檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考

楊俊蓉

（中航工業(yè)陜西航空電氣有限責(zé)任公司 陜西興平 713107）

檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考

楊俊蓉

（中航工業(yè)陜西航空電氣有限責(zé)任公司 陜西興平 713107）

隨著信息化技術(shù)的到來，我國(guó)很多行業(yè)都選取了信息化的管理模式，即節(jié)省了大量的時(shí)間，又很大程度上提高了工作效率。在這樣的基礎(chǔ)之上，檔案管理信息化的建設(shè)就顯得非常重要。隨著信息化建設(shè)不斷完善，給我國(guó)檔案管理提供了一個(gè)更好的發(fā)展實(shí)際。在減少檔案管理投入人力的同時(shí)，大大的提高了檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性。使得檔案管理在需要時(shí)，能快速準(zhǔn)確的找到。通過信息化建設(shè)，能使檔案管理和其他行業(yè)緊密的聯(lián)系起來，為我國(guó)社會(huì)的進(jìn)步做出了很大的貢獻(xiàn)?，F(xiàn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的問題談點(diǎn)自己粗淺的認(rèn)識(shí)。

檔案管理；信息化建設(shè)；若干問題；思考

引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步。信息技術(shù)影響著我們生活中每個(gè)方面。信息化正在改變著我們的生活方式和社會(huì)活動(dòng)方式。而檔案是人類發(fā)展的必然產(chǎn)物，所以信息化的建設(shè)在檔案管理方面尤其重要。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，一直向著信息化的方向發(fā)展。最近幾年國(guó)家檔案部門對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)投入了更多的關(guān)注，現(xiàn)如今檔案管理部門也把建設(shè)檔案管理信息化做為首要的發(fā)展目標(biāo)，在提升檔案管理工作效果的同時(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 檔案管理信息化建設(shè)是數(shù)字化管理的前提

隨著我國(guó)頒布關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)越來越完善，使得檔案也要遵循法律法規(guī)的條例進(jìn)行信息化、科學(xué)化、合理化、規(guī)范化管理每一份檔案。隨著時(shí)代發(fā)展，大數(shù)據(jù)越來越多。很多的產(chǎn)業(yè)都向數(shù)字化的方向發(fā)展。每一個(gè)公司企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，就必須先實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)。這就要求檔案管理對(duì)電子檔案進(jìn)行更加有效合理的建設(shè)，使得檔案管理更加真實(shí)安全[1]。

1.2 檔案管理的信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)快速的發(fā)展，使得我國(guó)信息化技術(shù)越來越成熟，應(yīng)用的范圍也越來越廣泛，所以信息化建設(shè)能為檔案管理提供更加有效的科學(xué)化、規(guī)范化、簡(jiǎn)單化?，F(xiàn)如今幾乎所有的檔案部門都使用計(jì)算機(jī)辦公，檔案管理人員也能熟練的掌握完成文字和資料的打印、傳輸、儲(chǔ)存。隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)軟盤和相關(guān)辦公軟件發(fā)展應(yīng)用，使得檔案管理工作更加方便、快捷、生動(dòng)。使得管理者能使用上高質(zhì)量的檔案管理工作。

1.3 檔案管理信息化能加快查找速度

檔案需要查閱的時(shí)候能否快速的找到所需要的檔案是決定檔案管理好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式在需要查找的時(shí)候，需要人工進(jìn)行翻找，在翻找的同時(shí)對(duì)人力物力的需求量是非常大的。有的時(shí)候因?yàn)橐恍┛陀^的因素，使得檔案在查找的過程中不能很快的找到答案，就會(huì)對(duì)用戶造成很大的損失。但是，檔案管理信息化就能很好的解決這個(gè)問題。因?yàn)楹芏嘞嚓P(guān)的檔案都被存儲(chǔ)在同一個(gè)檔案系統(tǒng)當(dāng)中，在查找檔案時(shí)，只要輸入相關(guān)的信息就能很快的找到所需要的檔案。大大減少了人工翻找檔案的時(shí)間，提高了工作效率。

2 檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不全面

在現(xiàn)如今的檔案管理中，很多的檔案管理人員認(rèn)為檔案管理信息化的建設(shè)只是為了單純的存儲(chǔ)檔案，和管理檔案，方便在檔案需要的時(shí)候進(jìn)行查找，但是他們沒有認(rèn)識(shí)到，檔案管理信息化更是一種新型的管理模式。檔案管理信息化建設(shè)的目的是為了讓檔案管理和其他一些相關(guān)的部門緊密結(jié)合起來，形成一整套綜合的管理系統(tǒng)。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案辦公網(wǎng)絡(luò)信息自動(dòng)化也更加得到所有人的認(rèn)可。只有形成一整套綜合的管理系統(tǒng)才能保證我國(guó)檔案辦公網(wǎng)絡(luò)信息自動(dòng)化健康平穩(wěn)的發(fā)展。而不是人為檔案管理信息化建設(shè)只是一個(gè)存儲(chǔ)和查證的手段。檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不全面是目前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題[2]。

2.2 檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)不夠完善

一套完整的系統(tǒng)能對(duì)檔案管理信息化起到實(shí)質(zhì)性的作用，但是我國(guó)歷史太過繁雜，而且在檔案管理過程中，對(duì)檔案的質(zhì)量要求沒有統(tǒng)一的規(guī)定。檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輸入相關(guān)信息的時(shí)候就會(huì)造成相關(guān)信息的遺忘和缺失[3]。在加上對(duì)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)的不全面，只覺得把相關(guān)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電腦系統(tǒng)中，就能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。綜合以上幾點(diǎn)，由于檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，很容易造成相關(guān)檔案失真、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、甚至?xí)a(chǎn)生數(shù)據(jù)垃圾的后果，對(duì)相關(guān)重要的檔案造成損失。這也是目前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題之一。

3 提高檔案管理信息化建設(shè)的有關(guān)措施

3.1 檔案管理工作過程一定要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，是實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)管理的重要條件之一。在檔案管理信息化中也不例外，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程既能保證信息化建設(shè)能順利的進(jìn)行，更能提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，為了提高工作效率，可以使用高新科技技術(shù)利用紅外線掃描技術(shù)把紙上的資料轉(zhuǎn)換到電腦上，在紅外線掃描儀識(shí)別不出的文字和資料通過人工輸入的方式，把紙上的文字輸入到電腦當(dāng)中。不管是哪一種輸入方式在操作的過程中，一定要進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。盡量避免不真實(shí)數(shù)據(jù)、垃圾文件、錯(cuò)誤文件現(xiàn)象的發(fā)生。

3.2 建立網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

在建立網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)時(shí)，要把檔案管理和高科技技術(shù)緊密的結(jié)合在一起。采用紅外線掃描儀、計(jì)算機(jī)、高清晰打印機(jī)等一系列高科技技術(shù)，把人工整理好的檔案資料，輸送到計(jì)算機(jī)管理軟件中實(shí)現(xiàn)存檔管理，就可以很好的實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，使得檔案管理在查閱、統(tǒng)計(jì)、歸檔等相關(guān)工作更加方便、快捷、準(zhǔn)確。在這基礎(chǔ)上要建立一個(gè)完整的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體制。根據(jù)檔案的不同進(jìn)行分級(jí)管理，然后把這些小的局域網(wǎng)通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)巧妙的結(jié)合起來。就能實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。要想實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，就需要檔案管理人員在整理檔案的過程中要非常仔細(xì)，不能出現(xiàn)一點(diǎn)錯(cuò)誤，提高檔案的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)首先要根據(jù)不同的檔案進(jìn)行分級(jí)管理[4]。

3.3 建立電子檔案管理體系實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理

檔案管理信息化的建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，就是為了在檔案查找和檢索過程中更加方便快捷。檔案管理工作人員要把一個(gè)檔案中的信息和資料編制成一個(gè)電子檔案，并且進(jìn)行分門別類的管理，一個(gè)人負(fù)責(zé)一片區(qū)域的檔案管理，當(dāng)人們需要自己檔案時(shí)能體會(huì)到信息化建設(shè)帶來的好處，電子檔案管理模式的建設(shè)，既能避免檔案管理中出現(xiàn)信息流失的現(xiàn)象，又能很大程度上減少工作量。還能使檔案永久的保存下去。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。而信息化的建設(shè)也是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)、復(fù)雜、繁瑣的工作項(xiàng)目。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)需要更多的人員一起努力，積極參與。針對(duì)存在的問題一起研究商量得出行之有效的解決辦法，確保檔案管理信息化建設(shè)順利的進(jìn)行。

[1]溫小云.關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考[J].廣東土地科學(xué)，2014，03：36～38.

[2]張 瑩.關(guān)于檔案信息化建設(shè)若干問題的思考[J].黑龍江史志，2013，17：101.

[3]潘曉露.關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考[J].黑龍江史志，2015，07：94+96.

[4]魏勇.檔案管理信息化若干問題的思考[J].工會(huì)論壇（山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)），2011，04：176～177.

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1004-7344（2016）14-0017-02

2016-4-28

楊俊蓉（1966-），女，助理館員，大專，主要從事檔案管理工作。