合作社采購業(yè)務(wù)管控

□ 姜正富

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合作社采購業(yè)務(wù)管控

□ 姜正富

采購是合作社日常經(jīng)營活動最重要的業(yè)務(wù)之一，是指購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)經(jīng)濟活動。合作社應(yīng)當結(jié)合實際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，建立和完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評價等環(huán)節(jié)的職責和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足合作社生產(chǎn)經(jīng)營需要。筆者根據(jù)日常工作經(jīng)驗，總結(jié)出從四個方面做好采購業(yè)務(wù)管控。

一、采購業(yè)務(wù)中存在的主要風險

（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準確，會造成庫存材料或商品出現(xiàn)短缺、積壓等，可能導(dǎo)致合作社生產(chǎn)停滯或資源浪費。

（二）供應(yīng)商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購員與供應(yīng)商惡意串通、采購物資質(zhì)次價高，發(fā)生采購舞弊、合作社遭受商業(yè)欺詐等。

（三）采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，應(yīng)付款賬簿登記不規(guī)范，與供應(yīng)商對賬方式不科學，可能導(dǎo)致采購的物資質(zhì)量不符合規(guī)定、合作社資金損失、信用受損等。

二、購買環(huán)節(jié)管控

（一）應(yīng)建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。

（二）應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。

（三）應(yīng)建立科學的供應(yīng)商評估和準入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整。

（四）應(yīng)根據(jù)市場情況和采購計劃，采取招標采購、詢價或定向采購、直接購買等方式合理選擇采購方式。

（五）應(yīng)建立采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。

（六）應(yīng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，并按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。

（七）應(yīng)建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員對購買物資（勞務(wù)）進行驗收，出具驗收證明。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的機構(gòu)或人員應(yīng)當及時報告，查明原因并及時處理。

（八）應(yīng)加強物資采購供應(yīng)過程的管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。及時跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案。

三、付款環(huán)節(jié)管控

（一）應(yīng)加強采購付款管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權(quán)力，嚴格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。

（二）應(yīng)嚴格審查采購發(fā)票的真實性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，及時報告處理。合作社應(yīng)當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。

（三）應(yīng)加強預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，定期進行追蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當及時采取措施。

（四）應(yīng)加強對采購活動的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

（五）應(yīng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。

（六）應(yīng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時辦理索賠。

四、采購業(yè)務(wù)評價管控

合作社應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)定期評價制度，至少應(yīng)當每年年末對采購業(yè)務(wù)分析評價。采購業(yè)務(wù)評價應(yīng)遵循全面性、重要性和客觀性原則，分析合作社采購計劃安排是否合理，市場變化趨勢預(yù)測是否準確，庫存材料、商品是否存在短缺、積壓等現(xiàn)象，合作社是否存在過生產(chǎn)停滯，是否發(fā)生過資源浪費；供應(yīng)商選擇是否恰當，采購方式是否合理，招投標或定價機制是否科學，授權(quán)審批是否規(guī)范，采購員與供應(yīng)商是否存在惡意串通，采購物資是否存在質(zhì)次價高等問題；采購驗收是否規(guī)范，付款審核是否規(guī)范，應(yīng)付款賬簿登記是否規(guī)范，與供應(yīng)商對賬方式是否科學，采購的物資質(zhì)量是否符合規(guī)定，合作社資金是否存在損失，信用是否存在損害等。

作者單位：（山東省即墨市田橫（王村）鎮(zhèn)經(jīng)管中心）