中小企業(yè)原材料內(nèi)部控制研究

田莉杰

中小企業(yè)原材料內(nèi)部控制研究

田莉杰

中小企業(yè)對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)發(fā)揮了重要作用，然而中小企業(yè)在內(nèi)部管理上也存在著許多問題，這些問題的存在，不僅制約中小企業(yè)的發(fā)展，而且對(duì)中小企業(yè)的生存構(gòu)成嚴(yán)重威脅，本文運(yùn)用內(nèi)部控制相關(guān)理論，對(duì)中小企業(yè)原材料內(nèi)部控制進(jìn)行分析研究。

內(nèi)部控制；儲(chǔ)存成本；存貨盤點(diǎn)

一、中小企業(yè)原材料內(nèi)控現(xiàn)狀

1.采購(gòu)循環(huán)崗位職責(zé)分工不明確

企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范要求，企業(yè)應(yīng)在采購(gòu)、付款、驗(yàn)收、保管、審批與執(zhí)行等重大采購(gòu)業(yè)務(wù)方面確保不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。然而有些中小企業(yè)為節(jié)約控制成本，往往在崗位設(shè)置上保證不了分崗分責(zé)，經(jīng)常出現(xiàn)一人同兼數(shù)職。另外，企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范也要求，存貨的采購(gòu)、發(fā)出及處置的申請(qǐng)、審批與權(quán)限應(yīng)予以明確，然而有些中小企業(yè)由于人員缺乏，往往減少審批程序環(huán)節(jié)和步驟，有時(shí)不乏有越權(quán)采購(gòu)行為。

2.采購(gòu)數(shù)額缺乏科學(xué)性

許多中小企業(yè)根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)來決定購(gòu)買的種類和數(shù)量，沒有科學(xué)規(guī)范的管理方法控制存貨合理量，尤其是沒有結(jié)合企業(yè)訂單、未來規(guī)劃等確定采購(gòu)計(jì)劃，勢(shì)必會(huì)造成原材料種類不合理，數(shù)量安排不得當(dāng)，不僅增加了原材料的倉(cāng)儲(chǔ)成本，使得儲(chǔ)備資金增加，更有甚者因存貨大量積壓，造成企業(yè)產(chǎn)品類型無法進(jìn)行及時(shí)更新?lián)Q代。

3.對(duì)于原材料價(jià)格缺乏跟蹤機(jī)制

對(duì)原材料市場(chǎng)的價(jià)格變化不敏感，忽視日常風(fēng)險(xiǎn)管理，在面對(duì)突發(fā)狀況需要臨時(shí)購(gòu)進(jìn)大量原材料時(shí)，往往會(huì)減少詢價(jià)環(huán)節(jié)，急于采購(gòu)造成采購(gòu)成本提高，從而增加生產(chǎn)成本，縮小利潤(rùn)空間。

4.驗(yàn)收環(huán)節(jié)監(jiān)管不嚴(yán)

在采購(gòu)部門采購(gòu)回原材料以后，需由倉(cāng)庫(kù)保管部門對(duì)其驗(yàn)收入庫(kù)，這同樣是原材料內(nèi)控中重要一環(huán)。有的企業(yè)雖然制定了原材料驗(yàn)收制度，但是在實(shí)際操作過程中仍出現(xiàn)執(zhí)行不到位、疏忽失職、監(jiān)管不嚴(yán)的情況。如果采購(gòu)部門采購(gòu)的原材料質(zhì)量不過關(guān)，而驗(yàn)收環(huán)節(jié)查不出問題，勢(shì)必影響到生產(chǎn)環(huán)節(jié)，產(chǎn)品質(zhì)量就會(huì)出現(xiàn)問題。

5.疏忽倉(cāng)儲(chǔ)管理、盤點(diǎn)流于形式

原材料的倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)直接影響著企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品順利生產(chǎn)的必要保證。有些中小企業(yè)沒有給予倉(cāng)儲(chǔ)保管環(huán)節(jié)足夠多的重視，具體表現(xiàn)在不夠重視倉(cāng)儲(chǔ)保管基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，倉(cāng)庫(kù)環(huán)境條件差，許多原材料的存放因不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致原材料變質(zhì)、損壞，其連鎖的結(jié)果勢(shì)必影響產(chǎn)品的質(zhì)量。

原材料盤點(diǎn)是為了清晰了解現(xiàn)在倉(cāng)庫(kù)里面還有沒有存貨，根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)存狀況，確定欲采購(gòu)數(shù)量，為采購(gòu)提供參考數(shù)據(jù)。然而有的企業(yè)認(rèn)為原材料是個(gè)流動(dòng)性強(qiáng)的資產(chǎn)，實(shí)物和賬面變化大，只要做到財(cái)產(chǎn)保管安全完整就可以了，盤點(diǎn)意義不大，所以因重視程度不夠，將盤點(diǎn)流于形式，導(dǎo)致采購(gòu)的參考數(shù)據(jù)不足，影響整個(gè)供應(yīng)鏈的通暢。

6.發(fā)出環(huán)節(jié)手續(xù)不規(guī)范

生產(chǎn)部門為完成訂單，需要領(lǐng)用儲(chǔ)存在倉(cāng)庫(kù)里的原材料，但很多中小企業(yè)在原材料發(fā)出環(huán)節(jié)帶有隨意性，需要?jiǎng)t領(lǐng)，常常先領(lǐng)先用，后補(bǔ)辦手續(xù)或手續(xù)不完備，可是往往因時(shí)間推移，漏掉原材料發(fā)出環(huán)節(jié)的憑據(jù)，為后面的成本核算造成麻煩，使成本核算不夠準(zhǔn)確。亦或出現(xiàn)原材料領(lǐng)用單填寫不規(guī)范、手續(xù)不齊全，審核不嚴(yán)格等情況發(fā)生而導(dǎo)致原材料流失。

二、中小企業(yè)存貨內(nèi)控弱化原因分析

內(nèi)控設(shè)計(jì)與實(shí)施是要付出成本的，而且可能是不菲的成本，相當(dāng)一部分中小企業(yè)的管理層對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生的成本相當(dāng)關(guān)注，畢竟對(duì)設(shè)計(jì)和執(zhí)行成本所帶來的收益是難以估計(jì)的，只有當(dāng)內(nèi)控所帶來的收益大于內(nèi)控成本時(shí)，他們可能才認(rèn)為內(nèi)控是具有存在價(jià)值的。畢竟內(nèi)部控制的實(shí)施、內(nèi)部控制成本的付出，是否降低了損失和風(fēng)險(xiǎn)，或者其帶來多大的經(jīng)濟(jì)效益，在很大程度上具有相當(dāng)大的不確定性，因此管理者勢(shì)必關(guān)注與核算內(nèi)控成本而帶來的效益和效率。

三、中小企業(yè)原材料內(nèi)部控制應(yīng)關(guān)注的問題

1.原材料采購(gòu)環(huán)節(jié)

負(fù)責(zé)原材料采購(gòu)的采購(gòu)部門，應(yīng)該設(shè)計(jì)一套適合自己企業(yè)的完備的采購(gòu)流程，采購(gòu)流程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注生產(chǎn)等相關(guān)部門提交的原材料請(qǐng)購(gòu)單里數(shù)量、規(guī)格、時(shí)間等信息；擬定采購(gòu)計(jì)劃書依據(jù)；針對(duì)數(shù)量較大、項(xiàng)目重要的采購(gòu)項(xiàng)目是否考慮通過公開競(jìng)價(jià)的方式擇優(yōu)選擇合格供應(yīng)商。原材料的采購(gòu)應(yīng)該制定合理的科學(xué)的擬采購(gòu)計(jì)劃，預(yù)先估算采購(gòu)的品種及數(shù)量，保證庫(kù)存量控制在合理范圍之內(nèi)，在保證采購(gòu)的原材料為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必需，避免導(dǎo)致過度積壓、生產(chǎn)浪費(fèi)、過期等問題。根據(jù)職業(yè)判斷和工作經(jīng)驗(yàn)甚至科學(xué)預(yù)算，合理確定材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品之間的比例，使得存貨循環(huán)鏈條傳送起來。采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施一定要有批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，避免越權(quán)自作主張，嚴(yán)格控制好預(yù)算及計(jì)劃外采購(gòu)，確保整個(gè)采購(gòu)過程的清晰明了。

2.原材料驗(yàn)收環(huán)節(jié)

嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)在原材料驗(yàn)收環(huán)節(jié)至關(guān)重要，質(zhì)量關(guān)涉及到多方面的事項(xiàng)。首先要核對(duì)采購(gòu)信息與實(shí)際到貨信息，驗(yàn)證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。依據(jù)采購(gòu)合同、請(qǐng)購(gòu)單與供貨方提供原材料的合格證明等原始單據(jù)進(jìn)行驗(yàn)單驗(yàn)收及與原材料的實(shí)際進(jìn)行驗(yàn)貨驗(yàn)收，做到單單相符、單實(shí)相符。責(zé)任人驗(yàn)收簽字蓋章，責(zé)任到位。對(duì)通過審查的合格貨物及時(shí)辦理相關(guān)入庫(kù)手續(xù)；而對(duì)未通過審查的不符要求的原材料，記錄退貨原因并盡快聯(lián)系供貨方辦理退貨或換貨手續(xù)，以免耽誤原材料使用進(jìn)程。對(duì)退換貨的原材料要設(shè)立單獨(dú)的存放點(diǎn)，避免與其他存貨混淆。

3.原材料倉(cāng)儲(chǔ)及盤點(diǎn)環(huán)節(jié)

驗(yàn)收合格的原材料需要有完好的倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)境。為避免倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)中因環(huán)境等原因造成原材料變質(zhì)、毀壞等問題，應(yīng)該嚴(yán)格原材料的儲(chǔ)存管理，加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善倉(cāng)庫(kù)環(huán)境條件，并按照倉(cāng)儲(chǔ)要求妥善貯存。對(duì)不斷變化的原材料實(shí)存情況，建立健全存貨盤點(diǎn)制度，擬定盤點(diǎn)的周期，存貨盤點(diǎn)清查不僅要核對(duì)原材料的數(shù)量是否與相關(guān)記錄相符即賬實(shí)相符，更重要的是要關(guān)注原材料的質(zhì)量，看其是否有明顯的變質(zhì)或損壞。原材料盤點(diǎn)可采取定期或不定期盤點(diǎn)抑或兩者相結(jié)合，制定具體的存貨盤點(diǎn)計(jì)劃，確定盤點(diǎn)流程及盤點(diǎn)方法，指定監(jiān)盤責(zé)任人，總結(jié)監(jiān)盤結(jié)果，并將盤點(diǎn)異常情況匯報(bào)上級(jí)，進(jìn)一步查明原因，研究提出處理建議。

4.原材料發(fā)出環(huán)節(jié)

原材料的領(lǐng)用單據(jù)在領(lǐng)用時(shí)應(yīng)填寫規(guī)范，原材料保管員應(yīng)對(duì)手續(xù)不齊全的請(qǐng)領(lǐng)拒絕出料，嚴(yán)把審核關(guān)。企業(yè)要對(duì)相關(guān)崗位員工進(jìn)行理念輔導(dǎo)，即便是小企業(yè)也要重視制度的安排和程序的執(zhí)行，理解企業(yè)對(duì)各項(xiàng)手續(xù)單據(jù)重視的重要性，做到填寫規(guī)范，手續(xù)齊全，履行程序。

總之，內(nèi)部控制的建立與實(shí)施需要成本的付出，但是中小企業(yè)基本的內(nèi)控措施和運(yùn)行相應(yīng)的也會(huì)減少企業(yè)錯(cuò)誤和損失的發(fā)生，而這些減少或避免的錯(cuò)誤和損失，也就意味著給企業(yè)未來帶來收益。因此中小企業(yè)可根據(jù)自身的情況，在成本效益原則下，從采購(gòu)、驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)到領(lǐng)用，每個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)內(nèi)部控制，避免各部門之間相互推諉責(zé)任，嚴(yán)把原材料質(zhì)量關(guān)，有效降低原材料的采購(gòu)成本、儲(chǔ)存成本及其構(gòu)成的生產(chǎn)成本，促使企業(yè)持久穩(wěn)定健康發(fā)展。

［1］《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范講解》編寫組.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范講解［M］.北京：中國(guó)市場(chǎng)出版社，2008

［2］中國(guó)內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì).內(nèi)部控制理論與實(shí)務(wù)［M］.北京：中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2008

（作者單位：青島科技大學(xué)）