案管理專業(yè)化水平，使信息化和數(shù)字化作用更為突出，進而推動建設項目檔案管理取得新突破，實現(xiàn)持續(xù)創(chuàng)新。

四、結(jié)語

建設項目檔案的精細化管理是確保建設項目檔案價值最大化、利用效率持續(xù)提升的必然之舉。建設項目檔案涉及存檔部門多、檔案項目多、檔案種類多，精細化管理能夠保證檔案管理的完整性，避免檔案出現(xiàn)遺失、缺損等問題?；诖?，建設項目檔案精細化管理要從檔案管理責任落實、制度體系完善，細化管理程序和標準及信息化數(shù)字化技術應用等方面入手，進而全面提升建設項目檔案管理水平和質(zhì)量。

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