秘書要有“幾把刷子”

文/張躋國

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秘書要有“幾把刷子”

文/張躋國

在平時的日常工作和生活中，我們評價一個人有沒有真本事，經(jīng)常用“有幾把刷子”來形容。比如，談到某個人的本事很厲害的時候就會說，“這個人有幾把刷子?！逼鋵?，當(dāng)好秘書也確實需要有自己的“幾把刷子”——寫好公文、講話稿、信息和調(diào)研報告。

一、寫好公文

公文是傳達(dá)政令、請示工作、報告情況、洽談公務(wù)的一種文體，具有鮮明的政治性、法定的權(quán)威性、嚴(yán)格的程式性和突出的實用性等特點。同時，公文還是一個單位的“臉面”，體現(xiàn)著一個單位的綜合管理水平。如果一篇公文漏洞百出、錯誤連連，再標(biāo)榜自己的管理水平如何高，都是蒼白無力的。

一是文種選用要正確，不鬧笑話。認(rèn)真學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，明確公文種類、注意事項、每種公文的寫法及要求，正確選用相應(yīng)的文種，使寫出來的公文符合規(guī)范，從文稿的觀點、內(nèi)容到措辭都要一絲不茍、精益求精。在文種選擇上，要熟知15個主要文種的具體適用情形，尤其要將通知和通報、通報和公報、請示和報告、決定和決議等容易混淆的文種區(qū)別清楚，特別是不能出現(xiàn)“請示報告”“意見的通知”等常識性錯誤。二是公文用語要規(guī)范，不能馬虎。語言是公文的第一要素，公文語言的突出特點是準(zhǔn)確、簡潔、平實。準(zhǔn)確，是說公文語義表述要準(zhǔn)確明晰，包括語法意義的準(zhǔn)確無誤和邏輯意義的明晰嚴(yán)密。用詞要準(zhǔn)確，表述要準(zhǔn)確，標(biāo)點符號要準(zhǔn)確，不允許出現(xiàn)有歧義和含混的說法，尤其是斷句要規(guī)范，準(zhǔn)確地表達(dá)意思。簡潔，就是語言要精練，簡明扼要。在句子運(yùn)用上，要充分運(yùn)用陳述句，規(guī)范使用無主句，不用或少用疑問句，做到簡潔而明白。平實，就是要莊重、分寸恰當(dāng)，用字、用詞符合公眾審美標(biāo)準(zhǔn)，通俗易懂，要使用普通話詞語，多用程式性和專用詞語，避免方言、土語，善于將口語轉(zhuǎn)化為書面用語。三是常用文種要寫好，體現(xiàn)水平。特別是各類常用的公文要寫出層次，寫出高度。比如，經(jīng)常用到的通知，要體現(xiàn)出系統(tǒng)思考和統(tǒng)籌全局的特性，提前把與通知相關(guān)的內(nèi)容一塊兒想到、想周全，對通知所涉及內(nèi)容的整個流程自己要先走一遍，把該說到的、該說明白的事項一次性說到位，免得通知下發(fā)后接收單位再一遍一遍地打電話詢問、求證?，F(xiàn)實工作中經(jīng)常發(fā)生的，通知下發(fā)后又一個接一個地再下發(fā)補(bǔ)充通知的情況，就是對此種情況的一個最好注腳。再比如寫請示，要嚴(yán)格執(zhí)行“一文一事”原則，不能在一份請示中捎帶其他請示事項；主送單位要單一、具體，不能奉行“見了菩薩就叩頭”的思想；在說理上，要把主要精力放在“怎么說”上，而不應(yīng)僅僅注意“說什么”，也就是要強(qiáng)調(diào)陳述的技巧。亞里士多德曾說過這樣一句話:“蠢人用他知道的道理說服我，智者用我知道的道理說服我。”同理，擬寫請示的原因時，也不能只從本單位的立場出發(fā)去考慮問題，要改善心智模式，學(xué)會換位思考，善于從上級的立場出發(fā)，爭取用上級明白的道理說服上級，以求得幫助。所以，常用公文寫好了，是秘書能力水平的體現(xiàn)。否則，就是一塊短板，注定在秘書工作的道路上走不快、走不遠(yuǎn)。

二、寫好講話稿

起草講話稿是秘書工作的一項重要內(nèi)容，直接反映秘書的工作能力和水平。同時，能起草優(yōu)質(zhì)的講話稿也是對秘書的基本要求。

一是明確用途。講話稿是日常應(yīng)用最頻繁的一種應(yīng)用文。要想把講話稿寫得有思想、有深度，讓領(lǐng)導(dǎo)講得好，讓聽的人能聽得進(jìn)去，達(dá)到講話的目的，就要先知道所起草的講話稿由誰講，以什么身份講，主要是干什么用，在什么場合下講，講給誰聽，聽眾是一個什么層次的群體，是對外講，還是對內(nèi)講，大家從講話稿中最想聽些什么，需要領(lǐng)導(dǎo)重點講些什么，通過講話稿要傳遞什么樣的信息，怎么說好這些內(nèi)容，講多長時間，會議主辦方的具體要求是什么，等等。只有知曉并妥善處理好了這些問題，才能寫出一篇各方都能滿意的優(yōu)質(zhì)講話稿。二是搭好框架。也就是要根據(jù)講話稿的具體用途吹路子、拉好綱，搭建起稿子的骨架。然后再確定如何破題，準(zhǔn)備分幾個大問題來寫，每個大問題寫幾個小問題，是并列式推進(jìn)，還是遞進(jìn)式推進(jìn)，都要搞清楚，從而使講話稿的整體結(jié)構(gòu)符合邏輯要求。俗話說，題好文一半，而好綱也是一半文。東漢著名經(jīng)學(xué)家鄭玄在其《詩譜》序中說：“舉一綱而萬目張，解一卷而眾篇明。”搭好框架，是寫好講話稿的基礎(chǔ)。三是語言得體。講話發(fā)言就是說事、說理、說情。所以，講話稿的語言一定要通俗、明白、生動，要道真實情，講百姓話，把深刻的理性思維用通俗淺顯的語言說清楚。否則，人家聽不懂、聽著費(fèi)勁，自然不愛聽，也就難以達(dá)到講話的最終目的。其次是語言要鮮活，文字要生動、形象、準(zhǔn)確有勁，讓人聽后一下子就能記住。要少用干巴巴的話語，多用一些鮮活的群眾語言，通篇最好能有幾句提神、醒腦的話，能抓住聽眾，鼓舞人心，讓聽眾能耐心聽下去，這樣的講話效果會更好。否則，語言貧乏，思想枯竭，自然不能說服人打動人，聽的人自然不會買賬。再就是要兼顧不同領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格，如有的人喜歡排比句式，有的人喜歡長短相間的句式，有的人喜歡用典故，有的人喜歡講故事，有的人喜歡開門見山、一針見血，有的人則喜歡娓娓道來、水到渠成?？傊?，要精心錘煉好語言，使講話稿的語言既要符合領(lǐng)導(dǎo)的身份，又能體現(xiàn)出每個人的講話特色。

三、寫好信息

信息是迅速簡要地反映新近發(fā)生的事實消息，這種消息主要供內(nèi)部傳播，以反映變動的事實——動態(tài)為主，兼顧評論、綜合和經(jīng)驗。它是一個單位與上級溝通的重要渠道，承擔(dān)著與領(lǐng)導(dǎo)溝通情況、展示本單位工作亮點、向上級匯報工作等諸多特殊職能。

一是要提煉好標(biāo)題。標(biāo)題是信息的“臉面”，在文章中起著激發(fā)人的閱讀興趣和欲望，引導(dǎo)讀者去理解文章內(nèi)容的重要作用。俗話說，“讀書讀皮，看報看題?！笨葱畔⒅卦诳礃?biāo)題、看導(dǎo)語，標(biāo)題把人吸引住了，覺得有必要看，才會引導(dǎo)著人繼續(xù)看下去。標(biāo)題歷來就有“文章的眼睛”的說法。標(biāo)題擬寫得好，文章就成功了一半。這就需要秘書在寫信息時，要善于提煉總結(jié)，善于換位思考，盡量能知道上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點是什么、最想了解的情況是什么，提煉出能抓住眼球的好標(biāo)題來，要讓上級領(lǐng)導(dǎo)一看標(biāo)題就能“眼前一亮”，從而吸引其看下去，達(dá)到寫信息的目的。二是要優(yōu)化好結(jié)構(gòu)。信息雖然已成為機(jī)關(guān)公文的一個常用文種，但它并沒有正式的“名分”。信息的結(jié)構(gòu)可模仿消息結(jié)構(gòu)，根據(jù)不同的內(nèi)容，將標(biāo)題、導(dǎo)語、背景、主體、結(jié)尾等幾部分處理好、取舍好。三是要錘煉好語言。信息要注重簡、短、亮、專，力求用最簡短的語言傳遞最多的信息量。所以在信息的語言組織上，要惜字如金，點到為止，不要求全，不要搞長篇大論。做到主題明確，表達(dá)清楚，真實準(zhǔn)確，文字精練，短小精悍。再就是要快采、快寫、快發(fā)，做到迅速及時。只有這樣的信息，才能讓人愛看并且愿意看下去。

四、寫好調(diào)研報告

調(diào)查研究是掌握實情，實施科學(xué)決策的最簡便、最有效的方法，同時調(diào)研也是秘書的一大職能，最能體現(xiàn)秘書的理性思考水平，最能展現(xiàn)秘書的邏輯思維能力，最能體現(xiàn)秘書的哲學(xué)素養(yǎng)。

一是選好題。就是要根據(jù)調(diào)研目的選好調(diào)研課題，做到指導(dǎo)性強(qiáng)，對全局工作有參考借鑒作用。比如，屬于總結(jié)經(jīng)驗、指導(dǎo)工作類型的，要體現(xiàn)出能把點上的事例推廣到面上去的功能；屬于找出問題、改進(jìn)工作的，要能體現(xiàn)出“只有挖出憂苦的根，才能結(jié)出甘甜的果”的邏輯關(guān)系。二是策劃好。就是要按照調(diào)研計劃和調(diào)研課題，在系統(tǒng)思考和充分討論的基礎(chǔ)上明確調(diào)研內(nèi)容、列出調(diào)研提綱、設(shè)計調(diào)研問題，切實增強(qiáng)調(diào)研的針對性和時效性。三是調(diào)研好。就是要廣泛收集情況，多問、多記、多聽、多想，準(zhǔn)確把握群眾的思想脈搏，了解工作運(yùn)行的態(tài)勢，充分掌握第一手資料和真實可靠的數(shù)據(jù)，及時挖掘好問題和表象背后的情況。四是研究好。調(diào)查研究，調(diào)查是研究的基礎(chǔ)，研究是調(diào)查的升華，所以研究工作必須深入細(xì)致。研究好，就是對調(diào)研所獲取的資料要進(jìn)行認(rèn)真分析、歸納、綜合、對比，把零散的信息系統(tǒng)化，把粗淺的認(rèn)識深刻化，做到橫向?qū)Ρ扰c縱向?qū)Ρ认嘟Y(jié)合，定性分析與定量分析相結(jié)合，感性認(rèn)識與理性認(rèn)識相融合，通過深入細(xì)致的理論分析，把研究高度從事件層面上升到結(jié)構(gòu)或系統(tǒng)層面，并及時回應(yīng)提綱所列的各項內(nèi)容。五是寫作好。就是要在深入研究的基礎(chǔ)上，將研究成果準(zhǔn)確地表達(dá)出來。做到寫出真實情況，善于用足夠的數(shù)據(jù)來說明各種問題；形成獨到見解，拿出具體可行的解決辦法，有理有據(jù)，言之有物；將點上的事例從特殊上升到一般，通過歸納提煉，形成可推廣、可復(fù)制的經(jīng)驗成果，進(jìn)而寫出領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、被調(diào)研單位認(rèn)可、對其他單位有指導(dǎo)和借鑒意義的高質(zhì)量的調(diào)研報告。

以上這幾項工作其實都是秘書的日常工作，但也都是一些真功夫、硬功夫，是秘書綜合實力的象征，是個人能力水平的體現(xiàn)。但是，要擁有這些硬功夫，需要長時間的學(xué)習(xí)、積累、思考和實踐，需要秘書工作者將在做的每一項工作，都能當(dāng)作塑造自己的“石像”一樣去對待。只有這樣，才能練就好這“幾把刷子”，進(jìn)而秘書的工作才能出彩、增色，才能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、群眾滿意，才能體現(xiàn)出秘書的自身價值。這是每一位秘書都不能不重視、不能不研究、不能不鍛煉提高的核心工作能力。

（責(zé)編/郭建民）