事業(yè)單位辦公自動化（OA）系統(tǒng)的管理研究

陳雨薇

（新疆維吾爾自治區(qū)科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院 830011）

事業(yè)單位辦公自動化（OA）系統(tǒng)的管理研究

陳雨薇

（新疆維吾爾自治區(qū)科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院 830011）

事業(yè)單位正在逐步構(gòu)建辦公網(wǎng)絡，其在日常辦公中處理的事物和信息越來越多，辦公效率也受到影響，在信息收集、處理和分析的過程中就需要強有力的辦公信息系統(tǒng)。自動化辦公系統(tǒng)對于事業(yè)單位的信息處理、工作效率大有裨益。本文對事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的管理進行了細致的研究。

事業(yè)單位；辦公自動化；管理

在計算機技術廣泛地應用到辦公系統(tǒng)之中的時候，事業(yè)單位也逐漸實現(xiàn)了辦公自動化。事業(yè)單位在新的時代如果要與時俱進，繼續(xù)服務現(xiàn)代社會，就必須提升自身的辦事效率，更新辦公手段。辦公自動化（office automatic，簡稱OA），是指將信息技術融入到現(xiàn)代辦公之中去，從而形成的全自動的辦公體系。辦公自動化是信息技術發(fā)展到一定階段之后在各個行業(yè)之中廣泛應用的成果。和傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)相比，它具有成本低、效率高的優(yōu)點。事業(yè)單位辦公環(huán)境中引入辦公自動化是滿足其在新時期的信息交流方式的重要的途徑。但是行業(yè)之間的差距是比較大的，辦公自動化系統(tǒng)如果千篇一律必然不能夠滿足事業(yè)單位辦公要求，設計針對事業(yè)單位的、專業(yè)性強的辦公自動化系統(tǒng)成為一種必然趨勢。

1 事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)所需功能模塊

事業(yè)單位自身的辦公需求是在設計事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)之前必須要思考的問題。事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建需要以互聯(lián)網(wǎng)技術為支持，將辦公程序平移到系統(tǒng)上進行運作，這樣事業(yè)單位的辦公工作可以變得更加簡便，并且不同的系統(tǒng)之間可以進行自由地交流。辦公自動化系統(tǒng)在和事業(yè)單位契合的過程中需要考慮事業(yè)單位獨特的辦公需要，并在此基礎上進行升級系統(tǒng)的開發(fā)，開發(fā)過程中應該確保在不投入抬高成本的前提下讓系統(tǒng)實現(xiàn)多種功能。在辦公化自動系統(tǒng)初期運行的時候，在數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r候效率低下的問題難以避免，并且伴隨著時有發(fā)生的數(shù)據(jù)傳輸錯碼，這種情況下就必須從完善功能的角度上來解決系統(tǒng)存在的問題，使得系統(tǒng)日趨完善。

大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)的設計都建立在C/S結(jié)構(gòu)之上，這種結(jié)構(gòu)允許多種操作系統(tǒng)共同兼容在辦公自動化系統(tǒng)之中，并且讓辦公自動化系統(tǒng)能夠在互聯(lián)網(wǎng)下進行操作?？蛻舳丝梢苑奖愕貍鬏敽徒铀蛿?shù)據(jù)，運用WORD軟件編輯文檔，運動CAD軟件編輯圖片。C/S主結(jié)構(gòu)之下存在一種輔助結(jié)構(gòu)I-IS結(jié)構(gòu)，并在客戶端軟件之中使用OUTLOOK軟件，這就使得辦公自動化系統(tǒng)能夠在互聯(lián)網(wǎng)信息平臺上隨時隨地進行數(shù)據(jù)交換和信息的分享。高度的信息集成程度是辦公自動化系統(tǒng)必須要有的功能，讓各種信息和數(shù)據(jù)都能在數(shù)據(jù)庫之中存儲起來。

通過以上分析，事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的模塊基本上可以確定了，需要具備自身應用服務器、數(shù)據(jù)庫和客戶端瀏覽器工具服務器。作為事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的最終部署設備，事業(yè)單位的應用服務器在系統(tǒng)運行的過程中對系統(tǒng)的各種功能進行管理，本設備起到統(tǒng)籌兼顧、統(tǒng)領大局的重要作用。辦公自動化系統(tǒng)的最終客戶端通過客戶端瀏覽器展現(xiàn)，處于本系統(tǒng)之中的用戶只要正常的安裝IE瀏覽器即可，不需要進行額外的軟件安裝。從系統(tǒng)維護的層面上來件，客戶端機器需要和事業(yè)單位的應用服務器連接起來才能發(fā)揮系統(tǒng)真正的作用。數(shù)據(jù)庫服務器則為整個辦公自動化系統(tǒng)提供強大的數(shù)據(jù)存儲功能，讓系統(tǒng)在正常的狀態(tài)下運行。

2 事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)

（1）要進行完善的辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)。在上述針對辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)的功能模塊探討中我們可以得知模塊開發(fā)首先需要考慮進行基礎庫的開發(fā)，然后進行底層模塊的開發(fā)，然后再進入到應用層模塊的開發(fā)。開發(fā)出的任何一個層次的模塊都可以單獨進行使用，并在各個層次的模塊之間有效銜接是指成為一個整體上的程序?；A庫的開發(fā)主要針對系統(tǒng)的主頁面進行設計，大多采用ASP技術，保證界面在系統(tǒng)中是一致統(tǒng)一的。在系統(tǒng)功能模塊設計之中，應該考慮用戶登錄和注冊、用戶權(quán)限管理、用戶文檔權(quán)利管理、信息傳輸平臺設計等。在開發(fā)C/S結(jié)構(gòu)模式的時候，應建立在事業(yè)單位辦公需要基礎上進行網(wǎng)頁設計。用ASP軟件進行登錄界面設計，設計好登錄界面之后可以用賬號和密碼進行，進而進入到辦公自動化的系統(tǒng)平臺之中。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設計需要應用SQL Server軟件，在考慮事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)應用特點的基礎上進行規(guī)范的數(shù)據(jù)庫建設，進行良好的后臺數(shù)據(jù)處理功能和數(shù)據(jù)存儲功能。數(shù)據(jù)庫需要和系統(tǒng)的各個功能之間建立起銜接，在考慮事業(yè)單位辦公需要的基礎上進行各種方案的設計，另外還要考慮到數(shù)據(jù)本身的字段長度以及其在后續(xù)發(fā)展之中的擴展問題。

（2）要控制辦公自動化系統(tǒng)工程流程。設計事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)應該考慮控制工作流程的問題，使得各個業(yè)務單元都納入工程流程控制體系之中來，用于在系統(tǒng)運行過程中只需要運用屬于自己的業(yè)務流程就可以了。流程引擎可以幫助各項業(yè)務順利完成，并在不同部門之間完成信息的流轉(zhuǎn)。另外，流程引擎在滿足事業(yè)單位辦公的基本流程之外，還具有較高的兼容性。比如當系統(tǒng)在傳遞錯誤的文件的時候，可以將公文重新返回數(shù)據(jù)庫中進行公文修改。另外，系統(tǒng)還有完備的查詢功能，能夠?qū)⒐脑谙到y(tǒng)中的處理過程完全展現(xiàn)出來。辦公自動化系統(tǒng)之中的各項功能模塊和業(yè)務處理流程都需要采用統(tǒng)一的模板，并使用統(tǒng)一接口進行集中化管理。

另外，筆者需要提出的是在職能時代到來的新時期，很多事業(yè)單位正在探索辦公系統(tǒng)APP開發(fā)，將辦公系統(tǒng)從電腦轉(zhuǎn)移到智能手機之上，讓辦公變得更加即時、便捷，事業(yè)單位應該考慮手機辦公的安全性和嚴謹性，保證事業(yè)單位能夠在安全的范圍內(nèi)實現(xiàn)便捷的辦公，將事業(yè)單位辦公工作引領到更加輕松和簡單的氛圍中去。

總而言之，事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)一方面要滿足自動辦公的基本要求，另一方面還要和事業(yè)單位的辦公需求相匹配，從而完成事業(yè)單位獨有的辦公需求。事業(yè)單位作為社會服務單位，辦公自動化系統(tǒng)的使用可以使得自身業(yè)務流程完全透明，提升公眾對其的印象，提高自身的服務質(zhì)量，能夠高效地完成事業(yè)單位的本職工作。

[1]李志剛，王光旭，關昌慧.機關事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].硅谷，2012.

[2]李肋.信息時代的網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].軟件開發(fā)與設計，2010.

[3]]趙風榮，裴冬梅，鄭偉.事業(yè)單位人力資源管理信息系統(tǒng)中績效管理子系統(tǒng)的設計[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2013.

TP311.5

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1004-7344（2016）08-0290-01

2016-3-1