電子公文批轉(zhuǎn)系統(tǒng)的設(shè)計思路

閆少春

摘 要：隨著鐵路信息化的高速發(fā)展，辦公的自動化、網(wǎng)絡(luò)化也變得日益重要。為了實現(xiàn)公文網(wǎng)上發(fā)送，全段各部門都能按上級機(jī)關(guān)要求及時簽收公文，避免出現(xiàn)文件積壓和工作貽誤現(xiàn)象，保證政令暢通，信息及時。提高公文管理水平，降低辦公使用成本，推行電子公文簽收批轉(zhuǎn)是順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，加快電子辦公建設(shè)的必然。本系統(tǒng)主要使用IIS信息服務(wù)器與ACCESS數(shù)據(jù)庫等軟件構(gòu)建在線辦公的系統(tǒng)。它不僅解決了公文批轉(zhuǎn)的責(zé)任劃分，也提高了辦公效率，實現(xiàn)了空間的跨越，已在我段得到了廣泛的使用。該系統(tǒng)在公文的發(fā)布、瀏覽、簽收、反饋、上傳等功能上都采用了權(quán)限設(shè)置，確保系統(tǒng)的完整性和可靠性。

關(guān)鍵字：電子公文；辦公自動化；公文批轉(zhuǎn)；電子辦公

中圖分類號：TP311.561 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.11.042

文章編號：2095-6835（2016）11-0042-01

1 概述

電子公文作為信息載體，與紙質(zhì)公文一樣具有時效性、準(zhǔn)確性、唯一性的優(yōu)點。公文是上級機(jī)關(guān)安排工作、傳達(dá)政令的主要途徑。做好公文簽收是各站段和部門落實上級安排部署最基本和最重要的工作之一。各站段和部門在固定時間來登陸系統(tǒng)辦理公文的簽收和批轉(zhuǎn)，確保時效；相關(guān)信息技術(shù)部門確保系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)正常，避免因斷電斷網(wǎng)造成公文無法受理的問題。上級部門及時跟蹤督查，對不簽收未處理的進(jìn)行通報考核，追究責(zé)任。

為了滿足路局發(fā)布公文站段簽收的需求，我段自主開發(fā)了站段公文批轉(zhuǎn)系統(tǒng)。路局公文發(fā)布的及時性和準(zhǔn)確性，要求我們必須將電子化公文管理工作上升到戰(zhàn)略性高度。但是，當(dāng)前公文管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)還不成熟，需要人工打印和傳真，然后再由領(lǐng)導(dǎo)批示后，登記轉(zhuǎn)發(fā)。為了進(jìn)一步推動鐵路信息化的發(fā)展，提高辦公效率，要實現(xiàn)公文的簽收和批轉(zhuǎn)全程網(wǎng)上發(fā)布。

公文簽收系統(tǒng)以數(shù)據(jù)管理為核心，在數(shù)據(jù)庫等計算機(jī)信息系統(tǒng)的支持下，對公文處理的各種信息進(jìn)行收集、整理、存儲、檢索、統(tǒng)計和下發(fā)。為了實現(xiàn)對公文信息的有效管理和操作，就要把這些信息轉(zhuǎn)化為規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并使之適應(yīng)公文管理的要求，提供網(wǎng)絡(luò)電子公文簽收功能為企業(yè)管理提供方便。但由于基層部門缺乏既精通公文管理業(yè)務(wù)又懂計算機(jī)應(yīng)用的人才，參與系統(tǒng)的管理和維護(hù)仍然有很多困難，無法完全模擬現(xiàn)實的公文批轉(zhuǎn)，難以將需求準(zhǔn)確細(xì)化。

2 需求分析

路局下發(fā)了公文，站段辦公人員在線瀏覽后進(jìn)行簽收操作，并下載附件；然后將該公文使用WORD進(jìn)行HTML轉(zhuǎn)化，變成可以發(fā)布的內(nèi)容格式，然后登陸公文批轉(zhuǎn)系統(tǒng)，添加新公文。添加時，選擇下發(fā)公文所涉及的車間部門，同時，將段領(lǐng)導(dǎo)的批示信息附加到公文上，如果涉及多位領(lǐng)導(dǎo)和多個部門，則分別將這些信息按重要程度進(jìn)行附加，再將附件上傳到該公文內(nèi)。

當(dāng)各車間部門負(fù)責(zé)人登陸系統(tǒng)后，所有與本車間部門相關(guān)的公文將顯示，并等待用戶簽收。未簽收的公文使用紅色標(biāo)記標(biāo)示出來，簽收的公文則使用綠色標(biāo)記。當(dāng)點擊簽收后，該公文就被該部門所簽收，并變成綠色標(biāo)記。部門領(lǐng)導(dǎo)在看到該公文后，同時把公文的落實負(fù)責(zé)人填寫上，并將批示信息填上；落實人再登陸系統(tǒng)，看到公文的信息，就將著手處理公文所包含的工作內(nèi)容，處理進(jìn)度和處理的結(jié)果可以隨時上報。

3 系統(tǒng)設(shè)計

電子公文簽收批轉(zhuǎn)系統(tǒng)需要對所有地點網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)軟硬件環(huán)境進(jìn)行全面的測試。開發(fā)前，進(jìn)行了詳細(xì)的功能需求分析與編制。

系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計：

建立公文數(shù)據(jù)表，包含下發(fā)時間、下發(fā)部門、公文名稱、公文類別、簽收狀態(tài)、站段領(lǐng)導(dǎo)批示、部門領(lǐng)導(dǎo)批示、負(fù)責(zé)人回復(fù)等字段。

建立管理用戶表，包含用戶名、密碼、用戶權(quán)限等字段。

建立公文的附件表，包含公文索引、公文附件名稱、附件路徑、附件大小、發(fā)布時間等系統(tǒng)的功能設(shè)計。

高級用戶登陸系統(tǒng)可以使用發(fā)布公文的功能，普通用戶登陸只能看到自己相關(guān)的公文并進(jìn)行簽收和附件下載。段領(lǐng)導(dǎo)登陸可以看到所有公文并進(jìn)行批示，同時將公文發(fā)給所涉及的車間部門。部門領(lǐng)導(dǎo)登陸后，看到需要自己進(jìn)行處理的公文，將公文的負(fù)責(zé)人填上，并寫出自己的意見。公文的負(fù)責(zé)人在收到公文后，將進(jìn)行按照文件進(jìn)行工作，并將工作內(nèi)容和進(jìn)度及時反饋。

電子公文簽收批轉(zhuǎn)系統(tǒng)，分析了現(xiàn)實管理公文的每個環(huán)節(jié)，并基本實現(xiàn)了其管理功能。

〔編輯：胡雪飛〕