劉 力,姚海晶
(1.中海石油化工進出口有限公司,北京 100027;2.中國恩菲工程技術(shù)有限公司,北京 100038)
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長期合作模式下的供應(yīng)商管理初探
劉 力1,姚海晶2
(1.中海石油化工進出口有限公司,北京 100027;2.中國恩菲工程技術(shù)有限公司,北京 100038)
[摘 要]本文介紹了企業(yè)供應(yīng)商管理中存在的普遍性問題,從長期合作的模式考慮,提出了供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商后評價、供應(yīng)商管理信息化等解決方法,以幫助企業(yè)積累供應(yīng)商資源,培養(yǎng)供應(yīng)商,借助供應(yīng)商的專業(yè)能力提升自身產(chǎn)品質(zhì)量與性能,降低成本,實現(xiàn)與供應(yīng)商的“共贏”。
[關(guān)鍵詞]供應(yīng)商;長期合作;采購;數(shù)據(jù)庫
無論是在生產(chǎn)型企業(yè)還是在項目建設(shè)中,原材料供應(yīng)商的選擇是關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進度和項目建設(shè)成敗的重要因素。如何甄選出最合適的供應(yīng)商并與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系,是至關(guān)重要的。很多企業(yè)在采購過程中,經(jīng)常把供應(yīng)商當(dāng)作對手、乙方,沒有與之形成良性互動,經(jīng)常造成供求雙方關(guān)系緊張,無法獲得雙贏。因此,如何選擇并培養(yǎng)供應(yīng)商,與之共同成長,是眾多企業(yè)一直在探索的。
第一,盲目選擇供應(yīng)商。采購方對擬采購產(chǎn)品的市場情況知之甚少,導(dǎo)致供應(yīng)商先入為主,采購方偏聽偏信,最終選擇了質(zhì)量較差、價格較高的產(chǎn)品。
第二,對所有供應(yīng)商“一視同仁”,沒有進行差異化管理。很多采購方都把供應(yīng)商當(dāng)作對立的一方,總是處在博弈的角度去看待供求雙方關(guān)系,忽略了不同供應(yīng)商對企業(yè)的重要性是不同的,造成了管理資源的均攤和浪費。
第三,缺乏對合同執(zhí)行情況的評價和對供應(yīng)商的后評估,無法對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行總結(jié),對履約較差、甚至的違約供應(yīng)商無法形成壓力和震懾。
2.1與供應(yīng)商進行廣泛的接觸
不與供應(yīng)商進行廣泛而深入的接觸是無法完成采購工作的。通過與不同供應(yīng)商銷售人員的接觸,采購方能達到以下幾個目的。①初步了解供應(yīng)商所能提供產(chǎn)品的名稱、性能、規(guī)格;②掌握當(dāng)前市場的基本狀況與價格水準(zhǔn),了解該產(chǎn)品市場銷售業(yè)績,掌握當(dāng)前市場上本產(chǎn)品的價格走勢,有利于準(zhǔn)確把握采購時機;③通過銷售人員的表現(xiàn)和素質(zhì)也可以從側(cè)面了解該供應(yīng)商的服務(wù)水平。
同供應(yīng)商的訪談是了解該行業(yè)信息及其他供應(yīng)商情況的重要渠道。在同供應(yīng)商訪談的時候可以詢問如下問題:您公司的產(chǎn)品的質(zhì)量和價格在業(yè)內(nèi)處在什么位置?您的主要競爭對手有哪些?您了解您的競爭對手嗎?他們的產(chǎn)品同您的相比有什么不同?雖然供應(yīng)商都會著重闡述自己產(chǎn)品各項優(yōu)勢,但在供應(yīng)商對其競爭對手的描述中,采購方可以搜集到很多有價值的信息,并加以分析和了解,形成采購方自己的結(jié)論。對采購方接觸新市場、開發(fā)新供應(yīng)商具有很重要的作用。
2.2供應(yīng)商調(diào)查表的使用
在參與采購活動之前要求供應(yīng)商通過調(diào)查表的形式填報相關(guān)信息并提供資質(zhì)文件等檔案資料。這種方法可以避免口頭交流的隨意性,也使供應(yīng)商的相關(guān)資料能夠記錄保存,具有可追溯性。
在這一環(huán)節(jié)通常需要供應(yīng)商如實填寫準(zhǔn)確名稱、地址、聯(lián)系人、負責(zé)人、聯(lián)系電話、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品規(guī)格、供應(yīng)能力、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及財務(wù)狀況等信息,并提供三證合一的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證或其他資質(zhì)證明,對于合同額較大的供應(yīng)商還要提交銀行開戶證明、信用評級和經(jīng)過審計的財務(wù)報表。這些資料對于評估供應(yīng)商能力及制定投標(biāo)供應(yīng)商名單,都是至關(guān)重要的依據(jù)。
一份記載著供應(yīng)商基本信息的調(diào)查表是供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)條件。而定期要求供應(yīng)商按照要求的格式填報供應(yīng)商調(diào)查表也是了解供應(yīng)商信息動態(tài)更新的重要手段。
2.3對供應(yīng)商進行實地考察
對供應(yīng)商調(diào)查要求采購方或其聘請的第三方根據(jù)對供應(yīng)商的生產(chǎn)廠區(qū)、產(chǎn)品使用現(xiàn)場、辦公所在地進行實地走訪。采購方的技術(shù)和商務(wù)人員應(yīng)當(dāng)同時參與考察,且考察必須具備相關(guān)生產(chǎn)材料知識、設(shè)備知識,熟悉生產(chǎn)制造過程??疾煨〗M應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商所提供的調(diào)查表內(nèi)容,做好調(diào)查前的準(zhǔn)備工作,如與供應(yīng)商接洽,確定調(diào)查內(nèi)容、時間、參加人員、路線等,在出發(fā)前形成完整的調(diào)查計劃。
在調(diào)查過程中,要對供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、人員素質(zhì)、原料準(zhǔn)備、成品庫存、主要生產(chǎn)設(shè)備的新舊程度及自動化水平、工廠占地及廠房面積、質(zhì)量管理體系、質(zhì)量檢測設(shè)備完備程度以及主要業(yè)績等具體情況進行深入了解。在調(diào)查結(jié)束后,應(yīng)結(jié)合書面資料和實地考察針對所調(diào)查的供應(yīng)商編寫調(diào)查報告。考察小組應(yīng)端正態(tài)度,以良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)認真完成考察任務(wù),實事求是寫出調(diào)查評估報告,將其作為未來工作的有效依據(jù)。
2.4科學(xué)制訂供應(yīng)商選擇計劃
供應(yīng)商選擇計劃應(yīng)包括3個要素:①潛在供應(yīng)商名單,即參與采購活動的供應(yīng)商名單;②供應(yīng)商選擇方式,公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判與議標(biāo)等;③采購時間表,包括發(fā)標(biāo)、收標(biāo)、定標(biāo)和合同簽訂時間等。制訂此項計劃的目的在于在之前供應(yīng)商考察的基礎(chǔ)上通過規(guī)范的流程選取最適合的供應(yīng)商。營造有利于采購方的競爭環(huán)境,增強采購工作的靈活性,降低采購風(fēng)險和成本。在保證質(zhì)量和供應(yīng)時間的前提下,最大限度地降低采購成本,做到依法合規(guī)。
在采購計劃制訂過程中應(yīng)注意如下問題。①潛在供應(yīng)商名單的制訂是根據(jù)前期供應(yīng)商調(diào)查表、考察報告、行業(yè)排名、采購方經(jīng)驗來確定的,應(yīng)選擇經(jīng)營狀況良好,信譽良好的生產(chǎn)制造廠家,盡量避免代理商投標(biāo)。②在采購方式的選擇上應(yīng)首先符合國家法律法規(guī)要求,符合企業(yè)內(nèi)部管理制度要求,綜合考慮采購效率和采購成本,選擇最合適的采購方式。③采購時間表應(yīng)考慮法定招標(biāo)時間限制、企業(yè)生產(chǎn)需求時間、供應(yīng)商生產(chǎn)周期、運輸時間等因素,科學(xué)合理排出時間表。
2.5對供應(yīng)商合同執(zhí)行情況進行后評價
采購方應(yīng)為每個供應(yīng)商建立履約情況檔案,在內(nèi)部建立供應(yīng)商合同執(zhí)行情況評價體系。該評價體系應(yīng)由采購方的供應(yīng)商管理部門負責(zé)建立,生產(chǎn)和技術(shù)部門參與。在評價標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)考慮到產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期、付款條件、售后服務(wù)與安全管理等因素,甚至包裝細節(jié)、供應(yīng)商對采購方要求的響應(yīng)速度也要考慮在內(nèi)。在合同執(zhí)行完畢后,采購方要按照評價體系對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行后評價,這將是采購方未來進行采購工作的重要依據(jù),也是供應(yīng)商持續(xù)管理的必要條件。重點可以從以下六方面考核。
(1)產(chǎn)品質(zhì)量:產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)是否符合合同要求,質(zhì)量管理是否完善,是否進行質(zhì)量自檢或第三方質(zhì)量檢驗。
(2)供貨周期:產(chǎn)品能否按采購方要求及時到達,過早到達可能會對采購方庫存產(chǎn)生壓力,而延遲交付則會耽誤采購方的生產(chǎn)或者工期,造成停工待料的窘境,而供應(yīng)商也將面臨索賠。
(3)付款條件:供應(yīng)商對預(yù)付款、質(zhì)保金、付款進度的要求都是采購方考慮的重要因素。
(4)售后服務(wù):供應(yīng)商對售后服務(wù)期的承諾代表其對產(chǎn)品正常壽命的信心,所以產(chǎn)品售后服務(wù)期長短及供應(yīng)商對產(chǎn)品更換、維修、專人保障等售后問題的承諾直接關(guān)系到采購方后續(xù)成本高低,所以也是衡量供應(yīng)商優(yōu)劣的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。
(5)安全管理:對于需要現(xiàn)場進行調(diào)試安裝的設(shè)備、有毒有害或易燃易爆原料,供應(yīng)商的產(chǎn)品要符合安全標(biāo)準(zhǔn),而且需要提供安全保障計劃,原料要提供化學(xué)品安全技術(shù)說明書(MSDS),這些都是涉及生命財產(chǎn)安全的問題,不可忽視。
(6)其他要素:如包裝細節(jié)、供應(yīng)商相應(yīng)速度等要素如果能得到很好的保障,則采購方會節(jié)省很大精力,專注于生產(chǎn)和建設(shè),對于提升項目整體效率是有益的。
2.6白名單與黑名單的制定
對于合同執(zhí)行情況良好,有發(fā)展?jié)摿蛣?chuàng)新能力的供應(yīng)商,應(yīng)該將其納入“白名單”,作為未來采購活動中優(yōu)先使用的供應(yīng)商。加強與白名單供應(yīng)商的聯(lián)系,共享技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),著力培養(yǎng)“白名單”供應(yīng)商,在生產(chǎn)或建設(shè)中讓供應(yīng)商更早更多介入其中,為采購方提供更專業(yè)更具前瞻性的意見。這樣不僅采購方可以獲益,也能使供應(yīng)商獲得快速成長,雙方可以結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴,達到共生共贏的效果。
對于那些合同執(zhí)行情況不佳,如不能按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、售后服務(wù)不到位的供應(yīng)商,應(yīng)在供應(yīng)商后評價時對其行為造成的損失進行評估和記錄。情節(jié)嚴重的確定列入“黑名單”。在后續(xù)采購活動中,避免仍黑名單上的供應(yīng)商參與。重新使用必須按照標(biāo)準(zhǔn)嚴格進行重新評估,評估合格后方可恢復(fù)使用。白名單與黑名單屬于企業(yè)內(nèi)部資源,未經(jīng)授權(quán)不得對外發(fā)布。如果從對供應(yīng)商實施獎懲的角度,可以通過適當(dāng)途徑發(fā)布該名單。
2.7通過信息化手段建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫
目前,很多企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)還是依靠手工記錄工作表格的方式實現(xiàn),在表格中包含了供應(yīng)商的名稱、供應(yīng)物資或服務(wù)的類別、聯(lián)系方式、主要產(chǎn)品或服務(wù)項目、業(yè)績等基本內(nèi)容。但手工工作表格在實際使用中更新次數(shù)極少,過期信息比較多,不便于查找,而且經(jīng)常隨著人員的變動和軟硬件損壞導(dǎo)致供應(yīng)商數(shù)據(jù)丟失。
借助信息化手段提高供應(yīng)商管理水平是目前供應(yīng)商管理的重要方向之一。建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是其中的基礎(chǔ)工作,該系統(tǒng)可以與企業(yè)的資源管理系統(tǒng)(ERP)集成,從需求開始分解采購任務(wù),自動篩選出潛在供應(yīng)商名單,而且可以方便快捷地查詢所需要供應(yīng)商的詳細資料和參與采購活動的記錄。其要點如下。①將供應(yīng)商調(diào)查中獲得的基本數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫,包括供應(yīng)商名稱、地址、電話、傳真等企業(yè)的基本情況。②建立統(tǒng)一的物資、服務(wù)編碼。這是數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)。該編碼就是供應(yīng)商的產(chǎn)品代碼,它可以由字母和數(shù)字組成,代表所有產(chǎn)品與服務(wù)類型,建立物資編碼分類管理機制,通過物資編碼管理物料及其背后的供應(yīng)商。這樣可以避免因同樣的產(chǎn)品名稱不統(tǒng)一而造成的數(shù)據(jù)庫混亂。③將物資、服務(wù)編碼與供應(yīng)商相匹配。此項工作完成后,可以通過供應(yīng)商查詢其提供的產(chǎn)品和服務(wù)。通過需求物資自動篩選供應(yīng)商也可以實現(xiàn)。通過與物資管理系統(tǒng)或庫存管理系統(tǒng)的接口就可以實現(xiàn)對物資統(tǒng)一管理和庫存的良好利用。
因此,通過信息系統(tǒng)可以建立和維護采購方自己的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,保存供應(yīng)商的相關(guān)信息,通過人機對話的友好窗口界面可以查詢所需要的物資或服務(wù)的供應(yīng)商,通過大數(shù)據(jù)分析能夠積累供應(yīng)商選擇經(jīng)驗。此外,還可以通過互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù),做到資料的永久保存和廣泛共享,這是企業(yè)管理供應(yīng)商的捷徑。
供應(yīng)商選擇和管理,是采購管理工作當(dāng)中一項重要內(nèi)容,其管理水平的好壞直接影響產(chǎn)品質(zhì)量,影響到企業(yè)的管理與發(fā)展,因此,需要在日常工作中不斷總結(jié)和完善,從而提高整體管理水平,保證企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不之地。
通過以上幾點措施,企業(yè)可以系統(tǒng)地選擇供應(yīng)商并對其進行有效的管理,減少采購的盲目性,提高采購效率,使企業(yè)選到信譽好、實力強、價格低、服務(wù)優(yōu)良的供應(yīng)商。
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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.066
[中圖分類號]F273.7
[文獻標(biāo)識碼]A
[文章編號]1673-0194(2016)12-0104-02
[收稿日期]2016-05-02