關(guān)于事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究

黃丹

摘 要：在已經(jīng)進(jìn)入信息社會(huì)的今天，科學(xué)技術(shù)不斷的提高，計(jì)算機(jī)的作用也越來(lái)越大，慢慢的成為了很多工作不可或缺的一部分，對(duì)于越來(lái)越重要的檔案管理也更是如此。本文從分析現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化入手，簡(jiǎn)述了檔案的數(shù)字化未來(lái)將對(duì)于事業(yè)單位起到的巨大作用，檔案數(shù)字化的趨勢(shì)及數(shù)字化的相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化管理；重要性；發(fā)展措施

一、事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

對(duì)于現(xiàn)如今的各個(gè)事業(yè)單位，檔案管理的重要性越來(lái)越深入人心，如何能優(yōu)化檔案管理工作也變成了各個(gè)事業(yè)單位當(dāng)前工作的重心，檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為了不可避免的趨勢(shì)。

1.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

對(duì)很多事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)依舊相當(dāng)?shù)谋∪?，有些單位雖然已經(jīng)建立了切實(shí)可行的檔案的管理制度，但單位的領(lǐng)導(dǎo)人卻不將此當(dāng)回事，不能真正的去監(jiān)督、去落實(shí)，致使單位里的檔案整理極其的不規(guī)范，組卷非常的混亂，甚至有的單位在沒有開展檔案鑒定工作或沒有按照法定的程序擅自的刪除銷毀本應(yīng)該保存、歸檔的文件及材料。還有就是檔案資源的開發(fā)利用，許多事業(yè)單位，對(duì)于檔案管理有著很嚴(yán)重的錯(cuò)誤理解，只注重對(duì)于檔案的收集、整理和保存工作，錯(cuò)誤的認(rèn)為不將檔案弄丟，保證檔案的完好無(wú)缺就夠了，完全的忽視了對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案的信息資源對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位乃至國(guó)家的重要性是無(wú)比巨大的，本應(yīng)該盡可能的對(duì)此開發(fā)利用，發(fā)揮檔案資源最大限度的作用，不應(yīng)該這樣本末倒置。而事業(yè)單位的檔案管理工作所出現(xiàn)的最重大問題就是檔案管理人員的缺乏，目前，優(yōu)秀的檔案管理人員依然是我國(guó)最稀缺的人才，許多的事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)人或許已經(jīng)清楚的知道檔案管理的重要性，但無(wú)法找到一個(gè)合適的、優(yōu)秀的檔案管理人才又變成了另一個(gè)難以解決的問題。因?yàn)榇蠖鄶?shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的不重視，致使檔案管理專業(yè)也變得相對(duì)而言的冷門，更多的人更愿意在學(xué)習(xí)階段去學(xué)習(xí)一些更為熱門的專業(yè)而放棄檔案管理專業(yè)。檔案管理人員需要具備比較高的素養(yǎng)，但專業(yè)的知識(shí)也是必不可少的。

2.檔案數(shù)字化的作用

伴隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的越來(lái)越迅速，我國(guó)的各個(gè)事業(yè)單位的信息儲(chǔ)存量也變得越來(lái)越大，對(duì)于以前，信息只能記錄在紙面上，既不方便查閱，也很容易會(huì)收到損壞，不利于存儲(chǔ)，而檔案的數(shù)字化能一定程度上的完美解決這些問題，將檔案中的信息都存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，在想要查閱時(shí)，有非常方便的檢索系統(tǒng)，可以讓你在最短的時(shí)間內(nèi)查找到你希望找到的資料，而且將檔案中的信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，然后上傳到云端上，即使計(jì)算機(jī)被破壞掉，依然可以從其他的計(jì)算機(jī)上將檔案下載下來(lái)。

3.檔案數(shù)字化的必要性

隨著我國(guó)科技的迅速發(fā)展，科技化、數(shù)字化已經(jīng)漸漸蔓延到了生活、工作的各個(gè)方面，事業(yè)單位檔案的數(shù)字化也成為了一個(gè)不可避免的趨勢(shì)。檔案的數(shù)字化不僅可以完美的避免檔案中信息的丟失，還為查閱檔案中的資料提供了無(wú)比的便利。除此之外，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以在短時(shí)間內(nèi)將資料進(jìn)行歸納、存儲(chǔ)及提取。就我國(guó)的各個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，企業(yè)中的人員流動(dòng)性很大，企業(yè)員工的入職、調(diào)動(dòng)、辭職、退休等時(shí)有發(fā)生，在以前，必須一樣一樣的分別記錄在紙張上，不僅難以記錄，而且占用了很大的空間，在以后需要查找該方面的資料時(shí)，也不容易查找，但在將檔案數(shù)字化之后，只需要在計(jì)算機(jī)上為每一個(gè)企業(yè)的員工都建立一個(gè)檔案庫(kù)，就可以清晰的記錄每一個(gè)企業(yè)員工的每一項(xiàng)數(shù)據(jù)，而且當(dāng)未來(lái)需要查找某一個(gè)員工的資料時(shí)，很輕易的就能找到。這樣能極大的縮短辦公人員的時(shí)間，極大的提升了工作效率，還能解決事業(yè)單位人手不夠的尷尬，對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的重要性不言而喻。

二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的有效措施

1.好的硬件設(shè)施

與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)在于能存儲(chǔ)的資料多、檢索方便、資料通過網(wǎng)絡(luò)能夠迅速的流動(dòng)，另一方面，相比于傳統(tǒng)的檔案管理只需要一支筆、一些紙張就可以記錄，檔案的數(shù)字化的硬件要求就高的多。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人員的流動(dòng)及各種數(shù)據(jù)的流量特別的大，因此，對(duì)于好的硬件設(shè)施要求極為巨大。

2. 制定制度并注重對(duì)于人才的培養(yǎng)

對(duì)于不同的事業(yè)單位，對(duì)于檔案的需求不同，因此在對(duì)于不同的事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位自身的特點(diǎn)，建立能夠貼合事業(yè)單位特點(diǎn)的檔案數(shù)字化管理制度，要從實(shí)際情況出發(fā)。想要能夠?qū)τ谫N合不同單位的實(shí)際情況來(lái)制定好的管理方案，一個(gè)由優(yōu)秀的管理人員組成的團(tuán)隊(duì)是無(wú)比必要的。檔案管理作為技術(shù)性要求很高的職業(yè)，對(duì)管理人員的能力與水平的要求是很高的。因此，單位應(yīng)該采取必要的措施去盡可能的提升本單位檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化水平。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，也不能放松對(duì)新人的培養(yǎng)，培養(yǎng)時(shí)要注意應(yīng)當(dāng)全面的培養(yǎng)，不光要提升他們專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，還要將專業(yè)性知識(shí)與事業(yè)單位的具體工作相結(jié)合，讓他們學(xué)會(huì)如何將檔案管理與數(shù)字化相結(jié)合，將他們培養(yǎng)成為在該事業(yè)單位檔案管理方面優(yōu)秀的人才，來(lái)為事業(yè)單位做出更多的建設(shè)。

3.加強(qiáng)檔案信息的安全保管

紙質(zhì)檔案容易丟失、損壞，也很容易會(huì)被別有用心的人盜取到重要的信息和資料，而檔案在數(shù)字化之后，雖然相較于紙質(zhì)檔案，不容易丟失或損壞，但也不是完全不會(huì)損壞，因此，在錄入檔案之后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的將檔案中的各種資料上傳至云端，以防止計(jì)算機(jī)的故障等原因?qū)е聶n案的丟失。除此之外，檔案中資料的保密性也應(yīng)當(dāng)是極高的。對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，單位的檔案中存儲(chǔ)著許許多多重要的信息，一旦被某些不法分子或其他不懷好意的人取得，將會(huì)對(duì)單位乃至國(guó)家造成難以想象的災(zāi)難，因此，對(duì)于檔案中資料的加密工作應(yīng)該加大重視。

三、結(jié)語(yǔ)

在科技越來(lái)越發(fā)達(dá)的今天，事業(yè)單位的檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為了不可避免的趨勢(shì)，檔案的數(shù)字化既能為各單位節(jié)省大量的人力物力，也對(duì)事業(yè)單位檔案的存儲(chǔ)、查詢起到了無(wú)比巨大的助力，更使得事業(yè)單位的各種資料能夠處在更為安全、更為隱蔽的地方，對(duì)于一個(gè)單位的重要性是不言而喻的，如何盡快的進(jìn)行檔案的數(shù)字化應(yīng)當(dāng)被更多的事業(yè)單位提上章程。

參考文獻(xiàn)；

[1] 毛羽豐.試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（1）：104.

[2] 馮麗博.數(shù)字化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作優(yōu)化[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇201505，2015，（5）：225-226.

[3] 金瑞雪.探討新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2016，（7）：1564-1564.