淺析重慶市民辦高校檔案管理現(xiàn)狀與對策

莫鳳玲

摘 要 本文以重慶郵電大學(xué)移通學(xué)院為例，分析了重慶市民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀，并提出對策。

關(guān)鍵詞 民辦高校 檔案管理 對策

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

伴隨著電子信息化的快速發(fā)展，檔案管理與服務(wù)水平也在不斷的改進(jìn)和提高，如果我們依然按部就班的套用國家檔案局和地方檔案管理部門的條條框框，將不利于民辦院校自身檔案的持續(xù)性發(fā)展。

1重慶郵電大學(xué)移通學(xué)院檔案發(fā)展現(xiàn)狀簡析

重慶郵電大學(xué)移通學(xué)院2000年辦學(xué)，是重慶市一所普通的民辦本科院校。學(xué)校設(shè)綜合檔案室，掛靠在學(xué)院辦公室，2011年招聘專職檔案人員1名，著手開展學(xué)校檔案工作。學(xué)院原有綜合檔案庫房一間，面積僅六十多平米，檔案鐵皮柜和檔案架也僅能滿足學(xué)校幾年的發(fā)展中產(chǎn)生的檔案資料。庫存檔案資料就只有學(xué)校的收發(fā)文件，沒有分類整理、沒有上架編目。2013-2014年間，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持下，學(xué)校新建檔案館400余平米，購買了檔案密集架、除濕機、防磁柜、檔車、檔梯、溫濕度監(jiān)測儀等設(shè)施設(shè)備，新增檔案管理人員一名，逐步完善各類檔案資料，檔案工作在一定程度上得到了發(fā)展。

2現(xiàn)階段重慶市民辦高校檔案管理中普遍存在的問題

（1）檔案工作重視度不夠，軟硬件投入低。民辦院校發(fā)展歷史短，與公辦院校相比辦學(xué)體制的差異性與發(fā)展的局限性，使得這類院校更為看重眼前的經(jīng)濟效益和社會效益。很多同類高校在基礎(chǔ)教學(xué)、招生就業(yè)和對外宣傳等工作中投入較多的精力，對于說起來重要，做起來次要、不能立馬出成績見成效的檔案工作重視度不夠。甚至部分民辦高校無機構(gòu)、無場所、無專職人員，未實現(xiàn)檔案工作集中管理，檔案工作處于可有可無的狀態(tài)。民辦高校的檔案管理工作未從根本上引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，從檔案集中管理、機構(gòu)設(shè)置、人員配備上未走出發(fā)展的第一步。

（2）檔案資料收集難度大，檔案歸檔質(zhì)量較低。民辦高校的檔案工作基本均為剛剛起步階段。鑒于機構(gòu)、人員、場所的不到位，檔案資料散落于各部門。隨著人員的更換，有些珍貴的檔案資料存在污損甚至遺失現(xiàn)象。由于缺乏檔案管理制度等制約措施，加之檔案意識的淡薄，檔案資料收集難度較大。部分多方催收歸檔的文件材料零散不系統(tǒng)，文本格式不規(guī)范，書寫材料不達(dá)標(biāo)，簽字蓋章手續(xù)不齊全，檔案資料歸檔質(zhì)量較低。

（3）檔案管理手段落后，查找利用率較低。重慶市民辦高校檔案管理手段較為落后，部分專兼職檔案員將檔案管理簡單地看成是文件材料的簡單堆砌。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，重慶市多數(shù)民辦高校檔案管理制度建設(shè)薄弱，想當(dāng)然地進(jìn)行文件資料的分類整理，或者一味的照抄照搬公辦院校的檔案管理方法。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，民辦院校缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)設(shè)備和技術(shù)手段，多數(shù)高校未使用專門的檔案管理軟件，僅采用一般辦公軟件如excel、office管理檔案目錄，更有甚者部分高校沒有機讀或紙質(zhì)檔案目錄，檔案查找利用率較低，檔案服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理服務(wù)等效果差。

3民辦高校檔案管理發(fā)展對策

（1）做實民辦高校的檔案集中管理工作，加強民辦高校檔案館庫建設(shè)。檔案館庫建設(shè)現(xiàn)已成為民辦高校檔案工作的重要短板。多數(shù)民辦高校沒有專設(shè)專門的檔案館庫，直接導(dǎo)致各類檔案資料分散在各部門。由于民辦高校建校時間較短，真正丟失的檔案并不特別嚴(yán)重，很多民辦高校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)經(jīng)辦人員也有將辦完資料留存保管的習(xí)慣。教育管理部門、檔案管理部門要通過宣傳和督促，實現(xiàn)現(xiàn)有資源的有效集中和調(diào)配，讓民辦高校不多花錢、做了好事、做了實事，做實檔案集中管理工作。在做好檔案集中管理的前提下，設(shè)立檔案機構(gòu)，配備檔案專職人員。要根據(jù)各民辦高校實際情況，支持和鼓勵各民辦高校將檔案館庫建設(shè)納入整體建設(shè)規(guī)劃中，爭取一步到位建立起科學(xué)規(guī)范的具有民辦高校特色的檔案館。

（2）加大民辦高校檔案工作宣傳，提升專業(yè)人員自身素質(zhì)。民辦高校自身要積極創(chuàng)造條件，利用OA系統(tǒng)、學(xué)校網(wǎng)站、教工工作群等平臺隨時進(jìn)行檔案信息的更新和政策的傳達(dá)，利用年度工作布置及總結(jié)會進(jìn)行檔案工作的安排和宣傳，潛移默化地增強學(xué)校教職工的檔案意識。檔案工作上級部門應(yīng)加大對民辦高校檔案工作的指導(dǎo)力度，一些鼓勵、獎勵措施應(yīng)對這類高校有一定程度的傾斜，使民辦高校檔案感覺到檔案的重要性。民辦高校也應(yīng)鼓勵專職檔案工作者進(jìn)修、學(xué)習(xí)，提高他們的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。要創(chuàng)造條件發(fā)揮相關(guān)部門在檔案管理過程中的積極性，比如為學(xué)校各部門的兼職檔案員發(fā)放一定的工作酬勞，讓其感受到檔案工作是本職工作的一部分。

（3）努力開發(fā)檔案信息資源，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理人員不單純是文件資料的保管員，更應(yīng)該是檔案信息資源的擁有者和提供者，檔案館也不單純是檔案資料的收藏機構(gòu)，更應(yīng)該是檔案信息的集聚中心、交流中心。民辦高校檔案工作者要正確認(rèn)識檔案信息查考利用作用，合理深入開發(fā)檔案資源，拓寬檔案服務(wù)工作的廣度和深度，通過積極有為的服務(wù)獲得檔案工作應(yīng)有的尊重。要積極開展檔案編研工作，深入了解學(xué)校自建校以來形成的文字、圖片、錄音錄像等各種形式的歷史記錄，讓民辦高校形成一套完整、系統(tǒng)、真實的檔案資料。積極開展校史、年鑒、大事記、綜合成果等專題匯編，讓檔案作為對外宣傳的窗口。積極開展制度、發(fā)展成果等文件匯編，讓檔案充分發(fā)揮參考價值。利用學(xué)士學(xué)位評估、學(xué)校轉(zhuǎn)設(shè)評估、校慶等機遇，充分發(fā)揮檔案的查考利用和論證價值。建立檔案管理網(wǎng)站，及時更新檔案內(nèi)容，刷新檔案動態(tài)，共享檔案資源，同時快速提供檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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