關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

于勇鄭志輝

關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

于勇1鄭志輝2

（1.乳山市路燈管理處 山東乳山 264500 2.乳山市恒基建筑工程公司 山東乳山 264500）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展，在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制也發(fā)生了變革，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了很大的沖擊。在我國(guó)的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，遇到最多的就是管理方面的問(wèn)題，特別是對(duì)于企業(yè)檔案方面的管理，一直以來(lái)都是管理的重點(diǎn)以及難點(diǎn)，對(duì)此很多企業(yè)都在加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案的管理，本文就企業(yè)檔案管理體制改革中存在的問(wèn)題及其對(duì)策做簡(jiǎn)單的探討。

企業(yè)；檔案管理；體制改革；探討

1 企業(yè)檔案管理體制的現(xiàn)狀

檔案管理，簡(jiǎn)單的可以將它定義為記錄歷史人物，記錄人類在社會(huì)生活中具有歷史意義價(jià)值的有效工具，記錄人的活動(dòng)及其活動(dòng)的內(nèi)容。檔案的組織者是個(gè)人，因?yàn)橛涗浾吒饔胁煌?，因此檔案記錄的內(nèi)容也是千變?nèi)f化的。檔案管理體制是我國(guó)全部檔案制度的載體，其分為分期式檔案管理和集中式檔案管理兩種對(duì)立的管理體制，它們統(tǒng)一管理黨政檔案工作，分級(jí)集中對(duì)中央以及地方各級(jí)檔案事業(yè)進(jìn)行管理。

1.1 企業(yè)改革深入

一方面，在現(xiàn)代企業(yè)迅速發(fā)展的推動(dòng)下，其企業(yè)內(nèi)部改革面臨重組的問(wèn)題。從以往的企業(yè)獨(dú)立法人到現(xiàn)在的多法人企業(yè)，從以往的單一經(jīng)營(yíng)模式到現(xiàn)在多元化的產(chǎn)權(quán)主體經(jīng)營(yíng)模式。企業(yè)內(nèi)部的變革使得企業(yè)管理的結(jié)構(gòu)發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，當(dāng)然企業(yè)檔案不會(huì)再以獨(dú)立的形式存在。另一方面，由于企業(yè)改革的不斷深入，集團(tuán)總部和下屬分公司的關(guān)系也發(fā)生了變化，改變了以往的上級(jí)對(duì)下級(jí)的關(guān)系，將企業(yè)資產(chǎn)作為重心，致使企業(yè)的檔案管理體制得不到統(tǒng)一，不一致的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理形式，在一定程度上制約著企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

1.2 私企劇增

現(xiàn)如今，私有企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn)出來(lái)，但仍處在起初階段，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理體制建立和完善方面還有所欠缺，多表現(xiàn)為檔案的延后建設(shè)、管理制度落后等。在很多民營(yíng)企業(yè)中，存在庫(kù)房、設(shè)備、制度等方面管理的缺失，造成管理缺失的主要原因就是企業(yè)未設(shè)置專門的管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理。而且隨著民營(yíng)企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大、數(shù)量不斷增加，管理缺失的問(wèn)題為其檔案管理體制方面帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。

2 檔案管理體制改革中的重難點(diǎn)問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)體制問(wèn)題

我國(guó)國(guó)內(nèi)的檔案管理部門并不是一個(gè)整體，而是包括行政管理部門、檔案館、檔案室等多個(gè)部門。自1949年新中國(guó)成立以來(lái)，為了解決檔案管理工作中遇到的棘手問(wèn)題，黨和政府召開會(huì)議并頒布相關(guān)的文件，也較為明確地規(guī)定了檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)體制。但是我國(guó)有些偏遠(yuǎn)地方的檔案管理由于各種內(nèi)外在因素，導(dǎo)致它們的領(lǐng)導(dǎo)體制較為混亂、復(fù)雜。

2.2 機(jī)構(gòu)設(shè)施問(wèn)題

在檔案管理發(fā)展的過(guò)程中，機(jī)構(gòu)設(shè)置是較為重要的步驟，然而在經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的情況下，機(jī)構(gòu)設(shè)置的缺點(diǎn)也日漸顯現(xiàn)出來(lái)。主要的問(wèn)題是其職能過(guò)于固守僵化，并且在一定程度上與行政事務(wù)牽連，因?yàn)樾姓`屬造成事務(wù)隸屬。此外，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置的程序較為煩瑣，這也降低了檔案管理工作的工作效率。

2.3 管理人員素質(zhì)水平差異化

在企業(yè)的檔案管理中，管理人員作為檔案管理的實(shí)施者，其素質(zhì)水平直接決定檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在企業(yè)檔案管理體制改革中，管理人員應(yīng)首當(dāng)其沖，成為管理效率提升、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)的主力軍，而在現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理改革中，大部分管理人員來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部基層人員，并非從事檔案方面的專業(yè)人員，檔案管理人員根本不具備專業(yè)素質(zhì)，無(wú)法對(duì)企業(yè)檔案運(yùn)用科學(xué)的管理理念進(jìn)行管理，同時(shí)，有些企業(yè)為節(jié)約檔案管理這部分資金支出，聘請(qǐng)無(wú)檔案管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行檔案的管理，使得檔案管理體制無(wú)法從根本上得到變革，進(jìn)而阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

2.4 企業(yè)檔案管理工作環(huán)境差

在企業(yè)的管理工作中，檔案管理工作同其他部門的管理一樣，都需要良好的管理環(huán)境。只有企業(yè)內(nèi)部環(huán)境和諧有序才能使企業(yè)檔案管理工作效率得到提升，管理效果得以有效發(fā)揮。但是當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作環(huán)境比較差，在企業(yè)中檔案遺失、檔案混雜、檔案殘缺的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，為企業(yè)的檔案管理增加了難度，使得企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)蒙受損失，不僅不能保證企業(yè)內(nèi)部員工應(yīng)有的福利，而且不利于企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

3 檔案管理體制改革重難點(diǎn)的分析

3.1 實(shí)現(xiàn)黨政合一

國(guó)家的職能與黨政的職能是不完全相同的，它們之間存在一定的差異。因?yàn)檫@個(gè)緣故，在檔案管理工作開展的過(guò)程中，國(guó)家和黨對(duì)檔案管理提出的工作目標(biāo)各不相同，雖然政府和黨分別直接作用于檔案管理工作，但是這并不能夠表示兩者之間的差異性。另外，檔案管理工作在社會(huì)上普遍認(rèn)是較為神秘的工作，因此造成檔案管理的信息資源很難為社會(huì)的相關(guān)企業(yè)或者部門利用，導(dǎo)致檔案管理不能為社會(huì)的發(fā)展做出突出的貢獻(xiàn)，當(dāng)然在這種情況下，檔案管理也不能發(fā)揮它自身的職能。

3.2 實(shí)現(xiàn)政事分離

企業(yè)為了追求更好的效率，實(shí)現(xiàn)更高的目標(biāo)，謀求更遠(yuǎn)的發(fā)展，每個(gè)體系就會(huì)出現(xiàn)多個(gè)方面體系功能，以推進(jìn)該體系的高效發(fā)展。目前我國(guó)政事不分離的管理模式阻礙了檔案管理工作的順利開展。所以，在檔案管理改革的工作中，努力實(shí)現(xiàn)政事的分離，避免檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)停滯、資源浪費(fèi)等不良的現(xiàn)象。

3.3 防止集權(quán)過(guò)度干涉

總體來(lái)說(shuō)，在檔案管理經(jīng)營(yíng)的工作中，統(tǒng)籌規(guī)劃，分工明確就能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。盡管這一明確的管理方式提升了工作的進(jìn)程以及管理工作的效率，但是由于管理形式單調(diào)乏味、封建保守，所以在某些情況下束縛了檔案管理工作人員的思想。

4 企業(yè)檔案管理體制改革策略

4.1 加強(qiáng)檔案管理，做好依法治檔工作

在新時(shí)代下，政府檔案管理部門需要從不同角度不斷健全企業(yè)檔案管理體制。在此過(guò)程中，政府檔案管理部門要使執(zhí)法和指導(dǎo)關(guān)系明確化，實(shí)現(xiàn)法律、管理、服務(wù)三元素的有效統(tǒng)一，為企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由于私營(yíng)企業(yè)檔案管理工作存在鮮明的私有性，政府要充分發(fā)揮執(zhí)法管理、監(jiān)督的重要作用，使其不再處于無(wú)人管理的狀態(tài)，確保檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

4.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理模式

在生存發(fā)展道路上，企業(yè)需要根據(jù)自身運(yùn)營(yíng)情況，構(gòu)建科學(xué)化的信息管理體系，采用一體化的檔案信息管理模式，有效篩選、整合等企業(yè)內(nèi)部各方面有用的檔案信息資源，構(gòu)建一體化化的檔案信息中心，集中接收、應(yīng)用等檔案信息內(nèi)容，使企業(yè)檔案管理工作更具合理性、規(guī)范性。以此，優(yōu)化配置企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源，提高內(nèi)部“無(wú)形資產(chǎn)”利用率，不斷增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，提升企業(yè)整體形象，在行業(yè)中更具影響力，能夠更好地應(yīng)對(duì)社會(huì)市場(chǎng)中來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益。

4.3 優(yōu)化利用各種新技術(shù)

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，企業(yè)也需要以社會(huì)市場(chǎng)為導(dǎo)向，遵循時(shí)代發(fā)展的客觀規(guī)律，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，注重自身轉(zhuǎn)型，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更好地生存發(fā)展。為此，在企業(yè)檔案管理體制改革道路上，需要優(yōu)化利用各種新技術(shù)，巧妙地引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、集成光盤技術(shù)，充分利用各方面優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息聯(lián)網(wǎng)，檔案信息資源共享為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策提供有利保障。同時(shí)，簡(jiǎn)化檔案管理程序，減少檔案管理人員工作量，提高檔案信息整理、存檔等工作效率與質(zhì)量，也能在一定程度上提高企業(yè)內(nèi)部人力資源利用率，有效防止企業(yè)檔案信息丟失、不全等問(wèn)題頻繁出現(xiàn)，避免大量無(wú)形資產(chǎn)流失，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，不斷促進(jìn)企業(yè)的飛速發(fā)展。

4.4 注重企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用

從某種角度來(lái)說(shuō)，在檔案管理過(guò)程中，企業(yè)需要做好檔案信息資源的收集、歸類工作，還需要綜合利用檔案數(shù)據(jù)信息，而開發(fā)檔案信息是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要多角度分析當(dāng)下的運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，收集各種關(guān)乎自身運(yùn)營(yíng)管理的檔案信息，確保內(nèi)部各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的順利開展。還要以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基點(diǎn)，構(gòu)建合理的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為規(guī)定范圍內(nèi)用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能夠不受時(shí)空限制，及時(shí)檢索到所需的檔案信息，提高檔案信息資源的利用價(jià)值。更為重要的是，在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)可以隨時(shí)獲取同行業(yè)重要運(yùn)營(yíng)信息資料，及時(shí)找到自身運(yùn)營(yíng)發(fā)展各方面重要的信息資料，不斷優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，順利開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，企業(yè)想要緊隨社會(huì)市場(chǎng)前行的步伐，必須走上深化改革的道路。由于檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)必須意識(shí)到檔案管理體制改革的重要性，注重檔案管理的法制建設(shè)與信息一體化建設(shè)，通過(guò)不同途徑，巧妙地融入現(xiàn)代化技術(shù)元素，優(yōu)化利用企業(yè)檔案信息資源，促進(jìn)企業(yè)走上長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展道路。

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F270

A

1004-7344（2016）27-0015-02

2016-8-20

于勇（1976-），男，助理工程師，本科，主要從事路燈工程施工工作。

鄭志輝（1980-），男，工程師，大專，主要從事技術(shù)管理工作。