試析建委規(guī)范城建檔案管理

唐雅頌

（重慶市開縣城建檔案室 重慶開縣 405400）

試析建委規(guī)范城建檔案管理

唐雅頌

（重慶市開縣城建檔案室 重慶開縣 405400）

城建檔案是國家重要的經(jīng)濟資源，具有很大的潛在的開發(fā)價值，是城市規(guī)劃中的重要依據(jù)。城建檔案工作中最重要的一部分就是城建檔案管理。雖然我國城建檔案的管理正在不斷的完善，但是，對城建檔案的管理還需要不斷的規(guī)范。本文通過對城建檔案的安全管理與使用管理的規(guī)范進行了詳細的探討，以期通過本文的討論給建委的工作人員提供參考。

建委；規(guī)范；城建檔案；管理

城建檔案是每一座城市在建設(shè)中進行規(guī)劃與發(fā)展時所累積的經(jīng)驗，給未來城市的發(fā)展起著重要的參考作用。隨著社會發(fā)展的不斷加快，城建檔案管理的水平正在不斷的完善之中。但是由于城建檔案的時間比較久遠、數(shù)量較多，加上有限的人力與物力，使得城建檔案缺乏科學(xué)且規(guī)范的管理，容易導(dǎo)致錯誤的發(fā)生。因此，建委在對城建檔案進行管理時要不斷規(guī)范城建檔案的管理方式，讓檔案的利用效率得到不斷的提高，使城建檔案管理不斷的科學(xué)化、規(guī)范化。

1 規(guī)范城建檔案管理的重要性

城建檔案作為城市建設(shè)的發(fā)展中重要的參考依據(jù)，在城市的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。城建檔案管理能夠促進城市進步，促進人們文化生活不斷的發(fā)展，讓城市的文化內(nèi)涵得到提高。而城市建設(shè)的整體水平?jīng)Q定了一座城市的文化內(nèi)涵。為了讓城市內(nèi)涵更加的濃厚，將城建檔案規(guī)范化管理有利于城市的建設(shè)水平的提高。

城建檔案所記錄的每一座城市建設(shè)都包含了一個城市發(fā)展的重要軌跡，是一座城市重要的建設(shè)文明，更是未來城市建設(shè)中參照的重要依據(jù)。對城建檔案的管理工作進行規(guī)范有利于讓優(yōu)秀的建筑文化得到弘揚。

2 規(guī)范城建檔案的安全管理

建委在對城建檔案進行管理時要不斷的規(guī)范城建檔案的安全管理。城建檔案都是一些紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案的保管容易受到各種各樣的損壞，所以保管的過程中不能出現(xiàn)任何的大意，要時刻的規(guī)范好安全管理的重要措施。

2.1 檔案管理規(guī)范

建委辦公室在對城建檔案進行收集及管理時要根據(jù)國家最新頒布的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》與《檔案法》來對檔案進行管理與利用[1]。建委辦公室要及時的向委托單位以各個機關(guān)科室收集建委檔案并對其進行監(jiān)督，讓委托單位、機關(guān)科室在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案進行整理，并完成移交工作。

2.2 檔案整理規(guī)范

由于城建檔案大多都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受到各種因素的破壞，所以在管理中要采取各種措施對其進行規(guī)范。在整理檔案之前要先做好檔案的消毒工作，以免因為保存時間過長而衍生蚊蟲對檔案進行破壞。其次，按照檔案形成的規(guī)律劃分保管的地點，整理要保證建筑圖紙、技術(shù)文件、軟盤等資料的完整性、準確性以及檔案的原始性。在整理檔案時要對已提高以及未提交的檔案做好記錄工作，做好后期的檔案管理，規(guī)范檔案的整理工作。

2.3 檔案交接規(guī)范

檔案在整理完成之后移交給城建檔案管理人員時，交接人員要做好檔案質(zhì)量檢查。檢查檔案有無錯漏、字跡是否工整、紙質(zhì)是否優(yōu)良、圖樣是否清晰、檔案是否準確、系統(tǒng)是否全面等方方面面[2]。如果檔案未達到規(guī)定的要求，接受人則不能接受檔案；若符合規(guī)定要求，則由移交人造具移交清冊后移交人與檔案管理人員對案卷信息進行核對，確定并無錯漏后辦理交接手續(xù)，一式三份，作為檔案交接的憑據(jù)。

2.4 檔案庫管規(guī)范

在檔案分類、整理、記錄完成之后應(yīng)該要將檔案移交到當?shù)氐某墙n案管理室對其進行管理。城建檔案移交庫房管理人員之后，庫管人員要及時完成檔案的分類、編目、登記、建卡之后將其按順序擺放在架子上。

庫房在對檔案進行管理時要嚴加注意庫房的安全問題，保證檔案室的干燥、整齊，以免因為雨雪或是大霧天氣對檔案產(chǎn)生影響。工作人員更要將防火防盜作為安全管理的主要問題，確保紙質(zhì)檔案的完整性與安全性，讓城建檔案得到規(guī)范、科學(xué)的管理。

3 規(guī)范城建檔案的使用規(guī)范

3.1 查閱規(guī)范

檔案在進行管理時要保證檔案查閱的規(guī)范性。機關(guān)人員查閱檔案時要嚴格的遵守查閱規(guī)定并且只能查詢自己職責范圍以內(nèi)、與自身檔案不具有任何關(guān)聯(lián)的檔案。建委以外的單位需要查詢檔案時如果沒有單位簽發(fā)或?qū)⑺璨樵儥n案的目的與內(nèi)容已標注出的正式介紹信，則不具備查詢檔案的資格[3]。對于持有介紹信的單位，需要經(jīng)城建檔案主管責任人仔細批閱后才能查閱檔案，對于沒有經(jīng)過批準的單位，檔案管理人員則不予接待。

3.2 借閱規(guī)范

機關(guān)人員在借閱檔案時必須嚴格的按照檔案借閱的規(guī)范進行借閱。在借閱檔案時首先要經(jīng)過檔案管理人員同意。其次，認真仔細的將借閱登記表填寫完整。對于建委外的單位或者是個人原因需要借閱城建檔案的，管理人員要根據(jù)國家批準的借閱文件辦理檔案借閱的手續(xù)。檔案管理員將檔案借出時一定要明確歸還檔案的時間，否則不予借閱。確保檔案的去出，規(guī)范檔案的借閱效率。

3.3 用檔規(guī)范

借閱人員注意檔案保護檔案完整性。在查閱時不得在檔案上做任何的涂改、批注、劃線等標記，不能出現(xiàn)折疊檔案、裁剪檔案、銷毀檔案等行為，在使用時不能吸煙、喝水，以免因為一時的疏忽導(dǎo)致檔案被燒毀、浸濕，縮短檔案的使用壽命或直接損毀檔案。檔案使用完畢后要在換擋期限內(nèi)歸還檔案，以免因為其他的事情而耽誤了還檔時間或是二次借出等情況。

3.4 復(fù)制規(guī)范

閱檔人員在查閱檔案時一定要接受檔案管理人員嚴格的監(jiān)督，不能復(fù)制、摘抄、復(fù)制檔案中的任何內(nèi)容。對于一些可以復(fù)制、拍攝的檔案，必須到專用地點對檔案進行復(fù)制或者拍攝。閱檔人員必須使用建委專用的紙張進行摘抄，復(fù)制工作過后檔案管理人員對內(nèi)容進行核實無誤后加蓋檔案印章[4]。若所摘抄的內(nèi)容并未加蓋印章，則復(fù)制、摘抄、拍攝的檔案則不具備任何的效用。

4 加強對城建檔案管理隊伍的建設(shè)工作

規(guī)范城建管理工作的重要途徑是加強對城建檔案管理隊伍的建設(shè)工作。所以，加強對城建檔案管理隊伍的建設(shè)工作又助于提高檔案管理人員對于管理工作的思想認知。全面貫穿我國三個代表的重要思想，培養(yǎng)檔案管理人員的責任感與全心全意為人們服務(wù)的重要精神。

城建檔案管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理的效率。作為一名檔案管理人員必須要具備較高的綜合素質(zhì)與能力，對檔案管理方面的知識爛熟于心，在城市建設(shè)、信息處理、通信技術(shù)、工程技術(shù)以及多媒體等方面的知識有一個全面的認識，對能夠熟悉檔案進行分類管理的各個環(huán)節(jié)，將檔案進行分類整理時做到準確無誤。

加強對檔案管理人員的創(chuàng)新精神與現(xiàn)代意識的培養(yǎng)，有助于提高城建檔案管理的效率，規(guī)范檔案管理的流程。檔案管理最基本的因素就是管理人員，檔案管理人員必須要加強對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，樹立信息化的觀念，將現(xiàn)代化的管理模式貫徹到檔案管理的模式中去，是檔案管理的整體水平得到提高。檔案管理的過程中要不斷的發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的問題，對于一些不規(guī)范的管理方式要及時的摒棄，樹立積極進取的工作精神，發(fā)揮管理人員的主管能動性。使城建檔案的管理在高效的工作環(huán)境下進行管理，提高檔案的管理質(zhì)量與管理規(guī)范。

5 結(jié)束語

城建檔案記錄著我國城市的發(fā)展歷史與發(fā)展中積累的各種經(jīng)驗。因此城建檔案的管理對于我國的城市化的發(fā)展起著至關(guān)重要的推動作用。因此，為了保持城建檔案的完整性，要規(guī)范對城建檔案的管理過程，提高城建檔案管理的效率，建委在對城建檔案進行管理的時候不僅要加強對檔案入庫時的管理，還要加強檔案在查閱時期的管理，規(guī)范查閱流程，保證檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，提高檔案管理的安全性。

[1]魏桂云.城建檔案管理工作的發(fā)展趨勢分析[J].現(xiàn)代交際，2014，10（29）：110～111.

[2]郭愛艷.如何提高城建檔案管理人員的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].河北能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，9（22）：87～89.

[3]王偉國.創(chuàng)新城建檔案管理理念提升城建檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，11（21）：52～53.

[4]王慧楨.試論新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，12（23）：63～65.

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1004-7344（2016）01-0001-02

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