做好事業(yè)單位干部檔案管理工作的思考

任珊

做好事業(yè)單位干部檔案管理工作的思考

任珊

（廣西第七地質(zhì)隊(duì)）

干部人事檔案工作是各個(gè)企業(yè)的基本常規(guī)工作，是人事教育部門(mén)的重要工作部分，主要記載了企業(yè)干部的個(gè)人政治思想道德、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容，因此，強(qiáng)化企業(yè)干部人事檔案管理具有重要作用。本文主要對(duì)事業(yè)單位干部檔案管理工作進(jìn)行了分析，并指出了其存在的一系列問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

干部檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

前言

事業(yè)單位的工作范圍極其廣泛，涉及人們生活的方方面面，因此需要有效的數(shù)據(jù)信息作為開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作便是事業(yè)單位中的基礎(chǔ)性工作，提升檔案信息管理效率與服務(wù)質(zhì)量，對(duì)事業(yè)單位的整體工作效率與質(zhì)量的提升具有重要作用。檔案管理工作主要是負(fù)責(zé)文本信息、圖片信息以及電子信息的收集與整理工作，并且提供相應(yīng)的檔案查詢(xún)服務(wù)，以滿(mǎn)足事業(yè)單位服務(wù)職能的不斷提升需要。

1 干部人事檔案概述

干部人事檔案是用于組織人事部門(mén)，在培養(yǎng)和選拔干部以及干部任用中，對(duì)干部的政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等情況進(jìn)行記錄，有助于企業(yè)對(duì)干部進(jìn)行全面的考察和了解，從而對(duì)其進(jìn)行選擇。干部人事檔案不僅僅是選拔干部的基礎(chǔ)，也是可以促使干部做好工作的關(guān)鍵因素，有助于促進(jìn)干部提高工作質(zhì)量與效率。

1.1 發(fā)揮干部檔案的歷史作用

干部檔案反映了個(gè)人的工作情況，有助于企業(yè)做好干部工作。在實(shí)際工作中，干部們經(jīng)常會(huì)遇到年紀(jì)、學(xué)歷、工齡、待遇等方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題較為棘手，因此，檔案管理部門(mén)要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，以檔案作用基準(zhǔn)，以歷史檔案為依據(jù)，根據(jù)相關(guān)的政策，認(rèn)真的與實(shí)際情況進(jìn)行核對(duì)，從而及時(shí)為相關(guān)部門(mén)提供準(zhǔn)確的信息，為解決問(wèn)題提供資料。

1.2 發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基礎(chǔ)作用

在對(duì)干部進(jìn)行選拔和聘用時(shí)，首先要對(duì)干部有一定的了解，因此，就可以通過(guò)干部檔案來(lái)對(duì)干部進(jìn)行客觀明確的了解。檔案管理部門(mén)必須要及時(shí)的對(duì)干部信息進(jìn)行更新維護(hù)，從而保證部門(mén)內(nèi)所有的信息都是真實(shí)可靠的，并為相關(guān)部門(mén)主動(dòng)提供其所需要的各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)選人用人提供參考意見(jiàn)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)可以采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行綜合的分析，為領(lǐng)導(dǎo)提供相應(yīng)的資料，幫助其掌握干部隊(duì)伍的整體情況。必要時(shí)可以主動(dòng)的為相關(guān)部門(mén)提供人才，將傳統(tǒng)單一的資料庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?kù)。

1.3 發(fā)揮干部檔案在管理工作上的作用

在日常生活中，干部檔案所具有的服務(wù)功能可以為干部個(gè)人提供一系列的憑證，比如干部的任職憑證、社會(huì)關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱(chēng)憑證、黨團(tuán)關(guān)系憑證、工作變動(dòng)憑證、學(xué)歷層次憑證等等，為干部升職和工作晉升提供依據(jù)。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 有關(guān)方面對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠

檔案管理部門(mén)和工作人員對(duì)檔案管理工作的重要程度認(rèn)識(shí)還不夠全面。僅僅將檔案管理工作認(rèn)為是一種紙質(zhì)資料的整理工作，只要將材料保存好，不丟失，便算是很好的完成了工作。這種思想導(dǎo)致檔案工作過(guò)于被動(dòng)，降低了檔案的信息利用率和人事部門(mén)的工作效率。除此之外，由于干部本人對(duì)檔案不夠重視，認(rèn)為自身沒(méi)有晉升的資格，或者對(duì)檔案的作用不是十分明了，在填寫(xiě)檔案時(shí)，出現(xiàn)錯(cuò)填或者漏填的現(xiàn)象，忽視了檔案所具有的法律效用。

2.2 干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低

人事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，還具有一定的保密要求，看似十分簡(jiǎn)單，卻對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)有很高的要求。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要有較高的政治覺(jué)悟和責(zé)任心，還要有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，且必須要具有優(yōu)秀的判斷能力和甄別能力。然而，我國(guó)許多單位的檔案管理人員都是臨時(shí)工作人員或者是兼任工作人員，也很少有企業(yè)按照相關(guān)的檔案管理規(guī)定來(lái)配備專(zhuān)業(yè)的科室和設(shè)備，許多企業(yè)將檔案隨意的堆放在倉(cāng)庫(kù)。檔案管理人員的年齡兩級(jí)分化十分嚴(yán)重，許多工作人員不具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，在上崗之后，也沒(méi)有接受公司的組織培訓(xùn)，或者公司沒(méi)有進(jìn)行組織，管理檔案僅僅只是將相關(guān)檔案進(jìn)行整理裝訂，而沒(méi)有對(duì)干部的信息進(jìn)行甑別、審核。

2.3 檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性有待提高

2.3.1 檔案材料填寫(xiě)不規(guī)范，內(nèi)容不一致

干部檔案中最重要的內(nèi)容就是“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡、工齡和黨齡，學(xué)歷、工作經(jīng)歷和干部身份。然而在實(shí)際填寫(xiě)時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不按要求填寫(xiě)或者填寫(xiě)錯(cuò)誤的情況，比如就填寫(xiě)出生年月來(lái)說(shuō)，有人填寫(xiě)陽(yáng)歷，有人填寫(xiě)陰歷，這就給檔案的審核和信息確認(rèn)帶來(lái)了困難。

2.3.2 檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象

近幾年屢屢出現(xiàn)干部人事檔案造假的現(xiàn)象，干部檔案的真實(shí)性逐漸成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。有些干部由于入團(tuán)、招工或者參軍年齡不夠而將年齡改大，有些干部為了延長(zhǎng)任期而將年齡改小，學(xué)歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入公司檔案之中，還有些人從企業(yè)調(diào)到事業(yè)單位再調(diào)到機(jī)關(guān)，從而解決編制問(wèn)題。由于檔案造假的違規(guī)成本較低，被發(fā)現(xiàn)所受到的懲罰較小，且不會(huì)影響前途，同時(shí)因?yàn)闄n案管理缺乏糾錯(cuò)機(jī)制，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)管流程，導(dǎo)致我國(guó)各類(lèi)檔案造假現(xiàn)象層出不窮。

3 解決干部人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策建議

3.1 提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平

3.1.1 成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專(zhuān)職崗位

人事檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性以及保密性，因此，企業(yè)要設(shè)立一個(gè)檔案管理中心，將所有檔案進(jìn)行集中管理，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理室、整檔工具以及實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置專(zhuān)門(mén)的職位，將檔案分類(lèi)落實(shí)到專(zhuān)職管理人員身上，專(zhuān)職管理人員對(duì)自身復(fù)雜的檔案進(jìn)行日常的管理和更新以及信息的錄入工作。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選擇時(shí)，要盡可能的選擇整治覺(jué)悟較高的、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、具有?zé)任心的人員，最好所選擇的人員從事過(guò)檔案管理工作，除此之外，企業(yè)還要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)企業(yè)檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)，從而保證檔案管理隊(duì)伍的高素質(zhì)、高水平。

3.1.2 嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時(shí)收集、歸檔

在企業(yè)員工檔案入口的管理中，要嚴(yán)格的對(duì)新收集到的人事檔案和資料進(jìn)行審核，按照規(guī)定的要求對(duì)檔案進(jìn)行管理，并將需要補(bǔ)充的檔案及時(shí)的通知到干部個(gè)人，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案補(bǔ)充完整，否則以不予歸檔進(jìn)行懲處。除此之外，還要制定詳細(xì)的填寫(xiě)說(shuō)明并制定填寫(xiě)模板來(lái)對(duì)規(guī)范資料的填寫(xiě)，強(qiáng)調(diào)資料入檔的重要程度，以引起各部門(mén)干部的重視。審查合格的檔案資料要及時(shí)的進(jìn)行整理歸納，防止由于時(shí)間太久而導(dǎo)致資料積壓遺失。做好信息的錄入工作，為企業(yè)提供最為真實(shí)可靠的職員信息。

3.1.3 建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢

檔案管理部門(mén)在與干部進(jìn)行溝通時(shí)發(fā)現(xiàn)，有一些干部不愿意配合原始資料的調(diào)查或者對(duì)材料進(jìn)行補(bǔ)充，這些干部一方面是怕麻煩，一方面是覺(jué)得檔案資料并不是十分重要，缺失也沒(méi)有關(guān)系。因此，企業(yè)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案重要性的宣傳，建立一個(gè)良好的溝通渠道，做好檔案的保密工作，說(shuō)服干部配合對(duì)檔案進(jìn)行修改。除此之外，要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與紀(jì)檢部門(mén)、政法部門(mén)的溝通，保證檔案資料可以收集齊全并及時(shí)歸檔。

3.2 提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)

3.2.1 做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備

建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)是紙質(zhì)檔案的整體。我國(guó)人事檔案管理要求要對(duì)檔案進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。所推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也要在檔案二級(jí)分類(lèi)的基礎(chǔ)上開(kāi)展。

3.2.2 著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

我國(guó)引入了許多新型的信息管理軟件，有效的促進(jìn)了檔案管理工作的開(kāi)展。企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)按照企業(yè)的實(shí)際需求，購(gòu)買(mǎi)合適的軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行熟練的掌握和使用。

3.2.3 加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫(kù)使用價(jià)值

企業(yè)檔案管理部門(mén)要制定規(guī)范的檔案管理流程，及時(shí)的對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、掃描以及錄入工作，及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行更新，提高檔案管理的工作效率。對(duì)于上級(jí)需要的信息和數(shù)據(jù)，要加快整理并進(jìn)行上報(bào)。

3.2.4 嚴(yán)格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)

檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須要嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)政策，按照規(guī)定和要求進(jìn)行工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)并運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能對(duì)不同級(jí)別的檔案進(jìn)行加密，做好相應(yīng)的防病毒工作，做好電子檔案的維護(hù)和備份工作，保證檔案資料不受損壞和篡改。

4 總結(jié)

對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行改革，有利于為檔案管理工作注入活力，促進(jìn)檔案管理水平的提高，使得檔案管理工作更加的科學(xué)客觀。積極的對(duì)檔案管理模式進(jìn)行探索，并建立干部人事管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，可以有效促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

[1]顧瑋璞.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].人力資源管理，2016（6）：54～55.

[2]李雪海.做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科學(xué)，2016，7（13）：22～23.

[3]陳瑋.關(guān)于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].科學(xué)導(dǎo)報(bào)，2015（9）：16～17.

G275.9

A

1004-7344（2016）27-0010-02

2016-9-2

任珊（1989-），女，助理，本科，主要從事文書(shū)檔案、干部檔案管理工作。