電視會議系統(tǒng)保障工作狀態(tài)措施研究

劉奇志，王偉，馮遜（國網(wǎng)威海供電公司，山東威海，264200）

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電視會議系統(tǒng)保障工作狀態(tài)措施研究

劉奇志，王偉，馮遜
（國網(wǎng)威海供電公司，山東威海，264200）

摘 要：視頻會議系統(tǒng)是一種集計算機、網(wǎng)絡(luò)通信、演播控制、多媒體技術(shù)、視頻音頻合成等技術(shù)于一體的信息管理系統(tǒng)，其在電力行業(yè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用，提高了工作效率。電視會議系統(tǒng)中的會議工作狀態(tài)保障非常重要，本文分析了會議保障所面臨的形勢特點及需要解決的問題，提出了會議保障的具體措施，總結(jié)了會議保障模式。

關(guān)鍵詞：會議保障概念；形勢特點；解決措施；會議保障模式

引言

視頻會議系統(tǒng)就是利用會議電視設(shè)備，通過傳輸信道在兩地或多地同時舉辦一次可視、可聽、可講的會議［1］。伴隨著信息通信技術(shù)的快速發(fā)展，目前的視頻會議系統(tǒng)是一種集計算機、網(wǎng)絡(luò)通信、演播控制、多媒體、會場環(huán)境等技術(shù)于一體的會務(wù)自動化管理系統(tǒng)，強大高效的會議功能為參會人員提供了身臨其境的電視會議服務(wù)，已成為電力行業(yè)日常管理工作中的重要手段，使用非常頻繁。因此，人們普遍將視頻會議系統(tǒng)稱為會議電視系統(tǒng)或電視會議系統(tǒng)。

90年代末期，國家電網(wǎng)（以下簡稱國網(wǎng)）開始引進視頻會議標清系統(tǒng)。截止到目前，已建成了涵蓋國網(wǎng)總部、省、市、縣四級互聯(lián)的電視會議系統(tǒng)。按照會議功能，主要包括：行政電視會議系統(tǒng)、應(yīng)急電視會議系統(tǒng)、一體化會議電視系統(tǒng)、專業(yè)視頻會商系統(tǒng)及軟視頻會議系統(tǒng)。這些系統(tǒng)為公司實現(xiàn)提高經(jīng)營管理效率、辦公效率、縮減會議經(jīng)費等方面發(fā)揮了重要的作用。2015年，國家電網(wǎng)各級公司共召開電視會議兩萬多次，占會議總數(shù)90%以上。

為此，電視會議保障工作任務(wù)繁重，會議保障質(zhì)量要求需要100%。提高會議保障率（按時成功召開）已經(jīng)成為各級公司的常態(tài)工作，因此探析電視會議系統(tǒng)的會議保障工作變得十分重要。

1 會議保障概念

1.1 會議的級別與類型

電視會議，按單位級別有四種：國網(wǎng)公司會議、省公司會議、市公司會議、縣公司會議。按本單位收聽、收看及召集的會議類型有兩種：上級會議和本地會議。例如：對于省公司組織收聽、收看的上級會議是指國網(wǎng)公司會議；由省公司各部門組織召開的內(nèi)部會議，則屬于本地會議。

1.2 會議保障

電視會議保障包括會議系統(tǒng)保障和會議過程保障兩部分。主要任務(wù)是保證通信網(wǎng)絡(luò)暢通和相關(guān)設(shè)備的穩(wěn)定有序運行，核心是做好MCU、會議終端、音視頻設(shè)備以及會場的會前檢查，制定會議保障預(yù)案并進行會前試機。對網(wǎng)絡(luò)的連通性、視頻顯示效果、音頻互動效果及整體會議流程進行反復(fù)測試，以確保電視會議系統(tǒng)設(shè)備狀態(tài)的穩(wěn)定［2］，完成從頭到尾的會議值機和會場音視頻信號的保障過程。

1.3 技術(shù)保障

國家電網(wǎng)公司在《電視電話會議推廣使用考核評價實施細則》中，對電視會議技術(shù)保障進行了具體規(guī)定：（1）按時到崗并開機，即時應(yīng)答主會場命令（1分鐘）。（2）按要求參加調(diào)試。（3）電視會議聲音或圖像質(zhì)量符合要求且切換正常。（4）電視會議聲音或圖像質(zhì)量未出現(xiàn)中斷或中斷10分鐘以內(nèi)恢復(fù)。（5）電視會議系統(tǒng)運行情況按要求完整上報。（6）專項管理工作按時響應(yīng)并完成［3］。

1.4 會議保障現(xiàn)狀

1.4.1 省公司

省信通公司是電視會議系統(tǒng)的管理部門，設(shè)置會議運維保障組，人員5～12人，外聘人員約占60%。日常保障的電視電話會議系統(tǒng)有行政會議系統(tǒng)、應(yīng)急指揮系統(tǒng)、一體化會議系統(tǒng)及軟視頻系統(tǒng)。在系統(tǒng)集成、設(shè)備型號、會議室等方面具有多樣性，設(shè)備性價比較高。上級會議和本地會議較多，每天保障會議繁忙，會議保障時間約4小時以上。人員素質(zhì)、專業(yè)水平和會議保障能力較高，這與辦公室負責(zé)會議的人員關(guān)系密切。

1.4.2 市公司

市信通公司是負責(zé)電視會議系統(tǒng)的管理部門，電視會議系統(tǒng)的運維管理設(shè)置在通信運檢班組中，一般為2～5人。日常保障的電視會議系統(tǒng)有行政會議系統(tǒng)、應(yīng)急指揮會議系統(tǒng)、一體化會議系統(tǒng)、電視會商及本地視頻會議室。會議系統(tǒng)及場所亦具有多樣性，設(shè)備性價比適中。按時參加上級會議的試機、值機，本地會議較多，每天保障會議3.5小時。人員年齡偏大、女性偏多、外聘人員多，專業(yè)技能參差不齊，重“會議保障”輕“管理”思想嚴重。會議保障標準能夠達到省公司的要求，辦公室人員和會議保障人員配合密切。

1.4.3 縣公司

縣信通公司設(shè)置專門的會議保障人員1～2人。日常保障的電視會議系統(tǒng)主要有行政電視會議系統(tǒng)、應(yīng)急指揮會議系統(tǒng)。電視會議系統(tǒng)及場所設(shè)置較少，設(shè)備性價比偏低。本地會議較多，會議保障時間約2.5小時。人員素質(zhì)普遍偏低、女性多、外聘人員多、專業(yè)技能培訓(xùn)少，會議保障標準基本達到省公司的要求，和辦公室負責(zé)會議的人員配合不緊密。

2 會議保障面臨的形勢特點

2.1 壓力大

電視會議已成為國家電網(wǎng)公司日常管理工作的重要手段，成為貫徹公司精神，落實工作要求不可或缺的方式，使用非常頻繁。因此，日常管理工作對電視會議系統(tǒng)的依賴性越來越大，會議數(shù)量的大幅增加，對會議保障工作帶來了較大工作量和保障壓力。

2.2 要求高

國家電網(wǎng)公司在《2015年通信專業(yè)同業(yè)對標指標》中新增發(fā)了《一體化會議電視系統(tǒng)應(yīng)用評價》考核指標，會議保障是按100%來要求，它是一種實況直播，是實時雙向交互。與其他的通信保障不同，它的中斷時間是按秒來計算，出現(xiàn)問題后難以補救。

2.3 影響大

今后會議的特點，雙向發(fā)言的會議大幅增加，出現(xiàn)問題的幾率大幅增加。單向收聽收看會議，影響面較小，雙向收聽收看會議，影響全局。

2.4 環(huán)節(jié)多

電視會議保障是一項系統(tǒng)工作，涉及到傳輸、網(wǎng)絡(luò)、會議程序等各個環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出問題都會影響會議的召開，涉及到公司的各個層級單位，會議保障需要高度的責(zé)任心，需要協(xié)同配合［4］。

3 會議保障需要解決的問題

3.1 管理不到位

分管領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，思想上沒有充分意識到會議安全的重要性，對會議管理要求不嚴，部分縣級單位甚至存在交叉管理的混亂局面。

3.2 人員力量薄弱

個別單位缺少會議系統(tǒng)專職人員，會議保障人員同時兼職其他專業(yè)運維任務(wù)，不能在第一時間響應(yīng)，經(jīng)常發(fā)生未按時開展會前試機事件，會議保障工作執(zhí)行力度不夠。

3.3 值機保障方面

會議保障人員技術(shù)水平差，操作不熟練，僅滿足于收聽收看，不按時試機，試機內(nèi)容不規(guī)范，對本單位會議系統(tǒng)設(shè)備沒有全面掌握，遇到故障問題不能迅速定位和排除，理論水平和實際運維水平急需提高。

3.4 運行裝備方面

系統(tǒng)硬件配置低，部分音視頻設(shè)備老舊，超期服役，影響系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，部分單位缺少電話會議系統(tǒng)、后臺指揮聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)，會議系統(tǒng)存在很大的安全隱患。

3.5 設(shè)備運維方面

安全檢查工作不細致，缺少機房日常巡視、定期安全檢查機制，會議機房設(shè)備安裝不規(guī)范，線纜走線混亂，無標簽標示，會議保障人員對本單位會議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不清楚，沒有方式圖，物理連接不清楚，出了問題無從下手，基礎(chǔ)運維水平有待提高。

3.6 專項管理方面

上級公司下發(fā)各類配合開展工作的通知要求，個別單位不按時反饋回執(zhí)、不能仔細閱讀通知內(nèi)容、反饋信息沒有按照規(guī)定要求時間填報等，影響了總體工作的開展，管理水平較低［4］。

上述問題直接影響了電視電話會議系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，造成會議故障時有發(fā)生，對實現(xiàn)100%會議保障是極具挑戰(zhàn)性的工作。

4 會議保障措施

電視會議保障有五大措施：

（1）要高度重視會議值機。要與上級單位保持密切聯(lián)系，聽從工作指揮安排，齊心合力，才能保障電視會議系統(tǒng)的安全運行。

（2）要高度重視會議保障。嚴格落實會議試機值機責(zé)任制，重要會議至少2人現(xiàn)場保障。要仔細梳理會議保障的工作流程，落實各個環(huán)節(jié)的責(zé)任，及時掌握開會保障信息。

（3）要認真開展電視會議系統(tǒng)隱患排查治理。按照上級公司頒發(fā)的標準完善系統(tǒng)建設(shè)，并重點對設(shè)備供電運行方式進行全面檢查，消除各類會議安全隱患。

（4）要編制并掌握電視會議系統(tǒng)運行方式。完善會議標準化操作流程和各類會議應(yīng)急處置預(yù)案，加強會場應(yīng)急處置能力訓(xùn)練，提高值機操作水平。

（5）要認真學(xué)習(xí)相關(guān)電視會議系統(tǒng)管理辦法。按照上級公司制定的電視電話會議運行管理辦法，落實保障責(zé)任，規(guī)范會議保障的行為和流程。

5 會議保障模式總結(jié)

5.1 會議保障流程

會議保障工作從收到會議通知起，就進入保障流程；直到會議結(jié)束后，各環(huán)節(jié)執(zhí)行信息存檔、數(shù)據(jù)梳理及系統(tǒng)維護等工作，具體如流程圖1所示。

圖1 會議保障工作流程圖

5.2 會議保障時間

通常情況下，各環(huán)節(jié)流程所需要的用時總和就是每次會議的保障時間，如表1所示。

表1 每次會議的保障時間統(tǒng)計

5.3 威海公司的會議保障模式

針對電視會議的保障工作，提出了“會前準備、試機、值機、故障排除、會后整理”的5個100%模式，精細化了會議保障的工作內(nèi)容。

（1）會前準備質(zhì)量100%

100%查看國網(wǎng)會管系統(tǒng)和OA辦公的會議通知；100%落實會議召開時間并立即到達相應(yīng)的會議室；100%按照系統(tǒng)規(guī)范開機；100%登記每次的《電視會議系統(tǒng)操作運行記錄》；100%配合辦公室做好會前的各項準備工作。

（2）試機成功100%

100%對啟用的電視會議系統(tǒng)的音視頻信號全部進行操作測試；100%對每次的話筒音量進行調(diào)整；100%對需要顯示的視頻信號進行切換操作；100%對會場主攝像機取景進行規(guī)范調(diào)整；100%對試機時的故障隱患進行排除；100%地按時撥通后臺指揮系統(tǒng)。

（3）值機安全100%

100%嚴格執(zhí)行會議保障制度；100%進行全程會議保障；100%保持后臺指揮系統(tǒng)、手機、短信、微信的暢通；100%對重要會議實行人員現(xiàn)場保障。

（4）故障排除100%

100%排除設(shè)備的累計故障；100%建立故障設(shè)備登記卡并立即聯(lián)系廠商送修；100%對機房和會場的空調(diào)故障進行處理；100%對音視頻信號干擾故障進行排除。

（5）會后整理100%

100%對會后的話筒及連線、演示筆記本及視頻線進行歸位整理；100%按照系統(tǒng)操作規(guī)范關(guān)機；100%清掃機房及監(jiān)控室衛(wèi)生；100%關(guān)閉空調(diào)和會場燈光電源；100%鎖好房門并管理好鑰匙。

5.4 提出123保障工作法

由于每天保障各類會議多，為解決人員少和保障不及時的問題，我們實行了中心監(jiān)控室8小時內(nèi)有人值班的保障工作制度。

（1）對上級會議，實現(xiàn)“1小時提前準備、2小時會前試機、3小時在崗值機”的工作方法。

（2）對本地會議，實行“10分鐘到達試機、20分鐘值機保障、30分鐘會后關(guān)機”的工作方法。

“123保障工作法”規(guī)范了會議保障行為，提高了工作效率，辦公室和舉辦會議的部門均對保障工作的效率和服務(wù)表示滿意。

6 結(jié)語

電視會議系統(tǒng)的會議保障是電力系統(tǒng)中所有企業(yè)信息交流溝通的一項新工作，對電視會議系統(tǒng)實行“七分會議保障、三分規(guī)范管理”的理念逐漸為人們所認同。只有深入地了解會議保障的形勢和存在的問題，才能提高電視會議的保障能力，電視會議系統(tǒng)的運行、維護保障必將趨向?qū)I(yè)化、規(guī)范化。

參考文獻

［1］ 魏永靜，朱立南，崔旭，陳廷森.電視電話會議系統(tǒng)中電源接線分析及應(yīng)用［J］.電力信息與通信技術(shù)，2015，10（13）：41-44.

［2］ 韓瑞民，趙寶磊，邱元朋，許洋.淺論視頻會議系統(tǒng)的運維保障［J］.信息技術(shù)與信息化，2012（4）：21-23，35.

［3］ 國家電網(wǎng)公司［S］國家電網(wǎng)企管（2015）1246號-2015.國家電網(wǎng)公司電視電話會議管理辦法.北京：國家電網(wǎng)公司，2015.

［4］ 全省電視會議系統(tǒng)運行情況通報［C］國網(wǎng)山東省電力公司信通公司，2014年2月全省電視會議保障運行專題會.

Research on TV Conference System Security Work State Measures

Qizhi Liu，Wei Wang， Xun Feng
（State Grid WeiHai Power Supply Company， Weihai， ShanDong， 264200， China）

Abstract：Video conference system is a set of computer， network communication and control studio，multimedia technology， video and audio synthesis technology in the integrated information management system， It has been widely used in the electric power industry， Improve work efficiency.The working status of the meeting in the television conference system is very important.This paper analyzed the concept and the status quo， This paper expounded the characteristics of the situation faced by the conference support，problems should be solved.This paper put forward the concrete measures for meeting security，summarized the meeting guarantee pattern.

Key words：Meeting Guarantee Concept； Characteristics of Situation； Future Measures； Meeingt Guarantee Pattern

中圖分類號：TP23

文獻標識碼：A

文章編號：2095-8412 （2016） 02-159-05

DOI：工業(yè)技術(shù)創(chuàng)新 URL： http//www.china-iti.com 10.14103/j.issn.2095-8412.2016.02.013

作者簡介：

劉奇志（1962-），男，吉林長春市人，高級工程師。研究方向：管理信息系統(tǒng)及電視會議系統(tǒng)運維管理。

E-mail： whliuqizhi@163.com

王偉（1976-），男，山東威海市人，技師。研究方向：通信系統(tǒng)及通信設(shè)備運維管理。

E-mail： whwangwei@163.com

馮遜（1968-），男，山東威海市人，技師。研究方向：通信系統(tǒng)及變電站自動化設(shè)備運維。

E-mail： whfengxun@163.com