檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

摘 要： 現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，社會各行業(yè)都逐漸開展實(shí)施了信息化建設(shè)，以此提高行業(yè)的工作效率。作為檔案管理工作而言，借助于信息化技術(shù)，做好檔案電子化建設(shè)，對促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升效果顯著。張培明供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 檔案管理 要點(diǎn)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0062-01

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及推廣下，在眾多行業(yè)的工作領(lǐng)域中，都能夠發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)應(yīng)用的身影。我國檔案管理工作在信息保存及信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)起到重要作用，通過在檔案管理中融入信息技術(shù)，實(shí)施檔案信息化及電子化建設(shè)，能夠推動(dòng)我國檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的效率水平[1]。

一、檔案信息化建設(shè)與檔案管理基本概述

1.檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是對檔案傳統(tǒng)管理方法的改進(jìn)和變革，主要是基于提高檔案信息搜集、儲存、管理及使用方面的效率，借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在遵守國家檔案部門制定的相關(guān)檔案管理規(guī)定的前提下，采取的一種新型檔案信息化管理模式。檔案信息化建設(shè)的手段或途徑主要依托于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，其建設(shè)及管理目標(biāo)側(cè)重于向公眾及社會提供更加便捷的檔案服務(wù)。

2.檔案信息化建設(shè)的基本特征

檔案信息化建設(shè)及檔案管理凸顯出時(shí)效性、創(chuàng)新性、價(jià)值性等基本特點(diǎn)，其中，檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性是指檔案管理在進(jìn)行電子化建設(shè)及架構(gòu)時(shí)，要著眼于電子檔案管理系統(tǒng)的更新升級，始終確保檔案信息化系統(tǒng)軟硬件設(shè)施性能先進(jìn)。檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新性指的是該檔案管理模式顛覆及革新了原有的檔案管理方式，經(jīng)由信息技術(shù)的介入，可以全面拓展及豐富檔案資料在收集、匯總、傳輸、使用等方面的范圍。檔案信息化建設(shè)的價(jià)值性體現(xiàn)在檔案信息數(shù)據(jù)能夠在加以整合后，深度挖掘檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，而在檔案數(shù)據(jù)的共享中，檔案數(shù)據(jù)的利用效率也能夠得以優(yōu)化。

3.檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容要點(diǎn)

檔案信息化建設(shè)要得以實(shí)施，需要把握以下幾個(gè)內(nèi)容要點(diǎn)：首先，做好檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。作為檔案信息化建設(shè)的先決條件，檔案信息化需要依托軟硬件等網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)設(shè)施，在這些基礎(chǔ)設(shè)施的保障下，提高檔案信息數(shù)據(jù)在搜集、整理、傳輸、儲存及使用環(huán)節(jié)的效率。其次，跟進(jìn)檔案信息化的資源及系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息化的資源建設(shè)主要是通過建設(shè)檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，將眾多的紙質(zhì)及電子檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，使檔案管理可以實(shí)現(xiàn)電子化及數(shù)字化。而在檔案管理電子化信息系統(tǒng)的建設(shè)上，主要是對電子化信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，范式進(jìn)行設(shè)計(jì)及調(diào)整，確保檔案管理電子化信息系統(tǒng)具備統(tǒng)一的可兼容特征，以提高電子檔案信息的共享化水平及標(biāo)準(zhǔn)化水平[2]。第三，以檔案信息化安全保障建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的補(bǔ)充。采用檔案信息化及電子化管理方式時(shí)，受制于電子信息技術(shù)的特點(diǎn)，如出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的泄露，極易使檔案信息數(shù)據(jù)面臨被復(fù)制、篡改及刪除的風(fēng)險(xiǎn)，而電子化系統(tǒng)自身也存在信息數(shù)據(jù)丟失及系統(tǒng)崩潰的可能性。這就需要在檔案信息化建設(shè)中加強(qiáng)安全保障建設(shè)，通過對檔案電子化系統(tǒng)進(jìn)行密碼設(shè)置、權(quán)限分配及備份儲存等方式，確保是電子檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

二、檔案管理中檔案信息化建設(shè)的實(shí)施要點(diǎn)和思路

1.以檔案管理的電子化建設(shè)為主線，提高檔案管理的信息化程度

在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，首先應(yīng)該牢牢把握信息化及電子化這一主線，通過多種措施途徑，提高檔案管理的信息化程度：一，根據(jù)檔案管理的實(shí)踐，對檔案管理電子化信息系統(tǒng)的軟件及硬件設(shè)施進(jìn)行升級，提高檔案管理電子化信息系統(tǒng)軟硬件的匹配度，確保檔案管理電子化操作平臺能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有作用。二，做好檔案管理信息的數(shù)字化及電子化錄入及存儲。在檔案管理信息數(shù)據(jù)的電子化錄入上，由于涉及到的檔案信息數(shù)據(jù)資源眾多，作為檔案管理人員來說，一方面要對檔案數(shù)據(jù)信息的電子化錄入標(biāo)準(zhǔn)加以統(tǒng)一，提高檔案數(shù)據(jù)信息由紙質(zhì)屬性轉(zhuǎn)為電子屬性的規(guī)范性和時(shí)效性，另一方面可以進(jìn)行紙質(zhì)及數(shù)字信息檔案錄入的分工，以提高檔案數(shù)據(jù)信息的錄入效率。三，對檔案電子化信息數(shù)據(jù)的閱讀、使用及共享權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，通過限定檔案閱覽及使用者的身份，保障檔案管理電子化操作的安全。

2.建立健全檔案電子化建設(shè)與管理的機(jī)制

首先，檔案電子化建設(shè)要有效實(shí)施，需要相應(yīng)的檔案電子化管理的法律及法規(guī)加以保障，立足檔案電子化建設(shè)及管理實(shí)踐，就推行檔案電子化建設(shè)與管理過程中的相關(guān)管理細(xì)則加以明確，使檔案電子化建設(shè)可以確保檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確。其次，針對檔案電子化建設(shè)與管理，應(yīng)在檔案信息數(shù)據(jù)的搜集、檔案信息數(shù)據(jù)的儲存、檔案信息數(shù)據(jù)的審核及檔案信息數(shù)據(jù)的使用等多個(gè)方面制定切實(shí)可行的管理規(guī)定，確保檔案信息數(shù)據(jù)能夠在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享。第三，在檔案電子化建設(shè)中，圍繞檔案的使用，可以拓寬電子檔案的服務(wù)方式及服務(wù)范圍，在人們基于檔案信息時(shí)效性的要求越來越高的時(shí)代背景下，檔案電子化建設(shè)及管理，應(yīng)注重通過在線服務(wù)等方式，給予人們更多的檔案獲取及使用方式[3]。

3.做好檔案電子化管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)能力強(qiáng)化

開展檔案電子化建設(shè)及管理，需要素質(zhì)能力較強(qiáng)的專業(yè)管理人員及服務(wù)人員，在檔案電子化管理人員隊(duì)伍的建設(shè)管理上，一是要針對檔案管理人員隊(duì)伍，提高其檔案信息服務(wù)意識和工作職責(zé)意識，使檔案管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的思路，自覺參與到檔案電子化管理實(shí)踐中；二是要由檔案管理單位牽頭，總結(jié)前期檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及不足，然后注重引進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)技能高，檔案管理理論及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員，做好在崗培訓(xùn)管理，從而使檔案管理人員隊(duì)伍在知識層次及業(yè)務(wù)水平上得到提升及改進(jìn)，為檔案電子化管理的實(shí)施做好人才保障。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)及管理是新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展趨勢和方向，在踐行檔案信息化建設(shè)及管理實(shí)踐時(shí)，要注重從檔案管理的電子化建設(shè)、檔案電子化建設(shè)及管理機(jī)制的建立健全、檔案電子化管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)能力強(qiáng)化等方面入手，通過將檔案管理與信息化技術(shù)充分融合，達(dá)到檔案管理效率及質(zhì)量雙優(yōu)化的效果。

參考文獻(xiàn)

[1]梁珊珊.檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理探[J].軍民兩用技術(shù)與產(chǎn)品，2014，（7）：231+233.

[2]駱鳳麗.基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（1）：63.

[3]廖婉思.檔案信息化建設(shè)及檔案管理的探究[J].決策與信息（下旬刊），2015，（9）：205.