淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

王海英 鄭曉麗

摘 要： 檔案信息資源作為社會最重要的信息資源之一，服務(wù)于社會各階層廣大用戶。對經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技創(chuàng)新、社會進(jìn)步等的作用日益突出。本文將對干部人事檔案數(shù)字化管理的重要性及干部人事檔案中出現(xiàn)的突出問題進(jìn)行了分析，對進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理制定了一些相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案 數(shù)字化 管理 措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0052-01

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音以及其它各種載體形式記載的原始記錄。干部人事檔案又是組織人事等部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及現(xiàn)狀

從目前的情況看，干部人事檔案的提供、利用，主要是以實體檔案為主，實體檔案雖然利用范圍廣、適應(yīng)性強(qiáng)，具有原始憑證的作用，但它利用效率低，工作量大，對檔案的保存條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環(huán)境及保護(hù)技術(shù)有著極密切的關(guān)系。對人事檔案的調(diào)閱、管理造成很多不便，降低了工作效率。難以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。而數(shù)字檔案具有智能信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用各種存儲管理技術(shù)將他們存貯于各種介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制等優(yōu)點(diǎn)。因此，如何加強(qiáng)干部人事檔案的數(shù)字化管理，就成為廣大檔案管理工作者亟須研究的一項全新課題。

二、檔案數(shù)字化管理中存在的具體問題

盡管干部人事檔案數(shù)字化管理工作意義重大、作用突出。但受當(dāng)前人才、設(shè)備、技術(shù)等因素制約，工作中仍然存在諸多問題，主要表現(xiàn)為管理方式傳統(tǒng)滯后，數(shù)字化程度不高。一是受傳統(tǒng)人事管理體制影響，當(dāng)前干部人事檔案管理方式大多還局限于手工操作為主的傳統(tǒng)管理方式，缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和專門的管理軟件，一般采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件，實現(xiàn)計算機(jī)管理的環(huán)節(jié)十分有限，硬件配置相對滯后。而且錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)也會存在不準(zhǔn)確、不及時更新等問題，造成數(shù)據(jù)庫質(zhì)量不高，降低了人事檔案管理數(shù)字化的使用效率。這些無疑使干部人事檔案難以滿足檔案數(shù)字化管理的需要，以致檔案管理數(shù)字化程度較低，無紙化閱檔基本沒有實現(xiàn)，給干部人事檔案的查借閱利用等工作帶來了極大不便，既不利于檔案的保管利用，又影響了服務(wù)效率。二是高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人員缺乏，要想實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，必須擁有一支掌握數(shù)字化知識的檔案人才隊伍。據(jù)了解，當(dāng)前既懂檔案業(yè)務(wù)知識，又精通計算機(jī)管理的復(fù)合型檔案管理人員短缺，成為人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的一大瓶頸因素。三是檔案資源的開發(fā)利用有待深化。利用水平低是目前干部人事檔案管理中存在的一大問題。檔案利用工作中，檢索、查詢工作頻繁，在提供服務(wù)方面形成比較封閉和被動的局面。因此，改進(jìn)檔案管理現(xiàn)狀，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，可以實現(xiàn)網(wǎng)上的即時查詢，避免人事檔案在查閱、轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)丟失。數(shù)字化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享，而且具有便捷靈活性等特點(diǎn)，以此有效提高檔案資源的利用效率。因此，在確保信息安全的前提下，加強(qiáng)干部人事檔案資源的深度開發(fā)利用，切實發(fā)揮干部人事檔案數(shù)字化管理的作用，是干部人事檔案數(shù)字化管理工作中亟待解決的問題。

三、推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理的主要措施

針對當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化管理中存在的突出問題，作為檔案管理部門，必須不斷解放思想、創(chuàng)新思路，真正從提升檔案管理水平、服務(wù)干部發(fā)展的高度，加快推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。首先要為數(shù)字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障。加強(qiáng)數(shù)字化硬件建設(shè)和軟件開發(fā)。加強(qiáng)環(huán)境改造提供相應(yīng)的技術(shù)支持，如購置、開發(fā)一定數(shù)量的應(yīng)用軟件，對現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，加快檔案館原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數(shù)字檔案館正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持旺盛生命力。其次要培養(yǎng)和造就一大批具有檔案、圖書、經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、信息技術(shù)開發(fā)與服務(wù)等多方面才能的數(shù)字化檔案管理人才。這要求我們調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)一批具有相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)、維修，從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行。同時加快各級檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)代知識的學(xué)習(xí)，掌握基本的計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。第三要正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系，正確解決數(shù)字化進(jìn)程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問題。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。我們應(yīng)該積極實行“雙套制”保存電子檔案，既在保存電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

目前我國正處于信息時代，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，隨著電腦網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)字平臺的應(yīng)用，數(shù)字化管理已經(jīng)成為可能。由于地域、科技水平、教育水平及種族的差異，造成了國與國之間的“數(shù)字鴻溝”，但另一方面，信息時代也為每一個國家，尤其是發(fā)展中國家提供了一個全新的而又難得的發(fā)展機(jī)會。隨著社會發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案越來越引起人們的重視。