基于知識服務的司法局檔案管理模式的理論探索

史瑞

吉林省洮南市司法局社區(qū)矯正中心

基于知識服務的司法局檔案管理模式的理論探索

史瑞

吉林省洮南市司法局社區(qū)矯正中心

隨著我國各類行業(yè)不斷加快發(fā)展，對于檔案管理需求度也逐漸提高，對于檔案管理也提出新要求。希望互聯(lián)網時代下，檔案管理也能如互聯(lián)網一樣具有查詢方便、查找速度快、信息特點強的優(yōu)勢。目前，已有越來越多事業(yè)單位接受知識服務檔案管理模式，并改革傳統(tǒng)檔案管理制度?；诖?，本文將對知識服務的檔案模式進行理論探索。

知識服務；檔案管理模式；理論探索

引言

傳統(tǒng)檔案管理將管理重心都設置在人力資源檔案管理方面，故檔案管理服務性質不強。各單位在管理過程中，對于檔案管理關注度低，分配管理人員也不夠專業(yè)，不能進行科學合理的檔案分類管理，也為材料應用帶來不便。而知識服務管理概念為一種新型概念，注重差異性與服務性，為檔案管理工作帶來了新契機。

一、對于檔案管理知識服務要求

1、知識模型運用

知識服務管理模式更注重人性化管理，在知識檔案庫建設中以事業(yè)單位主營業(yè)務作為基準點向四面散開，依據功能或是單位進行劃分，使每個部門員工都能在其中找到所需要知識信息，而且對于司法局工作開展起到記錄作用構建檔案記憶功能，也能幫助各部門了解一些特殊案例處理辦法，針對現(xiàn)在情形做出最佳決策。

另外知識模型運用也對于檔案管理人員專業(yè)水平提出新要求，管理人員要將信息思維與檔案意識相結合，從而完善檔案庫建設，更好開展知識服務。

2、加強各部門合作

知識服務檔案管理模式一旦建成，會加強各部門間合作與交流，不再是傳統(tǒng)模式下相對獨立部門。而且檔案庫建設需要信息技術部門人員為其作日常維護管理，這也加強各部門間交流收集、補充檔案，依據各部門對于知識類型需要，再引入新資源如一些新司法文件。當然，檔案館與單位其他信息管理部門也要相互協(xié)調以免引起檔案重復。

二、檔案管理知識服務的必要性

1、提高檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案管理中，在檔案入庫后一開始會進行分類處理，整齊擺放，但隨著檔案速度增加，一些老舊在利用過后就雜亂對方，再次利用時很難被找到，如司法局內案件督辦檔案，案件編號、督辦部門編號、督辦狀態(tài)、時間等都是很重要的信息，一旦搞亂會直接影響司法部門辦公效率。

而知識服務管理模式首先將電子管理技術引入，首先確保了檔案存放不受環(huán)境影響，第二，在電子管理模式下，檔案都會歸置與不同數(shù)據庫，在查找時只要搜索關鍵詞、詞或是年份就可以被快速查詢，加快查找速度，提升查詢效率，不需要檔案管理者再次整理，節(jié)省了不必要人力。

2、提高檔案管理服務性質

知識服務管理概念，注重知識管理，強調服務性質。是對傳統(tǒng)檔案管理的合理規(guī)劃，幫助檔案部門科學管理檔案。而且從知識角度來看檔案管理越來越趨向于個性化管理，將檔案記錄轉變?yōu)闄n案知識，并進行細化處理，對于不同崗位不同年臨段員工都能滿足其需求。且加大了檔案管理知識層面，開拓了技術檔案管理，使局內科研人員能夠通過司法局內網學習國家法規(guī)章程，對于一些服務性行業(yè)如社區(qū)矯正中心人員可以在上面瀏覽一些心理學專著，及了解一些國內外新型理論，對其開展日常工作起到正面影響。

三、知識服務檔案管理模式構建

1、系統(tǒng)構建

知識服務檔案管理模式是一種與互聯(lián)網技術相結合的管理模式。在構建過程中主要從兩方面進行構建。第一是基本活動方面。基本活動構建是對傳統(tǒng)檔案信息的細化與拓展。在信息記錄上依照司法局平時工作流程，確定相關工作環(huán)節(jié)中會用到哪些業(yè)務文件與策劃方案，進行系統(tǒng)編制，對于以往工作中一些價值性高的文件或是機關單位指令進行歸檔處理儲存，對于一些臨時法律宣傳文件或是價值較低文件進行暫時存檔。在分類上依照辦公信息分為：制度流程、行政文件、模板表格、策劃方案、會議材料等。

第二是支撐活動方面。支撐活動是在基本活動基礎上對于司法局發(fā)展起到促進作用。如構建檔案知識庫，將單位一些獨創(chuàng)理念與技術作為檔案儲存起來，并且依據單位發(fā)展需要引入國內外先進知識技術，幫助司法局各單位人員進行在職學習或是加強法律意識。單位員工可以通過登錄檔案管理系統(tǒng)了解國家最新法律法規(guī)條文制定標準與制定目的，提高基層法律服務工作效率，深入解決民事糾紛問題。

2、創(chuàng)新構建

知識服務是一種新概念，其構建過程本身也是對傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的補充與完善。首先是理念與模式創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理主要以檔案記錄為重點，而新模式則是通過電子技術，注重知識發(fā)展，將檔案記錄轉化為檔案知識。既然是知識，就會細化其功能范圍，提升檔案知識價值，來為員工提供更加便捷服務。其次是對業(yè)務和制度進行創(chuàng)新。通過擴大檔案編制規(guī)模，強化檔案功能，以此增加了檔案管理部門業(yè)務范圍。并且在電子信息庫建設上采用一些新興技術如RSS訂閱與是知識推送，使員工在瀏覽檔案過程中擴充相應司法知識，提高其工作能力。另外知識服務檔案管理也將傳統(tǒng)檔案管理與其他部門聯(lián)合起來，提高了單位內部各部門協(xié)調能力，幫助單位全面發(fā)展。

總結

傳統(tǒng)檔案管理部門一直處于一種后臺輔助地位，相對獨立與其他部門聯(lián)系也不甚緊密。通過知識服務管理引入，使得司法局內部檔案管理與知識信息完成一體化建設，檔案部門也從后臺走向前臺，加強法律宣傳工作，并且與其他部門相互配合，為員工提供更加完善的服務，提高其工作熱情與能力。

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