石油企業(yè)ERP應用風險分析及應對策略

王曉霞，吳海燕

（1.中國石油集團渤海鉆探鉆井技術(shù)服務分公司，天津300280；2.中國石油集團渤海鉆探第三鉆井分公司，天津300280）

石油企業(yè)ERP應用風險分析及應對策略

王曉霞1，吳海燕2

（1.中國石油集團渤海鉆探鉆井技術(shù)服務分公司，天津300280；2.中國石油集團渤海鉆探第三鉆井分公司，天津300280）

ERP系統(tǒng)自2010年運行以來，公司的業(yè)務集成明顯，內(nèi)部控制得到明顯改善，隨著物資采購、大司庫等系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對接，企業(yè)的管理水平不斷得到提升，趨于規(guī)范化、標準化。然而在深化應用過程中，ERP系統(tǒng)存在一些風險，直接影響企業(yè)運營，本文就這些風險進行分析，以及如何進行風險管理提出解決方案。

石油；ERP；風險；策略

0　引言

渤海鉆探公司ERP系統(tǒng)于2010年8月正式上線，通過ERP考核管理辦法的實施，推動系統(tǒng)應用不斷深化，促進渤海鉆探公司管理水平不斷標準化、流程化、精細化，業(yè)務不斷得到集成，企業(yè)管理水平也不斷得到提升。在ERP深化應用的過程中，有一些風險因素逐漸暴露，威脅著企業(yè)的生產(chǎn)運營，主要有以下幾點。

1　關(guān)鍵用戶崗位變動影響ERP運營風險

渤海鉆探公司機關(guān)及25個分公司實施了ERP系統(tǒng)，主要有財務、物資、裝備、銷售、計劃、科技等模塊，每個模塊必須有一名關(guān)鍵用戶，關(guān)鍵用戶對ERP的應用起到至關(guān)重要的作用，系統(tǒng)的每一項業(yè)務的銜接和調(diào)整，都是關(guān)鍵用戶在發(fā)揮作用。目前，每個單位的每個模塊只有一名精通業(yè)務的關(guān)鍵用戶，如果這名關(guān)鍵用戶的崗位不變動，或者一直都沒有離崗的現(xiàn)象，那不會有什么影響。但是，一旦這名關(guān)鍵用戶離崗或跨單位、跨部門變動崗位，ERP的業(yè)務很難在短時間內(nèi)把業(yè)務交接給其他人員，而且關(guān)鍵用戶的崗位業(yè)務也不是可以速成的，所以業(yè)務就會出現(xiàn)中斷或運行不暢的現(xiàn)象，尤其是對于復雜情況的業(yè)務處理，沒有人能夠跟進，這就導致公司的運營不順暢。

2　組織結(jié)構(gòu)變革影響ERP應用風險

近年來，新增兩個獨立核算的分公司，新機構(gòu)也要隨之搭建新的ERP系統(tǒng)，而往往結(jié)構(gòu)變革都是先進行，而新機構(gòu)調(diào)整到位后，才會開始搭建新的ERP系統(tǒng)，這往往需要三個月左右的時間才會完成，這三個月內(nèi)的業(yè)務處理往往都是在原單位的ERP系統(tǒng)進行，這雖然也能暫時解決問題，可是由于業(yè)務的審批和管理都是原來的人員進行操作，這三個月的管理就處于失控狀態(tài)，與結(jié)構(gòu)變革的初衷就有所相悖。

3　運維支持模式影響ERP生命周期風險

ERP系統(tǒng)從建設到推廣，是由中油瑞飛實施的，而渤海鉆探公司對ERP系統(tǒng)較為熟悉的主要是關(guān)鍵用戶。無論ERP系統(tǒng)遇到業(yè)務還是技術(shù)問題，都是中油瑞飛進行支持，而現(xiàn)在提供服務的運維隊伍如果是曾經(jīng)給地區(qū)公司做過咨詢的顧問，能夠了解該企業(yè)的管理狀況，但是如果換了一組咨詢顧問，就全然不熟悉該企業(yè)，所以在ERP系統(tǒng)的功能完善方面，就很難處理。ERP系統(tǒng)在深化應用中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)需要改進的功能，由于渤海鉆探公司沒有自己的運維支持隊伍，對系統(tǒng)的不斷完善工作就缺乏專業(yè)性和及時性，長期下去，用戶的需求無法得到滿足，系統(tǒng)的生命周期就會變短，投入就很難達到預期的效果。

4　用戶安全管理影響ERP安全風險

ERP系統(tǒng)最終都是有用戶進行使用，目前的管理模式，主要是通過CNPC賬號關(guān)聯(lián)，由Ukey登錄系統(tǒng)，這種方法可以核實用戶身份是本單位員工才予以開通，在登錄時，也加了Ukey這一保障，部分人為因素會影響用戶的安全。一是一個人保管好幾個人的Ukey，有些業(yè)務，看似是用多個賬號在操作，但是實際上從錄入到審批辦結(jié)，全部由一人完成，這不符合崗位職責分離的要求；二是系統(tǒng)存在缺陷，權(quán)限管理員可以通過系統(tǒng)對所有用戶進行密碼恢復，恢復后，用戶可以在短期內(nèi)不用Ukey就可以直接用用戶名和密碼進行登陸系統(tǒng)，這個風險是很不安全的。

5　加強風險管理

（1）做好ERP關(guān)鍵用戶人才儲備。對ERP關(guān)鍵用戶要實施先培訓后上崗的方法，發(fā)放培訓證書后才能成為關(guān)鍵用戶，以確保每一個關(guān)鍵用戶上崗后能夠熟悉系統(tǒng)的應用方法。ERP關(guān)鍵用戶崗位職責要寫入崗位說明書，并設置ERP關(guān)鍵用戶后備人員崗位，每年對ERP關(guān)鍵用戶后備人員進行培訓，在ERP關(guān)鍵用戶變動崗位時，后備人員能夠無縫銜接ERP業(yè)務，以避免因為崗位變動而導致的系統(tǒng)應用風險。

（2）搭建標準化的組織結(jié)構(gòu)。一旦新的機構(gòu)成立，通過對通用架構(gòu)的ERP系統(tǒng)通過修改組織機構(gòu)代碼就基本能夠?qū)崿F(xiàn)，滿足新成立機構(gòu)的公司使用，這樣既省時也省力，讓標準化流程管理成為重要手段。

（3）培養(yǎng)內(nèi)部運維支持隊伍。以能夠精通渤海鉆探ERP系統(tǒng)應用，既能對目前的系統(tǒng)管理更專業(yè)，又能有利于后期ERP系統(tǒng)升級做好項目對接。

（4）優(yōu)化制度加強用戶管理。通過內(nèi)控體系檢查與考核約束權(quán)限管理員的行為，避免出現(xiàn)系統(tǒng)違規(guī)登陸的現(xiàn)象。建立Ukey使用制度，定期檢查，加強最終用戶管理，不允許一個人保管多個人的Ukey，確保一人一Ukey，從實質(zhì)上符合崗位職責分離的要求。

6　結(jié)語

ERP開發(fā)的過程是適應企業(yè)實際的過程，而一旦投入使用后，企業(yè)必須也要通過管理手段實現(xiàn)與其達到較好的匹配，盡可能延長ERP系統(tǒng)的生命周期，體現(xiàn)投資價值，除以上風險外，企業(yè)還需要加強內(nèi)部管理，加強業(yè)務流程標準化管理，整合內(nèi)部資源，不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)才能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.046

F270.7

A

1673-0194（2016）13-0089-01

2016-03-03