論信息時(shí)代高校檔案管理注意的問(wèn)題

景　通淄博市技師學(xué)院

論信息時(shí)代高校檔案管理注意的問(wèn)題

景通
淄博市技師學(xué)院

21世紀(jì)是一個(gè)信息時(shí)代，在這種環(huán)境下高校的管理體制也隨之發(fā)生變化，自然高校檔案管理也要相應(yīng)變革和創(chuàng)新，才能滿足時(shí)代發(fā)展所需。本文就從高校檔案管理現(xiàn)狀中分析存的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)況提出解決這些問(wèn)題的策略建議。

信息時(shí)代；高校檔案管理；問(wèn)題

1.前言

一直來(lái)，高校檔案管理均是我國(guó)檔案管理中的一個(gè)組成部分，自然也得到了相關(guān)部門(mén)的高度重視，制定了一系列相關(guān)的管理辦法。在信息化時(shí)代我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，科技技術(shù)也不斷提升。在這種環(huán)境下，高校檔案管理必然面臨著新的挑戰(zhàn)，如果還是按照傳統(tǒng)的管理模式必然無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展所需。在這種形勢(shì)下，探究檔案管理中存在的問(wèn)題具有重要意義。

2.信息時(shí)代下的高校檔案管理現(xiàn)狀

在信息時(shí)代下，高校檔案管理必然要進(jìn)行創(chuàng)新和改革，但是不能夠盲目實(shí)施。只有結(jié)合檔案管理中存在的問(wèn)題，才能夠達(dá)到創(chuàng)新和改革的效果?？偠灾?，高校檔案管理中存在的主要問(wèn)題有如下幾個(gè)方面：

（1）檔案管理的數(shù)字化水平較差；事實(shí)上，許多高校并不重視檔案管理，認(rèn)為檔案只要有就可以了，因此必然不會(huì)過(guò)多投資到檔案管理上去。自然檔案管理工作中極難有足夠資金建設(shè)管理過(guò)程中的數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理中缺乏了硬件設(shè)施的支撐，從而造成了一些高校的檔案管理缺乏信息化。過(guò)去的一些光盤(pán)、錄像等各種視頻物品因?yàn)槭覂?nèi)環(huán)境不好，逐漸出現(xiàn)了老化或者消磁現(xiàn)象，必定會(huì)影響到檔案管理。而且一些保存到計(jì)算中的電子檔案、軟件，因?yàn)橛?jì)算機(jī)中毒或者系統(tǒng)問(wèn)題等各種原因造成了中毒，文件缺失，乃至出現(xiàn)被盜現(xiàn)象，這些因素的管理需要較高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。因?yàn)樵S多高校根本不重視檔案管理，致使檔案的日常管理中缺乏規(guī)范性，包含了存放檔案、借閱檔案以及使用檔案。許多存放檔案的過(guò)程中不按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂封皮，而且哈要將檔案管理印章加蓋到粘封處，有利于防范原始附件出現(xiàn)丟失、篡改等各種風(fēng)險(xiǎn)。

（2）信息人才不足；在現(xiàn)在的檔案管理人員中，很多人員綜合素質(zhì)不夠且信息人才不足。首先高校中設(shè)置檔案管理的專(zhuān)業(yè)并不多，致使檔案管理隊(duì)伍的人才普遍不高，許多檔案管理人員業(yè)務(wù)水平差，缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論。并且許多人在認(rèn)識(shí)檔案上有一定誤區(qū)，認(rèn)為干檔案管理這個(gè)崗位沒(méi)有前途，因此管理部門(mén)招聘人才時(shí)難度極大，加之許多學(xué)校的根本不重視這個(gè)部分，認(rèn)為隨便安排個(gè)人看好就行了，也就很少出資對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。在信息時(shí)代，檔案人員的綜合素質(zhì)明顯無(wú)法滿足時(shí)代所需，許多管理人員的思想意識(shí)形態(tài)搖擺不定，必定會(huì)影響到工作。其次在信息時(shí)代，檔案管理人員一定要掌握檔案的收集、分析、整理等各種管理方面專(zhuān)業(yè)技術(shù)，同時(shí)還要具備一定的操作計(jì)算機(jī)能力。同時(shí)在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下，管理人員還要強(qiáng)化自身的安全意識(shí)、培養(yǎng)自身技術(shù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)工作。而且從目前情況來(lái)看，檔案管理中缺乏精準(zhǔn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，這也是影響檔案管理的重要因素之一。

3.信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的措施

從檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，在管理過(guò)程中受到多方因素影響下，還存在各種問(wèn)題。因此就需要結(jié)合高校檔案管理實(shí)況采取合理的改進(jìn)措施。

（1）加強(qiáng)重視檔案管理的程度；事實(shí)上任何工作都是由人來(lái)完成，自然相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)可度和重視度，直接影響著檔案管理水平。因此只有高度重視了這項(xiàng)工作，才會(huì)增加資金與精力上的投入。在高校的檔案室中，一定要保證計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印掃描設(shè)備以及存儲(chǔ)設(shè)備等各種辦公設(shè)備設(shè)施齊全，而且還要盡可能多引進(jìn)功能及安全性高的管理軟件，全面確保順利開(kāi)展檔案管理工作。此外要確保方案管理中的安全，還要配備上齊全的消防安全設(shè)備及防火防盜設(shè)備，有效提升檔案管理的基礎(chǔ)條件，這樣才能夠更快的滿足信息時(shí)代檔案管理工作要求。

（2）加強(qiáng)檔案管理的人才建設(shè)；檔案管理水平的高低都是由人才來(lái)決定的，因此工作人員素質(zhì)高低直接影響著檔案管理。而且人員素質(zhì)要求影響著管理工作中的任務(wù)、形式及目標(biāo)。要提升管理人員自身的綜合素質(zhì)，就必須要從幾個(gè)方面入手：首先就要從外面大量引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的管理人員，必須要重視專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)水平。所以在信息時(shí)代檔案管理人員不但要掌握必要的收集、分析及整理等各種管理技術(shù)，要求相關(guān)工作者掌握基本的計(jì)算機(jī)操作能力。其次完善檔案管理人員培訓(xùn)體系；高校要重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的教育，從而滿足新時(shí)代下檔案管理所需。還要加強(qiáng)管理人員間及和其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，這樣檔案管理人員才能快速掌握別人的經(jīng)驗(yàn)，分析自身存在的不足之處，并且將可用的、先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)融入到工作中去。

（3）創(chuàng)新管理體制；高校要建立完善的檔案管理體制，盡量把檔案管理工作融入到學(xué)校工作規(guī)劃之中去，不斷完善檔案管理部門(mén)各種設(shè)施，為檔案管理提供基礎(chǔ)保障。首先一定要破除工作中講資質(zhì)的作風(fēng)，為檔案管理人員提供一個(gè)公平競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)，調(diào)動(dòng)大家的工作積極性。在此基礎(chǔ)上高校還要建立合理的考核體制，用此激勵(lì)相關(guān)人員更加努力工作，營(yíng)造一個(gè)良好的、和諧的人才競(jìng)爭(zhēng)氛圍。此外，還必須要高度重視檔案管理的保密工作，針對(duì)借閱及銷(xiāo)毀等各環(huán)節(jié)制定一套嚴(yán)格規(guī)章制度，并且按照此制度嚴(yán)格執(zhí)行。

4.結(jié)束語(yǔ)

事實(shí)上，檔案確保了高校的工作順利開(kāi)展，自然檔案管理工作也被高校所重視。在信息時(shí)代下，高校必須要高度重視檔案管理，要從檔案管理現(xiàn)狀中分析存在的問(wèn)題，從而有針對(duì)性提出合理的改進(jìn)與完善措施，這樣才能夠確保檔案管理工作更好發(fā)展，促進(jìn)檔案管理更好服務(wù)于科研和教學(xué)工作。

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[2]王艷婕,王艷輝.淺談高校檔案的保密管理[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報(bào),2010(5）.

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