高校網(wǎng)絡報銷方案設計與應用研究

陳　菁

（河海大學財務處，南京210098）

高校網(wǎng)絡報銷方案設計與應用研究

陳菁

（河海大學財務處，南京210098）

隨著高校教育事業(yè)的快速發(fā)展，財務部門的報銷核算業(yè)務量和難度大幅增加，不少高校存在“報銷難”的問題。通過對高校目前報銷現(xiàn)狀的分析，提出借助網(wǎng)絡技術手段構(gòu)建網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的必要性及對策方案，通過各方面的保障條件促使網(wǎng)絡報銷能切實提升高校財務管理水平和服務效率。高校實施網(wǎng)絡報銷是必然趨勢。

高校；財務報銷；網(wǎng)絡報銷

1　概述

近年高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，在校生持續(xù)增多，辦學形式趨于多樣化，科研經(jīng)費逐年增長，科研項目種類繁多，經(jīng)費使用要求不盡相同，導致報銷資金的來源和支出都呈多元化、復雜化趨勢。由于財務報賬政策性強、業(yè)務繁雜、報銷簽批程序煩瑣，耗時最多，師生員工經(jīng)常排長隊報賬，教職工抱怨多、意見大。同時，受高校人事制度改革的制約，財務人員編制數(shù)量受到限制，從而在巨大的工作量與有限的財務人員之間形成了較大的反差，加之報賬的不確定性等因素，導致“報銷難”成為高校普遍存在的問題，也是財務部門與高校師生間矛盾的焦點之一，許多財務工作人員面臨生理和心理的雙重壓力，高校原有的全過程現(xiàn)場“面對面”的財務報銷模式已不堪重負。

教育部在《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》中提到關于加強高校數(shù)字化校園建設與應用的問題。可見，推進財務信息化和網(wǎng)絡化是國家對高校財務管理的新要求。在教育新常態(tài)下，適宜的報銷模式能夠提高高校財務報銷效率和質(zhì)量，有助于促進高校各項科研教學活動的良性發(fā)展，在現(xiàn)有財務人員編制變化不大的情況下，針對高?！皥箐N難”的問題，可以借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術手段，考慮采取網(wǎng)絡報銷的方式進行解決。

2　高校實行網(wǎng)絡報銷的必要性

近年來，隨著高校資金總量的不斷大幅增加，財務報銷工作量大，但財務人員不相應增加的情況下，實行網(wǎng)絡報銷可以能夠簡化報銷流程，縮短報銷時間，提升服務質(zhì)量，提高工作效率，具有傳統(tǒng)報銷模式無法比擬的優(yōu)勢。針對目前高校報銷現(xiàn)狀，高校實行網(wǎng)絡報銷很有必要，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

2.1網(wǎng)絡報銷將極大地緩解“報銷難”的問題

傳統(tǒng)的全過程”面對面”的報銷流程中，報銷人根據(jù)經(jīng)整理后的大量發(fā)票及相關報銷材料，手工填制的各類報銷單據(jù)，找相關職能部門領導以及學校領導簽批后，送至財務處。在經(jīng)費簽批環(huán)節(jié)中，由于因報銷人對審批流程不熟悉，往往會由于審批不完全而需多次往返于審批業(yè)務的辦理。票據(jù)送至財務處后，財務人員既要審核原始票據(jù)，又要審核簽字審批流程，最后經(jīng)過分類，匯總編制記賬憑證，手工輸入會計信息系統(tǒng)：摘要、科目編碼、金額等繁雜的信息。采用網(wǎng)絡報銷方式，報銷人可以在報銷前的任何時間、任何地點通過網(wǎng)絡更多地參與報賬過程中的數(shù)據(jù)輸入的分工，網(wǎng)絡填報和預約投單，信息通過網(wǎng)絡傳輸?shù)较鄳I導或負責人，審批不再需要見面詢問與親筆簽名，而是依靠網(wǎng)上核實與電子簽名來實現(xiàn)。相關領導在對單據(jù)進行審批時可通過網(wǎng)絡，在報賬人員上傳的原始單據(jù)的影像資料上以數(shù)字簽名的形式實現(xiàn)，提高業(yè)務審批效率。網(wǎng)絡報銷借助發(fā)達的網(wǎng)絡技術，將校園網(wǎng)數(shù)據(jù)、銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)數(shù)據(jù)等外網(wǎng)數(shù)據(jù)與財務的內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)順利對接。

2.2網(wǎng)絡報銷有利于規(guī)范優(yōu)化報銷流程，加強預算控制

在傳統(tǒng)審批制財務報銷體系內(nèi)，財務報銷審核工作的重點仍停留在最基本的算賬、報賬等方面。再者，現(xiàn)行會計管理軟件不能識別某一項支出是否超支預算數(shù)，財務人員只得手工摘錄各項支出，并做合并計算其是否已超支，是否符合預算要求。領導對科研經(jīng)費支出的監(jiān)督很大程度上仍停留在“賬上”，加上報銷數(shù)據(jù)無法及時進行匯總、分析、反饋，無法保證審批領導對相關經(jīng)費的預算執(zhí)行情況的真實了解程度，審批更多存在超預算、超范圍審批等問題。通過“網(wǎng)絡報銷”機制，有規(guī)范統(tǒng)一的填寫格式，極大的降低了填寫錯誤的情況。根據(jù)報銷制度，在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中設置大量的計算標準.讓系統(tǒng)自動計算；各專業(yè)線的預算指標也被錄入系統(tǒng)中，可對預算進行滾動實時控制，減少財務核算的差錯率，余下的工作則由賬務系統(tǒng)自動完成。網(wǎng)絡報銷將煩瑣的財務報賬工作簡化為對原始單據(jù)的審驗和對自助報賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修改或確認，核算控制十分便捷。根據(jù)各項經(jīng)費的具體管理要求，在系統(tǒng)中設置了預算預警。超預算、超范圍的審批，網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)會自動發(fā)送超支警告，禁止超支經(jīng)費的報銷預約，強化預算執(zhí)行的力度預算達到實時控制的效果，減輕財務人員的審核壓力。老師在網(wǎng)上自行填報報銷單據(jù)時，可以根據(jù)科研項目的預算，對科研經(jīng)費進行預算額度控制。同時，老師申請報銷的每一筆業(yè)務，都可以在系統(tǒng)中進行進度追蹤。對于每次的報銷結(jié)果，能夠收到財務處的即時短信。

2.3網(wǎng)絡報銷能及時傳遞信息，加強財務監(jiān)督

在實際報銷工程中，信息的掌握度、信息的傳遞范圍、信息的透明程度，是教職工進行報賬業(yè)務時單據(jù)能否一次通過的重要因素。就報銷人來說，他們對財務知識的了解，對財經(jīng)政策法規(guī)等的掌握和信息更新遠不如報銷核算人員。此外，國家、省市不定期地出臺有關財經(jīng)政策和規(guī)定，校內(nèi)有些報銷規(guī)定也會根據(jù)實際情況的變化，不斷地被修訂或終止，財務核算人員會及時更新和掌握報銷規(guī)定，但由于財務部門對報銷政策宣傳不到位，報銷雙方溝通不及時，學校師生員工因信息不對稱，不僅會造成報銷人因不理解財務政策規(guī)定變化的要求，將財務核算人的要求誤解為有意為難，甚至還會產(chǎn)生意見分歧不滿和矛盾等，經(jīng)常出現(xiàn)報銷人因報銷不合規(guī)定或手續(xù)不齊備，造成師生在報銷時票據(jù)累被退回，多次往返財務及相關的部門的現(xiàn)象。網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)中，經(jīng)過授權的各用戶間可通過網(wǎng)絡獲取各種所需報銷信息及最新報銷政策，實現(xiàn)財務資源的共享，使各學院（部門）領導可以隨時了解財務收支狀況，為領導決策提供及時、有效的財務信息，從而確保經(jīng)費合理使用，提高資金的使用效益。此外，增加信息的公開性，有利于進一步加強財務管理部門的內(nèi)部控制。同時，通過對財務報銷信息的共享，有利于提高財務管理和會計核算工作的規(guī)范性和透明度，強化高校財務監(jiān)督工作。

3　高校網(wǎng)絡報銷方案設計

網(wǎng)絡報銷是指高校借助發(fā)達的網(wǎng)絡技術，在財務報銷過程中通過互聯(lián)網(wǎng)、財務部門會計電算化財務系統(tǒng)、銀行網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)的無縫隙對接，真正突破時間和空間限制，只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，即可以完成報賬業(yè)務的財務信息化方式.這將是對傳統(tǒng)全過程面對面報銷流程的改造與創(chuàng)新，是解決高?！皥箐N難”的一個有益嘗試。網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)建設的目標是建設覆蓋全流程的網(wǎng)絡化信息處理體系，具體包賬務報銷單據(jù)的網(wǎng)絡化填寫、提交與打?。粓箐N單據(jù)的審批；報銷單據(jù)的審核與會計憑證自動轉(zhuǎn)化和報銷資金網(wǎng)銀支付四個環(huán)節(jié)的信息化運行體系。

3.1登錄“網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)”，錄入報銷信息

報銷人預先將原始票據(jù)按照類別和金額大小歸類整理后，自主選擇時間、地點并通過互聯(lián)網(wǎng)登錄財務處“網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)”，申請預約報銷單。由于報銷業(yè)務類型不同，可以設置不同的報銷錄入單，比如差旅費報銷單、固定資產(chǎn)報銷單、借款單等以便于填寫、信息歸集以區(qū)分不同的業(yè)務。如果填入的金額超過了對應費用項的預算數(shù)，系統(tǒng)會彈出警告窗口，該金額也就無法錄入系統(tǒng)中。同時，每個報銷業(yè)務在設計時必須加入是否還借款功能，并可以查詢借款明細以選擇相應的借款沖銷。費用項填寫完畢后，選擇費用的支付方式。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)支持對公及對私的無現(xiàn)金支付方式，共有四種：無現(xiàn)金轉(zhuǎn)個人銀行卡、同城銀行轉(zhuǎn)賬、異地電匯、沖銷項目借款。此外，報銷單據(jù)在設計時還要考慮與自動生成憑證的對接，即報銷單中所列報銷內(nèi)容應與憑證科目基本對應。

3.2網(wǎng)絡報銷電子審批

電子簽名是手寫簽名和印章的電子替代物，是對手寫簽名的一種電子模擬。在創(chuàng)新的財務核算模式下，嚴格而安全的數(shù)字簽名機制可以實現(xiàn)報賬者、審批者、信息查詢者的身份認證，也是網(wǎng)上遠程報賬、無現(xiàn)金支付、電子化單據(jù)等流程再造的核心基礎。報銷人可自行選擇審批人（一個或多個）并提交。網(wǎng)絡電子審批把傳統(tǒng)的報銷中的逐個找負責人面簽轉(zhuǎn)換為網(wǎng)上報銷中的相關負責人電子審批，審批人可以隨時通過網(wǎng)絡進行審批，而且可以通過網(wǎng)絡向報銷人反饋審批結(jié)果，大大提高財務報銷工作效率。理想化的審批是網(wǎng)絡流程審批，但客觀上來看，具體到實際操作中，可能會因人而異，因經(jīng)費而異。一方面，報銷人完成此工作要具備掃描單據(jù)的硬件設備，其次因財務報銷附件憑證數(shù)量大，網(wǎng)絡化審批會造成報銷人掃描工作量大幅增加，但最終還是要給財務管理部門出示原始憑證，再者，例如有些重大項目，經(jīng)費審批人在看到掃描材料后，因經(jīng)費的類型和報銷金額、資金審批權限和額度都有嚴格規(guī)定，審批人還是需要看到原始的報銷票據(jù)后才愿意審批。鑒于我國國情，目前無法在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)財務原始憑證的電子化，因此，在網(wǎng)絡報銷流程中，應采取一種過渡模式：電子憑證與紙質(zhì)憑證共存的方式，也即電子審批與手工紙質(zhì)審批共存，各高?？筛鶕?jù)經(jīng)費類別，報銷金額或其他因素，結(jié)合自身實際情況，選取以哪一種方式為主的操作方案，不要一概而論。

3.3提取網(wǎng)上信息，核對原始憑證，進行財務審核

會計人員一方面對報銷人提供的原始單據(jù)和網(wǎng)上報銷單填寫內(nèi)容是否一致進行審核。另一方面對網(wǎng)上報銷單的電子審批流程的合法性進行審核。會計人員將網(wǎng)上報銷單接入財務處理系統(tǒng)，自動生成記賬憑證，然后對系統(tǒng)自動生成的記賬憑證進行摘要、金額、會計科目分錄等事項的確認或修改，由復核崗進行復核后打印出來。網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，改變了傳統(tǒng)的報賬模式，將基本信息和會計分錄工作由以前的財務人員單獨完成，變成由報賬人填寫，財務人員審核修改，共同完成會計憑證制單過程，縮短了報賬時間，也減輕了財務人員數(shù)據(jù)錄入的工作量，因而，大大提高了會計人員工作效率和工作的質(zhì)量，也節(jié)約了報賬人員的時間。

3.4實現(xiàn)無現(xiàn)金支付，短信平臺通知報銷結(jié)果

目前較多高校在逐漸推行“無現(xiàn)金報賬”方式，這是當前高校財務提高工作效率、保證資金安全、優(yōu)化財務管理的重要途徑。所謂“無現(xiàn)金支付”方式，主要是通過銀?；ヂ?lián)（網(wǎng)銀）系統(tǒng)，即學校財務系統(tǒng)和銀行網(wǎng)銀支付系統(tǒng)通過專線實現(xiàn)無縫對接，以銀行轉(zhuǎn)賬完成現(xiàn)金支付的新型付款系統(tǒng)。在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)中，報銷業(yè)務完成后，資金將直接通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)轉(zhuǎn)入報賬人員提供的銀行賬戶中，而不再直接進行現(xiàn)金支付。“無現(xiàn)金支付”方式簡化了報銷經(jīng)辦人在現(xiàn)金出納處領取現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬流程。無現(xiàn)金支付與傳統(tǒng)窗口報銷模式不同的是，前臺手工錄入的會計信息，可以直接從網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中提取加工，減少了財務核算的差錯率，提高了會計結(jié)算工作的效率，最大限度地減少現(xiàn)金流動，提高工作效率，降低現(xiàn)金周轉(zhuǎn)風險。同時在有效防范職務犯罪，控制支付限額，減少了現(xiàn)金保管的成本與風險，財務內(nèi)控等方面都得以加強。無現(xiàn)金支付步驟完成后通過財務信息短信平臺，向報銷人發(fā)送報銷到賬信息、通知報銷中的具體問題、及時發(fā)布財務通知至有關人員。

綜上所述，以上四個步驟互相配合形成了網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)完整的服務鏈，減少師生扎堆報賬的狀況，也可以減少師生排隊等候的時間，既可以提高工作效率，又可以使服務質(zhì)量上一個臺階。

4　高校網(wǎng)絡報銷方案應用的保障條件

4.1技術保障方面

選擇合適的系統(tǒng)開發(fā)商是實現(xiàn)網(wǎng)絡報銷的關鍵。眾所周知，一個系統(tǒng)的開發(fā)不是一蹴而就的，網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的開發(fā)是一個漫長的磨合過程。在前期系統(tǒng)的模塊設立、后期的上線試用階段都需要系統(tǒng)開發(fā)商的高質(zhì)量技術配合，程序設計是否合理，開發(fā)人員水平是否過硬，雙方溝通是否有效，售后服務是否及時都在系統(tǒng)開放過程中起著至關重要的作用。開發(fā)商的技術不過硬，就不能開發(fā)出高質(zhì)量的“網(wǎng)絡報銷”系統(tǒng)，在系統(tǒng)開發(fā)的前期，高校要對開發(fā)商的企業(yè)資質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、售后口碑等進行詳細的調(diào)查研究，高?？梢钥紤]通過招投標的方式選擇系統(tǒng)開發(fā)商，對企業(yè)資質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、售后服務等條件進行綜合考慮后，選擇最優(yōu)運營商，為系統(tǒng)開發(fā)提供長久高質(zhì)的技術支持。

4.2人員保障方面

設立并培訓專兼職的報銷人員，提高報銷人員的素質(zhì)。各學院和部門應配備穩(wěn)定的報銷人員，專門處理院系或部門日常的報銷業(yè)務，有科研課題的教師指定固定的研究生作為財務助理。財務部門應采取分學院集中培訓的方式，對這些專兼職報銷人員定期進行財務知識的培訓，重點講解報銷知識，如發(fā)票整理、票據(jù)粘貼、每一種報銷單據(jù)的填寫要求等，以此提高報銷人的財務素質(zhì)。財務部門還應加強財經(jīng)政策法規(guī)的宣傳和及時更新有關報銷制度，通過使用校園網(wǎng)絡平臺、財務部門網(wǎng)站，及時發(fā)布網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的相關知識、最新財務報賬的相關規(guī)定等，對各學院負責人加強審批制度的宣傳，特別是與授權有關的信息第一時間告知學院負責人，讓他們在審批前就能做到心中有數(shù)，引導報銷人及學院負責人積極使用學校財務網(wǎng)絡平臺，消除財務信息的不對稱問題。此外，財務工作人員作為網(wǎng)絡報銷業(yè)務的服務者，是網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)服務質(zhì)量的關鍵要素，財務工作者必須通過嚴格的課程培訓和考核，使其對網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)有充分的了解，熟悉使用流程以及常見問題的解決方法。在宣傳與使用網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的過程中，對于特殊崗位例如專業(yè)性較強的網(wǎng)絡系統(tǒng)的調(diào)試、維護、升級等崗位，財務部門要引進或配備相關的專業(yè)人才以加速網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)在高校的推廣。

4.3制度保障方面

高校的網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)需要一個良好的可靠的網(wǎng)絡安全環(huán)境。當前我國的網(wǎng)絡環(huán)境并不理想，網(wǎng)絡攻擊與計算機病毒都較多，甚至還有惡意入侵到高校的財務內(nèi)部網(wǎng)絡竊取高校重要信息的情況?？紤]到系統(tǒng)所依托的網(wǎng)絡環(huán)境的信息傳遞功能及信息共享特征，在軟件開發(fā)過程中應充分注意軟件的安全性和保密性問題，防止黑客攻擊以病毒破壞所造成的嚴重損失及影響。高校必須重視網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)安全性建設，投入資金改善軟硬件設備，對校園網(wǎng)進行定期維修檢查，網(wǎng)絡內(nèi)部更新等，保障網(wǎng)絡數(shù)據(jù)信息的安全性。同時，加強網(wǎng)絡報銷管理人員的網(wǎng)絡安全培訓。因此，高校要建立保障安全使用網(wǎng)絡系統(tǒng)的制度，對系統(tǒng)操作規(guī)程、防止電腦病毒入侵、定期維護升級等方面作詳細規(guī)定。此外，內(nèi)部控制不嚴，容易造成信息濫用和向外部流失，高校應建立一套完善的內(nèi)部控制制度，對財務部門設立嚴格的權限制度，對特定使用者依據(jù)層次不同進行權限劃分，減少內(nèi)部人員的道德風險、系統(tǒng)風險等造成的危害，從制度上保證網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的安全運行。

5　結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，會計依賴的技術手段發(fā)生了變化，高校應用網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)進行網(wǎng)絡報銷，節(jié)省了財務人員手工輸入制單的時間，提高了財務人員審核的效率，優(yōu)化財務報銷流程，提高財務工作效率，財務人員得以從煩瑣的核算中解放出大量勞動力，加強學校財務預算與管理。而師生通過網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)能夠?qū)ψ约旱目蒲薪?jīng)費有更細致及時的了解，可以進行自主管理。報銷人和財務人員雙方實現(xiàn)雙贏的局面。在信息化環(huán)境下，財務報銷模式的改進，是提高財務管理水平的重要途徑。它將推動財務管理信息化的建設，促進高校的可持續(xù)發(fā)展，高校財務報銷網(wǎng)絡化將是必然趨勢。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.028

G647.5

A

1673-0194（2016）13-0054-04

2016-04-13

陳菁（1976-），女，河海大學財務處會計師，碩士，主要研究方向：高校財務管理。