優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的措施探討

肖玉英

摘 要：企業(yè)的合同檔案是企業(yè)權(quán)益的體現(xiàn)內(nèi)容和憑證，在市場經(jīng)濟發(fā)展、企業(yè)的經(jīng)濟活動日益頻繁的背景下，合同作為一種重要的維護合法權(quán)益的手段，已經(jīng)廣泛被人們所關(guān)注，合同檔案的管理也不斷向分類化、系統(tǒng)化、精益化方向發(fā)展，它對于企業(yè)的活動具有不可缺少的重要意義和作用。優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理，可以進一步增強企業(yè)的風(fēng)險意識，提升企業(yè)的核心競爭力，從而在市場競爭中不斷前行。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同檔案；分類；管理；優(yōu)化

中圖分類號：F206 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）18-0037-01

在企業(yè)的生產(chǎn)活動過程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對企業(yè)的合同檔案進行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。

1 企業(yè)合同檔案的概念及特征

企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業(yè)的經(jīng)濟活動內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟活動密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：

企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會產(chǎn)生較多的經(jīng)濟糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。

③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。

2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施

企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。

2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制

在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機密，減少企業(yè)的風(fēng)險，從而促進企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理

在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。

2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理

在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對企業(yè)的合同檔案管理進行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況

在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當(dāng)繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。

3.2 集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。

3.3 分類表的使用方法

在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應(yīng)的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。

4 結(jié) 語

綜上所述，企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化是一項重要的內(nèi)容，它對于企業(yè)的合同檔案的有序、規(guī)范化管理具有重要的意義，由于在企業(yè)的合同檔案管理中存在分散、無序的管理狀態(tài)，使合同檔案管理的難度加大，不利于合同檔案的查找和利用，因而，需要以集分式歸類原則為核心，依循合同檔案的特點和規(guī)律，指定專門的部門負責(zé)統(tǒng)一管理合同檔案，對合同進行統(tǒng)一的編號和統(tǒng)計，并且還要注意合同檔案分類管理中的合同變更等情況，確保企業(yè)合同檔案的齊全和完整。

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