基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的檔案管理分析

姚艷

（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局407隊 湖南懷化 418000）

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的檔案管理分析

姚艷

（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局407隊 湖南懷化 418000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，信息技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)以幾何級速度迅猛增長，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為國家的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略性資源，對各行業(yè)都產(chǎn)生了重要影響。當(dāng)信息化遇上互聯(lián)網(wǎng)+，使得檔案管理面臨大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)機遇，更使得檔案電子化不再是簡單的掃描編輯、查詢共享了，而是提出了檔案實施立體化管理、充分發(fā)揮檔案價值的更高要求。本文主要闡述了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的檔案管理存在的問題和發(fā)展對策。

互聯(lián)網(wǎng)+；檔案；管理；信息化

引言

伴隨著電子文件的廣泛運用，實體檔案正在向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，使檔案工作面臨前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。近年來，檔案管理工作逐步向自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，該轉(zhuǎn)變能夠把檔案管理嵌入到企業(yè)人、財、物管理的方方面面，集中管理、科學(xué)整合檔案資源，突破時空限制，最大限度地共享資源。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景

“互聯(lián)網(wǎng)+”指的是進行互聯(lián)網(wǎng)化組織構(gòu)建，對互聯(lián)網(wǎng)工具進行創(chuàng)造性的使用，從而促進企業(yè)和產(chǎn)業(yè)進行更加有效的商務(wù)活動?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”就是將互聯(lián)網(wǎng)作為工具，信息流通與共享程度更高，創(chuàng)造性地將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)企業(yè)、產(chǎn)業(yè)相融合，生產(chǎn)經(jīng)營活動更高效，提供更精準、個性化、人性化的服務(wù)的一種經(jīng)濟活動形態(tài)。互聯(lián)網(wǎng)+檔案意味整個檔案事業(yè)發(fā)展水平的一種提升。檔案管理從本質(zhì)上說是一種信息管理，互聯(lián)網(wǎng)時代歸根到底是一個信息時代，檔案事業(yè)的發(fā)展更應(yīng)該感到如魚得水，而不是躡手躡腳。互聯(lián)網(wǎng)+檔案會產(chǎn)生一個什么樣的狀態(tài)呢？也許是一個龐大的數(shù)據(jù)庫、信息中心，通過對信息孤島的連接，全國乃至全世界公開檔案信息的共享與融合，使公眾對檔案信息的獲取更便捷，所獲取信息的壁壘最大程度減少甚至減為零，這也許是檔案事業(yè)發(fā)展的一個新方向、新可能。

2 檔案管理存在的問題

“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略是利用互聯(lián)網(wǎng)的平臺，利用信息通信技術(shù)，把互聯(lián)網(wǎng)和包括傳統(tǒng)行業(yè)在內(nèi)的各行各業(yè)結(jié)合起來，在新的領(lǐng)域創(chuàng)造一種新的生態(tài)。根據(jù)我們的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)檔案管理工作中仍存在很多問題：

2.1 對檔案的重視程度不夠

相當(dāng)一部分人員包括領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

2.2 管理力量薄弱，手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的重要性、材料的收集、整理、等業(yè)務(wù)不太了解，意識淡薄。而且大多數(shù)人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案柜，或電子存檔，沒有及時整理，造成一些歸檔的材料不夠真實和準確，查閱起來非常困難。

2.3 缺乏對非結(jié)構(gòu)化文件的管理

相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示企業(yè)被有效管理的數(shù)據(jù)只有20%，也就是我們通常所說的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)基本都存儲在各大應(yīng)用系統(tǒng)中。另外80%的數(shù)據(jù)是被忽視的，這些數(shù)據(jù)也就是我們?nèi)粘＝佑|和產(chǎn)生的最多的數(shù)據(jù)也稱之為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：如office、word文檔、電子郵件、合同，單據(jù)、人事檔案等等。公共免費云網(wǎng)盤服務(wù)無法滿足企業(yè)辦公需求、協(xié)同辦公能力差，文件安全無法保障。當(dāng)企業(yè)開始認識到有效管理這些非結(jié)構(gòu)化文件的重要性時，通會發(fā)現(xiàn)缺乏一個有效的軟件對其進行管理。

3 在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，對檔案工作的新思考

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維

檔案工作者應(yīng)培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)思維，特別是移動網(wǎng)絡(luò)思維，善于將自身工作與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合來開展工作。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案機構(gòu)積極應(yīng)對新形勢，利用網(wǎng)站、微博、微信公眾平臺等方式開展檔案服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)開展遠程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、教育培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、學(xué)術(shù)交流等。利用網(wǎng)絡(luò)組織檔案工作志愿者進行開放檔案的編目、關(guān)鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊伍。

3.2 加強數(shù)字化建設(shè)，進行數(shù)字資源整合

3.2.1 “指尖上的檔案館”

隨著移動互聯(lián)技術(shù)的快速發(fā)展，以及各類網(wǎng)絡(luò)終端、手機APP技術(shù)的快速應(yīng)用，越來越多的生活服務(wù)功能通過“指尖觸碰”便可以完成，這給傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)以及電腦PC客戶端帶來了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。但這樣一種發(fā)展現(xiàn)狀，對于數(shù)字檔案管理卻意味著更大的發(fā)展機遇?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”思維下的智慧檔案建設(shè)完全可以朝著現(xiàn)階段其他手機終端的發(fā)展模式，實現(xiàn)“指尖上的檔案館”，實現(xiàn)移動辦公、即時服務(wù)。①推進“指尖上的檔案館”就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案使用過程中“必須到檔案館”這樣的一種需求心理。只有以開放的心態(tài)積極開啟互聯(lián)網(wǎng)思維，擺脫固有思維觀念的束縛，“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下的智慧檔案館建設(shè)才具有意義。②移動APP客戶端的界面設(shè)計要秉承簡潔、功能齊備、跨平臺等原則，保證社會民眾在有檔案使用的相關(guān)需求時，能夠通過移動終端實現(xiàn)對于檔案借閱、預(yù)約查詢、自助查詢的需要。

3.2.2 云端檔案

所謂的云端檔案是指基于云端計算而生成的檔案網(wǎng)絡(luò)，即在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，通過將各地既有的數(shù)字檔案或檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一部署在“云端”，利用虛擬技術(shù)來分配云端存儲空間，展開“云服務(wù)”。相對于傳統(tǒng)的檔案管理，其不僅有助于全面提升檔案管理業(yè)務(wù)的工作速率，還能縮減其原有過程中所需的軟硬件設(shè)施投入經(jīng)費。同時通過云端服務(wù)，還可以將位于不同地區(qū)、擁有不同屬性的檔案管理機構(gòu)其內(nèi)部的檔案信息進行徹底整合與共享，推進信息一體化和場館一體化建設(shè)，形成檔案管理發(fā)展的大格局，推行一站式、全方位、立體化的檔案查詢管理服務(wù)。

3.2.3 基于大數(shù)字技術(shù)的檔案利用開發(fā)

智慧檔案的生成基礎(chǔ)在于對多樣數(shù)據(jù)的分析和利用，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理需要充分實現(xiàn)從大量的數(shù)據(jù)信息當(dāng)中挖掘潛在的內(nèi)容資料，并通過相應(yīng)的分析、識別，來完成對于多樣化信息的處理和總結(jié)，而這也是對所謂大數(shù)據(jù)技術(shù)最為直接的詮釋。但要想充分完成同時代背景下檔案的開發(fā)和利用還需要從以下三個方面來展開措施：

①檔案管理部門應(yīng)該從能關(guān)系到普通民眾日常生活以及民生方面的內(nèi)容，作為數(shù)據(jù)檔案信息挖掘的出發(fā)點和落腳點，以服務(wù)于普通群眾為重要的參考標準；②檔案數(shù)據(jù)模型需通過對結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容進行篩選與轉(zhuǎn)換，從而實現(xiàn)對于檔案數(shù)據(jù)化模型的基本構(gòu)建；③為了使優(yōu)化后的檔案數(shù)據(jù)模型更好地發(fā)揮其在檔案管理服務(wù)進程中的作用，相關(guān)檔案管理機構(gòu)應(yīng)提供一定的黨政服務(wù)和技術(shù)支持，并在產(chǎn)生一定信息關(guān)聯(lián)性和開發(fā)價值的視角下對未來發(fā)展前景做出重要預(yù)期。

3.3 建立用戶思維，做好檔案服務(wù)，實現(xiàn)高效查詢利用

在建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式中，檔案機構(gòu)應(yīng)建立用戶思維、產(chǎn)品思維和平臺思維。用戶需求與用戶體驗是此模式下的重要問題。互聯(lián)網(wǎng)+檔案可以形成一個檔案信息供給平臺，平臺的良好運作可以推動檔案事業(yè)的發(fā)展。在2015年1月，溫州市檔案局及縣（市、區(qū)）檔案局（館）正式推行“智慧檔案”，實現(xiàn)異地查詢、跨館服務(wù)，群眾可到就近綜合檔案館進行檔案查詢。此外，基于互聯(lián)網(wǎng)的開放系統(tǒng)可以為檔案服務(wù)評價提供新的方法。從大數(shù)據(jù)中獲取檔案服務(wù)評價信息，促進檔案機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的提升，如根據(jù)積累的數(shù)據(jù)，提前填寫好一些基本數(shù)據(jù)，提高公眾獲得服務(wù)的效率。把檔案機構(gòu)的服務(wù)對象進行細化，從而有針對性地提供服務(wù)。

3.4 做好互聯(lián)網(wǎng)下檔案信息安全防范

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，檔案利用的便利與檔案泄密是一對主要矛盾，所以，在該模式下，對檔案利用者身份認證及權(quán)限設(shè)置是關(guān)鍵，只有對檔案利用者身份核實并將權(quán)限準確分類，才能保證檔案信息安全性。筆者設(shè)想，隨著檔案信息資源平臺的建設(shè)，平臺可與公民身份證系統(tǒng)嵌合，這樣可以達到對檔案資源的實名查詢，同時根據(jù)身份信息對其應(yīng)用權(quán)限進行分類。

4 案例分析

4.1 案例1

四川長虹電子控股集團有限公司投入專項資金，開發(fā)了一套檔案信息化管理系統(tǒng)，完成了庫存檔案文件數(shù)字化掃描、上傳、壓縮共計1700項，為長虹在全球各子公司的生產(chǎn)、科研、建設(shè)和管理提供全面的數(shù)據(jù)服務(wù)，辦公效率提高了50%。四川省宜賓五糧液集團有限公司將1998年公司成立以來的所有文件均進行了數(shù)字化，建立了覆蓋集團本部及下屬子公司的檔案管控一體化平臺，實現(xiàn)了計算機檔案目錄及原文、實物影像的系統(tǒng)查詢。國網(wǎng)四川省電力公司2007年率先在國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)建立起統(tǒng)一的檔案信息管理平臺。

4.2 案例2

2015年蕪湖市工商部門啟動了企業(yè)檔案電子化管理工作，將企業(yè)紙質(zhì)檔案重新編排整理，并進行電子化掃描形成電子影像資料保存。2016年4月，掃描工作進入收尾階段，共掃描企業(yè)戶數(shù)4萬余戶，檔案卷宗20余萬卷，約完成企業(yè)檔案總量的90%。據(jù)了解，工商企業(yè)檔案包括企業(yè)股東、出資、章程、變更等登記情況，記錄了企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等全部資料。為方便公眾查閱，市工商局在檔案電子化管理的基礎(chǔ)上，在該局信息中心企業(yè)信息查詢窗口安裝了電子查詢系統(tǒng)。企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化管理，將有效提升我市企業(yè)檔案管理水平，更好地為社會公眾提供檔案查詢服務(wù)，為“互聯(lián)網(wǎng)+政府服務(wù)”奠定良好基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)的興起，給傳統(tǒng)檔案館帶來巨大的沖擊，同時也帶來了挑戰(zhàn)與機遇。作為一名檔案人，如何抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的機遇，尋找“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的接口，從而實現(xiàn)檔案管理智庫化、實體檔案館智能化、數(shù)字檔案館智慧化，是檔案人今后致力探索的方向和發(fā)展目標。提升檔案管理信息化水平，建立有效的文件檔案管理信息系統(tǒng)是前提，為實現(xiàn)高效電子化、統(tǒng)一規(guī)范化的檔案管理做出保障。

[1]趙傳玉.論檔案信息化標準體系的構(gòu)建[J].湖北檔案，2009（Z1）：67～68.

[2]楊紅梅.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化開發(fā)利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（22）：23～24.

[3]岳伶陽.淺議電子檔案管理對促進檔案工作信息化建設(shè)的作用[J]. China′s Foreign Trade，2010（24）：56～57.

G271

A

1004-7344（2016）20-0019-02

2016-6-16

姚艷（1980-），女，助理政工師，本科，主要從事檔案管理方面工作。