確保人事檔案完整性的重要環(huán)節(jié)分析

楊蓉

摘 要：企業(yè)為了能夠更加了解內(nèi)部員工的信息，從而在培養(yǎng)和任用人才的過程中能夠更加知人善任，通常會重視對于人事檔案的管理。但目前看來，企業(yè)在人事檔案管理方面并沒有指定相應(yīng)的管理措施，促使人事檔案管理存在著一些問題。文章主要研究確保人事檔案的完整性的重要環(huán)節(jié)。筆者從人事檔案管理的特點(diǎn)角度出發(fā)，簡單闡述了人事檔案的重要性，并研究了人事檔案管理中存在的具體問題，期待通過對該類問題的了解能夠找出確保人事檔案完整性的主要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；重要性；完整性；問題；對策

一直以來，人事檔案都是企業(yè)收集和記錄人才信息的重要載體。人事檔案當(dāng)中記錄了員工的個(gè)人情況以及德才表現(xiàn)。企業(yè)在人力資源管理方面將人事檔案作為調(diào)動人才的主要依據(jù)。為了確保企業(yè)的人力資源管理更加科學(xué)，企業(yè)應(yīng)該注重人事檔案的管理，并確保認(rèn)識檔案的完整性。在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，企業(yè)要想獲得更多的發(fā)展空間，就需要收攏專業(yè)化的人才，處理好人事檔案才能夠保障企業(yè)對于人力資源的開發(fā)和利用，促使企業(yè)將人才運(yùn)用到適合的崗位當(dāng)中，提升企業(yè)的核心競爭力。

一、人事檔案管理特點(diǎn)

所謂的認(rèn)識檔案指的是按照上級主管的要求，根據(jù)職工的個(gè)人資料特征保存起來的涉及到職工個(gè)人信息的相關(guān)數(shù)據(jù)資料。這些資料中包含了職工的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人素質(zhì)等多方面的信息，將被用于人事調(diào)動[1]。

企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中通常要對員工的所有履歷資料進(jìn)行收集和整理。履歷中包含了員工的自我推薦、成績考核、入黨申請、獎罰以及工資信息。該方面的資料已經(jīng)能夠體現(xiàn)出員工的思想內(nèi)容以及個(gè)人素質(zhì)。個(gè)人檔案的全面性能夠使企業(yè)在調(diào)用工作人員的過程中得到足夠的參考資料，并充分了解員工的個(gè)人情況。除了全面性以外，個(gè)人檔案的管理還具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性以及機(jī)密性等特點(diǎn)。

二、人事檔案管理重要性

前文也曾簡單的提到了人事檔案管理的重要性。其實(shí)，人事檔案最主要的作用就是為企業(yè)的人事調(diào)動或者企業(yè)的工資調(diào)整等提供參考[2]。一般來說，企業(yè)要想從基層員工中選拔出較為出色的員工用以晉升到高層職位，都會調(diào)用其人事檔案，從其檔案中對員工的個(gè)人行為記載集料來判斷員工的思想素質(zhì)和能力素質(zhì)。企業(yè)選人需要考慮到員工的才能和德行問題，人事檔案為企業(yè)在考察員工德才問題方面提供了相應(yīng)的借鑒依據(jù)。企業(yè)對于人事檔案的完整管理能夠幫助個(gè)人在未來的發(fā)展中提供資料。員工的一些信息都由人事部門來保管，在檔案中有詳細(xì)的記錄，就好比個(gè)人在企業(yè)這個(gè)大家庭當(dāng)中受到了重視。員工對于企業(yè)更加具有歸屬感，其在工作當(dāng)中就會更有責(zé)任意識，從而使企業(yè)的向心力更強(qiáng)。

三、人事檔案管理問題

一直以來，企業(yè)中的認(rèn)識檔案管理都存在著很多問題，這些問題限制了人事檔案的完整性，也限制了企業(yè)員工的個(gè)人發(fā)展。管理體系的問題是人事檔案管理中的主要問題。目前狀態(tài)下的管理體制一直都保持在傳統(tǒng)的管理狀態(tài)，其工作的效率比較低下，管理制度也不符合當(dāng)今社會發(fā)展的需求。如今，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)，人員流動性更大，需要調(diào)動的人際關(guān)系也就更多，傳統(tǒng)的檔案管理制度無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求。除此之外，人事檔案的管理人員素質(zhì)也已經(jīng)不符合當(dāng)前社會的發(fā)展需求。檔案管理人員不僅在思想上已經(jīng)落后，在專業(yè)技能方面也無法滿足社會企業(yè)進(jìn)步的要求[3]。很多人事檔案的管理人員都秉承著傳統(tǒng)的檔案管理思想，整天都忙碌在繁瑣的管理事務(wù)當(dāng)中。而新的時(shí)代當(dāng)中，人事檔案需要管理的工作更多。工作數(shù)量的增加造成了檔案管理人員壓力的增大，其對工作也的態(tài)度也將發(fā)生偏移，進(jìn)而影響到檔案管理的完整性。

在人事檔案中最明顯的問題就是檔案的不完整。對于企業(yè)來講，人事檔案是用來做人事調(diào)動的參考依據(jù)的。盡管企業(yè)中裝入人事檔案中的材料都是由員工本身填寫的，但在裝入到檔案時(shí)，該項(xiàng)程序卻不是由員工自己來完成的。檔案管理人員在裝入檔案資料的過程中會出現(xiàn)疏漏，進(jìn)而造成檔案內(nèi)容的不全面。不少企業(yè)中的人事檔案都不符合實(shí)際情況，正是由于檔案的內(nèi)容都是由本人填寫，而在填寫的過程中又缺乏核實(shí)，因而造成了員工亂填寫檔案信息的情況。

四、確保人事檔案完整性的相關(guān)對策

為了確保人事檔案的完整性，企業(yè)應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念，積極接受新的管理理念。企業(yè)需要制定完善的人事檔案管理制度，為檔案管理工作制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)明確了檔案的管理步驟就能夠使人事檔案的管理人員按照規(guī)定來對檔案資料進(jìn)行管理。完善的管理制度還能夠使檔案管理行為更加規(guī)范，一旦出現(xiàn)了人事檔案管理資料的失誤，就能夠憑借著管理制度來追究責(zé)任。

企業(yè)也可以對人事檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，定期為其提供學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會。企業(yè)在內(nèi)部派遣有經(jīng)驗(yàn)的人事檔案管理主管來為檔案管理人員講解檔案管理的規(guī)范化要求，在外部聘請比較專業(yè)的檔案管理人員來為檔案管理人員灌輸新的檔案管理理念[4]。檔案管理人員在學(xué)習(xí)中不斷的充實(shí)自己，并逐漸提高自身的綜合素質(zhì)。人事檔案將在管理人員的高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)要求下變得更加完整。保障人事檔案管理完整性的最主要環(huán)節(jié)是要對人事檔案的管理建立起有效的監(jiān)督制度，確保對檔案管理流程的監(jiān)督和管理。檔案管理人員能夠在監(jiān)督下規(guī)范自身的行為并端正自身的工作態(tài)度，在確保人事檔案完整性的同時(shí)，還能夠確保人事檔案的安全性。

總而言之，人事檔案關(guān)乎到很多重要的個(gè)人信息，其對企業(yè)的工作人員進(jìn)行了最為真實(shí)的記錄。員工從學(xué)習(xí)時(shí)期到后來的工作履歷，其所具有的學(xué)習(xí)能力和工作能力都將被記錄在人事檔案當(dāng)中。企業(yè)在調(diào)動人員的過程中正是憑借著人事檔案才能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行合理化的運(yùn)用。為此，企業(yè)內(nèi)部所進(jìn)行的人事檔案管理一定要遵循規(guī)范化、具體化、真實(shí)化的原則。企業(yè)的檔案管理人員也要在對人事檔案的管理中確保檔案的完整性。

參考文獻(xiàn)：

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[4]廖惠娥.高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策——以東莞理工學(xué)院為例[J].東莞理工學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，08（06）：107-111.

（作者單位：陜西省漢中市漢臺區(qū)鎮(zhèn)村規(guī)劃站）