事業(yè)單位人事檔案管理的探討

余少群

摘 要：人事檔案是記錄人才信息的主要信息源。因此，它是合理使用及分配人才的重要依據(jù)。但是當(dāng)今事業(yè)單位的檔案管理存在著許多問題。如管理人事檔案的工作人員能力不足，人事檔案管理制度不合理等。因此，如何妥善的解決好這些問題尤為重要。本文將從檔案管理所存在的問題以及解決措施兩方面來討論說明。

關(guān)鍵詞：人事檔案；事業(yè)單位；管理

人事檔案是記錄一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)罰情況等多方面的文件材料。它是合理分配、利用人才的指南針。隨著事業(yè)單位的改革，人事檔案管理中所存在的諸多問題日益突顯，這對(duì)事業(yè)單位改革工作的推進(jìn)極為不利。因此，解決檔案管理中所存在的問題是人事部門的頭等大事。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理所存在的問題

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理中所存在的問題日益突顯。下面將從五方面來加以闡述說明。

1.檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施差。檔案管理大都采用“因地制宜”的原則。一間房間充當(dāng)著辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)三種職能。因此，它既不具備鐵門、鐵窗等基礎(chǔ)設(shè)施，也不具備軟件及硬件設(shè)施。由于查看檔案都是以手工的方式進(jìn)行，因此檔案紙張容易發(fā)黃變脆。這對(duì)檔案的完整與安全極為不利。此外，防火、防盜、防潮等工作也做的不夠深入。

2.管理水平和手段都相對(duì)滯后。當(dāng)今社會(huì)人們對(duì)檔案管理工作有一種普遍的看法。他們認(rèn)為檔案管理的工作內(nèi)容很簡(jiǎn)單主要是一些抄寫、保管等工作，而且也不能創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)效益。因此，在人們潛意識(shí)的指導(dǎo)下，一些與檔案管理的相關(guān)工作都被忽略了。這不僅影響了工作單位對(duì)新技術(shù)及新員工的引入，同時(shí)也在不知不覺中造成了事業(yè)單位人事檔案管理水平的低下。

3.檔案管理人員工作能力不足。經(jīng)調(diào)查顯示，當(dāng)今事業(yè)單位的檔案管理人員文化水平以及專業(yè)素養(yǎng)都相對(duì)低下。許多檔案管理人員還在運(yùn)用舊的思維模式來管理檔案。由于他（她）們的思維方式已跟不上時(shí)代的步伐，所以在檔案管理上會(huì)出現(xiàn)很多問題。此外，由于新鮮血液注入的較少，因此缺乏創(chuàng)新性。人事檔案管理工作比較繁瑣，一旦人力資源不足，非常不容易保證其管理工作的質(zhì)量。還有很多人事單位的檔案管理人員都是非專業(yè)的。由于他們?nèi)狈I(yè)知識(shí)，因此也不能將檔案管理的井井有條，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的情況。

4.缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。和其他工作相比，檔案管理工作不容易引起他人的注意，也不容易出成績(jī)。長(zhǎng)此以往，大多數(shù)人甚至一些領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知存在著誤區(qū)。在他們眼中，檔案管理工作無(wú)非就是一些抄寫、保管等內(nèi)容，既不能承擔(dān)單位的重要工作，也不會(huì)創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)利益。由于以上原因，一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常忽視檔案管理工作。

5.人事檔案收集工作不夠深入。人事檔案收集工作不夠深入主要體現(xiàn)在以下幾方面：①在檔案管理人員是非專職的人事單位中最嚴(yán)重的檔案收集問題是：在收集歸檔制度不健全的前提下，執(zhí)行力度也不夠，因此歸檔工作進(jìn)行的非常被動(dòng)、滯后。②歸檔的材料缺乏全面性，例如某學(xué)校在清查檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)在3000多人中有近500人缺乏年度考核。③歸檔的材料缺乏真實(shí)、準(zhǔn)確性。人事檔案的特點(diǎn)就是客觀、真實(shí)和唯一。但在實(shí)際檔案中，在黨齡、學(xué)歷等方面造假現(xiàn)象極為普遍。例如，某單位對(duì)2000名員工進(jìn)行檔案審查發(fā)現(xiàn)近400多人年齡不符，工齡不符的近200人。

二、檔案管理問題的解決措施

從上面的敘述中可以看出，當(dāng)今的事業(yè)單位檔案管理存在諸多問題。針對(duì)上面的問題，提出以下解決措施。

1.改善檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。為了更新檔案管理設(shè)施，檔案管理部門要積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)主要包括以下幾點(diǎn)①要加強(qiáng)專用檔案庫(kù)房的建設(shè)，提高防火、防潮能力；②最好配備鐵質(zhì)的檔案柜，此外還應(yīng)有空調(diào)、滅火等設(shè)備；③應(yīng)該經(jīng)常檢查防蛀、防光、防火等設(shè)施；④加大資金投入，配備信息管理設(shè)備，比如電腦等。

2.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展。新技術(shù)已經(jīng)在不知不覺中走進(jìn)了人們的生活當(dāng)中。在當(dāng)今的檔案管理中，提高工作效率是其頭等大事。那么究竟如何提供工作效率呢？無(wú)疑是將信息技術(shù)引入到檔案管理當(dāng)中。只有我們充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，才能使檔案管理工作事半功倍。

3.提高檔案管理人員自身能力。人事檔案管理工作的政策性、業(yè)務(wù)性極強(qiáng)，同時(shí)具備服務(wù)性以及保密性等特點(diǎn)。鑒于此，各事業(yè)單位人事部門在招聘檔案管理人員時(shí)要從政治、作風(fēng)以及責(zé)任心等多方面考察。只有那些責(zé)任心強(qiáng)、政治敏感度高以及思想覺悟高的人才適合此工作。此外，主管部門應(yīng)多組織一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便工作人員在工作中能提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。伴隨著信息時(shí)代的降臨，每位檔案工作者都應(yīng)不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)。因此，管理人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、開拓自己的視野，提高分析問題、解決問題的能力，以便在工作中做到游刃有余。

4.提高認(rèn)識(shí)、充分做好人事管理工作。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)不能忽視檔案管理工作的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)要將其納入日常的議事日程，并將其放在隊(duì)伍建設(shè)的高度來對(duì)待。第二，各單位要成立自己的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)。領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查、督促、指導(dǎo)。此外，領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)還要建立考核機(jī)制，要對(duì)工作進(jìn)行定量考核，分級(jí)分類監(jiān)督、指導(dǎo)，從而完善檔案管理制度。

5.注意檔案資料收集、提高檔案管理水平。在人事檔案工作中，最基礎(chǔ)的就是收集檔案材料。隨著政治體制改革的推進(jìn)、干部制度的改革、各種各樣的培訓(xùn)以及專業(yè)晉升等，需要入黨的材料逐年增多，這對(duì)檔案材料的收集提出了新的要求。檔案管理人員對(duì)各種檔案資料要及時(shí)收集。收集后要做到及時(shí)整理，做到有理有據(jù)。在收集后，經(jīng)過核實(shí)審查，要及時(shí)處理那些不符合歸檔的材料。對(duì)于那些手續(xù)不足的材料要從新退回到材料收集部門。總而言之，收集到的檔案材料要完整、準(zhǔn)確，從而確保人事檔案的權(quán)威性。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進(jìn)，各大事業(yè)單位將會(huì)對(duì)人事檔案的管理提出新的要求。對(duì)人事檔案事業(yè)來說，這是一把雙刃劍，它不僅帶來了挑戰(zhàn)、也帶來了機(jī)遇。因此我們應(yīng)該牢牢地抓住機(jī)遇，從制度、觀念等方面來推陳出新，迎難而上，積極戰(zhàn)勝人事檔案管理中所存在的問題。從而將事業(yè)單位中人事檔案的管理引領(lǐng)到一個(gè)嶄新的臺(tái)階。

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