淺析中小城市流動人員檔案數字化建設
——以威海流動人員檔案管理為例

季　偉威海市人力資源公共服務中心

淺析中小城市流動人員檔案數字化建設
——以威海流動人員檔案管理為例

季偉
威海市人力資源公共服務中心

伴隨著經濟的快速發(fā)展和流動人員檔案管理相關費用的取消，流動人員檔案數量激增，迎來了“全免費”和“大爆炸”時代。新的形勢對檔案工作產生巨大影響，檔案管理、保管保護、利用的理念、對象、體制和工作方式都在經歷著重大變革。如何充分利用科學技術的進步，加快推動檔案載體的更新?lián)Q代，推動流動人員檔案數字化建設，成為擺在檔案管理服務機構面前的一大問題。下面，結合威海市談一下中小城市流動人員檔案數字化建設。

一、流動人員檔案服務中存在的問題

（一）流動人員檔案數量增長迅速。以威海為例，目前，全市管理代理單位5858家，管理檔案35.13萬卷，較2011年分別增長了44%和138%，管理檔案數量年平均遞增25.5%。數目龐大的庫存檔案總量和居高不下的年均增幅給公共檔案服務機構帶來了沉重的工作量，實現人事檔案的轉進、材料收集、查詢、統(tǒng)計、轉出等功能的現代化，實現流動人員人事檔案管理從控制性管理向服務型管理，成為擺在公共檔案服務機構面前的一道難題。

（二）基礎設施建設滯后。檔案業(yè)務經過多年發(fā)展呈穩(wěn)定增長態(tài)勢，全市各級公共就業(yè)和人才服務機構以年均5000卷的速度遞增，其中榮成、經區(qū)庫房已滿負荷。市人力資源公共服務中心檔案庫房設計能力為10萬卷，實際容納不足7萬卷，現庫存量為5萬卷，按現有業(yè)務發(fā)展，最多支撐1-2年。社會中介機構在國家取消檔案管理費后，從實際利益出發(fā)，有可能將其所保管檔案推向公共就業(yè)、人才服務機構，從而進一步增加庫房壓力。

（三）管理人員配備不到位，素質偏低。按《干部檔案條例》規(guī)定，每1000卷需配備1名專職檔案管理人員。全市各級公共就業(yè)和人才服務機構目前只有檔案管理人員19人，管理35.13萬卷檔案，平均每人管理1.85萬卷檔案，檔案管理人員配備嚴重不足。在人員結構和素質方面，只有個別區(qū)市配備了專職人員，大部分為兼職人員，且多數為非專業(yè)、非黨員的同志在從事檔案管理工作，既不符合上級規(guī)定，也不利于檔案管理工作正常運行。

（四）服務功能與服務需求不匹配。在流動人員人事檔案管理服務工作方面，“重管理，輕服務”的問題普遍存在，服務模式和手段落后，服務內容單一。同時，由于目前檔案信息化、數字化建設相對滯后，全市檔案資源共享以及異地查閱等功能開發(fā)不夠，人社公共服務一體化機制尚未形成等原因，在服務功能上尚不能滿足經濟社會發(fā)展及流動人員多樣化、個性化的需求。

二、數字化人事檔案建設的優(yōu)勢

信息化是流動人員人事檔案管理服務的重要手段和發(fā)展方向。公共檔案管理服務機構推進流動人員人事檔案信息化建設，有利于全面掌握流動人員的數量、結構、分布、流向等情況，更好地服務于高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生就業(yè)、流動人才黨員管理等工作。加快推動流動人員人事檔案信息化建設，就需要不斷適應新時代流動人員人事檔案管理的需要，不斷研究制定流動人員人事檔案信息化建設標準，加快推動數據向上集中；完善公共檔案服務機構現有服務功能，強化檔案管理服務資源共享、異地查閱、統(tǒng)計分析等功能，為全市檔案信息的共享和管理服務水平的提升奠定基礎；積極研究探討檔案服務工作的規(guī)律性，通過建立流動人員人事檔案基本情況定期統(tǒng)計分析和信息報送制度，探索建設誠信檔案、業(yè)績檔案等，充分發(fā)揮流動人員人事檔案的憑證、依據和參考作用。

三、加快中小城市數字化人事檔案的建議

要解決目前中小城市檔案管理上存在的一系列問題，以威海市為例，就必須依托當前的信息技術手段，加快檔案載體的更新還代，由傳統(tǒng)的紙質載體向現代的電子載體轉變。

（一）加強基礎設施建設。檔案部門必須盡快配備適合于數字信息存儲、發(fā)布的先進設施，對人事檔案管理服務過程中產生的大量電子文件進行系統(tǒng)的接收、歸類及存儲，通過檔案載體的電子化，推動紙質檔案密集存儲，實現檔案存儲空間的有效節(jié)省，為下步的電子化查詢、網絡化應用奠定基礎。

（二）加強軟件建設。建立和完善檔案數字化標準化體系，實現數字檔案信息的高有效性和高可用性。建立、完善全國檔案數字化建設標準體系是全面開展檔案數字化工作，保證檔案數字化建設質量的第一環(huán)節(jié)。在建立檔案數字化建設標準體系時，要按照國家已經確定的國家信息化體系及要素，制定一整套適應群眾電子化查詢、網絡化應用需要的數字檔案信息收集、管理、利用的標準體系，研究和成功運用適宜數字化環(huán)境下的新的管理模式。

（三）規(guī)范業(yè)務流程。統(tǒng)一數字檔案業(yè)務流程，實現數字檔案的通收通辦。適應檔案信息化需要，對檔案管理服務各項業(yè)務經辦流程進行梳理優(yōu)化，打破區(qū)域限制，打造區(qū)域乃至全省、全國統(tǒng)一的業(yè)務經辦流程；依托業(yè)務共享大數據中心，推進各項業(yè)務下沉，做到在全市范圍內通收通辦。四是要實現數字檔案信息的最大化利用。在保證數字檔案質量的基礎上，做大檔案信息資源庫的規(guī)模，進一步拓寬數字化檔案使用渠道，依托檔案服務窗口、檔案查詢自助一體機、檔案查詢網絡，實現流動人員數字檔案信息傳送的通暢。