公文檔案管理中過渡數(shù)據(jù)庫的建立

陳小趁

【摘 要】本文簡要敘述了公文檔案管理的特點及重要性，并結(jié)合實踐經(jīng)驗對公文檔案的分類、編目、歸檔等方面進行了探討，指出在檔案管理實現(xiàn)信息化前建立過渡數(shù)據(jù)庫對公文檔案進行管理，可以有效提高檔案管理的效率。

【關(guān)鍵詞】公文檔案；管理；過渡性數(shù)據(jù)庫

【Abstract】This paper describes the features and importance of archives management， and discusses the classification， cataloguing and pigeonhole of archives on the basis of practices. It suggests that a transitional database can lead to better archives management before the realization of IT application in archives management.

【Key words】Management archives； Management； Transitional database

0 引言

公文檔案是一種重要的文獻資源，具有業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣泛、專業(yè)針對性較強、內(nèi)容及時性和指導性強等特點，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的直接載體，對后續(xù)的生產(chǎn)管理活動也具有較高參考價值。

由于公司信息化建設(shè)工作剛剛起步，在目前公文檔案管理過程中，整理歸檔還處于人工操作狀態(tài)，加之管理人員分工限制，不能及時對公文檔案進行有效整合，造成公文檔案資源無法完全實現(xiàn)有效利用。因此，建立過渡性數(shù)據(jù)庫對公文檔案及時進行分類、編目、歸檔，可以在使用時迅捷檢索到所需的相關(guān)公文，避免重復檢索，并能在檔案信息化建設(shè)完成后，直接將文檔數(shù)據(jù)導入最終的數(shù)據(jù)庫。這樣將有效降低公文檔案管理成本，提高公文檔案的管理效率。

下面，本人就工作實踐中總結(jié)的經(jīng)驗和建議提出來供大家批評指導，以便在以后更好地開展相關(guān)工作。

1 傳統(tǒng)公文檔案管理方式

1.1 整序方法

傳統(tǒng)的公文檔案整序方法包括分類、編目、歸檔，是常規(guī)的管理方式。鑒于公文檔案的特點和公文檔案的數(shù)據(jù)庫管理趨勢，為節(jié)約管理成本，在實際工作中可以運用簡化的整序方法，利用word文檔或Excel建立二維數(shù)據(jù)文獻目錄表進行管理。首先在表頭列明所收集和整理的公文檔案的關(guān)鍵著錄要素名稱，一般關(guān)鍵著錄要素有分類號（涉密文件還需有密級和期限標識）、公文文件標題、公文文件號、公文文件來源、主送領(lǐng)導及單位、抄送領(lǐng)導及單位、年月信息、卷號、頁碼等。接著根據(jù)公文文件的內(nèi)容初步篩選歸類，將各公文文件按分類號一一對應(yīng)編號（以便可隨時檢索、查找該文獻）。然后，把公文文件主要著錄要素列入表內(nèi)。最后，將公文文件立卷歸檔。表格形式可根據(jù)自身要求自行調(diào)整。

現(xiàn)以《關(guān)于開展 “四風”問題整治情況“回頭看”實施工作的通知》這份公文文檔為例，簡述填表情況。首先編寫公文文件分類號，一般用公文文件發(fā)文處室的英文首寫字母表示以及公文號雙重信息的標識，《關(guān)于開展 “四風”問題整治情況“回頭看”實施工作的通知》的分類號用公司黨發(fā)（GSDF-2016-4英文首字母縮略語以及文件號）表示，再按各項要素將公文文件分別填入表中（見表1）。

由于二維表格的空間有限，文件的摘要可另建word文檔編輯，用超鏈接的方式查閱，這里不在累述。對每份文件中論述的其他有價值的內(nèi)容，應(yīng)注意做好備注，便于充分利用該文件。另外，電子文獻都是以PDF格式為主，對其它格式的文獻如果有條件可以轉(zhuǎn)換為PDF格式存貯，因為現(xiàn)在的大多數(shù)數(shù)據(jù)庫都支持對PDF格式文件的鏈接，這樣可為以后進行數(shù)據(jù)庫管理做好準備。隨著所收集的公文文檔數(shù)量不斷增加，公文類型逐步豐富，還應(yīng)定期編制公文資料目錄總表，裝訂成冊[3]。

采用簡化的整序方法對電子文獻分類、編目、歸檔，待以后有條件再建立數(shù)據(jù)庫。這種具有過渡性質(zhì)的文獻管理方法可有效解決建立數(shù)據(jù)庫的經(jīng)費和文獻管理需求的矛盾。但其仍具有較大局限性，文件目錄表中的記錄信息只是最基礎(chǔ)的概況信息，檢索后再找相應(yīng)的紙質(zhì)或電子文件。且在檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)完成后，數(shù)據(jù)的導入存在二次轉(zhuǎn)化的問題，較為繁瑣。

1.2 文件檢索鏈接方法

鑒于簡化的整序方法局限性，筆者在現(xiàn)實工作中進行了嘗試，借鑒國家圖書文獻管理辦法，利用WORD的超鏈接方式，對公文文檔進行整理、立卷和歸檔，取得了一定效果。

現(xiàn)在依然以《關(guān)于開展 “四風”問題整治情況“回頭看”實施工作的通知》為例，簡述制作方法的情況。首先將公文文件按照類別分類，再結(jié)合大型文獻數(shù)據(jù)庫的格式，將基礎(chǔ)關(guān)鍵著錄要素登入標準格式中（見表2）。這樣即能夠滿足檢索查詢，又能直接查閱文件。但是依然存在數(shù)據(jù)的導入時的二次轉(zhuǎn)化問題。

2 過渡性數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用

2.1 建立過渡性數(shù)據(jù)庫的重要性

2.1.1 數(shù)據(jù)庫管理信息的優(yōu)勢

1）能夠存儲大量數(shù)據(jù)，且占用空間較少；

2）管理操作方便、快捷，數(shù)據(jù)維護簡單、安全；

3）檢索統(tǒng)計準確、迅速、高效；

4）數(shù)據(jù)運用共享性能好，提高數(shù)據(jù)的使用效率。

2.1.2 建立過渡性數(shù)據(jù)庫是滿足過渡階段需求的有效手段

鑒于傳統(tǒng)公文檔案管理的局限性，實行檔案信息化成為一種大的趨勢。目前我國對企業(yè)，特別是國企的信息化建設(shè)提出了較高要求，并在十二五規(guī)劃中給予明確。但是我國各大企業(yè)的情況不同，各類信息化系統(tǒng)建設(shè)有輕重緩急之分。在公司檔案管理系統(tǒng)還沒有建設(shè)完成的過渡階段，筆者通過對現(xiàn)實情況的認識與總結(jié)，提出一種設(shè)想，即先建立一個小型過渡性數(shù)據(jù)庫，來對公文進行管理。

利用過渡性數(shù)據(jù)庫管理公文檔案，可以讓文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱環(huán)節(jié)變得更加方便、有序；有利于增強資料錄入的規(guī)范性；有利于提高檔案信息保管的安全性和穩(wěn)定性；有利于提高檔案資料的利用率和及時性；而且便于今后將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導入最終檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)不丟失。

2.2 過渡性數(shù)據(jù)庫的建立

數(shù)據(jù)庫的建立需要遵循以下幾個步驟：

（1）需求分析

（2）需求建模

（3）數(shù)據(jù)庫建模

（4）建表

企業(yè)一般可通過兩種方式建立自身的過渡性數(shù)據(jù)庫：

①委托專業(yè)化數(shù)據(jù)庫開發(fā)公司開發(fā)；

②利用本部門現(xiàn)有的計算機配置和技術(shù)力量，自行開發(fā)。

委托專業(yè)公司開發(fā)，因為其具有較成熟的專業(yè)技能，建模相對較容易，但去對需求企業(yè)的實際情況不了解，對客戶的需求分析可能會不夠深入和準確，數(shù)據(jù)庫的調(diào)試和最終應(yīng)用將占用較大物質(zhì)和時間成本，比較適合資金充足，且沒有迫切需要的企業(yè)。

第二種方法是目前則較廣泛的運用于規(guī)模較小的單位、部門，在實際運用中起到了較好的效果。有能力的企業(yè)自行開發(fā)，一方面對實際需求的掌握更準確，開發(fā)人員和使用人員之間的溝通更便捷和有效，同時還可以鍛煉和培養(yǎng)企業(yè)自身的信息化開發(fā)人員，能夠?qū)崿F(xiàn)雙贏的局面。

但在自行開發(fā)的過渡性數(shù)據(jù)庫的過程中，除了具備專業(yè)的開發(fā)人員之外，還需考慮以下幾個實際應(yīng)用方面因素對數(shù)據(jù)庫應(yīng)用帶來的影響：

（1）印本文獻抽取全文索引

收集的紙質(zhì)文件中包括近期的印刷本文獻、上世紀80、90年代的印刷本文獻，甚至有60、70年代的鉛字印刷本文獻，這幾種版本文件在抽取全文索引時，都需要與成熟的OCR軟件集成，以提高識別率。這是目前很多數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都存在的問題。

（2）公文檔案分類變化

建立過渡性數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，注意對公文文件的題名、內(nèi)容、業(yè)務(wù)范圍等進行較細的分類，并給出分類號。這樣可減少因文件專業(yè)設(shè)置這個分類框架的不斷變化給系統(tǒng)帶來更新和數(shù)據(jù)處理的困難。

（3）與第三方系統(tǒng)的集成

公文文件數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)需要做一定程度的二次開發(fā)，以滿足與第三方系統(tǒng)的集成。比如：與OPCA系統(tǒng)集成以實現(xiàn)公文文檔在OPCA系統(tǒng)中的多途徑檢索及全文獲取[4]。

2.3 注意事項

建立公文文檔過渡性數(shù)據(jù)庫時還須注意以下幾個問題：

2.3.1 避免重復

對于過渡性資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，事前應(yīng)該做充分的查新、論證工作，盡可能地避免重復建設(shè)，寧缺勿濫。

2.3.2 具有特色

建設(shè)過渡性資源數(shù)據(jù)庫時，可以結(jié)合企業(yè)自身情況而定。不要求“大，全”，而應(yīng)該求“精、特”，也就是說內(nèi)容不要太雜，面不要太廣，要重點關(guān)注某一領(lǐng)域，盡可能地將該領(lǐng)域內(nèi)的有價值的東西收錄進來，體現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的專題性和獨特性。

2.3.3 立足需求

過渡性數(shù)據(jù)庫的建設(shè)選題要立足現(xiàn)有和潛在的用戶需求，充分考慮其實用價值和需求程度。

2.3.4 發(fā)揮優(yōu)勢

要充分發(fā)揮資源優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢。保證過渡性數(shù)據(jù)庫具有較高學術(shù)價值，對重點學科、重點項目的建設(shè)有所補益。

2.3.5 保護與利用

對本企業(yè)館藏的公文文檔、工程建設(shè)檔案、聲像等資源視具體情況分階段采用數(shù)字化處理，并制作成數(shù)據(jù)庫，為用戶提供服務(wù)。

同時，還必須注意這些數(shù)字化資料的長期保存問題。整理文件目錄的工作完成后，應(yīng)及時備份文件目錄及全文。通?？刹捎?種備份方式：磁帶備份；硬盤備份；光盤刻錄備份。備份好數(shù)據(jù)后按公文文件的專業(yè)類別留存資料庫。

3 結(jié)論

通過采用過渡性數(shù)據(jù)庫對公文文件的有效管理，可以充分利用和保存有價值的文件資源，能極大地方便使用者快速、準確地檢索文件，提高檢索效率。在實踐中針對各企業(yè)的信息化建設(shè)實際情況合理運用多種手段對公文文件進行管理，使其是從傳統(tǒng)的文件檔案管理平穩(wěn)過渡到公文檔案數(shù)字化管理，是文檔管理人員需要思考并實踐的一項重要工作。

【參考文獻】

[1]姜愛蓉，黃美君，竇天芳.數(shù)字資源整合與信息門戶建設(shè)[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù)，2006（11）：2.

[2]都平平.學科門戶網(wǎng)絡(luò)資源關(guān)鍵著錄元素探討[J].情報理論與實踐，2006（5）：572.

[3]《圖書館業(yè)務(wù)知識》編寫組. 圖書館業(yè)務(wù)知識[M].四川：四川聲圖書館學會，1997：48，72.

[4]趙陽，姜愛蓉，吳建新.高校學位論文全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)實踐[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù)，2006（5）：6，9.

[責任編輯：張濤]