項(xiàng)目管理理論在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中的運(yùn)用

常雪

摘 要：本文旨在分析招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)如何運(yùn)用項(xiàng)目管理的時(shí)間、成本、質(zhì)量三要素管理理念控制招標(biāo)過(guò)程，解決目前招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)存在的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)化管理。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；招標(biāo)；代理機(jī)構(gòu)

項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。項(xiàng)目管理就是將知識(shí)、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目轟動(dòng)，以滿(mǎn)足項(xiàng)目的要求[1]。招標(biāo)是指招標(biāo)人（買(mǎi)方）發(fā)出招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，說(shuō)明招標(biāo)的工程、貨物、服務(wù)的范圍、標(biāo)段（標(biāo)包）劃分、數(shù)量、投標(biāo)人（賣(mài)方）的資格要求等，邀請(qǐng)?zhí)囟ɑ虿惶囟ǖ耐稑?biāo)人（賣(mài)方）在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)按照一定的程序進(jìn)行投標(biāo)的行為。招標(biāo)是一項(xiàng)臨時(shí)性的服務(wù)過(guò)程，所以當(dāng)一個(gè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)接受業(yè)務(wù)委托進(jìn)行招投標(biāo)事宜，我們就可以將其看作一個(gè)項(xiàng)目。我們可以用項(xiàng)目管理的思想對(duì)招標(biāo)過(guò)程進(jìn)行管理。

一、目前招標(biāo)中存在的問(wèn)題（從招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)角度解析）

第一，一些招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，自身專(zhuān)業(yè)水平不高，存在和投標(biāo)人串通投標(biāo)等不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為，標(biāo)的不明確，組織評(píng)標(biāo)能力不足，對(duì)投標(biāo)人的資質(zhì)審查不嚴(yán)格，這些因素都為招標(biāo)工作埋下了隱患，再加上我國(guó)目前招標(biāo)方面的法律法規(guī)不夠健全，招標(biāo)文件不完善，這些問(wèn)題都給招標(biāo)過(guò)程中的不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)提供機(jī)會(huì)，導(dǎo)致整個(gè)招標(biāo)工作的不規(guī)范，影響正常的招標(biāo)秩序。

第二，一些招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在承攬招標(biāo)代理業(yè)務(wù)時(shí)，為了獲取代理資格無(wú)視企業(yè)成本和招標(biāo)代理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，隨意降低代理服務(wù)價(jià)格，形成價(jià)格惡性競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)一步降低了招標(biāo)代理服務(wù)行業(yè)的利潤(rùn)率。

二、項(xiàng)目管理三要素在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理中的運(yùn)用

（一）項(xiàng)目時(shí)間管理在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理中的運(yùn)用

招標(biāo)工作是一項(xiàng)程序性很強(qiáng)的工作，執(zhí)行過(guò)程中可能會(huì)遇見(jiàn)各種問(wèn)題阻礙招標(biāo)工作的進(jìn)展，作為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，應(yīng)考慮各方面不確定因素，這就要求我們必須對(duì)招標(biāo)工作進(jìn)行時(shí)間管理，對(duì)招標(biāo)進(jìn)度進(jìn)行管控，編制每個(gè)項(xiàng)目的招標(biāo)計(jì)劃，合理安排每一階段的工作，并按計(jì)劃及時(shí)完成。

招標(biāo)計(jì)劃可以采用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖、甘特圖等工具進(jìn)行編制，在招標(biāo)計(jì)劃的編制過(guò)程中要合理安排招標(biāo)開(kāi)始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、完成時(shí)間，保證每項(xiàng)招標(biāo)工作滿(mǎn)足甲方的需要。招標(biāo)計(jì)劃編制完畢后，計(jì)劃管理者要以計(jì)劃為依據(jù)，將計(jì)劃的各項(xiàng)工作分配到具體執(zhí)行者并要求執(zhí)行者嚴(yán)格以計(jì)劃為依據(jù)推進(jìn)工作。計(jì)劃執(zhí)行者要嚴(yán)格按計(jì)劃開(kāi)展各項(xiàng)工作并保存相應(yīng)記錄。良好的招標(biāo)工作計(jì)劃不僅能清晰明了的向我們展示每項(xiàng)招標(biāo)工作的進(jìn)展情況，還能幫我們了解各種偏差對(duì)招標(biāo)工作造成的影響程度，此外我們可以將招標(biāo)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的成功經(jīng)驗(yàn)及時(shí)加以總結(jié)并推廣，制定出標(biāo)準(zhǔn)化的流程。如果招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度都能控制到位，不斷提升時(shí)間管理能力，將會(huì)大大節(jié)省資源。

（二）項(xiàng)目成本管理在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理中的運(yùn)用

上述招標(biāo)存在問(wèn)題里提到，現(xiàn)在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)激烈，那么控制好成本就會(huì)提升利潤(rùn)空間，提高代理機(jī)構(gòu)自身的競(jìng)爭(zhēng)力。所以應(yīng)將成本管理理念融入到企業(yè)文化中去并能夠?qū)⑵渥鳛橐豁?xiàng)基本的和長(zhǎng)期的戰(zhàn)略性方針體現(xiàn)于代理機(jī)構(gòu)管理的所有層次、職能和環(huán)節(jié)。

成本管理在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的實(shí)施就可以分為三個(gè)階段：事前預(yù)算、事中控制、事后考核。首先，在招標(biāo)代理結(jié)構(gòu)打算接受一項(xiàng)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)時(shí)就要先根據(jù)自身實(shí)際情況做好預(yù)算。預(yù)算科學(xué)與否決定了成本控制的好壞，并且預(yù)算要盡可能的具體，這樣就有了成本控制的依據(jù)。其次，要依據(jù)預(yù)算，有效控制招標(biāo)的各個(gè)過(guò)程與環(huán)節(jié)。例如：招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可以在電子招評(píng)標(biāo)平臺(tái)上發(fā)售招標(biāo)文件（電子版）、網(wǎng)上接受投標(biāo)文件、網(wǎng)上閱評(píng)標(biāo)等，這樣可以減少會(huì)場(chǎng)租用、人員投入、文件印刷、往來(lái)差旅等諸多方面的大量費(fèi)用?？刂频倪^(guò)程就是將實(shí)際與預(yù)算不斷進(jìn)行對(duì)比，查找原因并采取糾正措施的過(guò)程。最后，整個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目完成，對(duì)比實(shí)際成本與計(jì)劃成本，本項(xiàng)目成本與類(lèi)似項(xiàng)目成本，找出差距，分析原因，為以后項(xiàng)目成本管理積累資料，同時(shí)我們根據(jù)成本考核指標(biāo)對(duì)相關(guān)人員及部門(mén)進(jìn)行考核。

通過(guò)以上三階段的實(shí)施，使成本處于全過(guò)程的監(jiān)控之下，即使發(fā)生偏離標(biāo)準(zhǔn)成本的情況，也會(huì)因?yàn)槟茉诎l(fā)生環(huán)節(jié)及時(shí)發(fā)現(xiàn)，而避免了成本失控的進(jìn)一步擴(kuò)大，使成本損失限制在最小程度。

（三）項(xiàng)目質(zhì)量管理在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理中的運(yùn)用

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供的產(chǎn)品是服務(wù)，上面問(wèn)題里面也提到隨著招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)迅速發(fā)展，招投標(biāo)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，而招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)內(nèi)容單一、質(zhì)量低下。我們就需要來(lái)改善和提高服務(wù)質(zhì)量，以增加市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。招標(biāo)服務(wù)的質(zhì)量無(wú)法像有形產(chǎn)品那樣，可以在經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)合格后才交付給客戶(hù)，他的提供與使用具有同步性。因此招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理應(yīng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、持續(xù)的過(guò)程，所以為有效開(kāi)展招標(biāo)服務(wù)質(zhì)量管理可以建立招標(biāo)服務(wù)質(zhì)量體系。

首先，在建立招標(biāo)服務(wù)體系的過(guò)程中，我們要確定招標(biāo)的需要。招標(biāo)代理人應(yīng)多角度，多方面與客戶(hù)溝通，了解和收集客戶(hù)需求（如招標(biāo)人對(duì)項(xiàng)目的具體要求，項(xiàng)目人員組成情況，行政監(jiān)管部門(mén)對(duì)政策法規(guī)執(zhí)行的情況和監(jiān)督尺度等）并對(duì)所有需求進(jìn)行分析排序以確定關(guān)鍵的質(zhì)量特性。

其次，就要確定質(zhì)量方針和目標(biāo)并配備人力、物資和信息等必需的資源。尤其人的素質(zhì)是決定工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此對(duì)人的管理就是資源管理的核心，要使每個(gè)人都明確其目標(biāo)、職責(zé)和權(quán)限，并自覺(jué)的執(zhí)行，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和員工適當(dāng)授權(quán)，使其積極主動(dòng)的為自己的目標(biāo)奮斗，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)。為確保每一個(gè)人都能勝任其崗位工作，應(yīng)進(jìn)行多種形式的培訓(xùn)、工作標(biāo)準(zhǔn)化管理、績(jī)效考核來(lái)提高員工的能力和素質(zhì)。例如：可以規(guī)定：送招標(biāo)辦備案的招標(biāo)代理合同等文件代理人要簽字或蓋章，以此作為考核代理人員的依據(jù)并公布所有招標(biāo)代理從業(yè)人員考核情況。凡公布的招標(biāo)代理從業(yè)人員有違法違規(guī)、暗箱操作等行為一經(jīng)投訴或考核不合格，取消其招標(biāo)代理從業(yè)人員資格等等。這將解決目前招標(biāo)代理人員素質(zhì)不齊的問(wèn)題。

最后，要確定實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)必需的過(guò)程、質(zhì)量控制點(diǎn)和控制方法，建立持續(xù)改進(jìn)的質(zhì)量體系。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)過(guò)程就是從接受招標(biāo)人委托到簽訂招標(biāo)項(xiàng)目合同為止的一系列活動(dòng)，我們可以制定WBS將整個(gè)過(guò)程分解成各個(gè)子過(guò)程，并對(duì)各個(gè)子過(guò)程進(jìn)行分析，確定每一個(gè)過(guò)程需開(kāi)展的質(zhì)量活動(dòng)、需采取的控制方法，進(jìn)而制定一系列規(guī)范性文件來(lái)確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都能滿(mǎn)足其質(zhì)量目標(biāo)。還要規(guī)定一些預(yù)防措施，防止招標(biāo)過(guò)程中可能發(fā)生服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。在完成對(duì)招標(biāo)全過(guò)程的檢測(cè)并逐項(xiàng)記錄全過(guò)程各關(guān)鍵控制點(diǎn)的基礎(chǔ)上，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)還應(yīng)對(duì)監(jiān)測(cè)的結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，查找實(shí)際操作過(guò)程與質(zhì)量目標(biāo)之間的差距，尋求改進(jìn)方法，采用PDCA循環(huán)推進(jìn)服務(wù)質(zhì)量管理體系。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)運(yùn)用項(xiàng)目質(zhì)量管理思想，建立服務(wù)質(zhì)量管理體系才能對(duì)所操作的每一個(gè)招標(biāo)服務(wù)項(xiàng)目的全過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)控，為客戶(hù)提供規(guī)范的招標(biāo)服務(wù)；才能對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施做到事前有依據(jù)、事中有檢查、事后有評(píng)定；才能使員工改進(jìn)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量水平；才能增加在招標(biāo)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

綜上所述，項(xiàng)目管理三要素：時(shí)間、成本、質(zhì)量均可以在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行運(yùn)用并且可以適度的解決目前招標(biāo)代理市場(chǎng)中出現(xiàn)的問(wèn)題。然而時(shí)間、成本、質(zhì)量就是一個(gè)等邊三角形的三角，任何一方的移動(dòng)必定帶動(dòng)其他的變形，是魚(yú)與熊掌的關(guān)系，所以我們要找準(zhǔn)一個(gè)平衡點(diǎn)，做好取舍分析，保證三個(gè)目標(biāo)結(jié)構(gòu)的均衡性、合理性，力求達(dá)到目標(biāo)系統(tǒng)的整體優(yōu)化。

（作者單位：河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)）

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